Effektiv kommunikation er nøglen til succes for din virksomhed

Intro

Jeg ved, at vi hører det ofte: "Kommunikation er nøglen." Men er det virkelig det? Selvfølgelig er det det! Kommunikation er afgørende i alle aspekter af vores liv. Uanset om det er dine personlige eller professionelle relationer, dine forretningsstrategier eller endda den emoji, der bruges til at mildne den hårde tekst - det er i øvrigt nonverbal kommunikation.

Vi tror normalt, at når noget defineres som udveksling af information mellem to eller flere personer, er det kun skriftlig og mundtlig kommunikation.

Men kommunikation er mere end blot at bruge ord. Det kan også involvere dit kropssprog, dit ansigtsudtryk og dit tonefald; hver af disse ting sender et budskab til den person, du taler med.

I et erhvervsmiljø bruger du meget tid på at kommunikere. Det kan være internt, ved at skitsere dine mål, gentage dine principper, deltage i diskussioner og følge op på kolleger. Eller eksternt ved at koordinere med andre parter, tale med kunder eller promovere dine varer eller tjenester.

Jeg mener, at en vellykket form for kommunikation er, når budskabet bliver forstået på den måde, som det var meningen, at det skulle kommunikeres. Uden denne forståelse kan et budskab blive misforstået eller formidlet forkert, hvilket kan føre til en fejl eller frustration.

Enhver virksomhed har brug for effektiv organisatorisk kommunikation, for uden den kan de opgaver og procedurer, der skal gennemføres, for at virksomheden kan fungere, ikke gennemføres. Når det er sagt, lad os først se nærmere på, hvorfor effektiv kommunikation er vigtig.

Vigtigheden af effektiv kommunikation

(kilde)

Kommunikation har stor betydning for en organisations produktivitet, kultur og entusiasme. At opbygge effektive kommunikationsevner som leder giver betydelige fordele på kort og lang sigt for din virksomhed. En god kommunikator kan inspirere sit team til at arbejde hårdere, levere bedre resultater og undgå misforståelser.

Alle disse faktorer kan bidrage til virksomhedens succes - og også til din egen. Det er med til at skabe en følelse af at bidrage til organisationens fremtid, når medarbejderne er direkte involveret i arbejdsprodukter og projekter. Det motiverer dem også til at arbejde for at forbedre rentabiliteten, kundetilfredsheden og kendskabet til mærket. Medarbejdere, der er personligt engageret i virksomhedens mål, er mere optaget af andre aspekter. Hvis mærket f.eks. har et positivt ry som en fremragende arbejdsplads, kan det påvirke din evne til at tiltrække og fastholde de bedste talenter på lang sigt.

Elleve grunde til, at effektiv virksomhedskommunikation er nøglen til succes

(kilde)

1. Skaber en bedre virksomhedskultur

En ordentlig strategi for virksomhedskommunikation er afgørende for at opbygge en positiv teamkultur og et positivt arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Virksomheder, der kommunikerer på en gennemsigtig og åben måde, har et langt sundere arbejdsklima og en højere medarbejdermotivation og -tilfredshed.

På den anden side lider organisationer, der forsømmer virksomhedskommunikation som et middel til at forbedre arbejdspladsens kultur, af lavt engagement, lav medarbejdertilfredshed, lav kundetilfredshed og høj omsætningshastighed.

2. Forbedrer videndeling

Et af de vigtigste mål, som virksomheder forsøger at nå ved at investere i intern kommunikation, er at forbedre praksis for videndeling. I en verden, hvor medarbejderne konstant vokser og lærer nye ting, er arbejdsgiverne nødt til at gøre det nemt at dele viden i deres organisationer. Uden en veltilrettelagt intern virksomhedskommunikationsstrategi lider videndeling og organisatorisk viden under det.

3. Forbedrer medarbejdernes engagement

Ifølge Ragans undersøgelse af medarbejderengagement er ledelseskommunikation det vigtigste interne kommunikationsaspekt, som statistisk set korrelerer med medarbejderengagement. Interne kommunikationsteams spiller en vigtig rolle med hensyn til at hjælpe, træne og uddanne ledere om værdien af kommunikation.

4. Forbedrer samarbejdet mellem de forskellige tjenestegrene

Det er yderst vanskeligt at opretholde en effektiv kommunikation mellem afdelingerne i virksomheder uden en stærk kommunikationsplan. Medarbejderne skal kunne interagere og samarbejde ubesværet for at blive mere produktive. F.eks. skal dine forsknings- og marketingafdelinger være på samme side, og dit forretningskontor og din it-afdeling skal være synkrone.

5. Forbedrer kundetilfredshed og fastholdelse af kunderne

Bedre virksomhedskommunikation betyder også bedre kundetilfredshed. Hvis der er dårlig kommunikation i en organisation, sker der to ting, når det gælder kundeservice og kundetilfredshed: For det første får medarbejdere i kundevendte roller ikke de oplysninger, de har brug for. For det andet vil kunderne mærke den dårlige medarbejdermoral og få en negativ oplevelse.

Faktisk viste en undersøgelse, at medarbejdernes holdning har en betydelig indvirkning på kundetilfredsheden, hvilket igen resulterer i en stigning i omsætningen.

6. Eliminering af overbelastning af e-mail

Alt fra opdateringer om fremskridt til dataforespørgsler, jobopgaver, interaktioner og feedback fra medarbejdere, mødeinvitationer, kommunikation med kunder og leverandører, levering af dokumenter og fødselsdagshilsner - alt dette håndteres generelt via e-mail i virksomheder.

Ifølge Radicati bruger den gennemsnitlige forretningsmedarbejder 25 % af sin arbejdsdag på e-mail-relaterede rutiner. Kun nogle få er dog værd at hjælpe os med det samme. Mange af de e-mails, vi modtager, er fuldstændig irrelevante for os. Overbelastning af e-mail er blevet reduceret i intern virksomhedskommunikation, der anvender effektive platforme til medarbejderengagement og samarbejde.

7. Reducerer medarbejderomsætningen

Virksomheder med mere engagerede og tilfredse medarbejdere har langt lavere omsætningsrater. For at tiltrække og fastholde millennials og yngre generationer på arbejdspladsen skal arbejdsgiverne sørge for at holde deres medarbejdere informeret om, hvad der er relevant for deres job.

På den anden side fører for mange irrelevante oplysninger ofte til stress, uengagement, frustration og dermed lavere medarbejderfastholdelse.

8. Bedre kommunikation for fjernarbejdere

Fjernstyringsteams er fremtidens måde at arbejde på. Ifølge statistikker vil 73 % af alle forretningsafdelinger i 2028 ansætte fjernarbejdere. I velstående lande som USA kan tallene i sidste ende overstige 75 %.

Dette kræver en ny tilgang til kommunikation, ledelse og forvaltning. Fjernteams støder på en række kommunikationsproblemer, herunder koordinering på tværs af tidszoner, overvindelse af informationsbarrierer og overvindelse af sproglige og kulturelle hindringer. Desuden gør afstanden det svært for teammedlemmerne at føle, at de hører sammen. Forbedret intern virksomhedskommunikation kan imidlertid gøre en stor forskel i forhold til, hvordan fjernte teams samarbejder og interagerer.

9. Fjernelse af kommunikationsbarrierer

Informationsbarrierer er almindelige, når der er for mange irrelevante ting. Derfor kan vitale oplysninger for en medarbejder hurtigt blive forlagt. Effektiv intern virksomhedskommunikation og brug af de rette kommunikationsværktøjer er afgørende for at overvinde dette problem.

10. Øger medarbejdernes interesse

Når arbejdsgivere ved, hvordan de skal kommunikere effektivt med deres medarbejdere, har de langt større succes med at gøre deres medarbejdere til ambassadører for deres brand. Brandambassadørskab er ikke så svært at opnå, som mange virksomheder tror. Faktisk vil glade medarbejdere meget gerne bidrage til brandambassadørprogrammer.

Der er fire hovedmåder, hvorpå brandambassadørskab og medarbejdernes interessevaretagelse kan hjælpe en virksomhed med at drive sine aktiviteter:

• Øge kendskabet til mærket
• Forbedre arbejdsgiverbrandet og tiltrække kandidater af høj kvalitet
• Forbedre markedsføringsindsatsen
• Øge salget

Hvordan kan virksomheder arbejde med en effektiv kommunikationsproces?

(kilde)

1. Brug de rigtige kommunikationsværktøjer

De værktøjer, du bruger til at kommunikere i dit team, kan have stor betydning for effektiviteten af din kommunikationsproces. Hvis du bruger værktøjer, der er langsomme, ikke særlig brugervenlige eller kræver meget træning for medarbejderne at vænne sig til, kan det blive frustrerende for medarbejderne.

Denne frustration kan føre til fejlkommunikation og tab af produktivitet og tid. Som følge heraf kan de virkelige budskaber blive slørede i processen. Sørg derfor for at lave din research om de rigtige teamkommunikationsværktøjer og vælg derefter med omtanke.

Tag hensyn til din virksomheds behov. Kontor-telefonsystemer til små virksomheder kan være det perfekte valg for din virksomhed, men større organisationer kan have andre krav.

2. At vide, hvad du taler om

Vismænd taler, fordi de har noget at sige; tåber taler, fordi de skal sige noget. - Platon

Uanset om du taler til en kunde, kollega eller forretningspartner i en professionel egenskab, taler du altid på vegne af andre end dig selv. Du kan præsentere din organisation, en tjeneste eller en afdeling.

Du skal altid være opmærksom på, hvem du taler på vegne af, og hvorfor du kommunikerer. Overvej følgende, før du taler:

1. Hvem taler jeg for?
2. Hvorfor taler jeg?

3. Undgå at fornærme folk

Du må ikke fornærme andre på samme måde, som du selv har mistet dit temperament. Som en god kommunikator i erhvervslivet skal du huske på, at dit mål er at tilpasse dit publikum til dine mål. Folk er langt mindre tilbøjelige til at have lyst til at lytte, samarbejde eller samarbejde med dig, hvis du ikke respekterer dem på nogen måde.

Desuden giver det at fornærme andre et nyt forsvar, som de tidligere ikke havde, dem et nyt forsvar. Din holdning er nu det vigtigste punkt for opmærksomheden, og det budskab, du virkelig forsøger at formidle, går tabt i baggrunden.

4. Lyt omhyggeligt og opmærksomt

Du lytter ikke rigtig, når du har en diskussion, og din opmærksomhed er rettet mod det, du vil sige næste gang, i stedet for mod det, den anden person siger. Du kan misfortolke eller overse vigtige dele af deres budskab, hvilket kan resultere i ufrugtbare beslutninger. At give dem hele din opmærksomhed er det første skridt i en effektiv kommunikation.

5. Hold et positivt kropssprog

Evnen til at kontrollere dit kropssprog er absolut nødvendig for kommunikationen. Ved at visualisere en linje, der løber fra dit bryst til loftet eller himlen, og som forsigtigt trækker dig højere op, kan du øve dig i at stå oprejst. Pas på, at du ikke går over gevind. Du ønsker at fremstå så naturligt som muligt.

6. Hold øje med vanskelige følelser

Nogle gange forårsager vanskelige forhold en masse stærke følelser. Vi skal være i stand til at identificere og håndtere vores egne følelser, hvis vi ønsker at forbedre kommunikationen. Vi skal også være i stand til at reagere hensigtsmæssigt på andres udtryk for vrede eller utilfredshed.

Selv om vi taler med andre hver dag, er der nogle mennesker, der ikke har fået undervisning i eller mulighed for at øve sig i hensigtsmæssige kommunikationsteknikker.

Begynd at kommunikere bedre i dag

Hvert år står kommunikationsfærdigheder øverst på listen over de kvalifikationer, som arbejdsgiverne efterspørger. Grunden til dette er, at kommunikation er det, der får vores professionelle og personlige relationer til at fungere gnidningsløst. Det er sådan, vi viser omsorg, katalyserer forandringer og får tingene gjort. Det er grund nok til at forbedre og blive ved med at forbedre disse vigtige færdigheder. Heldigvis kan vi alle lære at kommunikere bedre.

Hvis du forstår mere om kommunikationsstile, kan du få hjælp til at gøre dig selv hørt, uanset hvem du taler med. Og det er en vigtig del af at lede andre og hjælpe dem til at forstå dit synspunkt.

Husk, at de fleste mennesker har en blanding af forskellige kommunikationsstile, og at de kan ændre sig afhængigt af deres humør og situationen. Det er din opgave som kommunikator - og leder - at sørge for, at alle forstår dig, uanset hvem du har med at gøre. Uanset hvilken stil du har, er du på vej til succes for din virksomhed, hvis du udvikler en måde at kommunikere med dit team på, som fungerer for dig.