Wie man Zeitdiebstahl am Arbeitsplatz wirksam verhindern kann

Intro

Benjamin Franklin, einer der Gründerväter der USA, war vieles: Schriftsteller, erfolgreicher Geschäftsmann, Drucker, Philanthrop, Politiker und Erfinder.

In einem seiner Essays - "Ratschläge für einen jungen Geschäftsmann" - schrieb er: "Denken Sie daran, dass Zeit Geld ist".

Herr Franklin hätte sich darüber amüsiert, dass seine Ratschläge an junge Handwerker auch nach 275 Jahren noch aktuell sind, insbesondere für Unternehmen, die die Herausforderung des "Zeitdiebstahls" durch Mitarbeiter angehen und gleichzeitig die Zeit der Mitarbeiter optimal nutzen wollen.

Zeitdiebstahl durch Mitarbeiter ist eine große Herausforderung für Unternehmen, die die Produktivität am Arbeitsplatz ständig verbessern wollen. Wird dieses Problem nicht angegangen, kann es zu Gewinneinbußen führen und die Wachstumsaussichten der Unternehmen und sogar die langfristige Nachhaltigkeit beeinträchtigen.

Wenn Unternehmen die Gründe für eine niedrige Mitarbeiterproduktivität untersuchen, müssen sie sich eingehend mit der Frage befassen, ob ihre Mitarbeiter wissentlich oder unabsichtlich Zeitdiebstahl betreiben. In diesem Blog erfahren Sie alles über Zeitdiebstahl, wie Mitarbeiter solche Praktiken anwenden und wie man sie als Arbeitgeber verhindern kann.

Was ist Zeitdiebstahl?

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Bei Zeitdiebstahl handelt es sich einfach um die Unterschlagung von Arbeitsstunden durch Mitarbeiter, indem sie entweder wissentlich oder unwissentlich vorgeben, zu arbeiten und sich mit nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten beschäftigen. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter für die Stunden bezahlt, die sie nicht gearbeitet haben, was zu einem Verlust an Produktivität und Leistung für das Unternehmen führt.

Zeitdiebstahl mag trivial erscheinen und sogar schwer zu verstehen sein, da er nicht mit materiellem Diebstahl vergleichbar ist. Wir denken bei Diebstahl immer an den physischen Verlust von Eigentum oder Gegenständen. Deshalb kann es für Unternehmen schwierig sein, die Konturen des Zeitdiebstahls und seine Auswirkungen auf die Unternehmensleistung vollständig zu erfassen.

Es handelt sich jedoch um eine Form des Fehlverhaltens, die zu enormen Produktions- und Einnahmeverlusten führen kann, insbesondere bei größeren Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern.

Verdeutlichen wir uns dies am Beispiel einer Organisation mit 700 Mitarbeitern. Wenn jeder Mitarbeiter 30 Minuten pro Tag stiehlt oder unterschlägt, verliert das Unternehmen täglich 21.000 Minuten oder 250 Stunden produktive Zeit!

Diese Zahlen können sich zu Hunderttausenden von Arbeitsstunden und Millionen von Dollar summieren, was verdeutlicht, wie sich Zeitdiebstahl auf die Unternehmensleistung auswirken und sogar die längerfristige Nachhaltigkeit des Unternehmens gefährden kann.

Nachdem wir nun verstanden haben, was Zeitdiebstahl ist, wollen wir uns einige Möglichkeiten ansehen, wie Arbeitnehmer Zeit von ihren Arbeitgebern stehlen.

Sieben Wege, wie Mitarbeiter Zeitdiebstahl begehen

Dem Einfallsreichtum sind keine Grenzen gesetzt, und es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Mitarbeiter Zeit stehlen. Im Folgenden haben wir jedoch die sieben bekanntesten Methoden aufgelistet, mit denen Mitarbeiter ihrem Unternehmen Zeit stehlen.

1. Maus-Automatisierung

Eine der effektivsten Möglichkeiten, Zeiterfassungssoftware zu täuschen, ist die Verwendung einer automatischen Maus. Die Mitarbeiter können eine Mausdose auf ein batteriebetriebenes oder ferngesteuertes Gerät setzen, das sie aus der Ferne bedienen können.

Auf diese Weise bewegt sich die Maus weiterhin in regelmäßigen und vordefinierten Abständen auf dem Bildschirm, wie es der Benutzer für richtig hält, und hält den Computerbildschirm aktiv. Da die Zeiterfassungssoftware davon ausgeht, dass der Benutzer aktiv ist, kann sie keine verdächtigen Aktivitäten registrieren und Zeitdiebstahl melden.

2. Öffnen mehrerer kleiner Fenster

Ein weiteres wirksames und einfaches Mittel des Zeitdiebstahls ist das Öffnen mehrerer kleiner Fenster auf dem Computerbildschirm. In diesen Fenstern können die Mitarbeiter im Internet surfen, mit ihren Freunden chatten oder sogar online einkaufen. Währenddessen lassen sie das Hauptfenster, das den ganzen Bildschirm einnimmt, für bürobezogene Aktivitäten geöffnet. Da einige Arten von Online-Zeiterfassungssoftware das Vollbildfenster erfassen, können diese dazu verleitet werden, die Mitarbeiter als aktiv an bürobezogenen Aufgaben arbeitend zu registrieren.

3. Timing der Screenshot-Software

Die Anwendung dieses Tricks erfordert einige Kenntnisse in der Bedienung von Software, insbesondere die Fähigkeit, den Softwarecode zu umgehen oder zu knacken, der für die Zeiterfassung der Mitarbeiter verwendet wird. Die Mitarbeiter können die Zeiterfassungssoftware hacken, um das Zeitintervall zu ermitteln, in dem die Software einen Screenshot des Computerbildschirms des Nutzers anfertigt.

Mit Hilfe dieser Informationen können sie ihre Aktivitäten so timen, dass die Zeiterfassungssoftware sie als dienstlich tätig registriert. In der Zwischenzeit kann der Mitarbeiter in der Zeit zwischen den beiden Screenshots bequem im Internet surfen oder sich mit nicht arbeitsbezogenen Aufgaben beschäftigen.

4. Verwendung mehrerer Monitore

Manche Mitarbeiter schließen ihre Laptops über USB-Kabel an mehrere andere Monitore/Bildschirme an. So können sie mehrere Fenster gleichzeitig bedienen, während sie das Hauptfenster für bürobezogene Aufgaben verwenden. Leider können nicht viele auf dem Markt erhältliche Zeiterfassungssoftware mehrere Monitore erkennen und verfolgen.

Diese Lücke ermöglicht es einigen Arbeitnehmern, die Zeit der Arbeitgeber zu stehlen.

5. Manipulationen am Softwarecode

Dies ist eine eher ungewöhnliche Methode, um die Zeiterfassungssoftware auszutricksen. Technisch und softwaretechnisch versierte Mitarbeiter können jedoch Zeiterfassungstools ausnutzen, indem sie Änderungen am Softwarecode vornehmen.

Manche Zeiterfassungssoftware ist anfällig für Hacker und Manipulationen, was den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Arbeitsweise zu ändern. Auf diese Weise registrieren solche Tools falsche Informationen, die von den Mitarbeitern vorab eingegeben werden.

6. Buddy Punching

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Buddy Punching als Mittel zur Täuschung des Arbeitgebers über die Nutzung der Arbeitszeit durch die Arbeitnehmer gibt es, seit das Konzept der Zeiterfassung in den Vordergrund getreten ist. Beim Buddy Punching handelt es sich um eine stellvertretende Anwesenheit, bei der ein anderer Arbeitnehmer die Anwesenheit im Namen seiner Kollegen markiert.

Die Unternehmen haben diese Art des Zeitdiebstahls jedoch weitgehend unterbunden, indem sie biometrische Anwesenheitssysteme eingeführt haben, bei denen die Mitarbeiter ihre Anwesenheit mit Hilfe von Netzhautscans, Fingerabdruckscans, Gesichtserkennungssystemen usw. registrieren.

7. Übermäßiges unproduktives Surfen im Internet

Das Surfen im Internet ist etwas ganz Natürliches, und Arbeitnehmer besuchen das Internet gelegentlich, um Informationen zu recherchieren oder zu überprüfen oder um Einblicke in ein Thema zu gewinnen, das sie wahrscheinlich mit ihren Kunden, Vorgesetzten oder Kollegen besprechen werden. Übermäßiges Surfen im Internet, insbesondere für unproduktive Aufgaben wie das Beantworten persönlicher E-Mails, Online-Shopping oder das Lesen von nicht arbeitsbezogenen Themen, kann jedoch zu einem Verlust an produktiver Arbeitszeit führen.

Manche Mitarbeiter surfen auch während der Bürozeiten sinnlos im Internet und geben vor, nach relevanten Informationen für bestimmte dienstliche Aufgaben zu suchen. Um mit solchen Szenarien umzugehen, müssen Sie vielleicht daran arbeiten, Ihre Mitarbeiter auf verschiedene Weise zu inspirieren, um ihre Leistung zu steigern.

Auswirkungen des Zeitdiebstahls auf Unternehmen

Branchenerkenntnisse deuten darauf hin, dass Zeitdiebstahl nach wie vor eine ernstzunehmende Quelle von Einnahmeverlusten für Unternehmen darstellt. Aus einem Branchenbericht geht beispielsweise hervor, dass Zeitdiebstahl für US-Unternehmen einen jährlichen Verlust von 20 bis 50 Milliarden US-Dollar verursacht.

In der Zwischenzeit gehen den Unternehmen weltweit mehr als 400 Milliarden US-Dollar durch Produktivitätsverluste am Arbeitsplatz verloren! Dies sind ernstzunehmende Zahlen und ein Grund zur Besorgnis für Unternehmen, die sich durch mehrere Krisen kämpfen, wie z. B. einen turbulenten Arbeitsmarkt und wenig inspirierende makroökonomische Indikatoren in den wichtigsten Märkten.

Wie man den Zeitdiebstahl stoppt

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten genannt, wie Unternehmen den Zeitdiebstahl stoppen können.

1. Förderung des Engagements der Mitarbeiter

Ein aktueller Branchenbericht hat bestätigt, dass das Engagement der Mitarbeiter auf einem historischen Tiefstand verharrt. Nur ein Fünftel oder 21 % der weltweiten Belegschaft bezeichnet sich als aktiv engagiert. Der Stress der Mitarbeiter lag 2022 bei 44 % und damit noch höher als 2021.

Der abrupte Wechsel zu Tele- und Hybridarbeitsplätzen hat die Work-Life-Balance beeinträchtigt und die Burnout-Rate in die Höhe getrieben. Diese Herausforderungen haben sich auf die Fähigkeit der Mitarbeiter ausgewirkt, sich auf bürobezogene Aufgaben zu konzentrieren und ihr Privat- und Berufsleben in Einklang zu bringen. Um dem entgegenzuwirken, müssen Unternehmen Zeit mit ihren Mitarbeitern verbringen, um die Gründe für ihre niedrige Produktivität zu verstehen und Wege zu finden, die Zeiterfassungssoftware zu überlisten.

Engagierte Mitarbeiter verschwenden ihre Arbeitszeit seltener mit unproduktiven Aufgaben und schaffen einen größeren Wert für das Unternehmen. Zu diesem Zweck können Arbeitgeber verschiedene Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung ergreifen, um die Produktivität zu steigern und das Problem des Zeitdiebstahls einzudämmen.

2. Effektiv kommunizieren

Eine wirksame Kommunikation ist wichtiger denn je, vor allem, da persönliche Kontakte seltener werden und Fernarbeit einen immer größeren Stellenwert einnimmt. Unternehmen sollten nicht nur effektiv kommunizieren, um ihre Mitarbeiter einzubinden, sondern auch, um ihnen die Notwendigkeit von Zeiterfassungssystemen verständlich zu machen.

Die Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern klarmachen, dass der Einsatz solcher Zeiterfassungsmechanismen nicht dazu dient, sie zu mikromanagen, sondern dazu, ihnen bessere Erkenntnisse darüber zu liefern, wie sie in die Lage versetzt werden können, höherwertige Aufgaben zu übernehmen. Die Führungskräfte müssen bei der Institutionalisierung solcher Praktiken im gesamten Unternehmen die Führung übernehmen, indem sie als Vorreiter für Veränderungen auftreten.

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3. Eine Zeiterfassungssoftware an Bord

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Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware ist ein strategischer Schritt für Unternehmen, die ihre Produktivität steigern und Zeitdiebstahl verhindern wollen. Durch die Einführung eines Zeiterfassungstools wie Replicon können Unternehmen die Arbeitszeiten und Aktivitäten ihrer Mitarbeiter genau überwachen und so das Risiko von Zeitdiebstahl verringern. Diese fortschrittlichen Lösungen bieten Echtzeiteinblicke in Aufgaben und Projektzeitpläne und sorgen für Verantwortlichkeit und Transparenz am Arbeitsplatz. Einige dieser Tools bieten KI-gestützte Zeiterfassungsbögen und mobile Zeiterfassungsbögen, die Unternehmen bei der Erfassung von Zeit- und Anwesenheitsdaten, der Buchung von Freizeit und der effizienten Verwaltung von Arbeitsplänen jederzeit und überall unterstützen.

4. Ermöglichung flexibler Arbeitszeiten

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Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern helfen, ihr Arbeitsleben besser zu gestalten, indem sie flexible Arbeitszeiten ermöglichen. Flexible Arbeitszeiten können den Arbeitnehmern helfen, ihr Privatleben und ihre Aufgaben so zu bewältigen, dass sie nicht lügen müssen, um zu "festen" Zeiten online zu sein, oder raffinierte Wege finden, die Zeiterfassungssoftware auszutricksen.

Dies würde es ihnen ermöglichen, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren und ein stressfreieres Leben zu führen, was zu einer Steigerung ihrer Produktivität beitragen und dem Unternehmen langfristig helfen würde, den Kampf um Talente zu gewinnen!

Sie können Gleitzeitregelungen ausprobieren, bei denen die Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeiten können, aber selbst entscheiden können, wann sie arbeiten, oder Sie können sogar komprimierte Wochenarbeitszeitpläne wie 4/10, 9/80 oder 2-2-3 ausprobieren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Wochenarbeitszeit in weniger als den üblichen fünf Tagen zu absolvieren, um mehr Freizeit zu erhalten, in der sie ihre persönlichen Aktivitäten ausüben können.

5. Fokus auf Ergebnisse

Unternehmen müssen eine Kultur entwickeln, in der sich Mitarbeiter und Manager auf die Ergebnisse konzentrieren und nicht auf die für ein Projekt oder eine Aufgabe aufgewendete Zeit. Dies mag eine Abkehr von dem etablierten Paradigma sein, bei dem die "aufgewendete Zeit" als Maßstab für die Produktivität gilt.

Derartige Veränderungen erfordern jedoch längerfristige Maßnahmen und Engagement, da es lange dauert, bis sich kulturelle Veränderungen manifestieren.

6. Sorgfältige Prüfung

Die Überprüfung des Zeitaufwands der Mitarbeiter kann tiefe Einblicke in unternehmensweite Trends geben, die Führungskräfte nutzen können, um Fahrpläne für Verbesserungen zu erstellen. So kann ein Unternehmen beispielsweise Verwaltungsaufgaben automatisieren, wenn seine Mitarbeiter mehr Zeit für administrative Tätigkeiten als für geschäftskritische Aufgaben aufwenden.

Schlussfolgerung {#Fazit}

Die letzten Jahre waren für Unternehmen auf der ganzen Welt sehr turbulent. Geringere Gewinnspannen, ein beträchtlicher Rückgang der Kundenausgaben, ein tobender Kampf um Talente und steigende Personalkosten machen es erforderlich, nach Wegen zu suchen, um Einnahmeverluste auszugleichen. Die Bekämpfung des Zeitdiebstahls unter den Mitarbeitern ist eine einfache, aber sehr wirksame Methode zur Verbesserung der Ertragslage.