Hvad er en BLUF-metode, og hvorfor er den nyttig i kommunikation?

Introduktion

Udtrykket ¨BLUF¨ står for en forkortelse af ¨Bottom Line Up Front¨. Denne sætning betyder, at det vigtigste ved websiden eller teksten er i begyndelsen. Denne struktur forudsætter, at de vigtigste oplysninger placeres i begyndelsen af teksten, ikke i slutningen af den. Resultatet er, at læseren kan læse hurtigt og tydeligt forstå hovedpointen i budskabet.

Det er interessant, at en sådan struktur for infoinput er meget udbredt i militær kommunikation i USA. Hovedformålet er at gøre budskabet mere præcist og forståeligt. BLUF-princippet adskiller sig fra en mere traditionel stil, der placerer anbefalinger og konklusioner til sidst efter fakta og argumenter.

Lad os modellere den situation, hvor en kunde giver en opgave til en designer. I eksemplet til venstre bruges BLUF-princippet ikke, mens det bruges i eksemplet til højre.

Uden BLUF-princippet	Med BLUF-princippet
¨Om en uge lancerer vi en hjemmeside og planlægger en aktion for kunderne. Indtil videre har vi tænkt over, hvor vi skal placere de relevante oplysninger... (her er forklaringerne) Vi vil gerne have dig til at lave et banner til hjemmesiden med information om ugens aktion ¨.	¨Vivil gerne have dig til at lave et banner til hjemmesiden med information om en aktion i løbet af ugen. Om en uge lancerer vi en hjemmeside og planlægger at afholde en aktion for kunderne. Indtil videre har vi tænkt over, hvor vi skal placere den relevante information... (her er forklaringerne).¨

Det er et ret groft eksempel, men det er meget illustrativt. Kan du mærke forskellen?

I det første tilfælde giver vi de indledende oplysninger i begyndelsen. Derefter taler vi om opgaven. I det andet tilfælde beskriver vi opgaven og uddyber derefter detaljerne. Her forstår den forestillede designer, hvad han eller hun forventes at gøre, og forstår bedre de følgende data. Derfor er det klart for ham eller hende fra begyndelsen, hvorfor alting bliver fortalt på denne måde, fordi de kender deres hovedopgave. Det er logisk, er det ikke?

Hvor bruges BLUF-metoden?

BLUF kan bogstaveligt talt bruges på alle områder, hvor det er vigtigt at levere hovedideen til publikum hurtigt og effektivt. Tjek de følgende eksempler:

I gang med forretningen:

• i forretningsbreve og præsentationer for at gøre en kunde eller investor interesseret;
• i rapporter og analytiske materialer for at give læserne hovedideen om indholdet;
• i reklamemateriale for at tiltrække potentielle kunders opmærksomhed.

Inden for uddannelse:

• i forelæsninger og seminarer for at hjælpe de studerende med at forstå emnet bedre;
• i bøger og manualer for at gøre materialet bedre og mere tilgængeligt for forståelse;
• i tekster og eksamener for at give de studerende mulighed for at fokusere på vigtigere spørgsmål.

I journalistik:

• i nyhedsartikler for at hjælpe læserne med at få en klarere idé om de vigtigste begivenheder;
• i analytiske materialer, der kan hjælpe med at finde en vej ud af vanskelige situationer;
• i interviews for at fremhæve de mest interessante udtryk.

Desuden bruges BLUF-metoden i markedsføring (herunder e-mailmarkedsføring), sociale netværk, annoncer, præsentationer og andre materialer. Desuden kan BLUF-metoden bruges i almindelig korrespondance til at give de mest vitale oplysninger til en samtalepartner hurtigere og mere præcist. Så du vil spare en masse tid.

Hvad er de største fordele ved BLUF-metoden?

Når du placerer den vigtigste information i begyndelsen af teksten, har enten forfatteren eller læseren gavn af det:

1. Fordele for forfatteren: BLUF-metoden hjælper med at strukturere dine tanker og koncentrere dig om de vigtigste ting. Takket være den bliver skrivestilen kortere og mere kraftfuld, så læserens opmærksomhed fastholdes. Desuden kan du med BLUF-metoden udtrykke dit synspunkt eller din anbefaling helt i begyndelsen. Så der ikke er plads til misforståelser eller tvivl.
2. Fordele for læseren: BLUF-metoden gør processen med at forstå og forstå lettere. Den presser heller aldrig læseren til at læse ekstra ting eller lede efter svar i slutningen af teksten. Desuden giver BLUF-metoden læseren mulighed for at beslutte, om han eller hun vil lære mere om materialet. Så den tager hensyn til læserens mål og interesser.

Hvordan fungerer BLUF-metoden?

1. Du bestemmer målet og målgruppen for dit budskab (hvad præcist og til hvem du vil fortælle det).
2. Formuler hovedtanken og konklusionen (hvad du ønsker, at din læser skal vide og gøre efter at have læst dit budskab).
3. Placer denne hovedtanke og konklusion i begyndelsen af din tekst. Sørg for, at den ikke er længere end 1 eller 2 sætninger. Du kan bruge BLUF-markering til at fremhæve denne del af teksten.
4. Underbyg din hovedtanke og konklusion med fakta, argumenter og detaljer, som bør placeres i faldende rækkefølge efter vigtighed. Undgå ekstra information eller gentagelser.
5. Afslut din tekst med en call-to-action eller et resumé, hvis det er vigtigt.

Kort sagt forudsætter BLUF-metoden, at man placerer den mest afgørende tanke i begyndelsen, mens de næste data skal placeres i en faldende rækkefølge efter vigtighed.

I hvilke tilfælde bør man ikke bruge BLUF?

BLUF-metoden er ikke universel på trods af dens fordele. Der er flere tilfælde, hvor den kan være ret skadelig, for eksempel når:

1. Du er nødt til at åbne essensen af budskabet trin for trin: I disse tilfælde vil læseren ikke få forfatterens direktiver, hvis BLUF-metoden bruges.
2. Det er vigtigt at gøre læseren interesseret. Du vil ikke blive fascineret af budskabet, og det vil blive mindre interessant, hvis BLUF-metoden anvendes.
3. Dit budskab er kompliceret og kræver præcisering. Læseren får måske ikke alle oplysninger, hvis du bruger BLUF-metoden.

Det er de vigtigste grunde til, at BLUF-metoden ikke bruges i skønlitteratur, videnskabelige artikler og juridiske dokumenter. Der kan dog være undtagelser. I disse tilfælde er det bedre med en trinvis indføring af information og en systematisk tankegang.

Afsluttende tanker

BLUF er et nyttigt instrument, der hjælper med at forbedre kommunikationen og levere de vigtigste ideer og tanker mere effektivt. Det gør alle meddelelser klarere, kortere og mere konsekvente. Det respekterer og værdsætter også læsernes tid. Desuden bruges det inden for forskellige kommunikationsområder, hvor klarhed og hastighed i informationsoverførslen er afgørende.

Til sidst vil vi gerne give dig nogle grundlæggende råd:

1. Brug kun BLUF-metoden i de tilfælde, hvor det er nødvendigt.
2. Gør hovedtanken klar og forståelig.
3. Glem ikke at give de ekstra data, der er nødvendige for at forstå budskabet.
4. Tjek, om BLUF-metoden er i modstrid med målet for meddelelsen eller ej.

Det er afgørende at tage konteksten og målet for et budskab i betragtning, før du beslutter dig for, om du vil anvende BLUF-metoden eller ej. Men med lidt øvelse vil du nemt kunne forstå, om det er nødvendigt.

Tak for din opmærksomhed!