7 Beste SaaS-Ausgabenmanagement-Plattform im Jahr 2023

Intro

Wussten Sie, dass die Ausgaben für Software nach den Ausgaben für Mitarbeiter und Büromiete die drittgrößten Ausgaben in einem Unternehmen sind?

Ja, SaaS-Anwendungen sind im Gegensatz zu Legacy-Anwendungen einfacher zu erwerben. Jeder, der Zugang zu einer Firmenkreditkarte hat, kann eine SaaS-Anwendung ohne die Zustimmung der IT- oder Finanzabteilung erwerben.

Diese unkontrollierten Ausgaben, die technisch als "Schatten-IT" bezeichnet werden, erhöhen die Anzahl der kostenlosen und nicht genehmigten Anwendungen in Ihrem SaaS-Portfolio. Diese vor den IT- und Finanzteams verborgenen Anwendungen können zu verpassten Verlängerungen und im schlimmsten Fall auch zu Datenverletzungen führen.

An dieser Stelle kommen SaaS-Plattformen für das Ausgabenmanagement ins Spiel. In diesem Blogbeitrag werden die sieben wichtigsten heute verfügbaren Plattformen vorgestellt und die Vorteile einer solchen Software erörtert.

Was ist eine SaaS-Plattform für Ausgabenmanagement?

Eine SaaS-Ausgabenmanagementplattform ist eine Softwarelösung zur Optimierung und Rationalisierung der Beschaffungs-, Ausgaben- und Kostenmanagementprozesse von SaaS-Anwendungen.

Es kann in Ihre Finanz-, SSO- und HRIS-Systeme integriert werden, um Unternehmen einen umfassenden Einblick in ihre SaaS-Ausgaben und Schatten-IT zu geben und eine effektive Kostenkontrolle zu ermöglichen.

IT- und HR-Teams können die von einer SaaS-Ausgabenmanagementplattform gebotene Transparenz nutzen, um Schatten-IT zu identifizieren und doppelte Anwendungen zu eliminieren. Diese Tools verfügen auch über Echtzeit-Erinnerungen und Workflows, um automatische Verlängerungen zu verhindern und Ihr Team bei der rechtzeitigen Erneuerung des SaaS-Vertrags zu unterstützen.

Erhöhte SaaS-Ausgaben aufgrund verpasster Verlängerungen, Schatten-IT usw. wirken sich auf Ihre Budgetentscheidungen und Einnahmen aus, wenn sie nicht kontrolliert werden. Werfen wir also einen Blick auf die besten SaaS-Ausgabenmanagement-Tools, mit denen Sie Ihre SaaS-Ausgaben optimieren können.

Die 7 besten SaaS-Plattformen für Ausgabenmanagement

CloudEagle

CloudEagle führt die Liste an, da es eine der umfassendsten Plattformen für das Ausgabenmanagement auf dieser Liste ist. Seine umfangreichen Funktionen für App-Management, Kostenoptimierung, Beschaffung und Lieferantenmanagement sowie seine benutzerfreundliche Oberfläche haben es zur bevorzugten Plattform für KMUs und Unternehmen gemacht.

CloudEagle kann mit Ihren internen SSO-, Finanz- und HRIS-Systemen integriert werden. Auf diese Weise erhalten Sie einen 100%igen Einblick in Ihren SaaS-Stack, können Einblicke in die App-Nutzung verfolgen, zu wenig genutzte und doppelte Apps identifizieren und die Schatten-IT in Schach halten.

Die Plattform bietet auch automatisierte Arbeitsabläufe , um Ihren Beschaffungsprozess und Verlängerungen zu rationalisieren und Ihrem Team wertvolle Zeit und Mühe zu sparen. Mit CloudEagle wird die Verwaltung von Verträgen und Rechnungen zum Kinderspiel, da Sie sie an einem Ort speichern und leicht nachverfolgen können.

Die SaaS-Einkaufsexperten von CloudEagle helfen Ihnen, die richtige Software zu finden und verhandeln in Ihrem Namen, um die richtige Software zum richtigen Preis zu kaufen. Außerdem zeichnet sich CloudEagle durch die Überwachung von Vertragsverlängerungen aus. Es sendet 90 Tage vor Ablauf der Verlängerungsfrist Erinnerungen per Slack und E-Mail und eskaliert diese an verschiedene Stakeholder, bis der Vertrag verlängert wird.

Eigenschaften

• Anwendungstransparenz und genaue Einblicke in die Nutzung
• Automatisierte Bereitstellung und Aufhebung der Bereitstellung von Benutzern
• Arbeitsabläufe für Beschaffung und Erneuerung
• Slack-Benachrichtigungen für Beschaffung und Erneuerungen
• Assistierte Einkaufsdienste
• KI-gestützte Engine für Anbieterempfehlungen
• Lizenz- und Vertragsmanagement
• Benutzerdefinierte Berichte.

Preisgestaltung

Der Preis für das Einsteigerpaket beträgt 1000 Dollar pro Monat.

Feines

Finly ist eine fortschrittliche, cloudbasierte Finanzverwaltungslösung zur Verfolgung und Verwaltung der Ausgaben und Aufwendungen, die den Nutzern und Abläufen innerhalb einer Organisation entstehen. Das Tolle an Finly ist, dass es alle Ausgaben verfolgen und verarbeiten kann, egal ob auf Papierbelegen oder digitalen Aufzeichnungen.

Finly ist mit einer OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ausgestattet, die es ermöglicht, relevante Informationen aus Quittungen zu extrahieren, einschließlich des Datums, der Verkäuferdetails und des ausgegebenen Betrags. Diese Informationen werden dann verarbeitet, um automatisch umfassende Ausgabenberichte zu erstellen.

Diese Berichte werden dann zur Überprüfung und Genehmigung an die Manager weitergeleitet. Nach der Genehmigung werden sie zur Erstattung an das Finanzteam weitergeleitet, so dass eine rechtzeitige und korrekte Bearbeitung der Mitarbeiterausgaben gewährleistet ist.

Wenn Ihr SaaS-Stack aufgrund von Schatten-IT doppelte Anwendungen enthält, kann Finly Ihnen helfen, durch Analyse der Quittungen oder Rechnungen herauszufinden, wer die Anwendung gekauft hat. Durch den Einsatz von Finanzmanagement-Tools wie Finly können Unternehmen die Verantwortlichkeit für Schattenkäufe verbessern und Maßnahmen ergreifen, um deren Wiederholung zu verhindern.

Eigenschaften

• Automatisierte Arbeitsabläufe
• Verfolgung von Aktivitäten und Ausgaben
• Verwaltung der Rückerstattungen
• Vertragszahlungen automatisieren
• Verwaltung von Bestellungszahlungen
• Haushaltskontrollsystem
• Verwaltung von Kreditkartenzahlungen für Unternehmen

Preisgestaltung

Es sind drei Preisstufen verfügbar: Small Business, Fast Growth und Enterprise. Welche Art von Unternehmen sind Sie? Sind Sie ein wachstumsstarkes Startup? Wenden Sie sich an das Team von Finly, um Einzelheiten zur Preisgestaltung zu erfahren.

Rampe

Im Gegensatz zu den anderen Plattformen auf dieser Liste bietet Ramp eine einzigartige Lösung, die verhindert, dass Mitarbeiter SaaS-Anwendungen ohne Genehmigung der IT-Abteilung erwerben: Eine Ramp-Unternehmenskarte.

Wie kann eine Firmenkarte verhindern, dass Mitarbeiter Schattenkäufe tätigen?

Diese Karten können auf verschiedene Weise konfiguriert werden. Sie können der Karte beispielsweise ein bestimmtes Budget zuweisen, um zu verhindern, dass die Teams zu viel Geld ausgeben, und Sie können auch die Ausgaben für diese Karten begrenzen, um die Ausgaben zu optimieren.

Mit Ramp-Visitenkarten wird die SaaS-Budgetierung mühelos, da jeder Abteilung eine eigene Unternehmenskarte mit einem vordefinierten, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Budget zugewiesen werden kann. Dieser Ansatz erhöht die Verantwortlichkeit und verhindert Schattenkäufe.

Ramp ist nicht nur eine Visitenkarte, sondern auch eine robuste Plattform für das Ausgaben- und Lieferantenmanagement. Sie vereinfacht die Zahlungsprozesse durch die genaue Erfassung und Überprüfung von Belegen und gewährleistet so eine nahtlose Erfahrung für die Benutzer.

Eigenschaften

• Verwaltung von Lieferanten und Ausgaben
• Ausgabenlimits für Visitenkarten festlegen
• Verkäufer auf eine schwarze Liste setzen, um unerwünschte Käufe zu verhindern
• Verhindern, dass Anbieter bei automatischen Verlängerungen mehr Geld verlangen
• Zuweisung von Transaktionen an den richtigen Lieferanten
• Vordefinierte Genehmigungsworkflows für die Beschaffung
• Zentralisieren Sie alle Mitarbeiter- und SaaS-Ausgaben zur einfachen Verwaltung.

Preisgestaltung

Eine kostenlose Testversion ist verfügbar. Sie müssen das Team kontaktieren, um mehr über die Preise zu erfahren.

Spendesk

Spendesk ist eine intuitive Lösung für das Ausgabenmanagement, mit der Unternehmen ihre Benutzer- und Anwendungsausgaben effizient verwalten können. Sie bietet verschiedene dynamische Funktionen wie Ausgabenautomatisierung, virtuelle Karten, Rechnungsabgleich mit OCR usw., um die Ausgabenverwaltung zu optimieren.

Sie ermöglicht es Unternehmen, sich wiederholende Ausgaben zu automatisieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren, Zeit zu sparen und die Produktivität des Teams zu erhöhen. Diese Automatisierungsfunktion rationalisiert den Prozess der Ausgabenverwaltung und sorgt für Konsistenz.

Die OCR-Software (Optical Character Recognition) ermöglicht es Spendesk, Rechnungen automatisch mit Spesenabrechnungen abzugleichen. Dies hilft dabei, die Ausgaben genau den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen und vereinfacht den Abstimmungsprozess.

Wie Ramp bietet auch Spendesk virtuelle Kreditkarten zur einmaligen Verwendung, die für sichere Online-Einkäufe innerhalb einer Organisation verwendet werden können. Diese Karten können mit Ausgabenlimits und vordefinierten Budgets konfiguriert werden, um zu verhindern, dass Benutzer zu viel Geld für Produkte und Dienstleistungen ausgeben.

Eigenschaften

• Virtuelle Karten und Kunden-Debitkarten
• Budgetkontrolle auf Karten
• Verfolgen Sie Finanz- und Buchhaltungstransaktionen in Echtzeit
• Erstellen Sie vordefinierte Ausgabenregeln
• Einfaches Verwalten von App-Abonnements
• Erstattung von Ausgaben.

Preisgestaltung

Sie können von unserem Team ein individuelles Angebot auf der Grundlage Ihrer Anforderungen erhalten.

Payhawk

Der nächste auf unserer Liste der besten SaaS-Software für das Ausgabenmanagement ist Payhawk, das Firmenkarten, Multi-Entity-Management, Ausgabenmanagement und Kreditorenbuchhaltung in einer Plattform vereint.

Diese einheitliche Lösung verbessert die Transparenz des Cashflows, optimiert die Ausgaben und vereinfacht die konzernweite Planung, so dass die Unternehmen ihre Finanzprozesse effizienter und schlanker gestalten können.

Unternehmenskarten verfügen über Funktionen zur Ausgabenverwaltung wie Ausgabenlimits, Richtlinien und Regeln zur Konfiguration von Budgets und zur Kontrolle der Ausgaben von Einzelpersonen und Teams. Sie können die Nutzung in Echtzeit verfolgen und die Karte und weitere Transaktionen einfrieren, wenn Benutzer an Schattenkäufen beteiligt sind.

Das Beste an den Payhawk-Karten ist, dass Sie keine einzelnen Karten verwalten müssen. Die Kontoautomatisierungsfunktion ermöglicht es Ihnen, Karten in großen Mengen zu verfolgen und zu verwalten. Sie können Budget- und Ausgaberegeln festlegen und diese mit einem Klick auf die gesamte Abteilung anwenden.

Eigenschaften

• Proaktive Budget- und Ausgabenkontrolle
• Verwaltung umfangreicher Karten
• Karten mit gemeinsamen, vordefinierten Budgets erstellen
• Verwaltung der Ausgaben
• Genehmigungs-Workflows sind verfügbar
• Payhawk mobile App ist verfügbar

Preisgestaltung

• Premium-Karten - €199/mo
• Einmalige Ausgaben - 299 €/Monat
• Enterprise - Individuelles Angebot auf Basis der Anforderungen

Aufwandsermittlung

Expensify ist ein cloudbasiertes System zur Verwaltung von Geschäftsausgaben, das die Verwaltung von Ausgaben und Transaktionen durch Echtzeit-Datenverarbeitung ermöglicht.

Es bietet eine Reihe von Funktionen zur Rationalisierung der Ausgabenverfolgung, zur Analyse der Ausgabenmuster von Benutzern, zur Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, zur Erstellung eines soliden Budgetplans, zur Verwaltung von Belegen und zur Verwaltung von Erstattungsprozessen.

Expensify bietet auch Firmenkreditkarten an, um Finanzteams bei der effektiven Kontrolle und Verwaltung ihrer Ausgaben zu unterstützen. Sie können für jede Karte intelligente Limits festlegen, um die Ausgaben zu kontrollieren. Sobald das Limit erreicht ist, wird die Karte bis zur Genehmigung der letzten Ausgaben gesperrt.

Sie können intelligente, umfassende Ausgabenberichte erstellen, indem Sie Einzel- und Gruppenausgaben mit anpassbarer Formatierung zusammenstellen. Sie können diese Berichte mit Kollegen, Managern oder Buchhaltungsabteilungen teilen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und intelligente Entscheidungen zu treffen.

Eigenschaften

• System zur Erkennung bösartiger Agenten für die Einhaltung von Vorschriften
• Ausgaben- und Rechnungsmanagement
• Zentralisierte Reisevorbereitungen und persönliche Zahlungen
• Erweiterte automatisierte Arbeitsabläufe und Integrationen
• Vorrangige Unterstützung
• App zum Scannen von Quittungen.

Preisgestaltung

• Eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen ist verfügbar
• Der Collect-Plan kostet $5/Benutzer/Monat mit Expensify-Karte
• Der Preis für den Kontrollplan liegt bei 9 $/Benutzer/Monat mit Expensify-Karte.

Spendflo

Spendflo ist eine End-to-End-Plattform für SaaS-Verwaltung und Ausgabenmanagement mit vielen Funktionen zur Verwaltung Ihres gesamten SaaS-Lebenszyklus, von der App-Verwaltung bis hin zur Beschaffung und zum Ausgabenmanagement.

Beschleunigen Sie den SaaS-Einkaufsprozess durch Automatisierung der Genehmigungsabläufe. Verbringen Sie weniger Zeit mit manuellen Tätigkeiten und lassen Sie Ihr Team sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren, um Ihre SaaS-Ausgaben zu verwalten.

Spendflo kann nahtlos in Ihre internen SSO- und Finanzsysteme integriert werden, um Ausgabendaten zu verfolgen. Sie erhalten einen 360-Grad-Überblick darüber, wie viel Ihr Team für jede Anwendung ausgibt. Vergleichen Sie die geplanten Ausgaben mit den tatsächlichen Ausgaben und berechnen Sie, wo Sie zu wenig und wo Sie zu viel ausgegeben haben. So können Sie Ihr Budget effektiv planen.

Analysieren Sie die Nutzungsdaten der einzelnen Anwendungen, identifizieren Sie nicht ausgelastete Lizenzen und passen Sie sie richtig an, um Ihre SaaS-Einsparungen zu erhöhen, was sich erheblich auf Ihr Endergebnis auswirken wird.

Eigenschaften

• Verwaltung von Anträgen und Verträgen von einem Ort aus
• Ausgabenanalyse und genaue Verfolgung der Nutzung
• Automatisierte Genehmigungsworkflows und unterstützter Einkauf
• Risikobewertung des Anbieters
• Durchführung einer Stimmungsumfrage
• Verwalten Sie Portfolio, Ausgaben und Sicherheit von einer Plattform aus.

Preisgestaltung

Der Einstiegsplan kostet 2.500 US-Dollar pro Monat (jährliche Abrechnung), und der Preis erhöht sich je nach Ihren jährlichen Ausgaben.

Vorteile des Einsatzes von Ausgabenmanagement-Software

Die Implementierung einer SaaS-Plattform für das Ausgabenmanagement kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

Optimierung der Kosten

Eine Ausgabenmanagement-Plattform hilft Ihnen, durch SSO- und Finanzintegrationen einen Überblick über Ihre SaaS-Ausgaben zu gewinnen. So können Sie unnötige Lizenzen identifizieren und redundante Dienste eliminieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Sichtbarkeit und zentralisierte Verfolgung

Mit einer Ausgabenmanagement-Plattform können Sie Ihren gesamten SaaS-Stack aus der Vogelperspektive betrachten und alle Ihre SaaS-Anwendungen an einem Ort konsolidieren, was eine einfache Verfolgung, Überwachung und Verwaltung ermöglicht. Vollständige Transparenz verhindert Schatten-IT, Duplikate und redundante Anwendungen und gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.

Rationalisierte Arbeitsabläufe

Software für das Ausgabenmanagement kann sich wiederholende Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung, Ausgabenverfolgung und Genehmigungsworkflows automatisieren und so den manuellen Aufwand verringern und die Produktivität steigern.

Verfolgung der Nutzung

Dank der Integrationsfunktionen der Ausgabenmanagement-Software können Sie die Anwendungsnutzung in Echtzeit verfolgen. Identifizieren Sie ungenutzte und zu wenig genutzte Anwendungen und nehmen Sie die notwendigen Optimierungen vor, um Ihre Ausgaben zu kontrollieren.

Vertrags- und Verlängerungsmanagement

Diese Plattformen bieten umfassende Asset-Management-Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Vertragsbedingungen zu verfolgen, Vertragsverlängerungen zu automatisieren und mit Hilfe von unterstützten Einkäufern bessere Angebote mit Lieferanten auszuhandeln.

Schlussfolgerung

Das sind die sieben besten SaaS-Ausgabenmanagement-Plattformen, nach denen Sie im Jahr 2023 Ausschau halten sollten. Die Ausgaben für Software sind zu einer unkontrollierbaren Belastung für die Finanzteams geworden, da es an einem ausgefeilten System zur Verwaltung des gesamten SaaS-Portfolios fehlt.

Sie können Plattformen wie CloudEagle und Spendflo für eine bessere SaaS-Verwaltung und Ausgabenmanagementprozesse nutzen. Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick darüber, was Ihre Teams nutzen und wo sie ihre Ausgaben tätigen, und treffen Sie die notwendigen Optimierungsentscheidungen, um die SaaS-Einsparungen zu erhöhen.

Plattformen wie Ramp und Expensify bieten virtuelle Firmenkreditkarten, mit denen Sie das Ausgabeverhalten Ihres Teams kontrollieren und die Ausgaben im Rahmen Ihres Budgets halten können.

Was ist also die richtige Wahl für Sie?