Kurzanleitung für Arbeitgeber zur Lohnsteuer

Intro

Die erstmalige Einstellung von Mitarbeitern bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, von der Einarbeitung über die Einhaltung von Vorschriften bis hin zur Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung - eine besonders komplizierte Aufgabe. Die Berechnung und Einreichung der Lohnsteuer für Unternehmen kann selbst erfahrene Unternehmer verblüffen. Eine genaue Verwaltung der Lohnsteuer ist von entscheidender Bedeutung, da Fehler zu schweren finanziellen Strafen und sogar strafrechtlichen Konsequenzen führen können.

Am Ende dieses Artikels werden Sie die notwendigen Schritte kennen, um die Lohnsteuer für Ihre Mitarbeiter effektiv zu verwalten und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Was sind Lohnsteuern für Arbeitgeber?

Lohnsteuern sind Abgaben, die Arbeitgeber von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehalten und direkt an die Regierung abführen. Mit diesen Steuern werden verschiedene Sozialversicherungsprogramme finanziert, darunter die Sozialversicherung und Medicare. Zwar tragen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zur Lohnsteuer bei, doch ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, diese Steuern abzuziehen und an die Regierung weiterzuleiten.

Arten von Lohnsummensteuern für Arbeitgeber

In den Vereinigten Staaten sind die Arbeitgeber für verschiedene Lohnsteuern und Abzüge verantwortlich. Hier finden Sie einen Überblick über die Lohnsteuer, die Sie kennen sollten:

Bundeseinkommenssteuer

Die Bundeseinkommensteuer wird auf Löhne und Gewinne erhoben und an die US-Regierung abgeführt. Nach Angaben des IRS gilt diese Steuer sowohl für verdientes Einkommen (Gehälter, Löhne, Trinkgelder, Provisionen) als auch für unverdientes Einkommen (Zinsen, Dividenden). Sie kann sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen erhoben werden.

In den USA gibt es ein progressives Bundeseinkommenssteuersystem, d.h. der Steuersatz steigt mit zunehmendem Einkommen. So zahlt beispielsweise ein Arbeitnehmer, der weniger als 44.725 Dollar im Jahr verdient, einen Steuersatz von 12 %, während jemand, der mehr als 578.126 Dollar im Jahr verdient, mit 37 % besteuert wird. Arbeitnehmer, die weniger als 11.000 Dollar verdienen, zahlen keine Bundeseinkommensteuer. Obwohl es sich technisch gesehen nicht um eine Lohnsteuer handelt, ist die Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer ein wesentlicher Bestandteil der Lohnabrechnung.

Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA)

Arbeitgeber müssen für ihre Arbeitnehmer Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern abführen, die als FICA-Steuern (Federal Insurance Contribution Act) bezeichnet werden. Die FICA-Steuersätze liegen zwischen 10 und 37 % und werden zu gleichen Teilen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern getragen.

• Soziale Sicherheit: Mit dieser Steuer werden der Treuhandfonds für die Alters- und Hinterbliebenenversicherung (AHV) und der Treuhandfonds für die Invalidenversicherung (IV) unterstützt, die Leistungen für Rentner, Hinterbliebene und Behinderte erbringen.
• Medicare: Die Beiträge fließen in den Treuhandfonds für die Krankenhausversicherung und den Treuhandfonds für die Zusatzkrankenversicherung und helfen bei der Deckung der medizinischen Kosten.

Bundesarbeitslosensteuer (FUTA)

Der Federal Unemployment Tax Act (FUTA) ist eine vom Arbeitgeber gezahlte Steuer, mit der Entschädigungen für arbeitslose Arbeitnehmer finanziert werden. Im Gegensatz zu anderen Steuern wird die FUTA nicht von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer abgezogen, sondern direkt von den Arbeitgebern gezahlt.

Ruhestandsprogramme

Auch Arbeitgeber können Altersversorgungsprogramme anbieten, bei denen ein Teil des Gehalts der Arbeitnehmer abgezogen wird, um Pensionsfonds einzurichten, die bei Eintritt in den Ruhestand zugänglich sind. Die Höhe dieser Abzüge ist je nach Unternehmen und Person unterschiedlich.

Staatliche Einkommensteuer

Die Einkommenssteuervorschriften, -sätze und -stufen sind von Staat zu Staat sehr unterschiedlich. Einige Staaten haben einen Pauschalsatz, während andere ein progressives System anwenden. Einige wenige Staaten, wie Florida und Texas, erheben keine staatliche Einkommensteuer. Die Arbeitgeber müssen die entsprechende staatliche Einkommensteuer von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehalten und an die staatliche Steuerbehörde abführen.

Staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA)

Die SUTA, die auch als staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI) oder Wiedereinstellungssteuer bezeichnet wird, finanziert die Arbeitslosenunterstützung für entlassene Arbeitnehmer. In den meisten Staaten zahlen nur die Arbeitgeber in die SUTA ein. Die Steuersätze und die Bemessungsgrundlage sind von Staat zu Staat unterschiedlich. In Florida beispielsweise gilt der Satz für die ersten 7.000 Dollar des Jahreslohns eines jeden Arbeitnehmers.

Lokale Steuern

Arbeitgeber sollten sich auch über die von den Städten und Gemeinden geforderten lokalen Lohnsteuern informieren. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können zu diesen Steuern beitragen, mit denen lokale Dienstleistungen und Infrastrukturen finanziert werden. Philadelphia erhebt zum Beispiel eine Lohnsteuer sowohl von Einwohnern als auch von Nicht-Einwohnern, die in der Stadt arbeiten. Die Arbeitgeber müssen diese Steuer von den Löhnen einbehalten und an die Stadt abführen. Die Steuersätze und die Verwendung dieser Steuern variieren je nach Ort und dienen häufig der Unterstützung städtischer Dienstleistungen wie der öffentlichen Sicherheit und der Parkpflege.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn- und Einkommensteuer?

Obwohl sowohl die Lohnsummensteuer als auch die Einkommenssteuer für Arbeitnehmer mit der Beschäftigung zusammenhängen, sind sie ihrer Natur nach unterschiedlich.

• Lohnsummensteuer: Diese werden von Arbeitgebern und Arbeitnehmern gemeinsam getragen und werden als Prozentsatz des Gehalts des Arbeitnehmers berechnet, wobei der Arbeitgeber den gleichen Betrag zahlt. Sie bestehen hauptsächlich aus Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern.
• Einkommensteuer für Arbeitnehmer: Für diese progressive Steuer ist allein der Arbeitnehmer verantwortlich. Der Steuersatz steigt mit der Höhe des zu versteuernden Einkommens des Arbeitnehmers. Auf der Grundlage des W-4-Formulars des Arbeitnehmers behält der Arbeitgeber diese Steuer vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers ein und führt sie an die Regierung ab.

Wie berechne ich die Lohnsteuer für den Arbeitgeber?

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Anfänger werden alle einzelnen Steuern addiert, die eine Steuer darstellen. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Ermitteln Sie den Bruttoverdienst: Ermitteln Sie das Gesamteinkommen des Arbeitnehmers vor allen Abzügen, einschließlich regulärem Stunden- oder Gehaltslohn, Überstunden, Boni, Provisionen und Trinkgeldern.

2. Berechnen Sie die Sozialversicherungssteuer: Multiplizieren Sie den Bruttoverdienst mit dem Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherungssteuer, der 6,2 % beträgt.

3. Berechnen Sie die Medicare-Steuer: Multiplizieren Sie den Bruttolohn des Arbeitnehmers mit dem Arbeitgeberanteil am Medicare-Steuersatz von 1,45 %.

4. Berechnen Sie die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA): Multiplizieren Sie die ersten 7.000 Dollar des Jahreslohns jedes Mitarbeiters mit dem FUTA-Steuersatz von 6 %. In manchen Fällen haben Sie Anspruch auf eine Gutschrift von bis zu 5,4 %, wodurch sich der FUTA-Steuersatz auf bis zu 0,6 % reduzieren kann.

5. Berechnen Sie die staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA): Diese Berechnung ist von Staat zu Staat unterschiedlich. Im Allgemeinen multiplizieren Sie einen Teil des Lohns des Arbeitnehmers mit dem SUTA-Steuersatz Ihres Staates.

6. Gesamte Arbeitgeber-Lohnsteuer: Addieren Sie alle berechneten Steuern, um den Gesamtbetrag der Arbeitgeber-Lohnsteuer zu ermitteln.

Wann sind Lohnsteuern fällig?

Hier finden Sie die Fälligkeitstermine für die Einreichung verschiedener Leitfäden für Lohnsteuerformulare:

1. Formular 940: Dieses Formular, mit dem die jährliche Steuer nach dem Federal Unemployment Tax Act (FUTA) gemeldet wird, ist bis zum 31. Januar des Folgejahres fällig.
2. Formular 941: Mit diesem Formular werden die von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehaltenen Einkommenssteuern, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern gemeldet. Die Fälligkeitstermine sind:

• 30. April für das erste Quartal (1. Januar bis 31. März)
• 31. Juli für das zweite Quartal (1. April bis 30. Juni)
• 31. Oktober für das dritte Quartal (1. Juli bis 30. September)
• 31. Januar für das vierte Quartal (1. Oktober bis 31. Dezember)

3. Formular 944: Für Arbeitgeber, die für das Jahr Lohnsteuern in Höhe von 1.000 Dollar oder weniger schulden, ist dieses Formular am 31. Januar des Folgejahres fällig.
4. Ausfüllen des Formulars W-3: Dieses Übermittlungsformular wird zusammen mit der Kopie A aller für das Jahr ausgestellten W-2-Formulare an die Sozialversicherungsanstalt (SSA) gesandt. Darin werden die Gesamteinkünfte, die Löhne der Sozialversicherung, die Medicare-Löhne und die Einbehaltungen für alle Arbeitnehmer angegeben. Dieses Formular muss bis zum 31. Januar des Folgejahres eingereicht werden.

Was sind die Strafen für die Nichtzahlung von Lohnsteuern?

Die Nichteinhaltung von Lohnsteuerpflichten kann zu erheblichen Strafen seitens des IRS führen:

• Versäumnis der Hinterlegung: Wenn die Lohnsteuer nicht rechtzeitig hinterlegt wird, werden je nach Anzahl der Verspätungstage Strafen zwischen 2 % und 15 % der nicht gezahlten Steuer erhoben.
• Versäumnis der Einreichung: Die Strafen für die verspätete Einreichung von Lohnsteuerformularen liegen in der Regel zwischen 5 % und 25 % der nicht gezahlten Steuer für jeden Monat oder Teil eines Monats, in dem die Erklärung verspätet eingereicht wurde.
• Strafe für die Rückforderung des Treuhandfonds: Wenn Sie von Ihren Arbeitnehmern Lohnsteuern einbehalten, diese aber nicht an die Steuerbehörden abführen, können Sie mit einer Strafe in Höhe des vollen Betrags der nicht gezahlten Lohnsteuern belegt werden, wodurch sich die Schuld praktisch verdoppelt.
• Strafe für die falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern als unabhängige Auftragnehmer kann Strafen nach sich ziehen, darunter 1,5 % des Lohns, 40 % der vom Arbeitnehmer nicht einbehaltenen FICA-Steuern sowie 100 % des Arbeitgeberanteils an den FICA-Steuern, die hätten gezahlt werden müssen.

Wie kann ich meine Lohnsteuer elektronisch einreichen?

Der IRS bietet zwei Möglichkeiten für die elektronische Einreichung von Lohnsteuerformularen:

1. Reichen Sie die Formulare selbst ein: Sie können die Formulare direkt über das E-File-System der IRS einreichen.

2. Verwenden Sie einen zugelassenen IRS e-file-Anbieter: Sie können einen Steuerfachmann über den IRS e-file provider locator service ausfindig machen, der die Lohnsteuerformulare in Ihrem Namen einreicht.

Schlussfolgerung

Das Verständnis der Lohnsteuer ist eine wichtige Aufgabe, die eine sorgfältige Beachtung der Details erfordert. Von der Berechnung der einzelnen Lohnsteuerarten bis hin zur Einhaltung der jeweiligen Anmeldefristen kann der Prozess entmutigend wirken, insbesondere für neue Arbeitgeber.

Denken Sie daran, sich über die Steuergesetze auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zu informieren, und zögern Sie nicht, sich von Steuerfachleuten beraten zu lassen, um die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit zu gewährleisten. Wenn Sie Ihre steuerlichen Pflichten kennen und sich an bewährte Verfahren halten, können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizienter gestalten und das Risiko unbeabsichtigter finanzieller Folgen verringern.