Hvorfor procesforbedring er afgørende for agenturets vækst

Intro

Det er ikke let at opbygge et SEO-bureau. Men hvis du mangler strømlinede arbejdsgange i din virksomhed, svømmer du ikke bare op ad strømmen, du har blyvægte spændt fast til dig.

Procesforbedring er afgørende for enhver virksomheds vækst. Men det er endnu vigtigere for SEO.

Dit team er din største ressource (og udgift) som en professionel serviceorganisation. Og hvis du ikke har systemer til at strømline dine SEO-arbejdsgange, vil du brænde din bundlinje af i forsøget på at producere aktiver til kunderne.

Dette indlæg omhandler de reelle omkostninger ved ineffektive processer i dit SEO-bureau, og hvad du kan gøre for at strømline arbejdsgangene i dag.

De sande omkostninger ved ineffektive processer i dit SEO-bureau

Omkostningerne ved ineffektive processer sniger sig ind på dig.

I gennemsnit bruger medarbejderne:

• 1,8 timer om dagen med at lede efter dokumenter
• 30 timer om måneden i møder (eller 1,2 timer om dagen)
• 4,1 timer hver dag i deres indbakke

Ups.

Det burde derfor ikke være et chok, at den gennemsnitlige kontorarbejder har ca. 2 timer og 53 minutters produktivitet dagligt.

Det er tid til at lave nogle hurtige beregninger for at se, hvor meget det koster dit bureau.

Ifølge Indeed er den gennemsnitlige løn for en SEO-specialist 54.579 dollars. Hvis man antager, at de kun er produktive i 3 ud af 8 timer hver dag (37,5 %), mister du ca. 34.111,87 dollars om året i produktivitet pr. medarbejder.

Arbejder du med entreprenører i stedet for ansatte?

Lad os sige, at dine entreprenører arbejder 30 timer om ugen til 50 dollars i timen (den nederste ende af SEO-satserne). Men de er kun produktive 37,5 % af tiden.

Så mister du 45.000 dollars om året (30 timer om ugen X 50 dollars i timen X 48 uger giver 72.000 dollars X 0,625 for den procentdel af tiden, der går til spilde).

Det er ganske vist et groft skøn.

Det viser dog, hvor meget tid og penge der går til administrativt arbejde og andre opgaver, som ikke direkte giver kunderne resultater. Med andre ord, arbejde, der ligger uden for rammerne.

Ineffektive processer udbrænder dine medarbejdere

Omkostningerne er også højere på andre måder. Som følge af ineffektive processer er dine medarbejdere mindre produktive og mere stressede.

Det har en negativ indvirkning på din virksomhed. Stressede medarbejdere, der er begravet under et bjerg af administrative opgaver, har ikke tid til at fokusere på at skabe resultater for deres kunder.

Hvad værre er, dit team vil normalt arbejde uden for deres kontraktlige arbejdstid for at håndtere opgaver og indhente det, der er blevet aftalt.

Selv om du måske tjener nogle af de penge tilbage, du mister på ineffektive processer på denne måde, koster det dig mere i det lange løb. Dine medarbejdere vil være utilfredse med dig. Kvaliteten af deres arbejde vil falde. Og de vil blive mindre begejstrede for at arbejde i dit bureau.

I sidste ende vil de forlade din organisation til fordel for et mere effektivt bureau.

Det skader kulturen på din arbejdsplads. Udbrændte medarbejdere har en tendens til at trække andre medarbejdere med sig ned. Som følge heraf kan din arbejdsplads blive giftig.

Det er også meget dyrt at håndtere medarbejderflugt. Normalt koster det omkring 1,5 - 2 gange medarbejderens løn at udskifte en medarbejder.

Husk på, at dette ikke tager højde for omkostningerne ved den negative indvirkning på arbejdspladsens kultur, eksisterende kunder og det overordnede brand.

Den virkelige årsag til, at dit bureau har en høj medarbejderflugt

Med "den store opsigelse", "inflation" og "stille opsigelser" som overskrifter i nyhederne kan man let konkludere, at alle er utilfredse med deres job overalt.

Det er dog ikke helt tilfældet.

Der er mange måder at forbedre kulturen på arbejdspladsen på (bedre kommunikation, mere ros, højere løn, bedre fordele), men alle disse metoder ignorerer den egentlige årsag til utilfredshed. Folk forlader unødigt stressende job, hvor mangel på struktur og vejledning gør simpelt arbejde meget mere kompliceret.

SEO kræver tid.

Du har brug for tid til at undersøge, oprette og optimere aktiver. Det er også ekstremt nemt at forbinde resultaterne med dit teams indsats ved hjælp af analyser. Dette pres for at skabe resultater gennem en forhindringsbane af ineffektivitet kan hurtigt udbrænde dit team.

Derfor er dine arbejdsgange grundlaget for din virksomheds succes.

Uden klart definerede processer, der understøttes af skabeloner, værktøjer og standardprocedurer (SOP'er), vil dit team have svært ved at levere leverancer hurtigt.

I stedet bliver de fanget i et kalejdoskop af små opgaver, der æder deres dage op, mens deadlines og behovet for at skabe resultater stresser dem.

Til sidst får de nok og rejser.

Sådan forbedrer du processerne i dit SEO-bureau (5 trin)

Hvis ineffektive processer er problemet, er procesforbedring løsningen.

Vær forberedt. Forandringer er svære.

Og som ejer af et SEO-bureau skal du bruge ekstra tid og arbejde i forvejen. Det bliver ikke let. Men det vil være det hele værd.

Følg disse fem trin for at strømline processerne i dit agentur.

1. Kortlæg dine arbejdsgange

Du kan ikke løse problemerne, før du har beskrevet, hvilke processer du allerede har.

Du kan bruge et whiteboard, post-it-noter, notesblokpapir eller apps som LucidChart eller Creately. Du har ikke brug for avanceret teknologi. Men apps er bedre til eksterne bureauer, fordi de gør samarbejdet lettere.

Eksempel på arbejdsgang for kundeoptagelse kortlagt i Lucid Charts

Vælg et problemområde i din virksomhed, og begynd at kortlægge arbejdsgangene. Du skal være så detaljeret som muligt.

Det kan være små ting, som at finde fejl i din proces til optimering af eksisterende indlæg. Eller det kan være en mere kompleks arbejdsgang, som f.eks. at forsøge at optimere din onboarding-proces for nye kunder.

Når du har fremhævet trinene i hver proces, kan du invitere dit team til at samarbejde og gennemgå dem. De vil sørge for, at du ikke overser noget.

2. Identificer ineffektivitet

Det er meget nemt at se problemerne, når man først har kortlagt det hele.

Du vil opdage flaskehalse, redundans og andre forsinkelser. Fremhæv disse områder, og drøft, om de er nødvendige for dit team.

3. Find løsninger

Du har tre muligheder for at forbedre arbejdsgangene:

• Eliminere: Fjern alle unødvendige processer.
• Konsolidering: Kombinér overflødige processer.
• Forbedre: Brug værktøjer, uddannelse og skabeloner til at strømline processer.

Du vil bruge det meste af din tid på at forbedre processer. Men der er et par vigtige punkter, som du skal være opmærksom på, før du vælger en løsning.

Til at begynde med bør du tale med dit team, før du indfører nye værktøjer. De har måske andre anbefalinger. Eller de kan måske ikke lide det værktøj, du vælger. Du vil gerne have dem investeret i alle nye platforme. Ellers vil du spilde penge på værktøjer, som ingen bruger.

Desuden tager det tid og ressourcer at udarbejde uddannelse og skabeloner. Men det er det hele værd i sidste ende. I stedet for at starte forfra hver gang kan dit team udføre arbejdet med et par klik.

Vigtigst af alt, opret video gennemgange for komplekse processer. Skriftlige SOP'er er nyttige, men videoer beskriver tydeligt de trin, som dit team skal tage. Det sparer alle for tid og frustration.

4. Opgrader dine processer

Begynd med den mest problematiske (ineffektive) arbejdsgang først. Brug de data, der indsamles fra de første trin, til at forbedre dine processer.

SEO omfatter en række processer med detaljerede instruktioner for hvert trin. Du skal have klart definerede SOP'er og video-gennemgange for komplekse trin. For enkle opgaver har du brug for detaljerede instruktioner.

Alle mennesker behandler information forskelligt. Jo flere detaljer, kommunikation og vejledning du giver, jo nemmere er det for dit team at udføre opgaverne hurtigt og præcist.

Og hvis du tager nye platforme i brug, skal du også oprette processer til at uddanne dit team i disse værktøjer.

For at opnå de bedste resultater er det vigtigt at have en person, der er direkte forbundet med arbejdsgangen, til at konkretisere processerne. Dette maksimerer effektiviteten og sikrer, at dit team følger processen.

Dette er en tids- og ressourcekrævende proces. Det kan være frustrerende og lidt af en hovedpine. Men du investerer i din virksomheds fremtidige succes. Det er det hele værd.

5. Opfølgning af resultater og refleksion

Når din nye proces er på plads, skal du følge resultaterne og reflektere over arbejdsgangen. Når du har afsluttet opgaven, skal du bede hvert enkelt teammedlem om at reflektere over arbejdsgangen.

Stil dit team disse spørgsmål om procesforbedring:

• Hvad virkede?
• Hvad virkede ikke?
• Hvad kan forbedres?
• Og vil du forbedre den?
• Er der andet om denne proces, som du gerne vil dele?

Hvis du ikke allerede gør det, bør du holde styr på dit teams tid til opgaverne.

Du skal være forsigtig med dette, så det ikke kommer til at virke som mikrostyring. Forklar i stedet dit team, at tidssporing er en måde, hvorpå du kan identificere, hvor der er "tidsrøvere". På den måde kan du prioritere, hvilke arbejdsgange der skal optimeres som de næste.

Uden tidssporing kan du ikke være sikker på, om dine ændringer forbedrer dine arbejdsgange.

Endelig bør du arrangere regelmæssige møder for at gennemgå processer og implementere nye forslag fra dit team. Dette vil sikre, at dit SEO-bureau forbliver strømlinet.

Glem ikke denne kritiske procesforbedringsopgave

Du kan ikke forbedre noget i dit SEO-bureau uden støtte fra ledelsen. Det er vigtigt at se procesforbedringer som en investering i din organisation.

Du udvikler smartere måder at arbejde på for at levere bedre resultater til dine kunder, reducere stress for dit team og give alle mere kompensation. Du kan trods alt ikke få nye kunder og øge dine margener, hvis du drukner i administrativt arbejde.

Alligevel vil det falde fra hinanden, hvis ledelsen ikke følger op på det.

Du er nødt til at støtte og drive forandringen. Lyt til dit teams og kundens frustrationer. Få alle til at blive opstemte. Understreg, hvordan disse procesforbedringer vil gøre arbejdet mindre stressende og sjovere.

Med den rette tankegang, tilgang og opfølgning kan du skabe en mere behagelig arbejdsplads og et strømlinet, mere rentabelt SEO-bureau.