Hvordan digital transformation kan forbedre virksomhedens produktivitet

Introduktion

Kan du huske Disneys bemærkelsesværdige digitale transformationsrejse i begyndelsen af 2000'erne, som drev den 80 år gamle virksomhed tilbage i kundernes fantasi? Disney revitaliserede sine forlystelsesparker og streamingvirksomheder ved hjælp af digitale teknologier, opkøbte Marvel i 2009 og leverede en række blockbusters, der indbragte over 22 milliarder dollars. Det var muligt på grund af den legendariske CEO Bob Igers indgriben, som eksemplificerer, hvordan digitale teknologier kan revitalisere organisationer.

Billedkilde

Næsten to årtier senere har den digitale transformation fået et meget større omfang med betydelige økonomiske konsekvenser for virksomhederne.

En førende industrirapport afslører, at virksomheder høster et betydeligt udbytte af deres digitale transformationsinitiativer. Syv ud af ti virksomhedsledere mener, at de har 1,5 gange større sandsynlighed for at rapportere om øgede indtægter, og 66% forventer højere organisatorisk rentabilitet i de næste to år.

Disse resultater understreger et hidtil uset fokus på digital transformation blandt organisationer, da de i stigende grad søger større smidighed og modstandsdygtighed over for usikkerhed.

Virksomheder skal være agile for at kunne træffe hurtige og præcise beslutninger ved hjælp af store mængder data, så de kan betjene deres kunder bedre og hurtigere end deres konkurrenter. Agile organisationer har de værktøjer og processer, der hjælper beslutningstagerne med at reagere hurtigt på interne og eksterne udfordringer som mangel på kvalificeret arbejdskraft eller behovet for at opkvalificere arbejdsstyrken for at bevare en konkurrencemæssig fordel.

Modstandsdygtighed, fordi modstandsdygtige organisationer er bedre forberedt på at møde usikkerhed. Organisationer, der forudser og håndterer mennesker, processer og teknologiske ændringer uden at forstyrre deres arbejdsgange eller påvirke deres kundeserviceniveau, er bedre stillet end dem, der forstyrres af uforudsete udfordringer og konstant brandslukning.

Digital transformation er deres billet til at nå hurtigere frem!

Digital transformation bliver ofte misforstået som et stort initiativ, der kræver en dramatisk organisatorisk reaktion. I stedet er det en eksperimentel, opdagelsesdrevet tilgang, hvor virksomheder vedtager strategier, processer og strukturer for at få mest muligt ud af det digitalt ledede forretningslandskab ved at forbedre deres samlede produktivitet.

Men digital transformation handler ikke kun om at blive en teknologidrevet organisation.

Det handler i lige så høj grad om kunder og om at servicere deres behov bedre ved at tage fat på siloopdelte forretningsfunktioner, processer og teknologiplatforme og strømline dem for at skabe højere effektivitet og produktivitet.

Det handler også om at forstå virkningen af spirende teknologier som kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML) på drift, forretningsstrategier og konkurrence, og hvordan de kan styrke og optimere arbejdsstyrken. Og om at udnytte kundernes og medarbejdernes ekspertise og input og udnytte dem til at tilpasse sig den digitalt styrede model.

Gartner definerer digital transformation "som alt fra it-modernisering (for eksempel cloud computing) til digital optimering og opfindelsen af nye digitale forretningsmodeller. Udtrykket bruges i vid udstrækning i offentlige organisationer til at henvise til beskedne initiativer som at lægge tjenester online eller modernisere ældre systemer."

De vigtigste grunde til, at virksomheder skal starte deres digitale transformationsrejse

Billedkilde

1. Sænker medarbejdernes produktivitet og engagement

De igangværende forstyrrelser på de globale arbejdsmarkeder med en række medarbejderdrevne tendenser som den store opsigelse understreger udfordringerne ved vedvarende udbrændthed og mangel på entusiasme. Fjern- og hybridarbejdspladser har ført til en spredning af arbejdsapplikationer, der komplicerer kommunikation og samarbejde med teammedlemmer. Desuden æder administrative opgaver, som at udfylde timesedler manuelt, deres produktive arbejdstid og engagerer dem i monotone aktiviteter.

Sådanne udfordringer har tilskyndet virksomheder til at automatisere processer og frigøre medarbejdertid til produktive aktiviteter som at opbygge kunderelationer og opkvalificere sig. Teknologiske tiltag er afgørende for at fastholde og tiltrække nye talenter, som det fremgår af, hvordan organisationer i stigende grad indarbejder dem som en del af deres værditilbud til medarbejderne.

For eksempel kan et AI-drevet tids- og fremmødestyringssystem spare op til 20-30 minutter dagligt for hver medarbejder - hvilket nemt kan frigøre hundredvis af overarbejdstimer til aktiviteter, der begejstrer og engagerer dem. I praksis betyder det, at hvis der er et stort antal medarbejdere i din organisation, kan de samlede tidsbesparelser nemt beløbe sig til hundredvis af arbejdstimer over tid. I bund og grund forbedrer indførelsen af et tids- og fremmødestyringssystem driftseffektiviteten, samtidig med at det fremmer medarbejdernes engagement og trivsel, hvilket alt sammen fører til en mere dynamisk og produktiv arbejdsplads.

2. Behovet for at få mening ud af data

Den pludselige stigning i brugen af fjern- og hybridarbejdspladsmodeller, nye medarbejdertyper som skifteholdsarbejdere og en mere global og diversificeret arbejdsstyrke skaber enorme mængder af data. Ældre systemer og manuelle processer er ikke gearet til at vurdere dataene nøjagtigt og hurtigt nok til at give brugbar indsigt.

Det betyder, at beslutningstagerne skal bruge meget tid og mange kræfter på at forstå de tilgængelige data for at finde de retningsgivende signaler, der skal til for at træffe forretningsbeslutninger. Denne manuelle tilgang fører til tab af produktiv arbejdstid, som ledere kunne bruge til at arbejde på forretningskritiske initiativer eller til at forbedre deres teams samhørighed og færdigheder.

3. Øget fokus på bløde færdigheder

Kommunikation, samarbejde, empati, tidsstyring og evnen til at skabe konsensus er ved at dukke op som nøglefærdigheder. Organisationer skal skabe de rette forudsætninger for, at deres medarbejdere kan tilegne sig og udnytte dem. Det kræver, at man frigør medarbejdernes tid.

I modsætning til den gængse opfattelse foretrækker omkring 80% af virksomhederne at udvikle talenter internt frem for at ansætte eksternt eller onboarde vikarer, afslører Mercers Talent Assessment Practices Report. Næsten tre fjerdedele af virksomhederne (73 %) planlægger at automatisere processer og reducere den menneskelige involvering.

Det betyder, at organisationer er ivrige efter at reducere administrative opgaver ved at automatisere dem og fokusere på at forbedre kompetenceprofilen hos deres interne arbejdsstyrke.

4. Større pres på profitmarginerne

Kundernes udgifter er faldet betydeligt, hvilket lægger yderligere pres på fortjenstmargenerne. Desuden er kunderne nu mere tilbøjelige til at vælge projekter med faste bud, hvor ændringer i projektets omfang, manuelle fejl og manglen på synlighed og overblik i realtid kan påvirke bundlinjen. Derfor undersøger virksomhederne, hvordan de kan digitalisere deres backend-processer og workflows og få synlighed i realtid, så de bedre kan styre deres projekter. Fokus er helt klart på at optimere mennesker og processer for at skabe højere effektivitet og produktivitet.

Disse udfordringer viser, hvorfor teknologiadoption og digital transformation er blevet vigtige organisatoriske prioriteter for C-suite. Digital transformation hjælper virksomhedens produktivitet, hvilket er direkte forbundet med højere rentabilitet.

Her er hvordan:

Hvordan digital transformation kan løse problemerne og skabe højere produktivitet

Billedkilde

En af de vigtigste fordele ved digital transformation ligger i forbedret kundeengagement og -håndtering. HubSpot Annual State of Service in 2022 Report afslører, at 93% af kundeserviceteams mener, at kunderne har meget højere forventninger til deres brands end nogensinde før. Det betyder, at organisationer skal tilbyde dem personlig service på flere kanaler og konstant forny sig for at fange deres svindende opmærksomhed.

Det er især udfordrende at gøre det, samtidig med at man administrerer ressourcer og servicerer kunder på afstand eller i et hybrid setup. Det er her, digitale transformationsinitiativer som onboarding af et AI-drevet automatiseringsværktøj til professionelle tjenester kan forbedre en organisations ressourcestyringskapacitet betydeligt.

Med realtidssynlighed i den globale ressourcepulje, ressourceanbefalinger og -allokering og muligheden for at spore hver enkelt ressources færdigheder, certifikater og ekspertiseniveauer kan organisationer udstyre deres ledere med de værktøjer, de har brug for til konsekvent at levere kundeoplevelser af høj kvalitet.

Bob Iger, Disneys CEO, siger: "Disney udnytter i dag det digitale til at engagere, underholde og interagere med forbrugerne hver dag på tværs af sine forlystelsesparker, underholdningsstudier, interaktive medieplatforme og fysiske butikker," og han giver sit bud på, hvordan digital transformation kan skabe større kundeengagement.

Nogle andre vigtige fordele ved digital transformation er listet nedenfor:

1. Forbedret organisatorisk smidighed og skalerbarhed

Et tumultarisk forretningslandskab kræver, at organisationer hurtigt og problemfrit kan skalere op eller ned for at modvirke virkningen af enhver negativ udvikling, som f.eks. manglen på højt kvalificeret arbejdskraft. På samme måde skal en organisation have sit digitale fundament på plads for at drage fordel af international ekspansion eller den nye tendens til at ansætte fra en global arbejdsstyrke.

Organisationer kan have svært ved at skabe agilitet og skalerbarhed uden de nødvendige teknologiplatforme og processer. Det påvirker også organisationens produktivitet, da medarbejderne ofte er overbebyrdede på grund af siloopdelte eller manuelle systemer og mangler den teknologisupport, der er nødvendig for at skabe den ønskede agilitet og skalerbarhed.

Digital transformation hjælper ikke kun en virksomhed med at håndtere dens aktuelle udfordringer, men hjælper den også med at skabe langsigtede forudsigelige modeller, samtidig med at den tilbyder måder at forbedre styringen af dens ressourcer og økonomi på.

2. Omkostningsbesparelser på lang sigt

Deloittes Global Cost Reduction Survey afslører, at omkostningsreduktion er blevet et globalt virksomhedsmandat. "Omkostningsreduktion er blevet en standard forretningspraksis i alle regioner, og 86 procent af de globale respondenter siger, at deres virksomheder sandsynligvis vil iværksætte omkostningsreducerende initiativer i løbet af de næste 24 måneder," står der i rapporten. Organisationer, der øger produktionen og reducerer udgifterne, kan forbedre deres profitmargin.

Digital transformation muliggør langsigtede omkostningsbesparelser, da organisationer ikke behøver at bruge store summer med jævne mellemrum for at skabe lappeløsninger, der kan modvirke bivirkningerne af udefrakommende faktorer som en lunken makroøkonomisk udsigt.

I stedet kan de oprette et digitalt økosystem, der passer til deres organisations krav, og aktivt styre omkostningerne forbundet med teknologiplatforme og modernisering, samtidig med at de styrker deres medarbejdere, forretningsfunktioner og processer.

3. At skabe en fremtidssikret arbejdsplads, der tiltrækker og fastholder talenter

Virksomheder, der anvender nye teknologier som AI og machine learning, er i stand til at definere deres behov for arbejdskraft bedre og skabe en mere problemfri oplevelse for dem. På den måde positionerer organisationer sig som attraktive arbejdsgivere, der er opsatte på at omfavne fremtiden. De er i stand til at skabe en tiltrækningskraft blandt meget eftertragtede, stærkt omstridte og højt kvalificerede arbejdsstyrker.

Sådanne ansættelsesmuligheder er attraktive for medarbejdere, der ønsker at arbejde med banebrydende teknologier for at udvide deres kompetencematrix og udsætte dem for udfordrende og givende arbejde.

Der er allerede skrevet meget om, hvordan teknologi og digitale økosystemer har gjort det muligt for organisationer over hele linjen at opretholde forretningskontinuitet i de udfordrende dage med COVID-19-pandemien. Virksomheder er nødt til at skabe et fremtidssikret økosystem, der kan modstå chok fra forstyrrelser og give dem mulighed for at trives. På den måde kan digital transformation fremtidssikre forretningsenheder.

4. Reducer manuelle fejl

Manuelle fejl koster organisationer dyrt, da der er større risiko for fejl. For eksempel kan det være ineffektivt og fejlbehæftet at administrere løn- og arbejdsforhold manuelt eller bruge forskellige systemer. Det kan resultere i administrative omkostninger, øget arbejdsbyrde og potentielle unøjagtigheder i lønberegningerne, hvilket fører til utilfredshed blandt medarbejderne og potentielle juridiske tvister.

42 % af alle virksomheder oplever en eller anden form for indtægtslækage, og manuelle fejl er i høj grad medvirkende til dette tab, der kunne være undgået. Organisationer har svært ved at få øje på og lukke for indtægtslækage, fordi det sjældent sker i store mængder. Men regelmæssige fejl som tab af produktivitet i arbejdstiden bliver til store summer, der skader virksomhederne økonomisk.

En produktionsvirksomhed opdagede, at manuel lønberegning og sporing af overholdelse resulterede i en gennemsnitlig fejlprocent på 5% på tværs af deres internationale aktiviteter. Med en arbejdsstyrke på 10.000 medarbejdere betød det ca. 500 lønfejl pr. lønperiode, hvilket førte til utilfredse medarbejdere og spildte administrative ressourcer.

5. Forbedre samarbejdet i hele organisationen

Pandemien har ændret den måde, vi arbejder på. I takt med at organisationerne indfører hybrid- og fjernarbejdspladsmodeller, skal de undersøge deres kultur og fremme videndeling og samarbejde. Det er vigtige facetter, der muliggør problemfri drift og interessenters oplevelse, især når kunder og medarbejdere primært arbejder online.

Digital transformation kan hjælpe med at øge vidensdelingen mellem salgs-, leverings-, HR- og økonomiteams og skabe større engagement og samarbejde i hele organisationen. Desuden kan løsninger, der integrerer processer på tværs af teams, tilbyde data og indsigt i realtid, mindske kløften mellem efterspørgsel og færdigheder og forbedre medarbejdernes produktivitet.

Digital transformation er vigtig!

Teknologi kan være skræmmende! Betagende innovationer og disruptive forretningsmodeller udfordrer traditionel visdom og tvinger ledelsen til at revurdere deres organisatoriske strategier og processer.

Desværre har det ikke været problemfrit.

Digital transformation opfattes ofte som en disruptiv proces. Denne forkerte antagelse har ført til modstand fra visse sider i organisationen og gjort det sværere at få digitale processer til at sive ind i forretningsfunktionerne.

C-suiten skal gå forrest for at fjerne disse reelle eller opfattede bekymringer ved at påtage sig rollen som mentorer og forandringsskabere. De skal foregå med et godt eksempel og kommunikere klart, at digital transformation ikke skal erstatte medarbejdere, men manuelle processer. Det er meningen, at de skal have de nødvendige værktøjer på moderne arbejdspladser.

At starte i det små og demonstrere de fordele, medarbejderne vil få, kan være et godt sted at starte for at få flere til at tage teknologien til sig. Automatisering af simple opgaver som tidsregistrering kan give medarbejderne en førstehåndsoplevelse af, hvordan digital transformation kan gøre deres hverdag mere gnidningsfri og frigøre dem til mere produktive opgaver. Det kan hjælpe med at skærpe organisationens fokus på at tiltrække og fastholde de bedste talenter og integrere dem bedre for at reducere medarbejderudskiftningen.

Derfor skal virksomheder indføre nye teknologier, samtidig med at de formulerer, hvordan de ønsker, at deres medarbejdere skal tage dem til sig. Deri ligger nøglen til bedre at navigere i usikkerheden og effektivt håndtere de stadigt skiftende krav fra deres interessenter.

I sidste ende er digital transformation en løbende proces og ikke et endemål. Det er en proces, hvor man bliver integreret, agil og modstandsdygtig, hvilket igen kan optimere arbejdsstyrken og øge virksomhedens produktivitet.

Og produktivitet betyder penge!