Fjernbetjening af sociale medier: Hvordan man kommunikerer effektivt

Intro

I 2023 arbejder mange sociale medieteams på afstand, enten på deltid eller fuldtid. Ikke alene har mange virksomheder bibeholdt en hybrid- eller WFH-politik efter pandemien. Ved at tilbyde fuldt fjernarbejde kan teams også tiltrække de største talenter, som jobmarkedet har at byde på.

Det kan dog være en udfordring at koordinere et eksternt social media-team. Især når det kommer til kommunikation.

Hvordan kan du sikre dig, at alle er på samme side? At arbejdsgangene kører gnidningsløst? Hvordan kan du minimere friktionstab og misforståelser?

Her er syv værktøjer og strategier, som du kan bruge til at kommunikere effektivt med dit eksterne sociale medie-team.

Beslut dig for et enkelt system til samarbejde om dokumenter

(Kilde: Freepik)

Til at begynde med skal du beslutte dig for én platform til samarbejde om dokumenter, som alle skal holde sig til. Ja, det er helt grundlæggende. Ikke desto mindre mister mange teams stadig for meget tid ved at sende dokumenter frem og tilbage og konvertere dem mellem forskellige filformater unødigt.

Vælg et enkelt cloud-baseret system til samarbejde om dokumenter, der giver dig mulighed for at dele, oprette og redigere tekstdokumenter, regneark og præsentationer i fællesskab. Uanset om det drejer sig om en Q2-opgørelse, en strategipræsentation eller årsrapporten, gør det bare at have ét centralt system det meget nemmere at generere et sammenhængende dokument med et minimum af frustration.

I øjeblikket er de mest almindelige cloud-baserede løsninger Google Workspace og Microsoft 365. Begge tilbyder en række forskellige filtyper og kan integreres med en lang række andre forretningsapplikationer.

Prioritér cloud-baserede løsninger

Når vi taler om cloud-baserede løsninger, bør du prioritere dem til så mange af dine arbejdsgange som muligt, ikke kun til deling af dokumenter.

Filopbevaring, grafisk design, videoredigering. Der findes avancerede cloud-baserede værktøjer til alle disse ting. Og de gør livet for fjernte teams så meget nemmere.

Lad os for eksempel sige, at et af dine teammedlemmer er ved at tegne en grafik til et Instagram-reel eller et indlæg om et vidnesbyrd om dit nyeste produkt. Hvis de laver den i Photoshop på deres personlige bærbare computer, er det kun dem, der kan arbejde på den. Og hvis de bliver syge eller på anden måde ikke er tilgængelige, står du tilbage med hænderne i skødet.

Den mere effektive løsning er at bruge et cloud-baseret designværktøj som Canva. Hele dit team har adgang til alle designs. Og så længe du navngiver dine filer og projekter rigtigt, kan alle finde og redigere alt det, de har brug for.

Prøv asynkrone møder

Det næste du kan gøre er at overveje at skifte til asynkrone videoopkald, især hvis du har teammedlemmer i forskellige tidszoner.

Videoopkald er en fantastisk måde for teammedlemmer at interagere, dele idéer, vise deres seneste design frem, få feedback på komplekse koncepter og knytte bånd. Men de sluger også enorme mængder tid. Og de kan være vanskelige at arrangere, især hvis dit team er internationalt.

Asynkrone møder giver dig derimod mulighed for at optage dit bidrag som et videoklip - inklusive skærmdeling - og derefter dele det via et simpelt link. Resten af dit team kan så se det, når de har tid. Desuden kan de tjekke den automatiserede udskrift for at finde de mest interessante oplysninger, sætte dit klip op eller ned i hastighed og reagere via kommentarer eller deres egen video.

Dette giver dig mulighed for effektivt at kommunikere langt flere og mere komplekse oplysninger end en e-mail, men eliminerer behovet for at finde et tidspunkt, der passer til alle, for at oprette et videoopkald.

Centraliser din virksomhedstelefoni

En anden glimrende måde at øge din kommunikationseffektivitet på er at få en central erhvervstelefonservice.

Ligesom mange andre værktøjer på denne liste er moderne erhvervstelefonitjenester typisk cloud-baserede. Det betyder, at dit team kan få adgang til dem fra hvor som helst, uanset hvor de befinder sig.

Desuden har de mange flere kanaler end bare almindelige taleopkald. Videoopkald, instant messaging, live chat og e-mail er også ofte inkluderet.

Derudover tilbyder mange udbydere også smarte ekstra funktioner, ofte baseret på kunstig intelligens, for at gøre dit liv lettere. Nogle tjenester leveres f.eks. med automatiske udskrifter af opkald og opkaldsresuméer. Det gør det nemt at føre mødereferater.

Udnyt det meddelelsesbaserede teamsamarbejde

(Kilde: Freepik)

Er du træt af endeløse e-mailkæder? Og at du går glip af vigtige meddelelser, fordi nogen har glemt at trykke på "svar alle"?

Så bør du måske i stedet skifte til værktøjer til meddelelsesbaseret teamsamarbejde. I løbet af de sidste par år har især Slack og Discord udviklet sig til stærke konkurrenter på dette område. Og det er der en god grund til.

Disse værktøjer giver dig mulighed for at strukturere kommunikationen mellem teammedlemmerne effektivt. Selv om du kan sende direkte beskeder til en person, er de fleste udvekslinger struktureret i kanaler.

Lad os for eksempel sige, at du har en arbejdsgruppe i dit team, der skal udarbejde en ny strategi for kortformet videoindhold som svar på et muligt forbud mod TikTok i USA. I stedet for at lade medlemmerne af denne arbejdsgruppe sende e-mails til hinanden kan du oprette en Slack-kanal, så de kan udveksle beskeder og dele dokumenter. På den måde behøver ingen at bekymre sig om at gå glip af vigtige oplysninger.

Udnyt projektstyringssuiter

Hvis du arbejder på større eller mere komplekse projekter, eller hvis du skal koordinere et større team, kan du overveje at bruge et projektstyringsværktøj.

Disse har mere avancerede funktioner end de ovennævnte samarbejdsværktøjer. De giver dig mulighed for at tildele roller, angive deadlines, oprette afhængigheder mellem opgaver og tydeliggøre arbejdsgange.

Hvert teammedlem kan se de opgaver, der er tildelt dem, og den dato, hvor de skal være afsluttet. Og hvis du vil tjekke status for et projekt, kan du nemt visualisere det som en Kanban-tavle eller et Gantt-diagram.

Vælg det bedste fjernstyringsværktøj til styring af sociale medier

Endelig er der det værktøj til styring af sociale medier, du bruger. I et fjernteam kan det være lidt vanskeligt at vælge det værktøj, der passer bedst til dine behov. Der er forskellige prioriteringer.

Overvej, hvor mange brugere de forskellige værktøjer tillader på forskellige abonnementer. Om du kan angive arbejdsgange og forskellige tilladelser for forskellige roller. Om det er muligt at gemme og redigere udkast og afgive kommentarer og forslag.

Det lyder måske grundlæggende, men mange gode værktøjer til styring af sociale medier indeholder faktisk ikke disse funktioner og er derfor mindre velegnede til eksterne teams.

Konklusion

Det kan være en god oplevelse for motiverede eksperter i sociale medier at arbejde som en del af et fjernteam. Og du kan sammensætte et fantastisk, drevet og produktivt team, der kan tage din virksomheds sociale medier til det næste niveau.

Det vil sige, så længe kommunikationen fungerer gnidningsløst.

Ved at integrere værktøjerne og strategierne ovenfor i dine arbejdsgange kan du sikre netop dette. Det vil hjælpe dig med at minimere frustration, fejlkommunikation og friktionstab. Og sørge for, at hele dit team kan arbejde synkront mod jeres fælles mål.