Automatisering af UC Provisioning: Hvad du skal vide

Intro

På tværs af forskellige brancher er virksomheder afhængige af UC-platforme (Unified Communication) med forskellige funktioner. Disse omfatter taleopkald, videokonferencer og instant messaging til problemfrit samarbejde. Det er også med til at øge produktiviteten blandt arbejdsstyrken og drive forretning gennem en strømlinet grænseflade.

For medarbejderne er oplevelsen ubesværet, fordi de har de rigtige værktøjer og enheder. Det hele falder bare på plads for dem, men man kan ikke sige det samme om UC-teamet. UC-teamet er ansvarligt for manuelt at tilvejebringe og overvåge disse værktøjer.

Manuel UC-provisionering er alt andet end ubesværet, og it-medarbejdere bruger utallige timer på at gøre det. De skal også afprovisionere og overvåge de gamle UC-værktøjer og -tjenester, hver gang en medarbejder kommer til. Det gør de også, når medarbejderen skifter rolle, forlader virksomheden eller har et supportproblem.

For ikke at nævne, at der siden indførelsen af hybride arbejdsmodeller har været et yderligere pres på UC-teams. Derfor er store virksomheder skiftet til automatiseringsplatforme for at give fordele også til deres UC-teams. Lad os gennemgå, hvordan UC blev til, og hvordan dens automatisering giver fordele for alle involverede parter.

Hvad er Unified Communications (UC) Provisioning?

UC-tilførsel og -sporing er en proces, der sikrer, at UC-værktøjerne fungerer optimalt. Overvågning af deres brug udføres ofte af it-medarbejdere eller UC-tjenesteudbydere. De er med til at sikre, at UC-apps altid er tilgængelige og i topform i butikken. Med hvor mange virksomheder, der brugte det, kan du forestille dig, hvor travlt it-medarbejdere fik i hybride arbejdsmiljøer.

Software til brugertildeling hjælper virksomheder med at administrere og spore brugerkonti i UC-administration. Sammen med anden software omfatter det systemer til identitetsstyring og adgangskontrol. Softwaren kan hjælpe virksomheder med at automatisere processen med revision af brugerkonti.

Denne proces hjælper it-medarbejderne med at spare tid og kræfter, hvilket øger produktiviteten og oppetiden. Derfor kaldes det automatiseret brugertildeling, fordi de ikke behøver at kontrollere de enkelte konti manuelt. IT-medarbejderne får præcise data om, hvad de skal fejlfinde, så de kun behøver at hjælpe med hastesager.

Softwaren hjælper også virksomheder med at forbedre sikkerheden og hjælpe med fejlfinding af brugerrelaterede problemer. Virksomhederne kan således få værdifuld indsigt i brugeraktivitet, hvilket hjælper dem i deres markedsføringsstrategier.

Hvad er historien om Unified Communications?

(Kilde: Pexels)

Hvis du forstår et ords historie, kan du finde ud af mere om dets betydning og etymologi. Selv værktøjer har deres oprindelse, og hvordan de hjalp en industri med at få succes. Man siger, at ord er opstået tilfældigt, så hvordan er udtrykket "unified communications" opstået?

I 1980'erne var der et PBX-telefonsystem (Private Branch Exchange), som de fleste virksomheder brugte. Lokale telefonselskaber tilbød og administrerede disse med analoge linjer, der videresendte opkald fra centralen til kunden.

I 1990'erne blev e-mails mere udbredt, og virksomhederne valgte IP-baserede netværk (Internet Protocol). Der skete også en udvikling inden for taleteknologien, der blev kendt som VoIP-telefonsystemer (Voice over IP). De er kendt for at overføre taletrafik på tværs af datanetværk. Deres popularitet og omkostningseffektivitet førte til nedgang for de traditionelle PBX-systemer.

Udviklingen af IP-telefoni gjorde det muligt for telefoner at leve på det samme netværk som computere, hvilket åbnede flere muligheder. Tanken om avanceret integration mellem computere og telefoner førte til ideen om "Unified Messaging". Dette omfatter strømlinet voicemail, e-mail og andre tekstbaserede meddelelsessystemer.

I 2000'erne førte efterspørgslen efter IP-telefoni til en ændring af de traditionelle PBX-telefonsystemer. De skabte kredsløbspakker, der kunne forbinde telefonsystemet til et IP-netværk. Andre lavede udstyr, der gjorde det muligt at forbinde taleopkald i virksomhedsnetværk til flere steder. På et tidspunkt udviklede UC-løsninger sig med integrationen af realtidskommunikationstjenester.

I 2010'erne lancerede Microsoft den største spiller inden for virksomhedskommunikation, Lync. Der var mange muligheder, men Lync integrerede bedst med det miljø, som de fleste virksomheder brugte.

Cloud-teknologier udviklede sig, og en ny model kaldet UCaaS (Unified Communications as a Service) opstod. UCaaS blev mere almindeligt udbredt, og leveringen af UC-tjenester blev flyttet til skyen. Cloudbaseret UCaaS reducerer de kapitaludgifter, der er forbundet med at implementere traditionelle VoIP-systemer.

På dette tidspunkt er UC-systemerne blevet automatiseret, hvilket betyder, at it-medarbejderne ikke behøver at administrere alting manuelt. Systemet kan tage sig af de fleste kerneopgaver og sikre, at dine medarbejdere, der arbejder hjemmefra, får en problemfri oplevelse. Og it-medarbejderne er kun nødvendige for at fejlfinde eventuelle problemer, der opstår i systemet.

6 fordele ved automatiseret ensartet kommunikation

(Kilde: Pexels)

1. Automatisering er omkostningseffektivt

En virksomhed vil altid finde måder og gribe chancer for at reducere sine omkostninger. Et af disse områder er automatisering af deres UC-systemer. Ved at automatisere provisionering og sporing af deres UC-systemer kan de spare flere penge. Det vil fjerne muligheden for menneskelige fejl og behovet for manuelle processer.

Tidligere har vi nævnt, hvordan it-medarbejdere er blevet overbebyrdet med at administrere UC-systemer efter skiftet i arbejdsmiljøet. Som virksomhed er du nødt til at betale it-medarbejderne og øge deres ydelser. På den måde bliver de ordentligt kompenseret for alle de problemer, de håndterer for dig. Men ved at automatisere din UC-provisionering letter du deres arbejdsbyrde, hvilket sparer dig for omkostningerne.

2. Det forbedrer virksomhedens effektivitet og produktivitet

Automatisering har været et varmt emne for forskellige brancher i den seneste tid, og det har givet anledning til mange spørgsmål. Vil automatisering erstatte arbejdstagerne, eller vil den kun gøre arbejdsbyrden lettere? Inden for SEO er der søgeordsfindere og SERP-checkere, som hjælper dem i deres arbejde. Og når de har med backlinks at gøre, har de backlink-checkere og monitorer.

Én ting er sikkert: værktøjer og automatisering vil forbedre effektiviteten og produktiviteten på arbejdspladsen. Automatisering er i bund og grund attraktivt, fordi det hjælper virksomhederne med at øge deres bundlinje.

Ved at automatisere processer kan virksomheder frigøre værdifulde ressourcer, som kan anvendes andre steder. På den måde kan du fokusere på at forbedre din virksomheds produkter og tjenester. Fordi de har mere tid, kan dine medarbejdere f.eks. mødes og foreslå forbedringer, fordi de har mere tid. Og du kan indpasse processen, indtil den er gennemført, i dine tidsplaner.

Uanset hvad er automatisering en gennemprøvet løsning, der kan hjælpe din virksomhed med at spare penge og konkurrere på markedet. Det er blevet gjort af virksomheder på tværs af forskellige brancher, så det skader ikke at prøve det også.

3. Du vil få større synlighed i dit netværk

Traditionel UC-overvågning giver et siloopfattet indblik i applikationer, men moderne overvågning er anderledes. Platformene gør det muligt for it-medarbejdere at få et holistisk overblik over deres UC-miljø. På den måde får de en bedre forståelse af deres systemers generelle tilstand. Hvis du har brug for at tjekke din virksomheds SEO-sundhed, har Ranktracker værktøjet til at hjælpe dig.

Herefter kan de dykke ned i de forskellige applikationer, kontorlokaler og specifikke medarbejdere. Derefter kan de automatisere rapporteringen og identificere tendenser baseret på disse data. Denne mulighed er nyttig i forbindelse med kapacitetsplanlægning og softwarelicensering.

Din virksomhed har f.eks. fundet ud af, at den kan reducere antallet af telekommunikationslinjer på sine kontorer. Det skyldes, at flere medarbejdere har valgt at arbejde hjemmefra, men det betyder, at du skal øge antallet af licenser. Du skal også øge kapaciteten for ekstern adgang i denne opsætning.

4. Automatisering kan hjælpe dig med at skalere

Det er afgørende for vækst i erhvervslivet at kunne skalere. Og automatisering er en af de mest effektive måder at gøre det på. Som tidligere nævnt hjælper automatisering af processer virksomheder med at frigøre ressourcer. Og det giver dem mulighed for at allokere disse ressourcer andre steder, hvilket giver plads til forbedringer.

Automatisering af levering hjælper også virksomheder med at forbedre de processer, der er bedst egnede til forretningen. Det kan være alt fra enkle opgaver til komplekse processer som dataindtastning og markedsføring. Det er næsten ligegyldigt, hvilket forretningsområde det drejer sig om, for næsten alt kan automatiseres nu. Og det betyder, at der er flere måder at hjælpe dig med at nå dine mål på.

5. Automatisering reducerer risikoen og minimerer fejl

Med traditionel provisionering er der stor sandsynlighed for, at it-medarbejdere laver manuelle konfigurationsfejl. De kan også ved et uheld vælge de forkerte indstillinger, når der er mange trin i komplekse platforme.

Men UC-teams kan forenkle denne oplevelse og skabe standardiserede politikker ved at automatisere UC. Disse politikker er med til at forhindre menneskelige fejl og skabe konsistens på tværs af medarbejderroller. De sikrer også, at enhederne er korrekt forsynet med de rigtige programmer og værktøjer.

Det er vigtigt at være i stand til at mindske risici i den offentlige sektor og andre stærkt regulerede brancher. F.eks. skal finansielle tjenesteydelser og sundhedssektoren opfylde strenge standarder for overholdelse af reglerne. Når alt kommer til alt, kan det være katastrofalt at give en medarbejder eller tidligere medarbejder i disse brancher den forkerte adgang til en medarbejder eller tidligere medarbejder.

6. Automatisering forbedrer medarbejdernes oplevelse

Fremkomsten af hybridarbejde betyder, at flere medarbejdere arbejder uden for kontoret, hvilket kræver UC-værktøjer. Ellers vil fjernsamarbejdet ikke være problemfrit, og medarbejderne vil få en oplevelse af lav kvalitet. Men med øget synlighed og automatiseret rapportering kan it-medarbejdere overvåge disse værktøjer.

De kan holde øje med hardware og hypervisors for at sikre, at kvaliteten af stemme- og videoopkald er ensartet. På den måde undgås forstyrrelser i den digitale medarbejders opgaver og oplevelse. Men hvis noget går galt, gør moderne UC-overvågningsplatforme det lettere for teamet at fejlfinde.

IT-personalet kan f.eks. lave en syntetisk trafiktest for at simulere medarbejderaktivitet. På den måde kan de fastslå kilden til problemet, uanset om det drejer sig om båndbredde eller latens. Der er mange problemer, som de kan identificere ud over de givne eksempler.

Konklusion

Idéen om et fælles kommunikationssystem går langt tilbage, og det har udviklet sig til det, det er nu. Den teknologiske udvikling bliver ved med at gøre værktøjerne bedre og livet mere bekvemt for medarbejderne. Før hybride arbejdsområder blev en norm, havde it-medarbejdere ikke problemer med at holde UC-bestemmelserne manuelle. Men nu er det ekstremt stressende at administrere alting manuelt, og derfor er automatisering begyndt at komme.

Der er mange fordele ved automatiseret brugertildeling og tildelingssoftware som helhed. Det er f.eks. omkostningseffektivt, og det øger effektiviteten og produktiviteten på arbejdspladsen. Du får også bedre indsigt i dit netværk, hvilket er med til at reducere risikoen for fejl. Og alt dette er med til at forbedre den digitale medarbejderoplevelse, så deres arbejde forløber gnidningsløst. Alt imens hjælper automatiseringen din virksomheds vækst med at skalere, så du sikrer, at du holder trit med konkurrenterne.