5 Arten von Bestellungen, die Sie im Jahr 2023 kennen sollten

Intro

Ein gut strukturierter Beschaffungsprozess ist für einen unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb unerlässlich. Die Dokumentation aller Schritte Ihrer Einkäufe erhöht die Transparenz und ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Puffern und die Optimierung der Entscheidungsfindung.

In der heutigen digitalen Unternehmenslandschaft haben Bestellungen eine neue Bedeutung erlangt. Sie spielen eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, Angebot und Nachfrage zu kontrollieren, Rechnungen zu verfolgen und alles abzustimmen, damit alles reibungslos läuft.

In dieser Situation ist es wichtig, den Bestellvorgang so effizient wie möglich zu gestalten. Dies verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz und verkürzt die Bearbeitungszeit, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Dieser Blog wurde erstellt, um fünf gängige Bestellungsarten für Sie aufzuschlüsseln. Wir zeigen Ihnen, wie jede dieser Arten Ihren Beschaffungsprozess reibungslos und erfolgreich gestalten kann.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist ein Rechtsdokument, das ein Käufer einem Lieferanten für den Einkauf ausstellt. Sie beschreibt die gesamte Transaktion im Detail und enthält Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise, Zahlungsbedingungen, Liefertermine und andere einschlägige Informationen.

Es handelt sich um einen rechtsverbindlichen Vertrag, der die vereinbarten Bedingungen festhält und beiden Parteien während des Beschaffungsprozesses als Referenz dient .

So können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Produkte erhalten, und die rechtzeitige Lieferung vereinfacht den Einkauf und schafft Klarheit und Verantwortlichkeit für Ihre Geschäftsabläufe.

Quelle

Bestellungsmanagement: Ein schneller Überblick

Die organisierte Verwaltung des Bestellungsprozesses eines Unternehmens wird als Bestellungsmanagement bezeichnet. Es handelt sich um eine Sammlung festgelegter Grundsätze und Verfahren, die die Verfügbarkeit vollständiger, aktueller Informationen über eine oder mehrere Bestellungen gewährleisten.

Sie umfasst das Erstellen, Prüfen, Genehmigen und Verfolgen von Bestellungen von Anfang bis Ende.

Dieses interne Beschaffungsverfahren gewährleistet eine ordnungsgemäße Sichtbarkeit und Dokumentation aller Einkäufe, was künftige Prüfungen erleichtert.

Die Bestellverwaltung dient als Fahrplan für den Einkauf. Sie liefert alle wichtigen Details darüber, was, wo und wie viel gekauft werden soll. Dieser Prozess trägt zu einem reibungslosen Ablauf bei und ermöglicht eine genaue Aufzeichnung der Transaktionen, was für fundierte Entscheidungen von unschätzbarem Wert ist.

Was ist der Zweck einer Bestellung?

Wir wollen Sie nicht mit Informationen überfrachten. Der Hauptzweck der Bestellung besteht darin, als formelles Dokument zwischen dem Käufer und dem Verkäufer zu dienen. In ihr werden alle wichtigen Einzelheiten des Kaufs festgehalten, was für künftige Prüfungen und die Aufbewahrung von Unterlagen praktisch ist.

Eine Bestellung ist zunächst nicht rechtsverbindlich. Sobald der Verkäufer jedoch den Bedingungen zustimmt, wird sie zu einem rechtsverbindlichen Dokument für den Käufer und den Verkäufer.

Arten von Bestellungen, die SaaS-Käufer kennen sollten

Wenn es um Bestellungen geht, gibt es keine Einheitsgröße. Obwohl Sie vielleicht angenommen haben, dass alle Bestellungen identisch sind, ist das nicht wahr. Tatsächlich gibt es fünf Arten von Bestellungen, jede mit einem anderen Informationsgehalt.

Wenn Sie also bereit sind, mehr darüber zu erfahren, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen;

1. Standard-Bestellung

Die Standardbestellung ist diejenige, auf die sich die meisten Einkäufer am meisten verlassen. Sie zeigt die Absicht, ein einzelnes Geschäft mit bestimmten Produkttypen, Artikelqualitäten und -mengen auszuführen. Die Bestellung enthält alle Informationen, die für den Abschluss der Transaktion erforderlich sind.

Beispiel für eine Bestellung 1:

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Eine Standardbestellung ist eine einfache und gängige Lösung für einmalige Käufe. Sie eignet sich für Situationen, in denen der Käufer die Kaufdetails versteht und den Artikel oder die Dienstleistung, den Betrag, den Lieferplan und die Zahlungsbedingungen identifizieren kann.

Ein_ SaaS-Unternehmen benötigtzum Beispiel einen neuen Drucker für seinen Arbeitsplatz. Es wird eine Standardbestellung erstellt, in der die Menge und die Spezifikationen des benötigten Druckers sowie das Lieferdatum und der vereinbarte Preis angegeben sind._

Eine Standard-Bestellung muss Folgendes enthalten:

• Anbieterinformationen und Artikelbeschreibung
• Voraussichtlicher Liefertermin und -ort
• Vereinbarte Zahlung, Fälligkeit und Säumniszuschläge.
• Preisangaben zu den einzelnen Produkten.

2. Geplante Bestellung

Eine Planbestellung (PPO) ermöglicht es Einkäufern, künftige Bedarfe zu planen, indem sie im Voraus eine Bestellung aufgeben. Während der Artikel, der Preis und die Zahlungsbedingungen bekannt sind, basieren die Menge und das Lieferdatum auf fundierten Schätzungen. PPOs eignen sich für unregelmäßige Ausgaben, z. B. für Büromaterial.

Beispiel für eine Bestellung 2:

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EinBeispiel: Ein Unternehmen bestellt regelmäßig Büromaterial wie Druckerpapier und Schreibwaren. Die Einkaufsabteilung wertet frühere Verbrauchsmuster aus, bevor sie eine Bestellung mit voraussichtlichen Mengen und variablen Lieferterminen erstellt. Je nach Bedarf werden PPOs an Lieferanten vergeben, um die Anforderungen zu erfüllen.

Geplante Bestellungen enthalten umfangreichere Informationen als Standardbestellungen, was zu einer effizienteren Beschaffung für den erwarteten Bedarf führt. Unternehmen können die Bestandsverwaltung optimieren und eine gleichmäßige Versorgung mit wichtigen Gütern aufrechterhalten, indem sie einen detaillierten Überblick über die zu erwartenden Einkäufe bieten.

Eine Geplante Bestellung muss Folgendes enthalten;

• Klare und spezifische Informationen über die Artikel oder Dienstleistungen
• Angaben zu Versand und Steuern
• Lieferanweisungen und Preiskonditionen
• Der Preis der einzelnen Artikel.

3. Sammelbestellung

Bei einer Sammelbestellung (Blanket Purchase Order, BPO) gibt der Einkäufer mehrere Bestellungen gleichzeitig auf, um mit dem Lieferanten einen Preisnachlass auszuhandeln. Der interessante Aspekt ist, dass die Lieferanten eher bereit sind, Rabatte für Großbestellungen zu gewähren. Unternehmen können durch BPO Produkte effizienter einkaufen, Redundanzen minimieren und die Beschaffung rationalisieren.

Beispiel für eine Bestellung 3:

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Ein Unternehmen muss zum Beispiel regelmäßig Druckerpatronen und Papier kaufen. Anstatt einzelne Bestellungen aufzugeben, vereinbart es mit einem einzigen Lieferanten einen Großeinkauf über einen bestimmten Zeitraum. Das BPO legt die Menge, die Kosten und die vereinbarten Rabatte für jeden Artikel fest und sorgt dafür, dass die Beschaffung kostengünstig ist.

Wenn es um Bestellungen von Unternehmen geht, sind sie wie ein Fenster, durch das man genau sehen kann, wie Produkte und Dienstleistungen bewegt werden. Sie helfen Unternehmen, den Einkauf effizient und geldbörsenfreundlich zu gestalten.

Mit den BPOs können die Käufer sicherstellen, dass sie genügend Vorräte haben, und den unangenehmen Momenten aus dem Weg gehen, wenn die Vorräte ausgehen. Sie brauchen nur zu erwähnen, wie viel sie brauchen, und können Rabatte in Anspruch nehmen.

Die Rahmenbestellung muss Folgendes enthalten:

• Geben Sie die Menge der zu liefernden Produkte in einem bestimmten Zeitraum an.
• Beschreibung der ausgehandelten Einheitspreise, etwaige zusätzliche Rabatte oder Anpassungen
• Zahlungsbedingungen, Qualitätsstandards, Rückgaberegelungen oder Vertragsstrafen enthalten
• Bestätigte Preisinformationen für jeden Artikel

4. Auftragsbestellung

Eine Contract Purchase Order (CPO) ist die offiziellste und rechtlich durchsetzbare Bestellung. Dabei schließen Käufer und Verkäufer einen Vertrag ab, in dem die Kaufbedingungen beschrieben werden, bevor sie eine Bestellung aufgeben. Diese Vereinbarung schützt beide Parteien rechtlich.

Beispiel für eine Bestellung 4:

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Eine Vertragsbestellung (Contract Purchase Order, CPO) bietet mehr Flexibilität und kann detailliertere Spezifikationen enthalten als eine Standardbestellung (Standard Purchase Order, SPO). Sie enthält Richtlinien für die Erteilung von Aufträgen an Lieferanten, die Verwaltung von Zusatzkosten, die Behebung von Fehlern und andere wichtige Aspekte der Geschäftspartnerschaft.

Vertragsbestellungen bieten einen sicheren und effizienten Rahmen für geschäftliche Transaktionen, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Wiederverkäufern oder bei komplizierten Beschaffungsvorgängen.

Die Auftragsbestellung muss Folgendes enthalten:

• Die Referenz des vereinbarten Vertrags
• Geltungsbereich des Vertrags und Änderungen
• Kündigungs- und Ausstiegsklauseln

5. Digitale Bestellung

Eine digitale Bestellung ist ein modernes und rationalisiertes Verfahren zur elektronischen Verwaltung von Bestellungen, das die Produktivität und die Teamarbeit im Beschaffungsprozess verbessert. Unternehmen können durch die Digitalisierung des Bestellvorgangs Zeit sparen, den Papierkram minimieren und eine genaue Buchführung gewährleisten.

Beispiel für eine Bestellung 5:

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Eine einfache Möglichkeit zur Erstellung und Weitergabe einer digitalen Bestellung ist die Verwendung von Microsoft Excel oder Open Office. Diese Systeme enthalten bereits vorhandene Vorlagen, die leicht geändert werden können, um die spezifischen Elemente zu enthalten, die für jede Bestellung benötigt werden.

Beispielsweise kann ein Unternehmen, das Büromaterial kauft, eine digitale Excel-Bestellvorlage verwenden, um die Menge, die Artikelbeschreibung und den vereinbarten Preis zu übermitteln.

Durch den Austausch der digitalen Bestellung mit dem Lieferanten haben beide Parteien einen klaren Überblick über die Kaufinformationen, was zu einer besseren Kommunikation und schnelleren Lieferung führt.

Digitale Bestellungen bieten auch bessere Möglichkeiten der Nachverfolgung und Berichterstattung, so dass Unternehmen ihre Budgets besser verwalten und ihr Kaufverhalten auswerten können. Die Transparenz kommt Einkäufern und Lieferanten zugute und ermöglicht einen für beide Seiten vorteilhaften und effizienten Beschaffungsprozess.

Wie funktioniert eine Bestellung?

Für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren wollen, ist es wichtig, die Komplexität der Funktionsweise einer Bestellung zu verstehen.

Verständnis für den Bedarf an Produkten

Der Prozess beginnt, wenn der Käufer einen Bedarf für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung feststellt, die der Verkäufer liefern kann. Der Käufer gibt den Artikel, die benötigte Menge und den gewünschten Liefertermin an.

So kann beispielsweise ein Fertigungsunternehmen während der Feiertage eine enorme Menge an Rohstoffen benötigen, um die erhöhte Nachfrage nach seinen Produkten zu decken. Der Einkäufer muss die genauen Arten und Mengen der benötigten Materialien sowie den Lieferzeitrahmen festlegen, um sicherzustellen, dass er über ausreichende Rohstoffe verfügt, um seine Produktionsziele zu erreichen.

Der Einkäufer erstellt eine Bestellung

Auf der Grundlage des definierten Bedarfs erstellt der Einkäufer eine Bestellung, die alle relevanten Fakten enthält, z. B. Produktbeschreibung, Menge, Preis, Liefertermin und zusätzliche Bedingungen. Die Bestellung wird als formelle Anfrage an den Lieferanten für die angegebenen Produkte oder Dienstleistungen gesendet.

Um Unregelmäßigkeiten oder Verzögerungen im Beschaffungsprozess zu vermeiden, muss der Einkäufer sicherstellen, dass die Angaben in der Bestellung für den Lieferanten präzise und umfassend sind.

So kann der Käufer beispielsweise die Art und Menge der benötigten Rohstoffe, die vereinbarten Stückkosten und den Liefertermin angeben.

Eine Bestellung wird vom Verkäufer geprüft

Sobald die Bestellung an den Lieferanten geschickt wird, prüft dieser sie sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie mit seinem Bestand übereinstimmt und er in der Lage ist, die Anfrage des Käufers zu erfüllen.

So muss der Verkäufer beispielsweise sicherstellen, dass er die gewünschten Artikel auf Lager hat und zum vereinbarten Termin liefern kann. Wird die Überprüfung des Lagerbestands vernachlässigt, führt dies zu Problemen bei der Lieferung der Produkte; als Käufer müssen Sie die Verfügbarkeit des Produkts vorher überprüfen.

Der Verkäufer prüft die Bestellung und genehmigt sie

Nach der Prüfung genehmigt der Verkäufer die Bestellung, wenn sie den Spezifikationen des Käufers entspricht. Die Genehmigung der Bestellung zeigt die Zusage des Verkäufers, das in der Bestellung genannte Produkt ohne Verzögerung zu liefern.

Auftragsabwicklung

Mit der genehmigten Bestellung schließt der Verkäufer den Auftrag ab, indem er dem Kunden die angegebenen Produkte oder Dienstleistungen liefert. In dieser Phase werden die Produkte geliefert oder die vereinbarten Dienstleistungen erbracht.

Rechnung ist bezahlt

In dieser letzten Phase haftet der Käufer für die Bezahlung der Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen des Verkäufers. Die Zahlung wird für die erhaltenen Produkte oder Dienstleistungen genehmigt, wie in der Rechnung angegeben.

So bezahlt der Käufer beispielsweise die Rechnung für die gelieferten Rohstoffe innerhalb der vereinbarten Zahlungsfristen.

So sieht ein typischer Bestellvorgang aus. Er beginnt mit der Erstellung der Bestellung und endet mit der Genehmigung der Rechnung durch den Käufer und den Lieferanten.

Jede Organisation hat ihre eigenen Bestellungseinstellungen; einige beinhalten Qualitätskontrollen vor dem Rechnungsprozess, aber der übergeordnete Aspekt bleibt derselbe.

Wie kann eine SaaS-Verwaltungsplattform die Auftragsverwaltung optimieren?

Arbeitsablauf bei der Beschaffung

Mit Beschaffungs-Workflows von SaaS-Management-Plattformen wie CloudEagle können Sie die Erstellung einer Bestellung vereinfachen. Der Workflow wird ausgelöst, sobald der Benutzer den Kaufantrag stellt, und die relevanten Stakeholder werden per E-Mail und Slack benachrichtigt, um den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.

Sobald die Bestellanfrage genehmigt ist, können Sie die Bestellung erstellen und die Preiskonditionen angeben.

Assistierter Kauf

Das Aushandeln der richtigen Preiskonditionen mit den Anbietern kann überwältigend sein, wenn Sie es allein tun. In diesem Fall können Sie die schwere Arbeit den SaaS-Einkaufsexperten überlassen. Diese verhandeln in Ihrem Namen geschickt die Preisbedingungen, SLAs und andere wichtige Klauseln und sorgen dafür, dass Sie die richtigen Produkte zum richtigen Preis erwerben.

Vertragsmanagement

Sobald das Produkt geliefert wurde, schließen Sie den Rechnungsprozess ab und nutzen das Vertragsmanagementmodul einer SaaS-Managementplattform, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu speichern. Wenn Sie das nächste Mal den Kauf oder den Vertrag überprüfen möchten, können Sie mit wenigen Klicks auf die entsprechenden Dokumente zugreifen.

Schlussfolgerung

Dies sind die gängigen Bestellarten, die zwischen Einkäufern und Lieferanten für den Kauf von Produkten und Dienstleistungen aller Art verwendet werden.

Jede Bestellung dient einem bestimmten Zweck und hat ihre Vor- und Nachteile. Letztendlich liegt es in der Verantwortung des SaaS-Einkäufers, zu entscheiden, welche Art von Bestellung er abschicken möchte.

Beziehen Sie Beteiligte aus den Finanz- und Beschaffungsteams in die Prüfung der Bestellungen ein, bevor Sie sie abschicken, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Sie eine fundierte Entscheidung treffen.

Lassen Sie sich von den beigefügten Beispielen inspirieren, nutzen Sie die SaaS-Beschaffungssoftware und beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer Bestellungen für reibungslose Einkaufsvorgänge.

Viel Glück!

FAQs

1. Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung?

Bestellungen werden von Einkäufern an Lieferanten vergeben, um den Einkaufsprozess zu überwachen und zu verfolgen, während Rechnungen von Lieferanten an Kunden ausgestellt werden, sobald der Auftrag erfüllt ist.

2. Wird eine Bestellung wie ein Vertrag behandelt?

In einer Bestellung werden die Lieferung, die Rechnungsstellung, die erworbenen Produkte oder Dienstleistungen, die rechtlichen Bedingungen und die Zahlung festgelegt. Wenn eine Bestellung vom Lieferanten angenommen wird, wird sie zu einem rechtsverbindlichen Vertrag zwischen dem Kunden und dem Lieferanten.

3. Was sind die Vorteile von Kaufaufträgen?

Die Vorteile der Verwendung von Bestellungen

• Verfolgen Sie den Auftragseingang.
• Vermeidung von Doppelarbeit
• Minimieren Sie Bestellfehler.
• Juristischer Papierkram
• Effizienzsteigerung
• Unterstützung bei der Skalierung