Opnå en fantastisk mødekultur i overensstemmelse med dit team

Intro

Den gennemsnitlige medarbejder bruger 6 timer på møder. Ledere bruger i gennemsnit mere end 23 timer om ugen på møder, og det tal er stigende ifølge undersøgelser. Møder er en aktivitet, der tager så meget tid og energi på arbejdspladsen. De får ikke megen opmærksomhed fra et kulturelt perspektiv, og der bliver ikke brugt nok kræfter på dette problem. Møder er et af de mest kritiske, men alligevel oversete områder af virksomhedskulturen.

Der er mange årsager til denne manglende opmærksomhed. Der er ingen klar proces for at gøre dem effektive. Informationsudvekslingens til tider uformelle karakter, der sker i sidste øjeblik. Undersøgelsen af møder er omfattende og forskelligartet, men i betragtning af mødernes meget forskellige karakter er der kun få anvendelige resultater.

Hos Hybryd har vi brugt det sidste år på at forbedre møder i organisationer af alle slags. Vi har lært fra hundredvis af eksperimenter og forsøg, hvordan møderne foregår. Nedenfor er et par af vores vigtigste resultater.

Møderne afvikles på en måde, der sætter kulturen i højsædet

Kultur er en virksomheds sjæl, det er et sæt overbevisninger og adfærdsmønstre, som styrer folks adfærd og interaktion. Når du tager nye medlemmer ind, er møderne den måde, hvorpå teamet interagerer. Møderne er det, der giver dine nye holdkammerater de bedste ledetråde til din kultur. Det er på møderne, at de virkelig vil mærke den. De er et vindue til din organisation.

Hvordan kan møderne styrke kulturen igen?

• Ved de personer, der inviteres til et møde, hvad mødet handler om?
• Ved de, hvilket resultat mødet har til formål at opnå?
• Deler mødelederen oplysninger i tide?
• Føler deltagerne sig trygge ved at dele deres idéer?
• Er resultaterne og beslutningerne fra møderne tilgængelige for personer, der ikke deltog i mødet?
• Er de kun tilgængelige for en udvalgt gruppe af personer?

Møderne styrker den kultur, du ønsker at opbygge

Mens nogle mødepraksisser fjerner dig fra den ønskede kultur, styrker andre mødepraksisser en positiv kultur. Kunderne kom til os, fordi de ønsker at forbedre både resultaterne og kulturen. Virksomhederne indførte ofte nye mødeprocesser, møder struktureret med den øverste ledelse og en overordnet ramme for mødet. Problemet er at få teamet med på disse processer.

Nøglen til bedre resultater er at gøre det let for teammedlemmerne at tage rammerne til sig. Den skal være klar, nem at bruge og være til rådighed, når de har brug for den.

Her er nogle af de bedste metoder, der vil hjælpe dig med at blive en mødehelt:

• Sæt et mål, og sørg for, at det er specifikt og brugbart.
• Sæt en dagsorden for at sikre, at intet bliver glemt på møderne.
• Dagsordener sikrer også, at dit team er på samme side, når mødet starter.
• Forarbejde, når der er videnhuller, der skal lukkes inden mødestart.
• Noter, selv små påmindelser, hjælper med at øge informationsdelingen på tværs af virksomheden.
• Ved at tilknytte noter til handlinger kan du sikre ansvarlighed mellem møderne og dermed sikre, at projektet lykkes.

Efter de første par møder med dette system vil du se et markant skift i både resultater og medarbejderengagement. Succes med mål og ansvarlighed er en hjælp for enhver virksomhed og dens kultur.

Hvordan bør din kultur påvirke dine møder?

Din kultur bør være styrende for, hvordan dine mødeprocesser gennemføres, og hvordan dine møder afvikles. I den nye verden med hybride arbejdsgrupper arbejder teams ofte i blandede modeller. Det er vigtigere end nogensinde før at holde et vågent øje med kulturen. De møder, som dine teams holder, giver et væld af muligheder for at udtrykke de værdier og mål, som virksomheden har.

Respekt for alles tid, klar kommunikation og nem overførsel af information er blot nogle af de måder, hvorpå du kan støtte kulturen gennem møder. Klare mål, dagsordener og forarbejde er blot nogle af de vigtige værktøjer, der kan hjælpe dig på vej.