Erzielen Sie eine wunderbare Meeting-Kultur, die zu Ihrem Team passt

Intro

Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt 6 Stunden in Sitzungen. Führungskräfte verbringen im Durchschnitt mehr als 23 Stunden pro Woche in Besprechungen, und diese Zahl steigt, wie Untersuchungen ergeben haben. Besprechungen sind eine Aktivität, die am Arbeitsplatz viel Zeit und Energie in Anspruch nimmt. Aus kultureller Sicht wird ihnen wenig Beachtung geschenkt, und es wird nicht genug Mühe auf dieses Problem verwendet. Besprechungen sind einer der kritischsten, aber auch am meisten übersehenen Bereiche der Unternehmenskultur.

Die Gründe für diesen Mangel an Aufmerksamkeit sind vielfältig. Es gibt kein klares Verfahren, um sie wirksam zu machen. Der manchmal kurzfristige und informelle Charakter des Informationsaustauschs. Die Untersuchung von Meetings ist breit gefächert und vielfältig, aber angesichts der sehr unterschiedlichen Natur von Meetings gibt es in der Regel nur wenige verwertbare Erkenntnisse.

Bei Hybryd haben wir das letzte Jahr damit verbracht, Meetings in Organisationen aller Art zu verbessern. Aus Hunderten von Experimenten und Versuchen haben wir gelernt, wie Meetings ablaufen. Im Folgenden finden Sie einige unserer wichtigsten Erkenntnisse.

Sitzungen, bei denen die Kultur im Vordergrund steht

Die Kultur ist die Seele eines Unternehmens. Sie ist die Gesamtheit der Überzeugungen und Verhaltensweisen, die das Handeln und die Interaktion der Mitarbeiter bestimmen. Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, sind es die Sitzungen, in denen das Team interagiert. In den Besprechungen erhalten Ihre neuen Teammitglieder die besten Hinweise auf Ihre Kultur. In den Besprechungen werden sie diese am besten wahrnehmen. Sie sind ein Fenster zu Ihrer Organisation.

Wie können Sitzungen die Kultur stärken?

• Wissen die zu einem Treffen Eingeladenen, worum es bei dem Treffen geht?
• Wissen sie, welches Ergebnis mit dem Treffen erreicht werden soll?
• Gibt der Leiter der Sitzung Informationen rechtzeitig weiter?
• Fühlen sich die Teilnehmer wohl dabei, ihre Ideen mitzuteilen?
• Sind die Ergebnisse und Entscheidungen der Sitzung auch für Personen zugänglich, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben?
• Sind sie nur für eine ausgewählte Gruppe von Personen zugänglich?

Meetings stärken die Kultur, die Sie aufbauen wollen

Während einige Meeting-Praktiken Sie von Ihrer gewünschten Kultur abbringen, stärken andere Meeting-Praktiken eine positive Kultur. Unsere Kunden kamen zu uns, weil sie sowohl die Ergebnisse als auch die Kultur verbessern wollten. Die Unternehmen führten häufig neue Besprechungsprozesse, mit der obersten Führungsebene strukturierte Besprechungen und einen übergreifenden Rahmen für die Besprechung ein. Das Problem besteht darin, das Team für diese Prozesse zu gewinnen.

Der Schlüssel zu besseren Ergebnissen liegt darin, es den Teammitgliedern leicht zu machen, den Rahmen zu übernehmen. Er muss klar und einfach zu handhaben sein und zur Verfügung stehen, wenn sie ihn brauchen.

Hier finden Sie einige der besten Praktiken, die Ihnen helfen werden, ein Meeting-Held zu werden:

• Setzen Sie sich ein Ziel und achten Sie darauf, dass es spezifisch und umsetzbar ist.
• Stellen Sie eine Tagesordnung auf, um sicherzustellen, dass in den Sitzungen nichts vergessen wird.
• Tagesordnungen sorgen auch dafür, dass Ihr Team zu Beginn der Sitzung auf dem gleichen Stand ist.
• Vorarbeit, wenn es Wissenslücken gibt, die bis zum Beginn der Sitzung geschlossen werden müssen.
• Notizen, selbst kleine Erinnerungen, tragen dazu bei, den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens zu verbessern.
• Das Zuordnen von Notizen zu Aktionen hilft bei der Rechenschaftslegung zwischen den Sitzungen, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Schon nach den ersten Sitzungen mit diesem System werden Sie eine deutliche Veränderung der Ergebnisse und des Engagements Ihrer Mitarbeiter feststellen. Zielerreichung und Verantwortlichkeit helfen jedem Unternehmen und seiner Kultur.

Wie sollte sich Ihre Kultur auf Ihre Sitzungen auswirken?

Ihre Kultur sollte bestimmen, wie Ihre Besprechungsprozesse ablaufen und wie Ihre Besprechungen durchgeführt werden. In der neuen Welt der hybriden Arbeitsteams werden häufig gemischte Modelle eingesetzt. Es ist wichtiger denn je, die Kultur sorgfältig im Auge zu behalten. Die Besprechungen, die Ihre Teams abhalten, bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Werte und Ziele des Unternehmens zum Ausdruck zu bringen.

Der Respekt vor der Zeit aller Beteiligten, eine klare Kommunikation und die einfache Weitergabe von Informationen sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie die Kultur durch Sitzungen fördern können. Klare Ziele, Tagesordnungen und Vorarbeiten sind nur einige der wichtigen Instrumente, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen können.