Wichtige Dokumentation für Firmeninhaber: 11 Arten von Geschäftsdokumenten, die Sie immer aufbewahren sollten

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Nur wenige Firmeninhaber haben Freude an Papierkram, und noch weniger wollen den Überblick über all die Unterlagen behalten, die über ihren Schreibtisch wandern. Leider sind Geschäftsdokumente für das Wohlergehen Ihres Unternehmens unerlässlich, denn ohne sie riskieren Sie Peinlichkeiten, Betriebsstörungen und sogar rechtliche Probleme.

Glücklicherweise trifft dies nur auf einige wenige Arten von Geschäftsdokumenten zu. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie zwischen wichtigen und unwichtigen Dokumenten unterscheiden können, welche 11 Arten von wichtigen Geschäftsdokumenten Sie immer aufbewahren sollten und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bieten.

Was sind Geschäftsdokumente?

Im Allgemeinen kann ein Geschäftsdokument jedes Stück Papier (oder sein digitales Äquivalent) sein, das auch nur im Entferntesten mit dem Betrieb Ihres Unternehmens zu tun hat. Genauer gesagt handelt es sich bei Geschäftsdokumenten um Unterlagen, die zur Kommunikation, Speicherung oder Organisation von Informationen innerhalb eines Unternehmens verwendet werden.

Warum sind Geschäftsdokumente wichtig?

Wie Sie gleich sehen werden, gibt es Geschäftsdokumente in vielen Formen, Größen und vor allem Anwendungsfällen. Aber warum sind sie überhaupt wichtig, und welche Vorteile können sie Ihrem Unternehmen bieten? Nun, lassen Sie uns das beantworten.

• Organisation und Effizienz: Geschäftsdokumente sorgen für Struktur und Klarheit in Ihren Abläufen und ermöglichen so eine höhere Effizienz, weniger Fehler und umfassende Konsistenz.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Dokumente erleichtern auch die effektive interne und externe Kommunikation, schaffen ein besseres Arbeitsumfeld und ermöglichen es Mitarbeitern und Beteiligten, die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
• Wissensaustausch und Management: Wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, nehmen sie ihr gesamtes Wissen mit, was zu Ineffizienzen führt. Mithilfe von Geschäftsdokumenten können Sie all diese Informationen aufbewahren und künftige Mitarbeiter in ihren Bemühungen unterstützen.
• Rechtsschutz: Leider ist der Umgang mit Streitigkeiten, Klagen und Inspektionen ein unvermeidlicher Teil der Unternehmensführung. Indem Sie die relevanten Geschäftsdokumente aufbewahren, können Sie sich absichern und die negativen Auswirkungen rechtlicher Zwischenfälle abmildern.
• Planung und Entscheidungsfindung: Geschäftsdokumente bieten unschätzbare Einblicke in Ihre Abläufe und ermöglichen es Ihnen, aus der Vergangenheit zu lernen und sich auf die Zukunft einzustellen. So können Sie stets effektive, datengestützte Entscheidungen treffen.
• Leistungsüberwachung und -bewertung: Wie können Sie Ihr Unternehmen effektiv führen, wenn Sie nicht verstehen, was in ihm vor sich geht? Ganz einfach - man kann es nicht. Zum Glück können Sie mit Geschäftsdokumenten alle wichtigen Kennzahlen (fast) in Echtzeit verfolgen.
• Reputation und Markenimage: In diesem Bereich haben Geschäftsdokumente einen doppelten Nutzen. Erstens können Sie mit der Markendokumentation Ihre idealen Kunden mit einem wiedererkennbaren Tonfall (in Texten, Medien, Design usw.) konsequent ansprechen. Zweitens können Sie durch ein effektives Dokumentenmanagement auch effizienter arbeiten und einen zuverlässigeren Ruf Ihrer Marke aufbauen.

11 Arten von wichtigen Geschäftsdokumenten, die immer aufbewahrt werden müssen

Wie oben gezeigt, werden Geschäftsdokumente in der Regel nach ihrem Verwendungszweck in Ihrem Unternehmen klassifiziert. Um jedoch den endgültigen Bestimmungsort eines Dokuments zu ermitteln (d. h. den Papierkorb oder die Schreibtischschublade), müssen wir die Veralterung betrachten.

Zugegeben, das ist ein bisschen schwierig, weil das Konzept über Anwendungsfälle, Inhalte und sogar Zielabteilungen hinausgeht. Im Allgemeinen fallen die wichtigsten Geschäftsdokumente eher in die Bereiche Finanzen, Recht und Marketing, aber nicht alle davon.

Und selbst wenn Sie alle in diesen Kategorien enthaltenen Unterlagen aufbewahren würden, würden Ihr Büro und Ihre Computer bald vor (digitalem) Papiermüll überquellen. Die effektivste Art und Weise, Ihnen dabei zu helfen, herauszufinden, welche Dokumente Sie aufbewahren sollten, besteht also darin, Ihnen alles über sie zu erzählen.

#1 Gewinn- und Verlustrechnungen

Diese Dokumente, die auch als Gewinn- und Verlust- oder Ertragsrechnungen bezeichnet werden, fassen die Einnahmen, Ausgaben und Nettogewinne oder -verluste Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum zusammen. Sie sind wichtig für interne Zwecke, einschließlich Benchmarking, Planung und Entscheidungsfindung.

Ihr wahrer Wert zeigt sich jedoch, wenn es um die externe Berichterstattung geht, genauer gesagt, um die Analyse von Investoren/Gläubigern bei Übernahmen oder der Suche nach Investitionen sowie um die Einhaltung von Steuervorschriften.

Gewinn- und Verlustrechnungen sind für die Bewertung der Leistung und der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, und ihr Fehlen kann Zweifel an Ihrem Verhalten aufkommen lassen. Im schlimmsten Fall kann dies dazu führen, dass Finanzierungen scheitern oder Sie sogar mit Ihrem Finanzamt in Konflikt geraten.

(Quelle: Zervant)

#2 Bilanzen

Wie die Gewinn- und Verlustrechnungen liefern auch die Bilanzen eine Momentaufnahme des Finanzstatus Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt und sind aus den oben genannten Gründen wichtig. Sie unterscheiden sich jedoch darin, dass sie sich auf die Vermögenswerte, die Verbindlichkeiten und das Eigenkapital Ihres Unternehmens konzentrieren.

(Quelle: bdc.ca)

#3 Steuererklärungen

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei Steuererklärungen um Geschäftsdokumente, die Sie bei Ihrer örtlichen Steuerbehörde (IRS in den USA) einreichen, um Ihre Einkünfte, Abzüge und Steuerverbindlichkeiten für einen bestimmten Zeitraum zu melden, und die als Aufzeichnung der finanziellen Aktivitäten Ihres Unternehmens dienen.

Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, sind sie besonders wichtig, um die Einhaltung der örtlichen Gesetze zu gewährleisten, da ein Verstoß gegen diese Gesetze im besten Fall mit Geldstrafen und im schlimmsten Fall mit einem Gericht oder einer Gefängnisstrafe geahndet werden kann.

(Quelle: AbbyMarketplace)

#4 Rechnungen und Quittungen

Rechnungen und Quittungen sind Ihnen sicher bekannt, aber damit Sie niemanden zurücklassen, bestätigen diese Dokumente Ihre Geschäftsvorgänge. Das macht sie aus mehreren Gründen sehr wichtig, z. B. für die Buchhaltung, für Streitigkeiten mit Kunden und für die Besteuerung. Der Einsatz einer Fakturierungssoftware ist eine optimale Lösung für die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen.

(Quelle: Billdu)

#5 Kontoauszüge

Die von einer Bank oder einem anderen Finanzinstitut ausgestellten Kontoauszüge fassen die Transaktionen Ihres Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums zusammen, einschließlich Einzahlungen, Abhebungen, Überweisungen und mehr. Wie die anderen Finanzdokumente spielen auch diese eine wichtige Rolle für die interne Buchführung, die Budgetierung und die Einhaltung von Steuerbestimmungen.

Sie helfen Ihrem Unternehmen aber auch bei der Aufdeckung von Betrug und sind unerlässlich, wenn Sie **Kredite beantragen **oder **Finanzierungen bei anderen Unternehmen suchen. Es lohnt sich also, sie in Ihrer Schublade aufzubewahren.

(Quelle: Patriot Software)

#6 Gehaltsabrechnungen

Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden in erster Linie für die interne Buchführung verwendet, um die Vergütung der Mitarbeiter, Abzüge und andere damit verbundene Informationen zu erfassen. Sie sind unerlässlich für die Überwachung Ihrer Ausgaben, die Einhaltung von Arbeits- und Steuergesetzen, die Beilegung von Lohnstreitigkeiten zwischen Mitarbeitern und den Nachweis Ihrer Unschuld bei Prüfungen.

(Quelle: Hourly)

#7 Geschäftslizenzen & Genehmigungen

Nach den Finanzen ist es nun an der Zeit, über rechtliche Geschäftsdokumente zu sprechen. Lizenzen und Genehmigungen dienen mehreren offensichtlichen Zwecken, einschließlich der Gewährung des Zugangs zu bestimmten Branchen, der Zulassung zu bestimmten staatlichen Programmen und der Darstellung Ihrer **Kompetenz **und Vertrauenswürdigkeit.

Allein aus diesem Grund lohnt es sich, Ihre Genehmigungen und Lizenzen aufzubewahren. Der wichtigste Grund ist jedoch, dass Sie aufgrund ihrer Art und der damit verbundenen Tätigkeiten häufig Ihre Berechtigung für bestimmte rechtliche und geschäftliche Maßnahmen nachweisen müssen.

(Quelle: SignNow)

#8 Verträge und Vereinbarungen

Unabhängig davon, ob es sich um ein B2B- oder ein B2C-Unternehmen handelt, sind Verträge und Vereinbarungen Ihr tägliches Brot, auch mit externen Unternehmen wie Software-Outsourcing-Unternehmen, die besonders für technisch orientierte Unternehmen wichtig sind. Sie regeln die **rechtsverbindlichen Bedingungen Ihrer Beziehungen **(mit Kunden, Partnern, Treugebern usw.) und helfen Ihnen, sich vor möglichen Klagen zu schützen. Darüber hinaus ermöglichen sie es Ihnen, Ihre vertraglichen Verpflichtungen nachzuvollziehen, um sicherzustellen, dass Sie allen Ihren Verpflichtungen nachkommen.

(Quelle: Jotform)

#9 Dokumentation zum geistigen Eigentum

IP ist ein Oberbegriff für Geschäftsdokumente, die die Rechte an geistigem Eigentum Ihres Unternehmens festlegen und schützen, einschließlich Aufzeichnungen, Registrierung und Patente. In der Praxis bietet der Besitz dieser Dokumente zahlreiche Vorteile, vor allem den Nachweis, dass Sie Eigentümer der immateriellen Vermögenswerte Ihres Unternehmens sind, die Abschreckung gegen potenziellen Diebstahl oder Missbrauch, die Monetarisierung, die Lizenzvergabe und die Markenbekanntheit.

(Quelle: Signaturely)

#10 Versicherungsunterlagen

Eine weitere Art von Geschäftsdokumenten, die immer aufbewahrt werden sollten, sind Versicherungsunterlagen, da sie den Versicherungsschutz Ihres Unternehmens nachverfolgen, alle relevanten Informationen auflisten und im Schadensfall als Nachweis dienen. Sie sind unerlässlich für ein gutes Risikomanagement und die Gewährleistung einer erfolgreichen Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung. Außerdem schützen sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter vor Unfällen, die sich am Arbeitsplatz ereignen können.

(Quelle: SampleForms)

#11 Marketing Records

Marketingunterlagen schließlich beziehen sich auf die Dokumentation und die Daten im Zusammenhang mit den Marketingaktivitäten und -strategien Ihres Unternehmens. Dazu gehören Marktforschung, Werbekampagnen, Kundendaten, Analysen, Marketingpläne und Werbematerialien.

Diese sind aus verschiedenen Gründen unerlässlich, aber es lohnt sich, sie aufzubewahren, vor allem, um eine effektive Leistungs- und Wettbewerbsanalyse zu erhalten, Kundeneinblicke und Zielgruppen zu verfolgen, die Konsistenz des Markenmarketings sicherzustellen und eine langfristige Planung zu ermöglichen.

(Quelle: SlideTeam)

Wie werden Geschäftsdokumente klassifiziert?

Aufgrund des breiten Spektrums ihrer Definition ist es nicht verwunderlich, dass die Kategorisierung von Geschäftsdokumenten recht unterschiedlich ist. In der Regel werden sie nach ihrem Inhalt und ihrer Funktion in die folgenden Typen eingeteilt:

• Verwaltung: Diese Dokumente werden für interne Verwaltungszwecke verwendet und erleichtern die Kommunikation, Koordination und Organisation innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören Memos, interne E-Mails, Besprechungspläne, Zeitpläne für Mitarbeiter usw.
• Rechtliches & Regulatorisches: Diese Dokumente sind erforderlich, um gesetzliche und behördliche Auflagen zu erfüllen, und tragen dazu bei, dass das Unternehmen innerhalb des rechtlichen Rahmens arbeitet, um seine Rechte und Interessen zu schützen. Dazu gehören Verträge, Vereinbarungen, Lizenzen, Genehmigungen, Nutzungsbedingungen, Datenschutzrichtlinien und vieles mehr.
• Finanzen: Diese Dokumente beziehen sich auf Transaktionen und andere finanzielle Aktivitäten und sind für eine effektive Buchführung, Besteuerung und Finanzanalyse erforderlich. Dazu gehören Finanzberichte, Rechnungen, Quittungen, Bestellungen, Spesenabrechnungen und vieles mehr.
• Marketing und Vertrieb: Diese Dokumente werden verwendet, um Leads zu gewinnen und in Kunden umzuwandeln und die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens zu bewerben, um den Absatz zu fördern und Einnahmen zu erzielen. Dazu gehören Broschüren, Flyer, Anzeigen, Produkt-/Dienstleistungsbeschreibungen, Marketingpläne, Erfahrungsberichte von Kunden usw.
• Personalwesen: HR-Dokumente tragen dazu bei, eine ordnungsgemäße Mitarbeiterverwaltung, die Einhaltung der Arbeitsgesetze und eine effektive Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern zu gewährleisten. Dazu gehören Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen, Leistungsbewertungen, Schulungsunterlagen, Disziplinarakten, die Entwicklung von HR-Software zur Rationalisierung von HR-Prozessen und vieles mehr.
• Operativ: Diese Dokumente dienen der Unterstützung der täglichen Arbeit und enthalten Richtlinien und Anweisungen für die Mitarbeiter, um Effizienz, Konsistenz und Qualität zu gewährleisten. Dazu gehören Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Prozessflussdiagramme, Bestandsaufzeichnungen, Wartungsprotokolle usw.
• Projekt: Diese für das Projektmanagement spezifischen Dokumente helfen dabei, Meilensteine zu verfolgen, Ressourcen zuzuweisen und durch sorgfältige Planung, Überwachung und Ausführung einen erfolgreichen Projektabschluss zu gewährleisten. Dazu gehören Projektpläne, Zeitpläne, Work Breakdown Structures (WBS), Fortschrittsberichte, Risikobewertungen und mehr.
• Externe Korrespondenz: Diese Dokumente dienen der Kommunikation mit externen Akteuren wie Kunden, Lieferanten und Partnern und tragen dazu bei, Geschäftsbeziehungen aufzubauen und reibungslose Interaktionen und Kooperationen zu ermöglichen. Dazu gehören Briefe, E-Mails, Angebote, Kostenvoranschläge, Bestellungen, Verträge usw.

Eine bessere Vorstellung von dieser Kategorisierung ist wichtig, um die Bedeutung und Verwendung von Geschäftsdokumenten in Ihrem Unternehmen zu verstehen. Sie hilft Ihnen jedoch nicht bei der Beantwortung der Frage, die Sie hierher geführt hat: Welche Unterlagen können Sie getrost wegwerfen und welche sollten Sie aufbewahren? Nun, lassen Sie uns diese Frage jetzt beantworten.

Wie lassen sich Geschäftsdokumente am besten verwalten?

Heutzutage sind wir zum Glück nicht mehr auf prall gefüllte Aktenordner und überquellende Schreibtischschubladen angewiesen, um all unsere wichtigen Geschäftsunterlagen unterzubringen. Dokumentenmanagement-Software (DMS) ist eines der besten Werkzeuge, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können, da sie nicht nur Ihre strapazierten Nerven, sondern auch die Umwelt schont.

DMS ermöglicht die Speicherung, Organisation und gemeinsame Nutzung von Ressourcen über eine komfortable Schnittstelle und ist damit die bei weitem beste Methode zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Das bedeutet jedoch nicht, dass es völlig problemlos ist. Wenn Sie das System optimal nutzen und Ihre Effizienz maximieren möchten, müssen Sie einige ausgewählte Strategien anwenden, um den Betrieb zu unterstützen.

Dazu gehören:

• Festlegung klarer Benennungs- und Kennzeichnungsrichtlinien
• Zentralisierung der Dokumentenablage
• Erstellen einer Zugriffshierarchie
• Implementierung von Backup und Disaster Recovery
• Ermöglichung von Dokumenten-Workflow und -Zusammenarbeit

Zusammenfassung

Wie wir gezeigt haben, sind Geschäftsdokumente lebenswichtige Ressourcen für Ihr Unternehmen und alle seine Abteilungen, einschließlich der Rechts-, Finanz- und Marketingabteilung. Um sie optimal zu nutzen, müssen Sie in der Lage sein, die Dokumente mit langfristigem Wert von denen ohne Wert zu trennen.

In diesem Artikel haben Sie die 11 Geschäftsdokumente gesehen, die Sie immer aufbewahren sollten, und erfahren, warum das so ist. Ihre Arbeit ist jedoch noch lange nicht beendet. Jetzt müssen Sie Ihre aktuellen internen Richtlinien zur Dokumentenverwaltung neu bewerten und feststellen, ob sie die Arbeit Ihrer Teams fördern oder behindern.

Unabhängig von Ihrer endgültigen Schlussfolgerung sollten Sie daran denken, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt. Und das könnte genau der Platz sein, den Sie in Ihrer Schreibtischschublade frei machen können, indem Sie Ihre gesamte Dokumentation in die Cloud verlagern.