8 großartige Strategien zum Aufbau eines Kundensupport-Teams für Ihr Unternehmen

Intro

Ein zufriedener Kunde ist der Treibstoff für das Wachstum eines jeden Unternehmens. Um den Erfolg Ihrer Marke zu sichern und Ihre Kunden zufrieden zu stellen, brauchen Sie ein hervorragendes Kundenserviceteam, das die Probleme Ihrer Kunden effektiv löst.

Ein qualitativ hochwertiges und professionelles Support-Team sorgt dafür, dass die Kunden immer wieder bei uns einkaufen und die Einnahmen des Unternehmens steigern. Sie verstehen und wissen, wie sie auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und sie effektiv lösen können.

Dieser Artikel zeigt, wie Marken großartige Kundenserviceteams aufbauen können, die das Vertrauen der Kunden bei der Bewältigung von Kundenproblemen stärken und ihnen zeigen, wie sie einen Mehrwert aus dem Unternehmen ziehen können.

1. Nutzen Sie die Kanäle, die die Kunden am häufigsten verwenden.

Die von Ihren Kunden bevorzugten Kommunikationskanäle sind unterschiedlich, und Ihr Support-Team sollte über verschiedene Kanäle verfügen, um mit den Zielkunden zu kommunizieren. Diese Kanäle umfassen

• Konten in sozialen Medien
• Live-Chat. Zum Beispiel zielt unser Live-Chatbot auf der Website auf Kunden ab, die Hilfe vom Support-Team benötigen, um mehr über das Unternehmen zu erfahren.

Quelle: Ranktracker

• Foren
• Telefonanruf
• Wissensbasis
• E-Mails

Optimieren Sie die Kanäle, über die Kunden mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten. Messen Sie die Leistung der verschiedenen Kanäle und investieren Sie mehr in die Kanäle mit dem besten Tracking, um den besten Kundensupport zu bieten.

2. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Die Kundenbetreuung sollte alle anderen Abteilungen eines Unternehmens einbeziehen. Es ist wichtig, ein Werkzeug zu haben, das mit allen anderen Abteilungen im Unternehmen integriert werden kann.

Integrierte Kommunikationskanäle tragen dazu bei, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams zu verbessern und fundierte Entscheidungen zu treffen, um die Bedürfnisse der Kunden problemlos zu erfüllen.

Stellen Sie sicher, dass die Tools über die richtigen Funktionen verfügen und kosteneffizient sind, und dass das Support-Team und andere Abteilungen sie problemlos nutzen können, wenn sie mit den Kunden in Kontakt treten und deren Bedürfnisse erfüllen.

Mit den richtigen Tools können Sie sich wiederholende Aufgaben innerhalb des Support-Teams automatisieren und die Anforderungen der Kunden leichter erfüllen.

Die richtige Live-Chat-Software kann beispielsweise dabei helfen, Kundenfragen zu beantworten, wenn diese auf der Website nach weiteren Informationen und Hilfe zu ihren Beschwerden suchen. Die Verwendung eines effizienten Ticketingsystems verbessert die Effizienz, um die Reaktionszeit für Kundenbedürfnisse zu verbessern.

3. Feedback von Kunden einholen

Das Feedback hilft dem Support-Team, seine Effizienz bei der Bearbeitung von Kundenproblemen zu verbessern. Das Team kann auch untereinander und mit anderen Abteilungen des Unternehmens wie Vertrieb und Marketing Feedback sammeln, um mehr über die Bedürfnisse der Kunden zu erfahren.

Holen Sie sich einen Kundenbetreuer, um die Kundenerfahrung zu vertiefen und Erfahrungen und Feedback aus erster Hand zu erhalten. Der Vertreter erhält tiefere Einblicke in die Probleme der Kunden, die Herausforderungen, denen sie bei der Lösung ihrer Probleme gegenüberstehen, und die Möglichkeiten zur Verbesserung der Servicebereitstellung.

Die Arbeit an tieferen Erkenntnissen über den Kunden kann eine tiefere Beziehung zur Marke fördern, mehr Vertrauen und eine positive Kundenzufriedenheit schaffen und die Kunden langfristig binden.

Sie können auch eine proaktive Strategie anwenden und Kunden ansprechen, um ihr Feedback einzuholen. Anhand des Feedbacks können Sie die Strategie und die Kommunikationsmuster für Kunden und potenzielle Kunden optimieren, um den Kunden einen hervorragenden Kundendienst zu bieten. Bauen Sie mit Ihrem Support-Team eine kundenorientierte Kultur auf, um Ihren Kunden die besten Supportleistungen zu bieten.

Anhand des Kundenfeedbacks wissen Sie, was für Ihr Supportteam am besten funktioniert und welche Art von Dienstleistungen und Erfahrungen die Kunden an Ihrer Marke schätzen, so dass Sie ihnen bei der Lösung ihrer Probleme den besten Wert bieten können.

4. Stellen Sie ein hervorragendes Team für die Kundenbetreuung ein.

Stellen Sie u. a. diese Fragen, wenn Sie für Ihr Unternehmen werben und nach Bewerbern für den Kundensupport suchen.

• Wie werden Sie mit Kundenbeschwerden umgehen?
• Wie schnell werden Sie auf Kundenwünsche reagieren?
• Wie werden sie sich im Umgang mit Kunden verhalten? Ihre Sprache, ihr Ton etc.
• Welche Fähigkeiten sollte Ihr Support-Team haben?

Wählen Sie Mitarbeiter aus, die unter anderem über Einfühlungsvermögen und gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu erfüllen. Anhand der Antworten, die die Bewerber auf die oben genannten Einstellungsfragen und andere Fragen geben, können Sie ihre Erfahrung und ihr Fachwissen im Bereich der Kundenbetreuung einschätzen.

Stellen Sie sicher, dass alle Abteilungen innerhalb des Kundenserviceteams gut organisiert sind. Hier ist die Struktur des Kundenserviceteams für Marken.

Quelle

Sie müssen Support-Mitarbeiter einstellen, die sich für die Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens begeistern, da sie aus eigenem Antrieb mehr über das Produkt und die Bedürfnisse der Kunden in Bezug auf ihre Beschwerden wissen wollen.

5. Angebot von Schulungen für das Kundenserviceteam

Um den Kunden einen Mehrwert zu bieten und sie effektiv zu betreuen, sollten die Marken ihre Mitarbeiter in den Geschäftsabläufen schulen und die Werte des Teams durch Coaching und Schulungen stärken.

Die Schulungs- und Betreuungssitzungen sollten umfassend sein und alle Bereiche der Kundenbedürfnisse und -anliegen abdecken, wie z. B. die Kenntnis der Produkte oder Dienstleistungen, Konfliktlösungen und die besten effektiven Kommunikationsstrategien mit den Kunden.

Unser Kundenserviceteam verfügt zum Beispiel über ein umfassendes Wissen über die unten aufgeführten Dienstleistungen, die wir unseren Kunden anbieten.

Quelle: Ranktracker

Die Schulung befähigt das Kundenserviceteam, mit den Herausforderungen der Kunden umzugehen. Sie stärkt auch ihr Vertrauen und ihre Sorgfalt, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Das Support-Team kann unabhängige Entscheidungen treffen, die sich auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Mit einer guten Ausbildung und fortgeschrittenen Fähigkeiten kann das Support-Team Kundenanfragen und -beschwerden professionell bearbeiten, Vertrauen in die Marke aufbauen und mehr Konversionen erzielen. Das Team sollte über diese Fähigkeiten verfügen

• Kommunikation
• Einfühlungsvermögen
• Positive Einstellung
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeiten des Zuhörens
• Geduld und Freundlichkeit
• Zeitmanagement

Zusätzlich zur Schulung sollte das Team über ein solides Grundwissen über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens verfügen, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden und ihnen den Wert ihres Unternehmens zu vermitteln.

6. Messen Sie die richtigen Metriken für den Kundensupport

Die Verfolgung der richtigen Metriken für das Umsatz- und Ertragswachstum Ihres Unternehmens ist ein guter Indikator für den Zustand Ihres Kundensupports. Untersuchungen zeigen, dass unzufriedene Kunden ein Unternehmen verlassen und sich nach einem anderen umsehen. Sie hinterlassen auch negative Bewertungen, die dem Image des Unternehmens schaden können.

Die Metriken offenbaren mehr als nur Zahlen von den Kunden. Sie zeigen die Verhaltensmuster und das Feedback der Kunden zu Ihrem Angebot. Einige dieser zu verfolgenden Metriken sind:

• Bewertung der Kundenzufriedenheit
• Der Net Promoter Score misst die Loyalität und Zufriedenheit der Kunden. Hier ist ein Beispiel dafür

Quelle: ProProfs

• Auflösung beim ersten Kontakt
• Kundenabwanderungsrate
• Bewertung des Kundenaufwands
• Bewertung der Kundengesundheit

Wenden Sie sich bei der Messung der Kennzahlen an regelmäßige Leistungsbewertungen anhand der Daten zu den von Ihnen verfolgten Kennzahlen und verbessern Sie die Bereiche, die die Kundenzufriedenheit erhöhen.

7. Setzen Sie Ziele für Ihr Unterstützungsteam

Um die Effektivität der Arbeit des Support-Teams zu gewährleisten, müssen Sie Ziele für das Team festlegen. Diese Ziele können darin bestehen, die Reaktionszeit der Kunden zu verkürzen, Kundenprobleme professionell zu lösen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Sie sollten die Erwartungen Ihrer Kunden an Ihre Marke kennen, wie z. B. eine klare Kommunikation, und diese als Ziel haben, um das Vertrauen der Kunden zu maximieren und sie lange zu binden.

Seien Sie sich darüber im Klaren, was Ihr Support-Team für Ihr Unternehmenswachstum innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichen soll. Setzen Sie sich Ziele, die mit der Unternehmensvision übereinstimmen und auch kundenorientiert sind, um den Erfolg des Kunden und des Unternehmens insgesamt sicherzustellen.

Sie können auch Belohnungsprogramme für das Kundenserviceteam einrichten, das sich besonders für die Bereitstellung hervorragender Dienstleistungen für die Kunden und für das Wachstum der Marke einsetzt.

Förderung der Zusammenarbeit und des Teamworks innerhalb des Supportteams für eine effektive Kundenbetreuung. Sie können Teambesprechungen und Brainstorming-Sitzungen über die Herausforderungen der Kunden und deren Lösung nutzen.

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung von Zielen das Wohlergehen der Mitarbeiter und setzen Sie sie nicht zu sehr unter Druck, da dies ihre professionelle Unterstützung der Kunden beeinträchtigen kann. Geben Sie ein vernünftiges Arbeitspensum vor und sorgen Sie für flexible Arbeitszeiten und Unterstützung.

8. Verwenden Sie Verhaltensanalysen zur Personalisierung des Kundensupports

Mithilfe von Analysen können Sie das Verhalten der Nutzer kennenlernen, wenn sie mit Ihrem Unternehmen interagieren und sich engagieren. Es ist einfach, das Verhalten der Kunden vorherzusagen und eine Strategie zu entwickeln, um ihnen zu helfen, wenn sie Probleme aufwerfen, die gelöst werden müssen.

Mit Hilfe der Verhaltensanalyse Ihrer Kunden kann Ihr Support-Team die Probleme der Kunden gut handhaben und lösen, da es diese auf der Grundlage ihres Verhaltens bei der Interaktion mit den Produkten oder Dienstleistungen der Marke oder auf den verschiedenen Kommunikationskanälen vorhersagen kann.

Wenn Kunden persönliche Unterstützung für ihre Probleme erhalten, bauen sie mehr Vertrauen in die Marke auf und kaufen öfters ein. Sie können auch Ihre Konkurrenten ausspionieren und sehen, wie deren Kundenserviceteams auf verschiedenen Kanälen mit ihren Kunden umgehen.

Schlussfolgerung

Ein Support-Team, das weiß, wie man mit den Bedürfnissen der Kunden umgeht und ihnen Lösungen für ihre Probleme bietet. Ein zufriedener Kunde ist eine treibende Kraft für das Wachstum eines jeden Unternehmens. Ein hervorragendes Kundenserviceteam verbessert den Ruf der Marke, indem es das Markenimage bei Kunden und Interessenten verbessert. Sie schaffen mehr Loyalität und Vertrauen bei den Kunden, was zu Wiederholungskäufen und mehr Verkäufen und Einnahmen führt.

Nutzen Sie diese Strategien, um ein hervorragendes Kundenserviceteam aufzubauen, das den Umsatz steigert, indem es den Kunden professionelle Unterstützung bietet und sie dazu bringt, die Dienstleistungen oder Produkte des Unternehmens zu nutzen.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich über die neuesten Trends bei den Verbraucherbedürfnissen und auf dem Markt auf dem Laufenden halten, um den besten Kundenservice zu bieten.