Fordele ved timesedler, som enhver virksomhedsejer bør kende

Introduktion

I det moderne forretningslandskab har det stor betydning at holde styr på medarbejdernes arbejdstid. Det giver indsigt i, hvordan ressourcerne udnyttes, og hvordan deres tid bruges på tværs af forskellige projekter.

Traditionelt har virksomheder været meget afhængige af timesedler til at registrere arbejdstidsdata i et tabelformat for at spore arbejdstiden. Men med teknologiens indtog har mange digitalt modne organisationer skiftet til digitale timesedler på grund af deres uundværlige funktioner, og de har også oplevet en betydelig forbedring af deres bundlinje og projektleverancer.

Så i denne blog vil vi diskutere de vigtigste fordele ved at bruge timesedler til medarbejdere, og hvordan det kan hjælpe med at strømline lønbehandlingen, forbedre teamets produktivitet og fremme et positivt forhold til kunder og teams.

Hvad er en timeseddel?

En timeseddel er et værktøj, som virksomheder bruger til at spore medarbejdernes samlede arbejdstid i en bestemt periode. Virksomheder kan bruge medarbejdernes arbejdstidsdata fra timesedlen til at behandle lønninger, fakturere kunder, estimere projektleverancer og spore fraværsmønstre. Der er primært tre typer timesedler, der bruges af virksomheder:

Papirbaseret

Papirbaserede timesedler, herunder udskrivbare timesedler, hulkort, registre osv., er de mest traditionelle, der bruges til at registrere medarbejdernes arbejdstid. Men disse forældede timesedler krævede manuel indtastning af tid og var udsat for menneskelige fejl, datasikkerhed og tidstyveri.

Regneark

Regneark reformerede timeseddel-layoutet for at gøre tidsregistreringsprocessen mere organiseret, strømlinet og mindre hektisk. Tabellerne, enkeltheden og brugervenligheden gør regneark, især i Excel-format, til en af de mest efterspurgte timeseddelløsninger for virksomheder. Faktisk kan virksomheder endda bruge Excel-tidsseddelskabeloner, der er tilgængelige i flere formater, til at spore medarbejdernes tid på daglig/ugentlig/månedlig basis.

Digitale timesedler

Papirbaserede systemer og regneark havde flere begrænsninger med hensyn til funktionalitet og var også sårbare over for tidstyveri, datasikkerhed og fejlagtig dataindtastning, hvilket gav plads til digitale timesedler såsom tidsregistreringssoftware, der ikke kun registrerer tidsdata med præcision, men også tilbyder mange funktioner, såsom detaljeret rapportering, godkendelsesstier, valideringer og meget mere.

Billedkilde

Fremover vil vi dykke dybere ned i, hvorfor virksomheder bør udnytte tidsregistreringssoftware, også kendt som online timesedler, og hvordan det kan hjælpe dem med at forbedre deres rentabilitet og kompetence.

10 fordele ved timesedler, som enhver virksomhedsejer skal kende {#10-fordele-ved-timesedler-som-hver-virksomhedsejer-skal-kende}.

* Nøjagtig fakturering til kunder

Uanset om det drejer sig om regnskab, freelancearbejde eller et hvilket som helst andet firma, er det afgørende at holde styr på de timer, der er arbejdet på flere projekter for at beregne fakturaer til forskellige kunder.

For virksomheder, der afregner kunder på timebasis, fungerer timesedlen som dokumentation for kunderne og hjælper med at generere nøjagtige fakturaer.

En digital timeseddel hjælper virksomheder med at få indsigt i de kontekstuelle arbejdstidsdata, der bruges på forskellige projekter, og sikrer, at kunderne faktureres korrekt og hurtigt. Det er med til at opretholde sunde relationer mellem kunder og virksomhedsejere.

En sådan tidsregistreringssoftware kommer også med konfigurerbare rapporteringsfunktioner, der afslører detaljer om tidsudnyttelse og hjælper kunderne med at holde sig ajour med, hvor deres penge bliver brugt, og om de er blevet brugt godt.

De detaljerede rapporter gør det muligt for kunderne at se, hvor meget tid ressourcerne har brugt på at gennemføre forskellige dele af projektet, og fungerer dermed som bevis for faktureringens beregning og nøjagtighed.

* Strømlinet lønberegning

Timesedler er fordelagtige for organisationer, der rekrutterer timebaserede medarbejdere, da de hjælper organisationer med at holde styr på medarbejdernes arbejdstid.

Tidsregistreringssoftware sporer det samlede antal arbejds- og overarbejdstimer, hvilket hjælper virksomheder med at kompensere medarbejderne retfærdigt og præcist baseret på antallet af arbejdstimer.

Denne software holder også styr på medarbejdernes arbejdstid, orlov, optjening, overarbejde, feriegodtgørelse osv. og hjælper virksomheder med at administrere medarbejdernes løn effektivt sammen med godtgørelser og ekstra løn.

Med timesedler kan arbejdsgivere også nemt opfylde lønrelaterede regler om overarbejde, skifteholdsbaserede tillæg osv. for at overholde obligatoriske love.

Derudover kan arbejdsgivere/ledere i tilfælde af konflikter i lønbehandlingen altid henvise til timeseddeldataene for at verificere arbejdstimerne og de samlede timer, der er afsat til specifikke projekter.

På den måde reducerer digitale timesedler den tid og de omkostninger, der bruges på administrative opgaver, og frigør dermed medarbejderne fra den manuelle behandling af tidsdata, så de kan koncentrere sig om mere produktivt arbejde, der kan skabe værdi for organisationen.

* Forhindrer mikromanagement

Teamcheferne eller supervisorerne detailstyrer ofte medarbejdernes aktiviteter for at administrere, hvad medarbejderne arbejder med, og hvor lang tid de bruger på at udføre en opgave.

Billedkilde

Ved hjælp af timesedler kan ledere fjerne behovet for at detailstyre medarbejderne og nemt finde ud af, hvad de arbejder på, hvor meget tid de har brugt på at udføre deres opgaver, og hvordan deres ressourcer generelt udnyttes.

På den måde sparer timesedler lederne for at overvåge og detailstyre deres teams, hvilket reducerer sandsynligheden for konflikter mellem ledere og teammedlemmer.

* Bedre prognoser og estimering

En af de største fordele ved at bruge digitale timesedler er, at deres data kan bruges til at estimere ressourcer som tid, arbejdskraft og omkostninger til fremtidige projekter.

Før et team for eksempel går i gang med et nyt projekt, er de nødt til at estimere detaljerne, såsom tidslinjer, milepæle og nødvendige ressourcer. I det tilfælde kan lederen bruge timeseddeldata fra tidligere projekter, hvor opgaverne ligner dem, der er ved at blive udført.

Ved hjælp af historiske data fra tidligere projekter kan virksomheder således forbedre deres estimering af arbejdskraft, omkostninger og tidslinjer for kommende projekter, forhindre omkostningsoverskridelser og sikre rettidig projektlevering.

* Opgavestyring og prioritering

"Timesedler giver organisationer mulighed for bedre at styre arbejdsgangen, identificere forbedringsområder og allokere ressourcer strategisk, hvilket vil bidrage til vellykkede projektleverancer og påvirke bundlinjen positivt."

Timesedler er et værdifuldt redskab til at finde ud af, hvilke opgaver der er tale om, og hvor lang tid det normalt tager at udføre dem.

Ledere kan tjekke timeseddeldataene for at se, hvilke projekter og opgaver der optager mere båndbredde hos medarbejderne, og hvilke der gør mindre. Ved hjælp af denne analyse kan lederne træffe informerede beslutninger om opgaveprioritering, -fordeling og -styring.

For eksempel kan ledere og arbejdsgivere afskaffe projekter, der ikke giver meget værdi og optager flere ressourcers båndbredde.

Lederne kan også forstå, hvilke opgaver der tager meget tid, og hvilke der tager mindre tid. Denne analyse hjælper dem med at forbedre arbejdsgangen ved at prioritere opgaverne, så de presserende opgaver kan løses først, og opgaver med sene tidsfrister kan løses senere. Hvis et salgsteam f.eks. arbejder med administration og opsøgende opgaver, som optager meget af deres båndbredde, men hvis de skal arbejde med personlige kolde e-mails til kunder, som tager relativt mindre tid og har høj prioritet, så kan de blive bedt om at arbejde med e-mails først.

Billedkilde

* Indsigt i produktivitetstendenser

Timesedler registrerer ikke kun medarbejdernes arbejdstid, men hjælper også ledere med at fastslå produktivitetstendenser og identificere områder, hvor medarbejderne halter bagefter.

For eksempel kan ledere se på medarbejdernes timeseddeldata for at finde ud af, hvilke opgaver der bruger deres største båndbredde, og hvilke opgaver de kan arbejde på relativt hurtigt.

Disse data hjælper lederne med at opdage, hvor medarbejderne halter bagefter, og på hvilke områder de udmærker sig. I henhold til den tid, det tager at udføre et stykke arbejde, kan ledere bruge dem til forskellige projekter med specifikke behov.

Lederne kan også identificere de ressourcer, der bruger for meget tid på de generiske opgaver sammenlignet med andre medarbejdere, og give dem den nødvendige træning og vejledning til at forbedre deres præstation.

Når tidsregistreringssoftwaren er på plads, kan lederne faktisk generere rapporter for specifikke områder for bedre at kunne vurdere medarbejdernes præstationer, produktivitetstendenser og arbejdsbyrdeniveauer. Denne detaljerede indsigt kan hjælpe dem med at allokere deres ressourcer bedre, fordele opgaverne effektivt og optimere workflowet for at forbedre den overordnede produktivitet og effektivitet.

* Optimal ressourceudnyttelse

En af de største bekymringer for virksomheder er, om deres medarbejdere trækker deres del af læsset og ikke snyder med tiden i forbindelse med aktiviteter, der ikke har med arbejde at gøre.

Timesedlen holder styr på, hvad medarbejderne har arbejdet med, i hvor lang tid og på hvilke projekter. Denne klare indsigt i ressourcernes tidsdata sikrer, at ressourcerne hverken underudnyttes eller overudnyttes, og hvis det er nødvendigt, kan deres opgaver uddelegeres for at forhindre udbrændthed hos medarbejderne.

Hvis lederne finder ud af, at ressourcernes båndbredde er blevet udnyttet fuldt ud, og der er brug for flere ressourcer til at fordele arbejdet, kan de markere behovet for midlertidig bemanding eller ansættelse af store mængder og bede ledelsen om at rekruttere yderligere ressourcer i overensstemmelse hermed.

* At holde kunderne ajour med projektets fremskridt

I projekter med kunder kan timesedlen gøre underværker, da den giver kunderne mulighed for at se en detaljeret oversigt over, hvor meget tid der er brugt på forskellige opgaver, og udlede projektets fremskridt.

Denne analyse hjælper ikke kun kunderne med de indviklede detaljer i projektet, men giver også teamet mulighed for at involvere kunderne i projektforløbet og sikre, at deres forventninger til tidslinjer er afstemt med teamet, og at der foretages justeringer, når det er nødvendigt.

* Bedre projektstyring og rettidig levering

Timesedlen giver et holistisk overblik over den tid, der er brugt på tværs af flere opgaver, og afbøder scope creep i projektet.

Udstyret med timeseddeldata kan lederne således tage fat på projektets flaskehalse, onboarde flere ressourcer, hvis det er nødvendigt, sammenligne reelle med faktiske tidslinjer og træffe informerede beslutninger for at sikre, at projektet ikke afspores fra sit spor.

Denne realtidsindsigt i timeseddeldataene hjælper lederne med at optimere arbejdsgangen og træffe proaktive beslutninger fra tid til anden for at holde projektet på sporet og sikre rettidig levering.

* Reduceret ikke-planlagt fravær

Når du ikke har en solid registrering af medarbejdernes fravær eller bruger den manuelle proces til at registrere det, kan fraværsmønsteret sandsynligvis gå ubemærket hen og efterlade dine medarbejdere usikre på, hvad der forventes af dem.

Digitale timesedler holder styr på uplanlagt fravær og markerer, hvis dette fravær er blevet en tendens. Ved at finde fraværsmønstre hos nogle medarbejdere kan ledere tage proaktive handlinger for at minimere forekomsten, forbedre engagementet og hjælpe medarbejderne med at overholde de nødvendige regler og bestemmelser i organisationen.

Bundlinjen

I erhvervslivet tæller hvert øjeblik, og timesedler baner vejen for, at virksomheder kan indsamle data om medarbejdernes arbejdstid og analysere dem for at træffe informerede beslutninger. Virksomheder kan bruge alle slags timesedler, uanset om de er papirbaserede eller i regneark. Men risikoen for fejl, tidstyveri og manuel behandling gør dem uegnede til moderne brug og baner vejen for tidsregistreringssoftware. Som tidligere nævnt forbedrer disse moderne timesedler ikke kun virksomhedernes ressourceudnyttelse, men hjælper dem også med at få indsigt i realtid i vigtige forretningsmålinger for bedre beslutningstagning.