Sådan øger du dit teams produktivitet på afstand

Intro

På trods af al den fanfare, som fjernarbejde havde fået før Coronavirus-pandemien, havde kontorarbejde flere fordele, som fjernarbejdet ikke kunne bestride.

En af de mest oversete fordele ved kontorarbejde var, at det gav virksomhederne mulighed for at påvirke deres medarbejderes præstationer. Uanset om det betyder, at en leder kan drøfte medarbejdernes problemer eller give dem incitamenter til at øge deres præstationer personligt, skaber fjernarbejde nye udfordringer for virksomheder, der ønsker at øge deres teams produktivitet.

Det nylige skift til telearbejde har måske ændret virksomhedernes tilgang til produktivitet, men det er ikke en ende på det. Når det er sagt, er der mange produktivitets- og tidsstyringshacks, som du kan anvende for at øge dit teams produktivitet på afstand. Her er, hvordan du kan gøre det.

Definer produktivitet for dine medarbejdere

Produktivitet definerer den evne, en arbejdstager har til at udføre en given opgave med succes. Med andre ord er det arbejdseffektivitet; jo bedre en medarbejder kan udføre sine opgaver, jo mere produktiv vil han/hun være.

Da produktivitet er et så generisk og overforbrugt ord, er du nødt til at definere, hvad det betyder for dine medarbejdere i forbindelse med deres respektive arbejdsopgaver. Ved at dykke ned i produktivitetsstatistikker og fakta kan du og dit team få en bedre forståelse af, hvordan I kan være produktive. Dine medarbejdere bør vide, hvordan deres arbejde bliver registreret og bedømt, så I efterfølgende kan drøfte potentielle forbedringer.

De måleenheder, du bruger til at følge deres præstationer, skal være baseret på de ansvarsområder, du definerede, da du ansatte dem, og på dine forretningsmål.

I bred forstand vil dine produktivitetsmålinger være baseret på et af følgende aspekter af dine medarbejderes arbejde:

• Den hastighed, hvormed en given opgave bliver udført til tiden
• Antallet af opgaver, der er udført i en given periode
• evnen til at udføre en given opgave som beskrevet i en standardoperationsprocedure (SOP)
• Feedback fra ledere, medarbejdere og/eller kunder
• Tilgængelighed i arbejdstiden

Hver af disse egenskaber bør tilpasses den enkelte medarbejders arbejdsopgaver.

For en kundesupportmedarbejder kan produktivitetsmålinger være kundetilfredshedsscore, gennemsnitlig opkaldstid og antallet af løste sager. For en udvikler kan deres målinger være den leverede kode, kodeudskiftning og den tid, det tog dem at afslutte et projekt. For en marketingmedarbejder kunne du bruge omkostninger pr. lead, omkostninger pr. erhvervelse og antallet af genererede leads.

Uanset hvilke målinger du bruger, skal du kommunikere deres produktivitetsmålinger, før du sætter dig ned for at diskutere deres præstationer.

Udarbejd en klar politik for arbejde hjemmefra

At arbejde hjemmefra kan for nogle virke som et universalmiddel, men virkeligheden har vist, at denne arbejdsform har sine ulemper. Buffers 2019 State of Remote Work-rapport fandt ud af, at de mest almindeligt rapporterede problemer med fjernarbejdsordninger var at afbryde forbindelsen til arbejdet efter arbejdstiden (22 %), ensomhed (19 %) og kommunikation (17 %).

I stedet for at overse disse udfordringer skal du tage dem op ved at udvikle en politik for arbejde hjemmefra. Selv om hjemmearbejdspladser er blevet almindelige på grund af pandemien, skal du have en politik for arbejde hjemmefra, som definerer fjernarbejdernes forventninger.

Politikken bør bl.a. indeholde oplysninger om, hvilke værktøjer dine medarbejdere skal bruge - software eller hardware - hvilke tidspunkter de skal være tilgængelige for kommunikation, hvordan de skal beskytte sig selv og virksomheden, og hvordan de skal beskytte sig selv og virksomheden.

I betragtning af de udfordringer, som fjernarbejde medfører for medarbejderne, bør din politik tage højde for dem proaktivt. Din politik for arbejde hjemmefra kan f.eks. angive, hvornår en dag slutter, eller dele offentlige online-begivenheder, hvor dine medarbejdere kan mødes og komme i kontakt med hinanden.

Din politik bør vise de forskellige kommunikationskanaler, hvordan de skal bruges, og under hvilke omstændigheder de skal bruges. Du kan f.eks. have Slack til personlig kommunikation og kommunikation på tværs af virksomheden, e-mail til mere specifik kommunikation, Zoom til opkald og Asana til projektstyring.

Som en politik bør din virksomhed også betale bonusser til medarbejdere, der har brug for nye computere, hurtigere internetforbindelser og kontorudstyr (f.eks. borde, stole osv.).

Udvikle et program til at engagere medarbejderne

På grund af den pludselige indførelse af fjernarbejde som standard - om end midlertidigt - vil mange medarbejdere føle de udfordringer, som det skaber, mere dybtfølt. Som en modvægt ønsker du at udvikle et program for medarbejderengagement for at holde dine medarbejdere tilfredse med deres arbejde.

En nylig Gallup-undersøgelse viste, at 32 % af de adspurgte følte sig engagerede i deres arbejde, mens de øvrige 50 % og 17 % erklærede sig henholdsvis ikke engagerede eller uengagerede.

Et engagementsprogram har til formål at forbinde dine medarbejdere med din organisation og hæve deres nuværende engagement til det ønskede, optimale niveau. Et højt engagement blandt medarbejderne har vist sig at fremme fastholdelse, en følelse af loyalitet og produktivitet på én gang.

Til at starte med skal du lave undersøgelser, der afdækker det nuværende niveau af opfattet engagement. Spørg dine medarbejdere:

• Hvordan har du det med din nuværende stilling?
• Hvad ville du gerne ændre ved dit job?
• Hvor tilfreds er du med din balance mellem arbejdsliv og privatliv?

Opbyg dit engagementsprogram baseret på en blanding af bedste praksis og løsninger til at løse de problemer, der er fundet i dine undersøgelser. Blandt de mest almindelige bedste metoder er udvikling af pointbaserede belønningsprogrammer, tilbud om wellness-programmer og fremme af netværkssamarbejde i hele virksomheden.

Dit program bør også tage hensyn til dine medarbejderes feedback og vise, at din virksomhed bekymrer sig om deres følelsesmæssige og professionelle velbefindende. Del dette program åbent med eksisterende og nyansatte medarbejdere for at skabe de rette forventninger fra starten.

Fremme balancen mellem arbejdsliv og privatliv

Buffers undersøgelse viser, at balancen mellem arbejdsliv og privatliv er et problem for fjernarbejdere. En separat undersøgelse foretaget blandt 1.004 fuldtidsansatte amerikanske medarbejdere viste, at 29 % af de fjernansatte medarbejdere sagde, at de havde problemer med balancen mellem arbejde og privatliv, mens 31 % sagde, at de havde haft brug for at tage en fridag for deres mentale sundhed.

Selv om dine medarbejdere teoretisk set kan lukke deres computere når som helst, er de fleste af dem ansvarlige mennesker, der tager deres arbejde alvorligt. For din virksomhed lyder det måske som en god nyhed, men for dine medarbejdere er denne holdning en stor belastning for deres produktivitet.

Din virksomhed skal proaktivt fremme balancen mellem arbejdsliv og privatliv ved at forklare - eller tvinge, hvis det er nødvendigt - hvornår dine medarbejdere skal holde op med at arbejde, under hvilke omstændigheder og på hvilke tidspunkter de skal være til rådighed.

Den bedste måde at gøre fjernarbejdere tilfredse på er at lade dem selv bestemme deres arbejdstider. Medmindre de skal møde kunderne i bestemte tidszoner - tænk på en kundeserviceagent eller en sælger - kan de fleste medarbejdere udføre de fleste, om ikke alle deres opgaver på et hvilket som helst tidspunkt.

Alternativt kan du fortælle dem, at de skal være et bestemt antal timer på samme tid som de fleste arbejder, og lade dem udfylde de øvrige arbejdstimer som de ønsker.

Overvej at dele produktivitetsteknikker, der tilskynder til at koble af fra arbejdet, som f.eks. Pomodoro teknikken. De kan også bruge apps til tidsregistrering, der giver dem besked, når de har arbejdet et bestemt antal timer i træk.

En undersøgelse fra det globale vikarfirma Robert Half har vist, at arbejdstagere, der oplever balance mellem arbejdsliv og privatliv, er dobbelt så glade, mere produktive og viser større loyalitet over for deres arbejdsgiver end dem, der kæmper for at finde balance.

Mål dit teams produktivitet

De målinger, du bruger til at spore dine medarbejderes arbejdseffektivitet, er det fundament, som du baserer din produktivitetsfremmende taktik på. Dette er især vigtigt for fjernarbejdere, som ikke har nogen direkte feedback-mekanismer, som de lokaliserede kontorarbejdere bruger.

Medarbejderne kan lide at modtage feedback, så længe den kommer fra en objektiv, gennemsigtig analyse og ikke fra personlige præferencer. Dine medarbejdere kan bruge denne feedback til at forbedre deres arbejdseffektivitet, hvilket igen påvirker deres arbejdsglæde og engagement.

Tag de målinger, du har defineret, som forklaret tidligere i artiklen, og angiv et mål, som dine medarbejdere skal nå. Dette mål kan være baseret på tidligere data, benchmarks fra branchen eller interne diskussioner mellem ledere og medarbejdere.

Fastlæg en tidslinje for kontrol af hver medarbejders målinger - gør det i det mindste hvert kvartal. Opdel også hvert mål i månedlige og ugentlige mål, og bed dine ledere om at følge deres præstationer.

Analyser, hvordan hver enkelt medarbejder opfylder sine mål, og giv relevant feedback ud fra dataene. Udarbejd en plan til forbedring, hvis en medarbejder eller et team ikke har nået sine mål, og giv offentlig støtte, når de overskrider dem.