UC-Bereitstellung automatisieren: Was Sie wissen müssen

Intro

In verschiedenen Branchen verlassen sich Unternehmen auf Unified Communication (UC)-Plattformen mit unterschiedlichen Funktionen. Dazu gehören Sprachanrufe, Videokonferenzen und Instant Messaging für eine nahtlose Zusammenarbeit. Sie helfen auch, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und Geschäfte über eine optimierte Schnittstelle abzuwickeln.

Für die Mitarbeiter ist die Erfahrung mühelos, weil sie die richtigen Werkzeuge und Geräte haben. Für sie läuft alles wie von selbst, aber das kann man vom UC-Team nicht behaupten. Das UC-Team ist für die manuelle Bereitstellung und Überwachung dieser Tools verantwortlich.

Die manuelle UC-Bereitstellung ist alles andere als mühelos, und die IT-Mitarbeiter verbringen unzählige Stunden damit. Außerdem deprovisionieren und überwachen sie die alten UC-Tools und -Dienste jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukommt. Sie tun dies, wenn der Mitarbeiter die Rolle wechselt, das Unternehmen verlässt oder ein Supportproblem hat.

Ganz zu schweigen davon, dass seit der Einführung hybrider Arbeitsmodelle eine zusätzliche Belastung für UC-Teams entstanden ist. Daher sind große Unternehmen auf Automatisierungsplattformen umgestiegen, um auch ihren UC-Teams Vorteile zu bieten. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie UC entstanden ist und wie die Automatisierung allen Beteiligten Vorteile bringt.

Was ist Unified Communications (UC) Provisioning?

Die UC-Bereitstellung und -Verfolgung ist ein Prozess, der sicherstellt, dass die UC-Tools mit optimaler Kapazität arbeiten. Die Überwachung ihrer Nutzung wird häufig von IT-Mitarbeitern oder UC-Dienstleistern durchgeführt. Sie tragen dazu bei, dass die UC-Anwendungen immer verfügbar und in bester Verfassung sind. Sie können sich vorstellen, wie beschäftigt das IT-Personal in hybriden Arbeitsumgebungen ist, wenn man bedenkt, wie viele Unternehmen sie nutzen.

Software für die Benutzerbereitstellung hilft Unternehmen bei der Verwaltung und Verfolgung von Benutzerkonten im UC-Management. In Verbindung mit anderer Software umfasst sie Identitätsmanagement- und Zugangskontrollsysteme. Die Software kann Unternehmen dabei helfen, den Prozess der Überprüfung von Benutzerkonten zu automatisieren.

Dieser Prozess hilft den IT-Mitarbeitern, Zeit und Mühe zu sparen und die Produktivität und Betriebszeit zu erhöhen. Daher nennt man es auch automatisierte Benutzerbereitstellung, weil die einzelnen Konten nicht manuell überprüft werden müssen. Die IT-Mitarbeiter erhalten genaue Daten über die zu behebenden Probleme, so dass sie nur bei dringenden Angelegenheiten helfen müssen.

Die Software hilft den Unternehmen auch, die Sicherheit zu verbessern und Probleme im Zusammenhang mit den Nutzern zu beheben. So können Unternehmen wertvolle Einblicke in die Nutzeraktivitäten gewinnen, die bei Marketingstrategien hilfreich sind.

Was ist die Geschichte von Unified Communications?

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Wenn man seine Geschichte versteht, kann man mehr über seine Bedeutung und Etymologie herausfinden. Selbst Werkzeuge haben ihren Ursprung und zeigen, wie sie einer Branche zum Erfolg verholfen haben. Man sagt, dass Wörter willkürlich entstanden sind. Wie also kam der Begriff "Unified Communications" zustande?

In den 1980er Jahren gab es ein Private Branch Exchange (PBX)-Telefonsystem, das die meisten Unternehmen verwendeten. Lokale Telefongesellschaften boten und verwalteten diese mit analogen Leitungen, die die Anrufe von der Zentrale zum Kunden leiteten.

In den 1990er Jahren verbreiteten sich E-Mails, und die Unternehmen entschieden sich für Netze auf der Grundlage des Internetprotokolls (IP). Es gab auch Entwicklungen in der Sprachtechnologie, die als Voice over IP (VoIP)-Telefonsysteme bekannt sind. Sie sind dafür bekannt, dass sie den Sprachverkehr über Datennetze übertragen. Ihre Popularität und Kosteneffizienz führten zum Niedergang der traditionellen PBX-Systeme.

Die Weiterentwicklung der IP-Telefonie ermöglichte es, Telefone im gleichen Netz wie Computer zu betreiben, was weitere Möglichkeiten eröffnete. Der Gedanke an eine fortgeschrittene Integration von Computern und Telefonen führte zu der Idee des "Unified Messaging". Dazu gehören optimierte Voicemail-, E-Mail- und andere textbasierte Nachrichtensysteme.

In den 2000er Jahren führte die Nachfrage nach IP-Telefonie zu einer Änderung der herkömmlichen PBX-Telefonsysteme. Es wurden Circuit Packs entwickelt, mit denen das Telefonsystem an ein IP-Netz angeschlossen werden konnte. Andere stellten Geräte her, die es ermöglichten, Sprachanrufe in Unternehmensnetzen mit mehreren Standorten zu verbinden. Irgendwann entwickelten sich die UC-Lösungen mit der Integration von Echtzeit-Kommunikationsdiensten weiter.

In den 2010er Jahren brachte Microsoft mit Lync den wichtigsten Player im Bereich der Unternehmenskommunikation auf den Markt. Es gab viele Optionen, aber Lync ließ sich am besten in die Umgebung integrieren, die die meisten Unternehmen verwendeten.

Die Cloud-Technologien entwickelten sich weiter, und es entstand ein neues Modell namens Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS setzte sich durch und die Bereitstellung von UC-Diensten verlagerte sich in die Cloud. Cloud-basiertes UCaaS reduziert die mit der Bereitstellung herkömmlicher VoIP-Systeme verbundenen Kapitalausgaben.

Mittlerweile sind UC-Systeme automatisiert, was bedeutet, dass das IT-Personal nicht mehr alles manuell verwalten muss. Das System kann sich um die meisten Kernaufgaben kümmern und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, einen reibungslosen Ablauf haben. Und das IT-Personal wird nur noch für die Behebung von Problemen benötigt, die innerhalb des Systems auftauchen.

6 Vorteile der automatisierten Unified Communications

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1. Automatisierung ist kosteneffektiv

Ein Unternehmen wird immer Wege finden und Chancen ergreifen, um seine Kosten zu senken. Einer dieser Bereiche ist die Automatisierung ihrer UC-Systeme. Durch die Automatisierung der Bereitstellung und Verfolgung ihrer UC-Systeme können sie mehr Geld sparen. Dadurch wird die Möglichkeit menschlicher Fehler und die Notwendigkeit manueller Prozesse beseitigt.

Wir haben bereits erwähnt, dass das IT-Personal bei der Verwaltung von UC-Systemen seit der Verschiebung der Arbeitsumgebungen überlastet ist. Als Unternehmen müssen Sie die IT-Mitarbeiter bezahlen und ihre Leistungen erhöhen. Auf diese Weise werden sie für all den Ärger, den sie für Sie verwalten, angemessen entschädigt. Die Automatisierung der UC-Bereitstellung entlastet sie jedoch, was Ihnen Kosten spart.

2. Es verbessert die Effizienz und Produktivität des Unternehmens

Die Automatisierung ist in letzter Zeit in verschiedenen Branchen ein heißes Thema, das mit einer Reihe von Fragen einhergeht. Wird die Automatisierung die Arbeitskräfte ersetzen oder wird sie nur die Arbeitslast verringern? Im Bereich der Suchmaschinenoptimierung gibt es Keyword-Finder und SERP-Checker, die sie bei ihrer Arbeit unterstützen. Und wenn es um Backlinks geht, gibt es Backlink-Checker und -Monitore.

Eines ist sicher: Werkzeuge und Automatisierung werden die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz verbessern. Die Automatisierung ist vor allem deshalb so attraktiv, weil sie den Unternehmen hilft, ihren Gewinn zu steigern.

Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen wertvolle Ressourcen freisetzen, die an anderer Stelle eingesetzt werden können. Auf diese Weise können Sie sich auf die Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens konzentrieren. Da Ihre Mitarbeiter mehr Zeit haben, können sie sich beispielsweise treffen und Verbesserungen vorschlagen. Und Sie können den Prozess bis zu seiner Vollendung in Ihren Zeitplan einbauen.

Unabhängig davon ist die Automatisierung eine bewährte Lösung, die Ihrem Unternehmen helfen kann, Einsparungen zu erzielen und sich auf dem Markt zu behaupten. Sie wurde bereits von Unternehmen in verschiedenen Branchen angewandt, so dass es nicht schaden kann, sie ebenfalls auszuprobieren.

3. Sie erhalten eine bessere Sichtbarkeit in Ihrem Netzwerk

Die herkömmliche UC-Überwachung bietet eine isolierte Sicht auf die Anwendungen, aber die moderne Überwachung ist anders. Die Plattformen ermöglichen den IT-Mitarbeitern einen ganzheitlichen Blick auf ihre UC-Umgebung. Auf diese Weise erhalten sie einen besseren Überblick über den Gesamtzustand ihrer Systeme. Wenn Sie sich über den SEO-Zustand Ihres Unternehmens informieren möchten, hat Ranktracker das richtige Tool für Sie.

Von diesem Punkt aus können sie in die verschiedenen Anwendungen, Bürostandorte und bestimmte Mitarbeiter eintauchen. Dann können sie die Berichterstattung automatisieren und auf der Grundlage dieser Daten Trends erkennen. Diese Fähigkeit ist hilfreich bei der Kapazitätsplanung und der richtigen Dimensionierung der Softwarelizenzen.

Ihr Unternehmen hat zum Beispiel festgestellt, dass es die Anzahl der Telekommunikationsleitungen in seinen Büros reduzieren kann. Das liegt daran, dass sich mehr Mitarbeiter dafür entschieden haben, von zu Hause aus zu arbeiten, aber das bedeutet, dass Sie die Lizenzierung erhöhen müssen. Außerdem müssen Sie in diesem Fall die Kapazität für den externen Zugang erhöhen.

4. Automatisierung kann Ihnen bei der Skalierung helfen

Die Fähigkeit zur Skalierung ist für das Wachstum in der Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung. Und die Automatisierung ist eine der effektivsten Möglichkeiten, dies zu erreichen. Wie bereits erwähnt, hilft die Automatisierung von Prozessen den Unternehmen, Ressourcen freizusetzen. Und sie können diese Ressourcen anderweitig einsetzen und so Raum für Verbesserungen schaffen.

Die Automatisierung der Bereitstellung hilft den Unternehmen auch, die für das Geschäft am besten geeigneten Prozesse zu optimieren. Das kann von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Prozessen wie Dateneingabe und Marketing reichen. Es spielt kaum eine Rolle, um welchen Geschäftsbereich es sich handelt, denn fast alles kann heute automatisiert werden. Und das bedeutet, dass es mehr Möglichkeiten gibt, Ihre Ziele zu erreichen.

5. Automatisierung reduziert das Risiko und minimiert Fehler

Bei der herkömmlichen Bereitstellung besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass IT-Mitarbeiter manuelle Konfigurationsfehler machen. Außerdem könnten sie versehentlich die falschen Einstellungen auswählen, wenn es innerhalb komplexer Plattformen viele Schritte gibt.

Aber UC-Teams können diese Erfahrung vereinfachen und standardisierte Richtlinien erstellen, indem sie die UC automatisieren. Diese Richtlinien tragen dazu bei, menschliche Fehler zu vermeiden und die Konsistenz zwischen den Mitarbeiterrollen zu fördern. Außerdem stellen sie sicher, dass die Geräte korrekt mit den richtigen Anwendungen und Tools ausgestattet sind.

Die Fähigkeit zur Risikominderung ist im öffentlichen Sektor und anderen stark regulierten Branchen wichtig. So müssen beispielsweise Finanzdienstleistungen und das Gesundheitswesen strenge Compliance-Standards erfüllen. Schließlich kann die Gewährung des falschen Zugangs für einen Mitarbeiter oder ehemaligen Mitarbeiter in diesen Branchen katastrophale Folgen haben.

6. Automatisierung verbessert die Erfahrung der Mitarbeiter

Die Zunahme der hybriden Arbeit bedeutet, dass mehr Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiten, was UC-Tools erfordert. Andernfalls wird die Zusammenarbeit aus der Ferne nicht nahtlos sein und die Mitarbeiter werden eine minderwertige Erfahrung haben. Dank der verbesserten Transparenz und der automatisierten Berichterstattung können die IT-Mitarbeiter diese Tools überwachen.

Sie können die Hardware und Hypervisoren im Auge behalten, um sicherzustellen, dass die Qualität von Sprach- und Videoanrufen konsistent ist. So werden Unterbrechungen der Aufgaben und Erfahrungen der digitalen Mitarbeiter vermieden. Sollte dennoch etwas schiefgehen, erleichtern moderne UC-Überwachungsplattformen dem Team die Fehlerbehebung.

Das IT-Personal kann zum Beispiel einen synthetischen Verkehrstest durchführen, um die Aktivität der Mitarbeiter zu simulieren. Auf diese Weise können sie die Ursache des Problems feststellen, egal ob es um die Bandbreite oder die Latenz geht. Neben den genannten Beispielen gibt es noch viele weitere Probleme, die sie identifizieren können.

Schlussfolgerung

Die Idee eines einheitlichen Kommunikationssystems reicht weit zurück und hat sich zu dem entwickelt, was es heute ist. Die technologischen Entwicklungen machen die Tools immer besser und das Leben für die Mitarbeiter bequemer. Bevor hybride Arbeitsumgebungen zur Norm wurden, hatten IT-Mitarbeiter kein Problem damit, UC-Bestimmungen manuell zu verwalten. Aber jetzt ist es extrem anstrengend, alles manuell zu verwalten, und deshalb hat die Automatisierung Einzug gehalten.

Die automatische Benutzerbereitstellung und die Bereitstellungssoftware als Ganzes bieten viele Vorteile. Sie ist zum Beispiel kosteneffizient und steigert die Effizienz und Produktivität bei der Arbeit. Außerdem erhalten Sie einen besseren Einblick in Ihr Netzwerk, was das Risiko von Fehlern verringert. Und all dies trägt dazu bei, die digitale Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern, damit ihre Arbeit reibungslos verläuft. Gleichzeitig trägt die Automatisierung dazu bei, das Wachstum Ihres Unternehmens zu steigern und sicherzustellen, dass Sie mit der Konkurrenz mithalten können.