Afgørende dokumentation for virksomhedsejere: 11 typer af forretningsdokumenter, du altid skal gemme

Introduktion

De færreste virksomhedsejere bryder sig om papirarbejde, og endnu færre ønsker at holde styr på al den dokumentation, der passerer hen over skrivebordet. Desværre er forretningsdokumenter afgørende for din organisations sundhed, da du uden dem risikerer forlegenhed, forstyrrelser i din drift og endda juridiske problemer.

Heldigvis er det kun tilfældet for nogle få udvalgte typer af forretningsdokumenter. Derfor vil vi i denne artikel lære dig, hvordan du skelner mellem, hvad der er vigtigt, og hvad der ikke er, forklare de 11 typer vigtige forretningsdokumenter, du altid bør gemme, og udforske de fordele, de kan give din virksomhed.

Hvad er forretningsdokumenter?

Generelt set kan et forretningsdokument være et hvilket som helst stykke papir (eller dets digitale ækvivalent), der er bare lidt relateret til din virksomheds drift. Men for at være mere specifik kan du tænke på forretningsdokumenter som optegnelser, der bruges til at kommunikere, gemme eller organisere information i en organisation.

Hvorfor er forretningsdokumenter vigtige?

Som du snart vil se, kommer forretningsdokumenter i mange former, størrelser og vigtigst af alt, use cases. Men hvorfor er de overhovedet vigtige, og hvilke fordele kan de give din virksomhed? Lad os svare på det.

• Organisation og effektivitet: Forretningsdokumenter giver struktur og klarhed til dine aktiviteter, hvilket giver mulighed for højere effektivitet, færre fejl og konsistens i det hele taget.
• Kommunikation og samarbejde: Dokumenter letter også effektiv intern og ekstern kommunikation, skaber et bedre arbejdsmiljø og gør det muligt for medarbejdere og interessenter at opnå de bedst mulige resultater.
• Videndeling og ledelse: Når medarbejdere forlader din virksomhed, tager de al deres viden med sig, og det skaber ineffektivitet. Forretningsdokumenter giver dig mulighed for at bevare al denne information og styrke fremtidige medarbejderes indsats.
• Juridisk beskyttelse: Desværre er tvister, retssager og inspektioner en uundgåelig del af det at drive en virksomhed. Men ved at opbevare relevante forretningsdokumenter kan du dække alle dine baser og afbøde de negative virkninger af juridiske hændelser.
• Planlægning og beslutningstagning: Forretningsdokumenter giver uvurderlig indsigt i dine aktiviteter, så du kan lære af fortiden og tilpasse dig fremtiden. Takket være dette kan du altid træffe effektive, databaserede beslutninger.
• Overvågning og evaluering af performance: Hvordan kan du drive din virksomhed effektivt, hvis du ikke forstår, hvad der foregår i den? Enkelt - det kan man ikke. Heldigvis giver forretningsdokumenter dig mulighed for at spore alle de vigtige målinger i (næsten) realtid.
• Omdømme og brand image: Her er værdien af forretningsdokumenter dobbelt. For det første giver branding-dokumentation dig mulighed for konsekvent at ramme dine ideelle kunder med en genkendelig tone of voice (i tekst, medier, design osv.). Men for det andet giver effektiv dokumenthåndtering dig også mulighed for at arbejde mere effektivt og skabe et mere pålideligt omdømme omkring dit brand.

11 typer vigtige forretningsdokumenter, du altid skal gemme

Som vist ovenfor er den almindelige måde at klassificere forretningsdokumenter på deres anvendelsesformål i din virksomhed. Men for at identificere et dokuments endelige destination (dvs. papirkurven eller skrivebordsskuffen), er vi nødt til at se på forældelse.

Det er ganske vist lidt vanskeligt, fordi begrebet går på tværs af use cases, indhold og endda målafdelinger. Generelt falder de vigtigste forretningsdokumenter ofte inden for økonomi, jura og marketing, men ikke dem alle.

Og selv hvis du beholdt al dokumentation i disse kategorier, ville dit kontor og dine computere snart flyde over med (digitalt) papiraffald. Så den mest effektive måde at hjælpe dig med at identificere, hvilke dokumenter du skal beholde, er at fortælle dig alt om dem.

#1 Resultatopgørelser

Disse dokumenter, også kendt som resultatopgørelser eller indtjeningsopgørelser, opsummerer din virksomheds indtægter, udgifter og nettoindtægter eller -tab over en bestemt periode. De er vigtige af interne årsager, herunder benchmarking, planlægning og beslutningstagning.

Men deres sande værdi skinner igennem, når det kommer til ekstern rapportering, mere specifikt investor-/kreditoranalyse i forbindelse med opkøb eller investeringssøgning og overholdelse af skatteregler.

Resultatopgørelser er afgørende for at vurdere din virksomheds resultater og økonomiske sundhed, og fraværet af dem kan skabe tvivl om din adfærd. I værste fald kan det betyde, at finansiering udebliver, eller at du får problemer med det lokale skattekontor.

(Kilde: Zervant)

#2 Balancer

Ligesom resultatopgørelser giver balancer et øjebliksbillede af din virksomheds økonomiske status på et bestemt tidspunkt, og de er vigtige af ovennævnte grunde. De adskiller sig dog ved deres fokus på din virksomheds aktiver, passiver og aktionærernes egenkapital.

(Kilde: bdc.ca)

#3 Selvangivelser

Som navnet antyder, er selvangivelser forretningsdokumenter, du indsender til dit lokale skattekontor (IRS i USA) for at rapportere dine indtægter, fradrag og skatteforpligtelser for en periode og tjene som en registrering af din virksomheds økonomiske aktiviteter.

Som du måske kan forestille dig, er de vigtigst for at sikre overholdelse af lokale love, da brud på dem i bedste fald kan give dig bøder og i værste fald en retssal eller en celle.

(Kilde: AbbyMarketplace)

#4 Fakturaer og kvitteringer

Vi er ikke i tvivl om, at du kender til fakturaer og kvitteringer, men for ikke at efterlade nogen tilbage, bekræfter disse dokumenter dine forretningstransaktioner. Det gør dem meget vigtige af flere årsager, herunder regnskab, kundetvister og beskatning. Implementering af faktureringssoftware er en optimal løsning til generering og håndtering af fakturaer.

(Kilde: Billdu)

#5 Kontoudtog

Kontoudtog udstedes af en bank eller anden finansiel organisation og opsummerer din virksomheds transaktioner inden for en bestemt periode, herunder indbetalinger, udbetalinger, overførsler og meget mere. Som med de andre finansielle dokumenter spiller disse også en vigtig rolle i intern bogføring, budgettering og overholdelse af skattereglerne.

Men de hjælper også din virksomhed med at opdage svindel og er vigtige, når du **ansøger om lån ** eller **søger om finansiering ** fra andre forretningsenheder. Det gør dem mere end umagen værd at have liggende i skuffen til sikker opbevaring.

(Kilde: Patriot Software)

#6 Lønoptegnelser

Lønregnskaber bruges primært til intern registrering af medarbejdernes løn, fradrag og andre relaterede oplysninger. De er afgørende for at overvåge dine udgifter, sikre overholdelse af arbejds- og skattelovgivningen, løse tvister om medarbejdernes løn og bevise din uskyld i revisioner.

(Kilde: Hourly)

#7 Erhvervslicenser og -tilladelser

Fra økonomi er det på tide, at vi diskuterer juridiske forretningsdokumenter. Licenser og tilladelser tjener flere åbenlyse formål, herunder at give adgang til unikke brancher, at give dig adgang til specifikke offentlige programmer og at fremvise din **ekspertise ** og troværdighed.

Alene af den grund er dine tilladelser og licenser værd at beholde. Men den vigtigste grund er, at du på grund af deres karakter og de aktiviteter, de er involveret i, ofte skal vise, at du er berettiget til visse juridiske og forretningsmæssige handlinger.

(Kilde: SignNow)

#8 Kontrakter og aftaler

Uanset om du er en B2B- eller B2C-virksomhed, er kontrakter og aftaler dit brød og smør. Disse omfatter aftaler med eksterne enheder som software-outsourcingfirmaer, som er særligt vigtige for tech-fokuserede virksomheder. De beskriver de **juridisk bindende vilkår for dine relationer **(med kunder, partnere, trustors osv.) og hjælper med at beskytte dig mod potentielle retssager. Desuden giver de dig mulighed for at spore dine kontraktlige forpligtelser for at sikre, at du opfylder alle dine forpligtelser.

(Kilde: Jotform)

#9 Dokumentation af intellektuel ejendomsret

IP er en paraplybetegnelse for forretningsdokumenter, der etablerer og beskytter din virksomheds intellektuelle ejendomsrettigheder, herunder optegnelser, registrering og patenter. I praksis giver det mange fordele at holde fast i disse, først og fremmest at bevise dit ejerskab af din virksomheds immaterielle aktiver, afskrække potentielt tyveri eller misbrug, tjene penge, licensere og genkende dit brand.

(Kilde: Signaturely)

#10 Forsikringsoptegnelser

En anden type forretningsdokumenter, der altid skal opbevares, er forsikringsdokumenter, da de holder styr på din virksomheds forsikringsdækning, beskriver alle relevante oplysninger og fungerer som bevis i forbindelse med skadesanmeldelser. De er afgørende for at opretholde en god risikostyring og sikre en vellykket forretningskontinuitet og katastrofegendannelse. Desuden beskytter de din virksomhed og dine medarbejdere mod eventuelle ulykker, der kan opstå på arbejdspladsen.

(Kilde: SampleForms)

#11 Marketing Records

Endelig refererer marketing records til dokumentation og data relateret til din virksomheds marketingaktiviteter og -strategier. De omfatter markedsundersøgelser, reklamekampagner, kundedata, analyser, marketingplaner og reklamemateriale.

De er vigtige af forskellige årsager, men det er værd at holde fast i dem, især for at opretholde effektiv performance og konkurrentanalyse, spore kundeindsigt og målretning, sikre ensartethed i brand marketing og muliggøre langsigtet planlægning.

(Kilde: SlideTeam)

Hvordan klassificeres forretningsdokumenter?

På grund af det brede omfang af deres definition bør det ikke komme som nogen overraskelse, at kategoriseringen af forretningsdokumenter er temmelig varieret. Typisk klassificeres de efter deres indhold og funktion i følgende typer:

• Administrative: Disse dokumenter bruges til interne administrative formål og letter kommunikation, koordinering og organisering i en virksomhed. De omfatter notater, interne e-mails, mødedagsordener, medarbejderplaner osv.
• Juridisk og lovgivningsmæssigt: Disse dokumenter er nødvendige for at overholde juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser og hjælper med at sikre, at virksomheden opererer inden for de juridiske rammer for at beskytte sine rettigheder og interesser. De omfatter kontrakter, aftaler, licenser, tilladelser, servicevilkår, privatlivspolitikker og meget mere.
• Finansielle: Disse dokumenter er relateret til transaktioner og andre finansielle aktiviteter og er nødvendige for effektiv bogføring, beskatning og finansiel analyse. De omfatter regnskaber, fakturaer, kvitteringer, indkøbsordrer, udgiftsrapporter og meget mere.
• Marketing og salg: Disse dokumenter bruges til at tiltrække og konvertere leads til kunder og promovere virksomhedens produkter og tjenester. De omfatter brochurer, flyers, reklamer, produkt-/servicebeskrivelser, marketingplaner, kundeudtalelser osv.
• Menneskelige ressourcer: HR-dokumenter er med til at sikre korrekt medarbejderadministration, overholdelse af arbejdsmarkedslovgivningen og effektiv kommunikation mellem virksomheden og dens medarbejdere. De omfatter ansættelseskontrakter, jobbeskrivelser, præstationsevalueringer, træningsmaterialer, disciplinære optegnelser, udvikling af HR-software til at strømline HR-processer og meget mere.
• Operationel: Disse dokumenter bruges til at understøtte den daglige drift og giver retningslinjer og instruktioner til medarbejderne for at sikre effektivitet, ensartethed og kvalitet. De omfatter standardprocedurer (SOP'er), procesflowdiagrammer, lageroptegnelser, vedligeholdelseslogfiler osv.
• Projekt: Disse dokumenter er specifikke for projektledelse og hjælper med at spore milepæle, fordele ressourcer og sikre en vellykket projektafslutning gennem omhyggelig planlægning, overvågning og udførelse. De omfatter projektplaner, tidsplaner, Work Breakdown Structures (WBS), statusrapporter, risikovurderinger og meget mere.
• Ekstern korrespondance: Disse dokumenter er involveret i kommunikation med eksterne interessenter som kunder, leverandører og partnere og er med til at etablere forretningsforbindelser og lette gnidningsløse interaktioner og samarbejder. De omfatter breve, e-mails, forslag, tilbud, indkøbsordrer, kontrakter osv.

At have en bedre idé om denne kategorisering er vigtigt for at forstå vigtigheden og brugen af forretningsdokumenter i din virksomhed. Men det vil ikke hjælpe dig med at besvare det spørgsmål, der bragte dig hertil i første omgang - hvilke papirer er sikre at smide væk, og hvilke bør du beholde. Lad os svare på det lige nu.

Hvad er den bedste måde at håndtere forretningsdokumenter på?

I dag er vi heldige at kunne sige, at vi ikke behøver at forlade os på svulmende mapper og overfyldte skrivebordsskuffer for at opbevare al vores vigtige forretningsdokumentation. Dokumenthåndteringssoftware (DMS) er et af de bedste værktøjer at indføre i din virksomhed, da det ikke kun reducerer papirarbejdets indvirkning på dine flossede nerver, men også på miljøet.

DMS giver dig mulighed for at gemme, organisere og dele ressourcer fra en praktisk grænseflade, hvilket gør det til langt den bedste måde at administrere forretningsdokumenter på. Det betyder dog ikke, at det er helt problemfrit. Hvis du vil have den mest strømlinede oplevelse og maksimere din effektivitet, er du stadig nødt til at anvende et par udvalgte strategier for at styrke driften.

Disse omfatter:

• Etablering af klare navngivnings- og mærkningspolitikker
• Centralisering af dokumentopbevaring
• Oprettelse af et adgangshierarki
• Implementering af backup og disaster recovery
• Muliggør dokumentflow og samarbejde

Sammenfatning

Som vi har vist, er forretningsdokumenter vigtige ressourcer for din virksomhed og alle dens aktiviteter på tværs af afdelinger, herunder jura, økonomi, marketing og meget mere. Og den første nøgle til at få mest muligt ud af dem er at være i stand til at adskille dem, der har langsigtet værdi, fra dem, der ikke har.

I denne artikel har du set de 11 forretningsdokumenter, du altid bør gemme, og hvorfor det er tilfældet. Men dit arbejde er langt fra slut. Nu er du nødt til at revurdere dine nuværende interne dokumenthåndteringspolitikker og afgøre, om de fremmer eller hæmmer dine teams indsats.

Uanset hvad din endelige konklusion bliver, skal du huske, at der altid er plads til forbedringer. Og det er måske den plads, du kan frigøre i skrivebordsskuffen på kontoret ved at flytte al din dokumentation til skyen.