Ein umfassender Leitfaden für die Einhaltung der Social Media-Richtlinien im Jahr 2023

Intro

Im Jahr 2021 erwarten 91,9 % der Unternehmen, dass ihr Marketingpersonal soziale Medien nutzt. Für Unternehmen ist es heute fast unmöglich, ohne eine Präsenz in den sozialen Medien zu überleben. Es ist eine wichtige, sofortige Form der Zwei-Wege-Kommunikation, die den Kontakt mit Kunden und Interessenten ermöglicht und das Unternehmenswachstum beschleunigen kann.

Diese zunehmende Nutzung sozialer Medien hat zwangsläufig zu strengeren Regeln und Vorschriften geführt. Daher müssen die Vermarkter wissen, was sie tun, und hart arbeiten, um Risiken zu vermeiden, die sie in Schwierigkeiten bringen könnten.

Die Einhaltung der Vorschriften für soziale Medien bedeutet einfach ausgedrückt, dass man sich an die Regeln hält, wenn man eine soziale Medienplattform zur Kommunikation nutzt. Es steckt jedoch mehr dahinter. Es gibt eine komplexe Mischung aus Plattformregeln, Branchenvorschriften und lokalen Gesetzen, die befolgt werden müssen.

Welche Risiken sind mit der Nichteinhaltung der Vorschriften verbunden?

Verstöße gegen die Einhaltung von Vorschriften in den sozialen Medien können für Unternehmen einen Imageschaden, Geldbußen oder persönliche Risiken bedeuten. Je nach Branche und Standort können die Risiken variieren, aber im Großen und Ganzen fallen sie in die folgenden Kategorien:

Datenschutz und Privatsphäre

Es ist wichtig, dass Sie sich über die Datenschutzgesetze der Länder und Regionen informieren, in denen Ihre Kunden ansässig sind. Es gibt viele gemeinsame Überschneidungen. Dazu gehören die sichere Speicherung personenbezogener Daten, Beschränkungen für unerwünschte Nachrichten und die Information der Kunden darüber, wo und wie ihre Daten gespeichert und verwendet werden.

Vertraulichkeit

Die Vermarkter müssen die Vertraulichkeitsvorschriften in ihrer Branche kennen. Bei der Zusammenarbeit mit dem Bildungssektor, dem Finanzsektor oder dem Gesundheitswesen gelten strenge Regeln. Regulierte Branchen sollten über eine strenge interne Social-Media-Politik verfügen.

Regeln für die Vermarktung

Gesetze in Bezug auf Lebensmittel, Drogen, Alkohol und Tabak können dazu führen, dass Vermarkter vorsichtig sein sollten, wenn sie über diese Produkte berichten. Mit der Zunahme von "Fake News" können auch Behauptungen, die sich als unwahr herausstellen, ein Risiko für Vermarkter darstellen. Social-Media-Marketing rund um Abnehmpillen, gefälschte Empfehlungen von Influencern und COVID-19 können Gegenstand von Untersuchungen sein.

Zugang und Archivierung

Wenn Sie in einer regulierten Branche tätig sind, ist es wichtig, dass Sie die gesamte Kommunikation aus rechtlichen Gründen archivieren. In einigen Ländern können die Konten von Regierungsbeamten und -abteilungen nicht einmal die problematischsten Nutzer sperren, da dies als Verstoß gegen das Recht auf freie Meinungsäußerung angesehen wird.

Was ist mit den Risiken für Sie?

Auch online müssen Sie sich unbedingt schützen. Angaben wie Ihre Telefonnummer, die für Ihre Kunden veröffentlicht werden, können auch von Betrügern und Spammern eingesehen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie über einen Schutz verfügen, z. B. ein anpassbares Anrufer-ID-System, um solche eingehenden Anrufe zu erkennen.

Da es eine Verbindung zwischen den sozialen Medien und einem Aufruf zum Handeln gibt, können Anrufe mit den sozialen Medien verknüpft werden, und alle mit den sozialen Medien verbundenen Risiken können sich schnell übertragen. Deshalb ist die Überwachung von An rufen so wichtig.

Ist es am besten, die sozialen Medien ganz zu meiden?

Ganz und gar nicht. Soziale Medien sind ein großartiges Instrument, um Besucher auf Ihre Website zu bringen. Wenn Sie Ihre Suchmaschinenoptimierung in den sozialen Medien verbessern, können Sie den Verkehr wirklich in die richtige Richtung lenken. Wenn auch Ihre Website gut optimiert ist, kann das eine wechselseitige Beziehung sein.

An dieser Stelle könnten Sie ein Website-Audit-Tool in Betracht ziehen. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, dem Spiel immer einen Schritt voraus zu sein und die Einhaltung der Vorschriften ständig zu überprüfen und zu überwachen.

(Screenshot von ranktracker.com)

Was kommt im Jahr 2023?

Wie wir bereits gesagt haben, sind die sozialen Medien nach wie vor ein hervorragendes Mittel, um Kunden bzw. potenzielle Kunden zu gewinnen und mit ihnen zu kommunizieren. Für die Planung Ihrer Compliance-Strategie ist es wichtig zu wissen, welche Veränderungen wir im nächsten Jahr in den sozialen Medien erwarten.

1. Auf Wiedersehen Kekse

2023 soll das Ende des Cookies kommen. Während viele Nutzer dies begrüßen, gibt es Bedenken hinsichtlich der Werbung und wie sie danach funktionieren wird. Vor diesem Hintergrund sollten Sie jetzt damit beginnen, echte Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen, anstatt sich auf Cookies zu verlassen.

Bauen Sie positive Beziehungen und E-Mail-Listen auf, um im Vorfeld von Änderungen zu planen, die sich aus den Vorschriften und der Einhaltung von Bestimmungen ergeben könnten.

2. 2023 wird die Nachfrage nach Ehrlichkeit und Integrität steigen. Die Regierungen stehen unter Druck, gegen Unwahrheiten vorzugehen. Wenn Sie sich also auf Fake News oder gefälschte Zeugnisse verlassen, ist es jetzt an der Zeit, dies zu ändern.
3. Dezentralisierte soziale Medienplattformen. Dies kann eine Herausforderung für zentral betriebene Social-Media-Websites (oder die großen Akteure in den sozialen Medien) darstellen. Traditionell hat der Eigentümer des Social-Media-Unternehmens das Sagen, aber 2023 werden die kleineren, dezentralisierten Social-Media-Plattformen den Nutzer in eine mächtigere Position bringen.

Dies könnte ältere, größere Unternehmen dazu zwingen, die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden zu berücksichtigen, und könnte zu neuen Vorschriften führen.

Wie man die Einhaltung der Vorschriften in den sozialen Medien gewährleistet

(Bild zur freien Verwendung stammt von Pexels)

Durchführen einer Risikobewertung

Eine Risikobewertung kann zwar nicht alle Eventualitäten verhindern, aber sie hilft Ihnen dabei, vorauszusehen, was passieren könnte, welche Risiken für Ihr Unternehmen bestehen und was Sie tun können, um ihnen zuvorzukommen und sie zu mindern.

Verstehen Sie die Vorschriften Ihrer Branche.

Größere regulierte Branchen verfügen wahrscheinlich über interne Compliance-Experten und sollten in der Lage sein, alle Fragen zur Compliance zu beantworten.

Kontrollieren Sie, wer auf Social-Media-Konten zugreifen kann

Die Kontrolle darüber, wer auf die Social-Media-Konten Ihres Unternehmens zugreifen und dort Beiträge veröffentlichen darf, ist ein wichtiger Bestandteil der Einhaltung von Vorschriften. Die Teammitglieder müssen für den Zugriff auf soziale Medien entsprechend geschult werden, und es kann sein, dass ein leitender Teamleiter alle Medien überprüft, bevor sie gepostet werden, um Qualität, Genauigkeit und natürlich die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Die Vergabe von Passwörtern an mehrere Teammitglieder birgt das unnötige Risiko von versehentlichen oder böswilligen Verstößen.

Eine Software, mit der Sie alle sozialen Medien an einem Ort verwalten können, kann dabei helfen. Ein Ticket-Zuweisungssystem kann verwendet werden, damit Anfragen an den richtigen Team-Moderator weitergeleitet werden können.

Konten überwachen

Je nach Branche könnte dies bedeuten, dass Sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens auf Kommentare und Direktnachrichten reagieren müssen. Es kann sein, dass Sie verpflichtet sind, Kommentare an eine Aufsichtsbehörde oder ein Leitungsorgan zu melden. Sie können sogar für Kommentare anderer haften, wenn diese irreführend sind. Zum Beispiel, wenn Sie ein gefälschtes Zeugnis akzeptieren und es auf Ihrer Social-Media-Seite veröffentlichen, obwohl Sie wissen, dass es die Öffentlichkeit in die Irre führt.

Achten Sie auf Nachahmer-Websites. Dabei kann es sich um gefälschte Websites handeln, die eingerichtet wurden, um Ihre Anhängerschaft zu gewinnen, um Fan-Sites, die nicht böswillig sind, oder um Websites, die Schaden anrichten wollen. In jedem Fall kann eine Nachahmer-Website absichtlich oder unabsichtlich gegen die Compliance verstoßen und Ihren Ruf schädigen.

Stellen Sie sicher, dass freiberufliche oder externe Agenturen wie Verkäufer keine übertriebenen oder falschen Behauptungen auf Ihren Konten in den sozialen Medien aufstellen. Externe Agenturen müssen über alle Vorschriften informiert sein, die Ihre Branche einhalten muss.

Alles archivieren

Wenn Sie in einer regulierten Branche tätig sind, müssen Sie Ihre gesamte Kommunikation über soziale Medien archivieren. Sie können eine spezielle Software kaufen, z. B. einen automatischen Social Media Compliance Checker, der dies für Sie erledigt.

Regelmäßige und aktuelle Schulung des Personals

Um die Nutzer bei der Stange zu halten, werden die Funktionen der sozialen Medien ständig aktualisiert, und damit auch die Vorschriften. Was im letzten Jahr noch akzeptabel war, ist es heute vielleicht nicht mehr, daher ist es wichtig, mit den Änderungen Schritt zu halten.

Die größte Veränderung, die für 2023 erwartet wird, ist das Wachstum der KI. Die automatische Untertitelung und das Filtern missbräuchlicher Kommentare wurden bereits eingeführt, und hier müssen Sie vorsichtig sein. Die automatische Untertitelung trifft nicht immer den richtigen Ton, daher sollten Sie den Text noch einmal überprüfen, bevor Sie ihn veröffentlichen.

Über aktuelle Richtlinien für soziale Medien verfügen

Dieser Bezugspunkt sollte so gestaltet sein, dass er für Ihre Branche relevant ist und alle Vorschriften enthält. Diese sind von Branche zu Branche unterschiedlich, sollten aber die folgenden Komponenten umfassen:

• Eine Richtlinie für soziale Medien. Diese enthält Richtlinien, Regeln und Vorschriften und informiert die Nutzer darüber, wie sie diese einhalten können.
• Eine Richtlinie zur akzeptablen Nutzung. Diese informiert die Nutzer und Fans darüber, wie sie mit Ihnen auf akzeptable Weise interagieren können.
• Eine Datenschutzrichtlinie. Darin werden die Nutzer darüber informiert, wie ihre Daten gespeichert, erfasst und verwendet werden.
• Compliance-Richtlinie für Influencer (falls zutreffend). Influencer sind sich möglicherweise nicht so sehr der Compliance bewusst wie Sie, insbesondere der branchenbezogenen Compliance. Die Compliance-Vorschriften werden 2023 eingeführt und Sie müssen auf dem Laufenden bleiben. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie sich auf Tools von Drittanbietern zur Dateneinwilligung verlassen, da diese für Ihre Region möglicherweise nicht aktuell genug sind.

Vollständige Transparenz

Lassen Sie die Nutzer wissen, wenn Dritte für die Werbung für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bezahlt oder entschädigt werden. In ähnlicher Weise sollten auch Mitarbeiter, die auf ihren privaten Konten Beiträge des Unternehmens veröffentlichen, offenlegen, wer sie sind.

Ein hervorragendes Kundendienstteam haben

Wenn Sie das Glück haben, eine große Fangemeinde in den sozialen Medien zu haben, werden Sie wahrscheinlich mit Anfragen, Beschwerden und Nachrichten von Menschen, die Hilfe benötigen, überschwemmt. Es ist wichtig, ein gutes Team hinter sich zu haben, das die Kommunikation auf höfliche und professionelle Weise abwickelt.

Auf der anderen Seite haben Sie getan, was Sie konnten, aber Sie können nicht jeden Verstoß gegen die Vorschriften vorhersehen, der in den sozialen Medien auftreten kann. Sollte es zu Problemen kommen, ist es wichtig, dass Ihr Kundendienstteam gut gerüstet ist, um mit Verstößen gegen die Vorschriften effektiv umzugehen.

Ein gutes Kundendienstteam kann zwar intern sein, aber die Auslagerung Ihres Kundendienstteams kann eine kosteneffizientere Lösung sein und das Risiko der Einhaltung von Vorschriften verringern.

Abschließende Gedanken

Die Einhaltung der Vorschriften für soziale Medien ist ein fortlaufender Prozess. Es reicht nicht aus, dies zu tun und es dann zu vergessen. Sie müssen Änderungen an Regeln, Vorschriften, Gesetzen und Softwarefunktionen überwachen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Für das Jahr 2023 werden große Veränderungen im Bereich der sozialen Medien erwartet, was eine Umwälzung der Compliance-Regeln bedeuten könnte.

Wer vorne bleiben will, muss vorausplanen. Halten Sie Ausschau nach Veränderungen und seien Sie bereit, Änderungen an Ihren Strategien und Praktiken vorzunehmen.