Arbejdsgiverens kvikguide til lønsumsafgift

Intro

At ansætte medarbejdere for første gang giver mange udfordringer, lige fra onboarding og compliance til håndtering af lønninger - en særlig indviklet opgave. Beregning og indberetning af lønsumsafgift kan forvirre selv erfarne virksomhedsejere. Nøjagtig håndtering af lønsumsafgift er afgørende, da fejl kan føre til alvorlige økonomiske sanktioner og endda kriminelle konsekvenser.

Når denne artikel er slut, vil du kende de nødvendige skridt til effektivt at håndtere lønskatter for din arbejdsstyrke og sikre overholdelse af reglerne.

Hvad er arbejdsgiverafgifter?

Lønskatter er afgifter, som arbejdsgivere tilbageholder fra medarbejdernes lønsedler og indbetaler direkte til staten. Disse skatter hjælper med at finansiere forskellige sociale forsikringsprogrammer, herunder Social Security og Medicare. Både medarbejdere og arbejdsgivere bidrager til lønskatten, men det er arbejdsgiverens ansvar at trække skatten fra og sende den videre til staten.

Typer af arbejdsgiverafgifter

I USA er arbejdsgivere ansvarlige for forskellige lønskatter og -fradrag. Her er en oversigt over de lønskatter, du bør være opmærksom på:

Føderal indkomstskat

Føderal indkomstskat pålægges lønninger og overskud og betales til den amerikanske regering. Ifølge IRS gælder denne skat både for arbejdsindkomst (lønninger, drikkepenge, provisioner) og uoptjent indkomst (renter, udbytte). Den kan opkræves af både enkeltpersoner og virksomheder.

USA har et progressivt føderalt indkomstskattesystem, hvilket betyder, at skattesatsen stiger med højere indkomstniveauer. For eksempel betaler en medarbejder, der tjener under 44.725 dollars om året, en skattesats på 12%, mens en person, der tjener over 578.126 dollars om året, beskattes med 37%. Medarbejdere, der tjener mindre end 11.000 dollars, betaler ingen føderal indkomstskat. Selv om det teknisk set ikke er en lønskat, er tilbageholdelse af føderal indkomstskat en vigtig del af lønbehandlingen.

Skatter på social sikring og sygesikring (FICA)

Arbejdsgivere skal bidrage til socialsikrings- og sygesikringsskatter for deres ansatte, samlet kendt som FICA-skatter (Federal Insurance Contribution Act). FICA-skattesatserne varierer fra 10-37%, fordelt ligeligt mellem arbejdsgivere og arbejdstagere.

• Social sikring: Denne skat støtter Old-Age and Survivors Insurance Trust Fund (OASI) og Disability Insurance Trust Fund (DI), som giver ydelser til pensionister, efterladte og handicappede.
• Sygesikring: Bidragene går til Hospital Insurance Trust Fund og Supplementary Medical Insurance Trust Fund og hjælper med at dække lægeudgifter.

Føderal arbejdsløshedsskat (FUTA)

Federal Unemployment Tax Act (FUTA) er en arbejdsgiverbetaltskat, der finansierer kompensation til arbejdsløse arbejdere. I modsætning til andre skatter trækkes FUTA ikke fra medarbejdernes lønsedler, men betales i stedet direkte af arbejdsgiverne.

Pensioneringsprogrammer

Arbejdsgivere kan også tilbyde pensionsprogrammer, hvor de trækker en del af medarbejdernes løn fra for at oprette pensionsfonde, der er tilgængelige, når de går på pension. Satserne for disse fradrag varierer mellem virksomheder og enkeltpersoner.

Statslig indkomstskat

Regler, satser og intervaller for statslig indkomstskat varierer meget fra stat til stat. Nogle stater har en fast sats, mens andre bruger et progressivt system. Nogle få stater, som Florida og Texas, opkræver ikke statslig indkomstskat. Arbejdsgivere skal tilbageholde den relevante statslige indkomstskat fra medarbejdernes lønsedler og indbetale den til den statslige skattemyndighed.

Statslig arbejdsløshedsskat (SUTA)

SUTA er også kendt som State Unemployment Insurance (SUI) eller reemployment tax og finansierer arbejdsløshedsunderstøttelse til afskedigede arbejdstagere. I de fleste stater er det kun arbejdsgivere, der bidrager til SUTA. Satserne og det skattepligtige løngrundlag varierer fra stat til stat. I Florida gælder satsen f.eks. for de første 7.000 dollars af hver medarbejders årsløn.

Lokale skatter

Arbejdsgivere bør også tjekke, om der er lokale lønskatter, som kræves af byer eller kommuner. Både arbejdsgivere og medarbejdere kan bidrage til disse skatter, som finansierer lokale tjenester og infrastruktur. For eksempel pålægger Philadelphia en lønskat på både indbyggere og udlændinge, der arbejder i byen. Arbejdsgivere skal tilbageholde denne skat fra lønnen og indbetale den til byen. Satserne og brugen af disse skatter varierer fra sted til sted, og de støtter ofte kommunale tjenester som offentlig sikkerhed og vedligeholdelse af parker.

Hvad er forskellen på løn- og indkomstskat?

Selv om både lønsumsafgift og lønmodtagerindkomstskat vedrører beskæftigelse, er de forskellige af natur.

• Lønskatter: Disse deles af både arbejdsgivere og arbejdstagere og beregnes som en procentdel af den ansattes løn, hvor arbejdsgiveren matcher beløbet. De består primært af socialsikrings- og sygesikringsskatter.
• Medarbejdernes indkomstskat: Denne progressive skat er udelukkende medarbejderens ansvar. Skattesatsen stiger i takt med, at den enkeltes skattepligtige indkomst stiger. Baseret på medarbejderens W-4-formular tilbageholder arbejdsgiverne denne skat fra medarbejderens lønseddel og overfører den til staten.

Hvordan beregner jeg arbejdsgiverens lønskat?

Lønberegning for begyndere handler om at summere alle de individuelle skatter, som udgør skatten. Følg disse trin:

1. Fastlæg bruttolønnen: Bestem medarbejderens samlede indkomst før eventuelle fradrag, herunder almindelig timeløn eller løn, overarbejde, bonusser, provisioner og drikkepenge.

2. Beregn socialsikringsskat: Multiplicer bruttolønnen med arbejdsgiverens andel af socialsikringsskatten, som er 6,2%.

3. Beregn Medicare-skat: Multiplicer medarbejderens bruttoløn med arbejdsgiverens andel af Medicare-skatten, 1,45 %.

4. Beregn den føderale arbejdsløshedsskat (FUTA): Multiplicer de første 7.000 dollars af hver medarbejders årsløn med FUTA-skattesatsen på 6 %. I nogle tilfælde kan du være berettiget til et fradrag på op til 5,4 %, hvilket kan reducere FUTA-skattesatsen til helt ned til 0,6 %.

5. Beregn statslig arbejdsløshedsskat (SUTA): Denne beregning varierer fra stat til stat. Generelt skal du gange en del af medarbejderens løn med din stats SUTA-skattesats.

6. Samlede arbejdsgiverafgifter: Læg alle de beregnede skatter sammen for at bestemme det samlede beløb for arbejdsgiverafgifter.

Hvornår skal man betale lønsumsafgift?

Her er fristerne for indsendelse af forskellige vejledninger til lønskatteformularer:

1. Formular 940: Denne formular bruges til at indberette den årlige FUTA-skat (Federal Unemployment Tax Act) og skal afleveres senest den 31. januar det følgende år.
2. Formular 941: Denne formular bruges til at indberette indkomstskat, socialsikringsskat og Medicare-skat, der tilbageholdes fra medarbejdernes lønsedler, sammen med arbejdsgiverens andel af socialsikrings- og Medicare-skat. Forfaldsdatoerne er:

• 30. april for første kvartal (1. januar til 31. marts)
• 31. juli for andet kvartal (1. april til 30. juni)
• 31. oktober for tredje kvartal (1. juli til 30. september)
• 31. januar for fjerde kvartal (1. oktober til 31. december)

3. Formular 944: For arbejdsgivere, der skylder 1.000 dollars eller mindre i lønskat for året, skal denne formular udfyldes den 31. januar det følgende år.
4. Udfyld formular W-3: Denne overførselsformular sendes til Social Security Administration (SSA) sammen med kopi A af alle de formularer W-2, der er udstedt i løbet af året. Den rapporterer den samlede indtjening, socialsikringslønninger, Medicare-lønninger og tilbageholdelser for alle medarbejdere. Formularen skal indsendes senest den 31. januar det følgende år.

Hvad er straffen for ikke at betale lønsumsafgift?

Manglende overholdelse af lønskatteforpligtelser kan resultere i betydelige bøder fra skattemyndighederne:

• Manglende indbetaling: Hvis lønsumsafgiften ikke indbetales til tiden, er der bøder på mellem 2 % og 15 % af den ubetalte afgift, afhængigt af antallet af forsinkede dage.
• Manglende indsendelse: Bøder for forsinket indsendelse af lønskatteblanketter varierer typisk fra 5% til 25% af den ubetalte skat for hver måned eller del af en måned, hvor indberetningen er forsinket.
• Bøde for inddrivelse af fondsmidler: Hvis du tilbageholder lønskatter fra medarbejderne, men ikke indbetaler dem til skattemyndighederne, kan du blive pålagt en bøde svarende til det fulde beløb af de ubetalte lønskatter, hvilket i praksis fordobler forpligtelsen.
• Straf for fejlklassificering af medarbejdere: Fejlklassificering af medarbejdere som uafhængige entreprenører kan resultere i bøder, herunder 1,5 % af lønnen, 40 % af den FICA-skat, der ikke er tilbageholdt fra medarbejderen, samt 100 % af arbejdsgiverens andel af den FICA-skat, der skulle have været betalt.

Hvordan kan jeg indberette min lønskat elektronisk?

IRS tilbyder to muligheder for elektronisk indberetning af lønskatteformularer:

1. Indsend selv formularerne: Du kan indsende formularerne direkte via skattemyndighedernes e-file-system.

2. Brug en autoriseret IRS e-file-udbyder: Du kan finde en skatteekspert via den autoriserede IRS e-file provider locator service til at indsende lønskatteformularerne på dine vegne.

Konklusion

At forstå lønsumsafgift er et vigtigt ansvar, der kræver omhyggelig opmærksomhed på detaljer. Fra beregning af hver type lønskat til overholdelse af de respektive indberetningsfrister kan processen virke skræmmende, især for nye arbejdsgivere.

Husk at holde dig orienteret om føderale, statslige og lokale skattelove, og tøv aldrig med at rådføre dig med skattefolk for at sikre overholdelse og nøjagtighed. Ved at forstå dine lønskatteforpligtelser og følge best practice kan du gøre lønbehandlingen mere effektiv og reducere risikoen for utilsigtede økonomiske konsekvenser.