Sådan sikrer du, at din virksomhed overholder reglerne i 2024: Værktøjer til at hjælpe dig med at være på forkant

Intro

Lad os se det i øjnene - at holde sig ajour med forretningsregler kan føles som en jonglering. Mellem skiftende skatteregler, love om databeskyttelse og branchespecifikke retningslinjer er det nemt at blive overvældet.

Men nu skal du høre: At overholde reglerne handler ikke bare om at krydse af på en imaginær tjekliste for din virksomhed. Det handler om at beskytte din virksomhed mod bøder, bevare tilliden hos dine kunder og holde driften i gang.

I dag har virksomheder ikke råd til at forlade sig på manuelle processer. Compliance-værktøjer er vejen frem. Med tanke på, hvor AI-drevet mange ting er blevet i dag, bør virksomheder ikke sakke bagud.

Du skal sørge for, at din virksomhed overholder reglerne. I denne artikel gennemgår vi, hvad compliance betyder, hvorfor det er vigtigt, hvilke risici der er ved at ignorere det, og hvilke værktøjer der kan hjælpe dig med at holde dig på toppen.

Hvad er Business Compliance?

Tænk på business compliance som det gelænder, der holder dine aktiviteter sikre og lovlige. Det handler om at følge de regler og forordninger, der gælder for din virksomhed - uanset om det er arbejdsmarkedslovgivning, krav om databeskyttelse eller finansielle rapporteringsforpligtelser. Den svære del er at holde sig ajour med reglerne, da de ikke er hugget i sten.

Compliance betyder, at du skal være opmærksom på disse ændringer og sørge for, at din virksomhed altid har styr på tingene. Dit mål er at undgå bøder, holde dine kunders tillid intakt og drive en virksomhed, der fungerer lovligt og korrekt.

Hvorfor har din virksomhed brug for automatiserede compliance-værktøjer?

At forsøge at overholde reglerne uden de rigtige værktøjer er som at forsøge at gennemføre et maratonløb i klipklapper. Det er muligt at gennemføre maratonløbet, men forvent ikke at ligge i toppen. Du vil sandsynligvis også påføre dig selv unødvendige smerter undervejs.

Hvorfor skulle man ønske sig den slags smerte? Så for at komme videre har du brug for automatiserede compliance-værktøjer. Disse værktøjer fjerner en stor del af hovedpinen ved at administrere regler. Her er, hvorfor de er vigtige:

Forordningernes kompleksitet

Reglerne ændrer sig hurtigt. Bare sidste år sagde mere end halvdelen af virksomhederne, at de kæmpede med at holde trit med nye regler - især med databeskyttelseslove som den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR). Automatiserede værktøjer bliver opdateret i realtid, så du ikke behøver at bekymre dig om at gå glip af vigtige ændringer.

Integration på tværs af afdelinger

Compliance sidder ikke i én afdeling. HR, økonomi, IT - alle er involveret. Automatiserede systemer sørger for, at alle dele af din virksomhed er synkroniseret. Det hjælper dig med at opfylde kravene over hele linjen uden besvær.

Overvågning i realtid

Ville det ikke være rart at få en advarsel, når noget er ved at gå galt? Automatiserede compliance-værktøjer gør præcis det. De giver advarsler i realtid, hvis du er tæt på at overtræde en regel, så du kan rette op på det, før det bliver et problem.

Konkurrencefordel

Kunderne er mere opmærksomme på, hvilke virksomheder der følger reglerne. Ifølge en NielsenIQ-rapport fra 2022 foretrækker over 80 % af forbrugerne at arbejde med virksomheder, der er åbne om deres processer. Automatiserede værktøjer hjælper dig med at opbygge den tillid - og tillid omsættes til loyalitet og langsigtet succes.

Risikoen ved manglende overholdelse: Bøder, skade på omdømme og driftsforstyrrelser

Det er ikke bare risikabelt ikke at overholde reglerne - det er også dyrt. Manglende overholdelse kan ramme dig fra alle sider med konsekvenser, der spænder fra økonomiske sanktioner til beskadiget kundetillid.

En undersøgelse fra 2017 med titlen True Cost of Compliance with Data Protection Regulations, foretaget af GlobalScape og Ponemon Institute, viste, at de gennemsnitlige årlige omkostninger ved manglende overholdelse for virksomheder var på 14,8 millioner dollars. Det er 45 % højere end i 2011 og betydeligt dyrere end de gennemsnitlige omkostninger ved at overholde reglerne på 5,5 millioner dollars.

Dette scenarie viser bare, hvor omkostningseffektiv compliance kan være. Det hjælper dig med at undgå disse tre største risici:

Bøder og juridiske problemer

Bøder og juridiske problemer er ikke bare et slag på tasken. Det er alvorlige problemer, som potentielt kan koste dig millioner. Tag for eksempel GDPR (General Data Protection Regulation) i Europa. Hvis du begår en fejl, kan du risikere GDPR-bøder på op til 20 millioner euro eller 4 % af din globale omsætning, alt efter hvad der er højest.

Skader på omdømmet

I dagens verden betyder dit brand alt. Et enkelt problem med compliance, og du kan bringe din virksomheds omdømme i fare.

Husk på, at kunderne i dag værdsætter deres privatliv mere end nogensinde før. De vil vide, om deres data er i sikkerhed hos dig. Hvis det rygtes, at du har været for slap med at beskytte deres personlige oplysninger, begynder de måske at kigge på dine konkurrenter.

Operationel hovedpine

Når manglende overholdelse markeres, kan det sætte driften i stå. For eksempel er du klar til at lancere dit nye produkt. Marketingteamet er begejstret, og alle er klar til at gå i gang. Men pludselig dukker der problemer med compliance op. Pludselig går alt i stå. Det ville være ret skuffende for dig, dine medarbejdere og dine kunder.

Hvad er de vigtigste områder inden for business compliance?

Compliance er ikke noget, der passer til alle. Det dækker flere områder afhængigt af din branche. Her er de vigtigste områder, som virksomheder skal holde styr på:

Databeskyttelse

Databeskyttelsesregler som GDPR (General Data Protection Regulation) og California Consumer Privacy Act (CCPA) kræver, at virksomheder håndterer kundeoplysninger på en ansvarlig måde. Dette omfatter følgende trin:

1. Få kundernes samtykke til dataindsamling.
2. Beskyt de indsamlede data med kryptering.
3. Giv kunderne besked i tilfælde af brud.

Miljøbestemmelser

Hvis din virksomhed har en miljøpåvirkning (og det har de fleste), er du nødt til at følge regler om ting som CO2-udledning, affaldshåndtering og miljøvenlig praksis. Bæredygtighed er ikke bare godt for planeten - det er ved at blive et lovgivningsmæssigt must-have.

Ifølge PwC's Voice of the Consumer Survey 2024 vil 9,7 % af forbrugerne faktisk betale højere priser for bæredygtige produkter og varer. Det stemmer overens med sidste års undersøgelse, som viste, at 9,8 % var villige til at betale en højere pris for bæredygtighed.

Finansiel rapportering og revision

Det er ikke bare smart at have orden i regnskaberne - det er lovpligtigt. Regeringer forventer nøjagtig finansiel rapportering, og mange virksomheder er nødt til at forberede sig på revision. Automatisering af finansiel compliance kan spare dig for opgaver og problemer i sidste øjeblik.

Branchespecifikke regler

Visse brancher har ekstra regler, der skal følges. For eksempel skal sundhedsudbydere overholde Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) for at beskytte patientdata. På samme måde skal finansielle institutioner opfylde AML-krav (Anti-Money Laundering) for at forhindre svindel.

Hvordan HR-software kan strømline overholdelse af regler

Hvis du tror, at compliance kun handler om økonomi eller jura, kan du godt tro om igen. HR spiller også en stor rolle. Heldigvis kan HR-software gøre det meget nemmere at håndtere compliance.

Automatisering af dokumentation og rapportering

HR-værktøjer kan automatisk generere rapporter og holde dine optegnelser opdaterede, så du altid er forberedt på revisioner og inspektioner.

Overholdelse af arbejdslovgivningen gjort let

HR-værktøjer hjælper dig med at overholde arbejdslovgivningen, lige fra sporing af arbejdstid til sikring af ligeløn. Systemer med indbygget kontrol gør det nemt at spotte potentielle overtrædelser, før de bliver et problem.

Compliance-værktøjer til finansiel rapportering

Finansiel compliance er et område, hvor automatisering virkelig skinner. Lad os se på, hvordan finansielle værktøjer kan holde dig på sporet:

Hold dig opdateret om ændringer i skattelovgivningen

Skattelovgivningen kan ændre sig hurtigt, især i stater som Californien, hvor reglerne ofte opdateres. Lønsystemer designet til californiske virksomheder, som f.eks. EarnPayroll, hjælper dig med at være på forkant ved automatisk at levere opdateringer om nye skatteregler. Det sikrer, at dine indberetninger altid er nøjagtige, og at du overholder de seneste lovkrav, der er specifikke for Californien.

Fang fejl, før de bliver til problemer

Fejl sker - men de behøver ikke at føre til bøder. Automatiserede finansielle værktøjer bruger algoritmer til at opdage fejl. Disse algoritmer kan spotte problemer, som det menneskelige øje måske overser. Du kan rette eventuelle fejl, umiddelbart før du indsender din rapport.

Revisionsklar opbevaring i skyen

Ved at gemme finansielle dokumenter i skyen holdes alt organiseret og tilgængeligt for revisioner. Cloud-lagring garanterer ikke kun overholdelse, men beskytter også dine optegnelser med førsteklasses sikkerhed. Du kan få adgang til dine dokumenter når som helst og hvor som helst på en sikker måde.

Værktøjer til overholdelse af databeskyttelse og -sikkerhed

Med stigende antal databrud har virksomheder ikke råd til at spare på sikkerheden. Her er nogle must-have-værktøjer til overholdelse af databeskyttelse:

Cybersikkerhedsværktøjer til at overholde reglerne

Overholdelse af datalovgivningen betyder mere end bare at låse data inde - det kræver konstant overvågning. Cybersikkerhedsværktøjer hjælper dig med at opdage trusler i realtid og være på forkant med cyberrisici. Du kan forhindre potentielle identitetstyverier og andre problemer, der kan opstå som følge af cyberangreb.

Der findes værktøjer, som kan hjælpe dig med at overholde Fair Credit Reporting Act (FCRA), når du håndterer kundernes kreditoplysninger. Overholdelse af FCRA er afgørende for lovlig rapportering af nøjagtige kreditoplysninger.

Compliance er måske ikke den mest spændende del af det at drive virksomhed, men det er helt sikkert en af de vigtigste. Den gode nyhed er, at du ikke behøver at tackle det alene. Automatiserede værktøjer kan gøre det nemmere at overholde reglerne.

Med de rigtige værktøjer på plads kan du undgå dyre fejltagelser. Du kan fokusere på at opbygge tillid hos dine kunder og få din virksomhed til at vokse. I dag handler compliance ikke kun om at undgå problemer. Det handler om at skabe forudsætninger for langsigtet succes.