Beskyttelse af kundedata i GDPR-kompatibel markedsføring: Bedste praksisser

Introduktion

Den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) trådte i kraft for flere år siden, og som tiden gik, opstod der et spørgsmål for flere brancher: Hvordan har GDPR påvirket marketing? Svaret er, at GDPR har påvirket marketingtilgangen betydeligt. Alle organisationer af forskellig størrelse og i næsten alle brancher, der arbejder med EU og Storbritannien, bør overholde denne forordning for at undgå juridiske problemer. Derfor er GDPR regional i sit design, men faktisk global.

I dette indlæg forklarer vi, hvad GDPR betyder for marketingfolk, og vi giver en række best practices, som en organisation kan indføre i marketing for at beskytte kundeoplysninger mere effektivt under GDPR. Disse fremgangsmåder kan hjælpe dig med at reducere risikoen for juridiske problemer, forringet omdømme og alvorlige bøder.

Hvad er GDPR for marketingfolk?

GDPR blev introduceret af Europa-Kommissionen og trådte i kraft i 2018 med det formål at forbedre EU-borgernes databeskyttelse. På dette område definerer GDPR måder og midler til at beskytte brugerdata mod tyveri, misbrug og salg af passende enheder. GDPR definerer to enheder med forskelligt ansvar i henhold til loven: dataansvarlige (enheder, der opbevarer og lagrer de følsomme data) og databehandlere (enheder, der håndterer data til fordel for dataansvarlige).

Nøgleprincipperne i GDPR, som danner hovedfokus for hele loven, er:

• Lovlighed, gennemsigtighed og retfærdighed
• Begrænsning af formål
• Minimering af data
• Nøjagtighed
• Begrænsning af opbevaring
• Sikkerhed
• Ansvarlighed

For marketingfolk betyder GDPR behovet for at udvikle en ærlig og gennemsigtig tilgang til kundedata. Mere præcist skal de følsomme data, der kan være værdifulde eller identificere personen, behandles respektfuldt. En organisation kan kun indsamle sådanne data efter at have fået et klart samtykke fra dataejeren (kunden), udelukkende foretage de nødvendige registreringer og sikre dataenes nøjagtighed. En anden vigtig detalje er organisationens forpligtelse til at bruge de nødvendige midler til at beskytte kundedata på en pålidelig måde.

Bedste praksis for kundedatasikkerhed i GDPR-markedsføring

Hvordan beskytter virksomheder kundeoplysninger under GDPR? Specielt for marketingfolk findes der tidstestede løsninger og praksisser, der hjælper med at sikre beskyttelse af følsomme data sammen med overholdelse af den generelle databeskyttelsesforordning. Tjek og anvend anbefalingerne nedenfor for at øge din organisations databeskyttelseseffektivitet i almindelighed og for at beskytte kundedata mere pålideligt i særdeleshed.

Indsaml kun de nødvendige data, og få kundernes samtykke.

At reducere mængden af indsamlede data er en af de mest effektive måder, hvorpå en organisation kan mindske risikoen for datatab og -brud. Hackere går efter at ramme databaserne med så meget data som muligt, fordi det større antal og den bredere type registreringer, de får adgang til, direkte kan øge deres fortjeneste. Når en organisation ikke gemmer store mængder kundedata, vælger cyberkriminelle måske ikke at gå efter disse databaser.

Som marketingmedarbejder kan og bør du kun indsamle de data, der er nødvendige til aktuelle marketingformål. Gennemgå dine arbejdsgange og skabeloner for dataindsamling, og analyser datapraksis for at kontrollere, om de registreringer, du indsamler, rent faktisk bliver brugt. Hvis nogle data ikke er i brug eller ikke har en væsentlig indflydelse på dine kunders oplevelse, kan du overveje at nægte at indsamle den type data og fjerne de registreringer, du allerede har til rådighed.

I henhold til GDPR skal du desuden fortælle dine kunder om de data, du indsamler, og have deres udtrykkelige tilladelse til indsamlingen. På den anden side skal der være mulighed for at fravælge det på et hvilket som helst tidspunkt. I henhold til GDPR kan indsamling af følsomme data uden kundens tilladelse medføre juridiske bøder.

Revision af mailinglister

Igen, jo større mængder data din organisation opbevarer, jo større er risikoen for et databrud. Derfor er regelmæssige revisioner af mailinglister den GDPR-praksis for e-mailmarketing, som du bør integrere. De kunder, der afmelder sig dine e-mailkampagner, nyhedsbreve og andet marketingmateriale, skal have deres oplysninger fjernet fra databasen. Derudover kan det være nødvendigt at sortere kundeadresser efter deres e-mailabonnementskategorier for at undgå at sende dem markedsføringsmateriale, de ikke ønsker at modtage.

Overvej at automatisere oprydningsprocessen for e-mailmarketinglister for at overholde GDPR i marketing, spare tid og forbedre brugeroplevelsen med mere personaliserede e-mails.

Saml et datahåndteringsteam

Moderne organisationer, selv mindre, indsamler, opbevarer og behandler terabytes af data til markedsføring og andre formål. Med et data management-team om bord kan du kategorisere registrene, prioritere brugen og kontrollere dem i henhold til de juridiske krav om databeskyttelse. Kvalificerede data management-eksperter kan hjælpe dig med at sikre et højere niveau af kundedatasikkerhed og også spare omkostninger og tid på opbevaring, søgning og beskyttelsesworkflows.

Gennemgå den måde, du indsamler personlige data på

Det omfatter i det mindste arbejdsgangen for dataindsamling og den vej, som dataene går igennem, før de bliver registreret i dit lager. Overvej at tjekke den formular på landingssiden, som du bruger til at bede kunderne om at afgive de nødvendige data. GDPR ønsker også, at organisationer tilføjer pop-ups med information til besøgende på hjemmesiden om dataindsamlingen, og igen, at få deres udtrykkelige samtykke til, at du kan indsamle personlige data.

Det næste vigtige skridt her er at overvåge andre kilder til følsomme data (hvis din organisation har dem som dataindsamler eller -behandler i henhold til kontraktkravene). Endelig skal du forstå, hvilke tredjeparter der kan få adgang til disse data undervejs. Husk, at GDPR kræver juridiske kontrakter mellem forskellige enheder, der arbejder med følsomme kundeoplysninger, og overvej at udelukke tredjeparter uden kontraktansvar fra dine dataforsyningskæder.

Begræns og kontroller dataadgang

Ligesom med tredjepartsleverandører er beskyttelse af kundedata i en organisation et spørgsmål om adgangskontrol. Analysér, hvilke data og adgange der er nødvendige for, at hvilke afdelinger og teammedlemmer kan udføre deres opgaver. Giv derefter kun disse afdelinger og teammedlemmer de dataadgangsniveauer og tilladelser, de har brug for. Overhold princippet om mindste privilegium (PoLP) og integrer rollebaserede adgangskontrol-løsninger (RBAC) for effektivt og hurtigt at administrere dataadgangstilladelser for teams.

Uddan dit personale

Endnu en gang er GDPR en kompleks lov, som er obligatorisk for alle organisationer, der indsamler personoplysninger om EU-borgere. Juridiske konsekvenser og bøder i henhold til denne lov er alvorlige, og selv en lille fejl fra en medarbejder kan udløse den juridiske proces. Derfor bør medarbejdere og ledere kende kravene og nuancerne i GDPR-loven for at reducere sandsynligheden for menneskelige fejl. Overvej at holde et compliance-kursus for alle nye medarbejdere, og indfør aktuelle tests, f.eks. en gang om året, for at holde GDPR-kvalifikationerne hos medarbejderne ved lige, ikke kun i dit marketingteam, men også i andre afdelinger.

Revider dine data- og sikkerhedsmetoder

Trusler mod cybersikkerheden udvikler sig hele tiden, da cyberkriminelle opfinder nye måder at infiltrere beskyttede systemer og få adgang til følsomme data. Uanset hvad dine sikkerhedsforanstaltninger er, bør du som marketingmedarbejder altid stræbe efter at forbedre beskyttelsen af marketingdata. For at gøre det effektivt er du nødt til at opsætte arbejdsgange for IT-sikkerhedsrevision, der holder dig opdateret med de nyeste tendenser inden for cyberbeskyttelse.

Overvej at implementere regelmæssige penetrationstest i fuld skala, hvor en sikkerhedsprofessionel forsøger at trænge igennem organisationens beskyttelse. På den måde kan du opdage sårbarheder i dine sikkerhedslag og derefter indføre rettelser, før hackere kan bruge dem til at gennemføre et egentligt indbrud. Kompleksiteten i moderne infrastrukturer sammen med udviklingen af cyberangrebsværktøjer gør det tæt på umuligt at skabe en uovervindelig beskyttelsesperimeter.

Derudover bør du gennemgå de data, du gemmer. Hvis der er data, som du ikke bruger til markedsføringsformål (og som du ikke vil bruge i fremtiden), bør du overveje at slette dem. På den måde reducerer du din organisations potentielle sårbarheder og mindsker også chancerne for lækage af følsomme data, selv efter et vellykket brud.

Udfør regelmæssige sikkerhedskopier

Hvad er en af de største risici ved, at en organisation opbevarer kundedata? Normalt ville man sige, at det er tyveri eller lækage af data. Men GDPR angiver straffe for en anden hyppig konsekvens af et sikkerhedsbrud: tab af data. Derudover kan tab af følsomme data som kundebasen efter f.eks. et vellykket ransomware-angreb medføre betydelige vanskeligheder for en organisations aktivitet og rentabilitet i fremtiden.

Uanset hvilke sikkerhedsforanstaltninger der anvendes i din organisations infrastruktur, er angriberne altid et skridt foran ethvert forsvar. Det betyder, at din beskyttelse vil svigte før eller siden og bringe dine data i fare.

Backup, som er en selvstændig datakopi, der kan gendannes og gemmes på et andet lager, er det eneste

pålidelig måde at holde styr på de nødvendige data efter større datatabskatastrofer. Overvej at bruge NAKIVO Backup & Replication, hvis du bruger Microsoft-produkter til at organisere dataudveksling og -styring i din organisation. Uanset hvad IT-infrastrukturen er, skal du sigte mod at automatisere backup af følsomme data og sikre hurtig gendannelse for at imødekomme GDPR-overholdelsesanmodninger når som helst.

Konklusion

Den generelle databeskyttelsesforordning er obligatorisk for organisationer, der indsamler personoplysninger om EU-borgere. For at sikre overholdelse af GDPR og forbedre beskyttelsen af kundedata i marketingaktiviteter, bør du:

• Minimér dataindsamlingen: indsaml og gem kun det, du har brug for;
• Gennemfør jævnligt revisioner af postforsendelser;
• Saml et datahåndteringsteam for at optimere indsamling, brug og beskyttelse af følsomme data;
• Vær klar over, hvordan og hvor du får dine data fra;
• Begræns dataadgang med RBAC-modellen, og overhold princippet om mindste privilegium;
• Sørg for, at medarbejderne kender GDPR-kravene og følger dem;
• Opdater regelmæssigt dine databeskyttelsesmetoder;
• Integrer backup-workflows i din organisations IT-miljø.