Hvordan optimerer du din SaaS-applikationsportefølje?

Introduktion

Organisationer er meget afhængige af SaaS-applikationer til at strømline driften, øge produktiviteten og forbedre kundeoplevelsen på nutidens konkurrenceprægede marked. Men administrationen af disse apps bliver ofte overset.

Spredningen af SaaS-applikationer er tydelig i virksomhederne nu. Ifølge en undersøgelse fra Productiv forventes det gennemsnitlige antal SaaS-applikationer, der bruges i en virksomhed, at nå 371 i 2023.

Kilde

Men spørgsmålet er, hvor godt disse applikationer kan administreres?

Antallet af SaaS-apps, som en organisation bruger, betyder ikke noget; det vigtige er, hvordan disse apps påvirker organisationens sikkerhed, omsætning og vækst, hvis de ikke administreres korrekt.

Så hvordan administrerer og optimerer du effektivt din SaaS-applikationsportefølje for at opnå større forretningssucces? Denne blog vil guide dig gennem trinene til at opnå denne optimering, begyndende med de negative virkninger af uadministrerede SaaS-apps på din virksomhed.

Uadministrerede SaaS-applikationer: Hvad gør det ved din virksomhed?

Uadministrerede SaaS-applikationer kan skabe sikkerhedsmæssige og økonomiske problemer, der skader din virksomheds bundlinje og vækst. Uadministreret SaaS opstår, når virksomheder ikke har en konsekvent tilgang eller platform til at administrere deres SaaS-apps.

Det sker, når applikationer bliver købt og brugt af et internt team eller en enkelt bruger uden opsyn fra IT- eller økonomiteams.

Ofte spores disse uadministrerede apps ved hjælp af fejlbehæftede regneark. Denne manuelle tilgang til SaaS-styring er hverken effektiv eller produktiv. Det fører til kompleksiteter som øgede udgifter, manglende overholdelse og SaaS-spredning.

Manuel SaaS app management var tilstrækkeligt, når man havde med mindre end 50 applikationer at gøre, men det er uegnet til organisationer med 200+ apps.

Med manuel styring går du glip af noget:

• Et omfattende overblik over hele SaaS-porteføljen
• Meddelelser om ikke-godkendte køb af applikationer
• Indsigt i SaaS-udgifter på afdelingsniveau
• Analyse af brugsmønstre
• Effektiv brugerprovisionering og -deprovisionering

Forstå risikoen ved uadministreret SaaS

1. Øgede udgifter på grund af skygge-IT

Uautoriserede SaaS-apps, der er købt med virksomhedens kreditkort, kan ikke spores effektivt. Dette vil resultere i overforbrug og underudnyttede licenser, hvilket påvirker virksomhedens bundlinje. \

2. Fremkomsten af duplikerede og underudnyttede apps

Dårlig SaaS-styring og mangel på centraliseret synlighed øger antallet af duplikerede, gratis og overflødige apps, hvilket resulterer i dårlig ROI og sikkerhedsproblemer. \

3. Datasikkerhed og compliance-risici

Uadministrerede apps vil føre til sikkerhedsbrud og tab af følsomme oplysninger. Hvis en app ikke overholder reglerne, vil det også påvirke din virksomheds drift. \

4. Automatisk fornyelse

Da uadministreret SaaS ikke bliver sporet af økonomi- eller IT-teams, kan kontrakterne blive automatisk fornyet, hvilket resulterer i øgede udgifter. \

5. Problemer med effektivitet og produktivitet

Ustyrede applikationer vil skabe siloer i kommunikationen, føre til dårligt samarbejde og hæmme teamets produktivitet, hvilket i sidste ende påvirker forretningsdriften.

Nu hvor du kender konsekvenserne og risiciene ved uadministreret SaaS, lad os tale om enkle måder at administrere og få mest muligt ud af dine SaaS-applikationer effektivt.

Kilde

5 måder at optimere din SaaS-applikationsportefølje på

Den hurtige udbredelse af SaaS har medført flere vanskeligheder og begrænsninger for ledelsen. For at løse disse problemer er her fem måder at hjælpe virksomheder med at optimere deres SaaS-applikationsporteføljer og få mest muligt ud af deres SaaS-apps:

Få fuld synlighed over din ansøgning

"MADX-undersøgelse rapporterer, at manglende applikationssynlighed i SaaS-organisationer fører til underudnyttede eller ubrugte SaaS-applicenser. Næsten 1/3 af din SaaS kan gå til spilde; det kan betyde hundreder, tusinder eller endda millioner af dollars, alt efter størrelsen på din virksomhed."

Organisationer skal have omfattende indsigt i deres app-stack for at kunne administrere SaaS-apps effektivt. Denne synlighed hjælper IT- og økonomiteams med at finde ud af, hvilke apps der bliver brugt, hvem der bruger dem, og hvad de bliver brugt til.

Virksomheder med en sådan synlighed kan undgå de negative konsekvenser af app-redundans, uautoriseret brug af software og dårlig ressourceallokering.

Beslutningstagere vil være i stand til at optimere deres applikationsstack og eliminere overflødigheder gennem konsolidering og rationalisering af applikationer. Som et resultat vil SaaS-stakken blive optimeret, hvilket øger forretningsproduktiviteten og den operationelle effektivitet.

Forebyg skygge-IT

Ifølge rapporten fra Gartner erhvervede, ændrede eller skabte 41% af medarbejderne teknologi uden for IT's synsfelt i 2022, og Gartner forventer, at det tal vil stige til 75% i 2027.

Aktiviteten med at købe og bruge SaaS-apps uden IT-afdelingens viden kaldes skygge-IT. Apps, der er anskaffet gennem skygge-IT, kan udgøre en risiko for datasikkerheden, hindre compliance og resultere i fragmenterede arbejdsgange.

At få 100% synlighed er den nemmeste løsning til at bekæmpe skygge-IT. Virksomheder kan forhindre ikke-godkendte eller ikke-sanktionerede apps i at komme ind i deres SaaS-portefølje ved proaktivt at overvåge dem og centralisere deres indkøbsproces.

Værktøjer som CloudEagle kan sende øjeblikkelige advarsler, når de opdager uautoriserede apps, der kommer ind i dit system, hvilket giver en proaktiv tilgang til SaaS-styring.

Analysere brugen af applikationer

Flexera oplyste, at omkring 33% af SaaS-softwareudgifterne ikke udnyttes af teamet, hvilket fører til dårlig ROI.

En analyse af, hvordan SaaS-apps bruges i en organisation, giver en betydelig indsigt i optimering. Ved at måle brugeraktivitet og engagement kan beslutningstagere afgøre, hvilke apps der giver mest værdi, og hvilke der er underudnyttede.

Denne datadrevne metode gør det muligt for IT- og økonomiteams at træffe informerede beslutninger om licensallokering, så de kan omfordele ressourcer mere effektivt.

Ved at analysere brugen af apps kan du finde ud af, om appen virkelig hjælper dem med at udføre den påkrævede opgave. Hvis ikke, skal du fjerne den og finde en ny app, som dit team vil finde nyttig.

Desuden giver det mulighed for medarbejderuddannelse eller forbedrede processer for at maksimere potentialet i allerede eksisterende apps.

Fjern ubrugte licenser eller programmer

Underudnyttelse af licenser er et stort problem for virksomheder og resulterer i unødvendige udgifter. Virksomheder kan forhandle med leverandører ved hjælp af applikationssynlighed og forskningsdata om brug.

Med viden om de faktiske brugsmønstre kan virksomheder forhandle licensbetingelser, der sikrer, at antallet af licenser svarer til den faktiske efterspørgsel. Køb kun licenser baseret på efterspørgslen; overskudskøb vil føre til spildte investeringer og dårlig ROI.

En anden smart måde at optimere din stack på er ved at konsolidere to eller flere applikationer til én. Hvis dit marketingteam f.eks. bruger OptinMonster til pop-ups, og salgsteamet bruger Mailchimp til e-mails, kan du samle disse funktioner i HubSpot, som kan håndtere begge opgaver.

I stedet for to forskellige applikationer til forskellige brugssituationer kan du nøjes med én, hvilket gør det lettere at spore og reducere softwareudgifterne.

Denne procedure reducerer spild og fremmer en mere omkostningseffektiv og strategisk tilgang til softwarekøb.

Brug en SaaS-administrationsplatform

Du har brug for robust SaaS-administrationssoftware med relevante funktioner til at udføre alle de ovennævnte strategier. Disse platforme giver 100% synlighed og centraliseret kontrol over applikationsstyring, hvilket gør processer som kontraktstyring, licensdistribution og fornyelsessporing lettere.

SaaS-styringsplatforme kan integreres med dine interne SSO-, HRIS- og økonomisystemer. Disse integrationer gør det muligt for platformen at se hele din SaaS-stack og organisere den sammen med dine udgifter på ét sted.

Hvorfor stole på regneark til at spore applikationer, når du har avancerede værktøjer, der kan spotte IT-skygge, mens det sker? Disse værktøjer kan også hjælpe med at optimere dine SaaS-apps uden at kræve meget manuelt arbejde.

Det giver ikke kun synlighed, men også muligheder for omkostningsoptimering ved at afsløre duplikerede og overflødige apps. Du kan analysere brugen, eliminere den og optimere din portefølje.

Konklusion

Optimering af din SaaS-applikationsportefølje er afgørende for organisationer, der bruger en bred vifte af SaaS-applikationer, da det kan få dine softwareudgifter til at skyde i vejret.

Effektiv styring afdin SaaS-applikationsportefølje er afgørende for at øge væksten, reducere risici og sikre en fremragende drift. Manglende styring kan resultere i spildte ressourcer, sikkerhedsproblemer, eskalering af udgifter og fragmenterede arbejdsgange.

Denne artikel diskuterede de fem enkle måder at optimere din app-portefølje på: fra applikationssynlighed til forebyggelse af skygge-IT, overvågning af forbrug, optimering af licenser og valg af en SaaS-administrationsplatform. Det er velafprøvede tilgange, som organisationer bruger til at optimere deres portefølje.

En veloptimeret SaaS-applikationsportefølje fungerer som en drivkraft for virksomhedens vækst, innovation og langsigtede succes.