9 grunde til, at din lille virksomhed har brug for kundeservicesoftware i 2023

Introduktion

Lad os se det i øjnene: Kundeservice er måske ikke den mest prangende del af din virksomhed.

Men du kan helt sikkert ikke ignorere det, ikke på nuværende tidspunkt.

Kunderne kræver øjeblikkelig, personlig og bekvem support i hele deres interaktion med din virksomhed.

Så det er vigtigt at tilbyde fantastisk kundeservice for at fastholde kunderne, men du har brug for kundeservicesoftware for at gøre det nemt. Software til kundesupport kan være nøglen til ikke bare at fastholde kunder, men at gøre dem til loyale brandmedlemmer.

I dag skal vi se på grundene til, at du bør bruge kundeservicesoftware til at hjælpe dine kunder.

Indholdsfortegnelsen:

• Effektiviser driften
• Forbedre kundeoplevelsen
• Administrer kundedata
• Styrk kundeserviceteamet
• Hold dig foran konkurrenterne
• Spor præstationsmålinger
• Forbedre samarbejdet
• Overvåg de sociale medier
• Aktivér understøttelse af flere sprog
• Understøt fjernarbejde
• Giv indsigt til andre forretningsområder

Årsag nr. 1: Effektivisering af driften

Kundeservicesoftware hjælper med at strømline virksomhedens drift ved at automatisere rutineopgaver.

Opgaver som e-mailsvar, chatbots og selvbetjeningsportaler kan automatiseres ved hjælp af kundeservicesoftware.

På den måde får dine servicemedarbejdere mere tid til at besvare komplekse klager og forespørgsler fra dine kunder.

For eksempel kan SaaS software til opbygning af landingssider automatisere nulstilling af kodeord, ordresporing og returnering. Det vil spare tid for dine kundeservicemedarbejdere og øge deres svartid på almindelige problemer som forespørgsler om produktfunktioner.

Årsag nr. 2: Forbedre kundeoplevelsen

Hubspot-rapporten viser, at 90% af kunderne ser "øjeblikkelig" respons fra kundeservice som en vigtig faktor, når de henvender sig med en forespørgsel eller en klage.

Så jo hurtigere du reagerer på kundernes behov, jo bedre bliver deres oplevelse.

Og hvilken bedre måde at give et hurtigt kundeservicesvar på end at bruge et kundeservicetool?

Med funktioner som livechats, chatbots og vidensbaser kan kunderne få adgang til dit supportteam eller selv løse deres problemer.

Det forbedrer oplevelsen for dine kunder.

At bruge et regneark og skifte mellem mange apps er uhensigtsmæssigt for dit lille team. De kan ikke følge med, når kundeanmodninger popper op fra forskellige apps på én gang.

Men et kundeservicetool reducerer forvirringen ved at bringe alle kundemeddelelser til dig. Det registrerer også alle tidligere interaktioner mellem en kunde og en servicemedarbejder. På den måde kan enhver kundeservicemedarbejder hurtigt tage sig af en kunde uden at skulle bede kunden om at fortælle sin historie.

"Når kunderne kontakter dig, vil de have løst deres spørgsmål eller problemer. De ønsker ikke at gentage det 10 gange til 10 forskellige personer i 10 forskellige afdelinger. De ønsker, at én medarbejder skal have mulighed for effektivt og korrekt at løse deres problem eller besvare deres spørgsmål.

Jo mere du gør dette, jo mere vil kunderne stole på dit brand som det, der har deres ryg, når de har brug for det."

Siger Jenny Dempsey, Customer Experience Manager hos Apeel.

Årsag nr. 3: Administrer kundedata

(Kilde)

En lille tilståelse.

Da jeg arbejdede som in-house lead content marketer, var det noget rod at gemme kundedata i et Excel-regneark. Nogle gange blandede jeg kundedata sammen, fordi rækkerne og kolonnerne var svære at identificere. For slet ikke at tale om det datanedbrud, der fik mig til at græde.

Så at administrere og konstant opdatere dine kundedata i et regneark er en stor mundfuld.

Der er plads til menneskelige fejl under indlæsning af data og endda ved beregning af formler.

Det er også en overvældende og tidskrævende opgave.

Aflast dig selv og dine teammedlemmer ved at bruge kundeservicesoftware til at håndtere kundedata.

Med den rigtige software kan du spore kundeinteraktion og analysere dine kunders adfærd.

Disse data kan give værdifuld indsigt i dine kunders præferencer og hjælpe dig med at træffe informerede beslutninger om din virksomhed.

Håndtering af kundedata handler også om at beskytte dine kunders privatliv og sikkerhed. Det sikrer, at dine kunders oplysninger er krypterede, trygge og sikre.

Årsag nr. 4: Styrk kundeserviceteamet

Pillingforespørgsler og klager fra kunder vil gøre dit kundeserviceteam udmattet.

Giv dit kundeserviceteam mulighed for at være på toppen af deres spil ved at give dem de rigtige kundeserviceværktøjer, der gør deres arbejde let.

For eksempel indeholder et vidensbaseværktøj alle de ofte stillede spørgsmål og almindelige forespørgsler fra kunder. Med dette værktøj kan dit kundesuccesteam henvise kunderne til vidensbasen som reference.

Se, hvordan du opretter en vidensbase:

https://youtu.be/r0uiE3gg97A

Billetsporingsfunktioner kan hjælpe dit team med at tjekke indgående anmodninger og rangordne dem.

Teamsamarbejdsværktøjer som Slack, Trello og Wimi fremmer teamsamarbejde.

Performance-analyser som Ranktracker, Hotjar, Kissmetrics og Google Analytics giver indsigt i dit teams effektivitet, så du kan identificere områder, der kan forbedres.

Ved at give dit team de ressourcer, de skal bruge for at få succes, viser du dine teammedlemmer, at du værdsætter deres bidrag.

Årsag nr. 5: Hold dig foran konkurrenterne

I dagens forretningslandskab er konkurrencen benhård. Virksomheder, der ikke lever op til deres kunders forventninger, risikerer at sakke bagud.

77% af de amerikanske forbrugere mener, at god kundeservice er afgørende for at opnå loyalitet og forretning.

Så kundeservice er en god strategi til at holde sig foran konkurrenterne.

Med kundeservicesoftware får du en konkurrencemæssig fordel ved at tilbyde hurtig og personlig support.

Hivers undersøgelsesrapport viser, at de fleste kunder foretrækker at få hurtig kundeservice uden at skulle gentage deres klager eller anmodninger.

Årsag nr. 6: Spor præstationsmålinger

Kundeservicesoftware kan hjælpe med at spore alle de målinger, der betyder noget, og træffe datadrevne beslutninger for at forbedre din kundeservice.

For eksempel bemærker du, at dine svartider har været stigende i løbet af de sidste par uger. Ved at dykke ned i dataene opdager du, at en repræsentant altid svarer kunderne langsomt.

Med denne viden kan du arbejde med den pågældende repræsentant for at forbedre deres præstation eller omplacere dem til en anden rolle.

På samme måde kan sporing af ticket-løsningsrater hjælpe dig med at identificere flaskehalse i din proces og foretage forbedringer.

Hvis du opdager, at en bestemt type ticket tager meget længere tid at løse end andre. Ved at analysere dataene kan du måske opdage, at denne type ticket kræver mere træning eller flere ressourcer at løse.

Endelig kan kundetilfredshedsresultater være et stærkt værktøj til at forstå, hvor godt dit team præsterer. Hvis dine resultater konsekvent er lave, er det et tegn på, at din kundeserviceindsats ikke er tilstrækkelig.

Det betyder, at dit team har brug for mere træning, eller at du helt skal genoverveje din tilgang til kundeservice.

Årsag #7: Forbedre samarbejdet

(Kilde)

Med kundeservicesoftware kan dine teammedlemmer dele information, tildele opgaver og arbejde på at løse kundeproblemer.

Hvis et teammedlem sidder fast, kan vedkommende bede om hjælp fra et andet teammedlem. Det er som at tilkalde forstærkning, når man har mest brug for det.

Men det handler ikke kun om at få arbejdet gjort. Forbedret samarbejde betyder også et mere positivt arbejdsmiljø. Når teammedlemmer føler sig støttet og værdsat, er der større sandsynlighed for, at de er engagerede og motiverede. Det kan føre til højere jobtilfredshed og lavere personaleomsætning.

Grund nr. 8: Overvåg de sociale medier

Kunderne forventer, at du er til stede på de sociale medier, klar til at svare på deres spørgsmål og klager. De udtrykker også deres utilfredshed med din virksomhed på de sociale medier.

Men at administrere mange sociale mediekanaler er en udfordring for ethvert kundeserviceteam.

Det er her, kundeservicesoftware kommer ind i billedet.

Værktøjer som Freshdesk, Khoros Care og Sprout Social bruges til at spore kommentarer og brandomtale på sociale kanaler.

Det hjælper dit kundeserviceteam med at overvåge dine sider på de sociale medier fra en central app. Det hjælper dem også med at opbygge et stærkt bånd til kunderne.

At være lydhør over for kundernes klager viser, at du er engageret i deres tilfredshed.

Årsag #9: Aktivér understøttelse af flere sprog

Forestil dig dette: Du er i et fremmed land, og du har brug for kundeservice. Du taler et andet sprog, og medarbejderen i den anden ende af røret har svært ved at forstå dig. Det er en frustrerende oplevelse, der kan få dig til at føle dig afbrudt og ikke hørt.

Men hvis det samme kundeserviceteam havde adgang til flersproget support, ville kommunikationen blive lettere.

Det er styrken ved flersproget support i kundeservice.

Kundeservicesoftware kan hjælpe med at bygge bro over sprogbarrierer ved at tilbyde oversættelsestjenester. Det kan hjælpe dig med at komme i kontakt med kunder fra forskellige kulturer og baggrunde.

Afrunding

Med adgang til en hurtig internetforbindelse forventer kunderne nu den samme hurtige kundeservice fra alle virksomheder.

Men det er ikke nemt at holde trit med dine kunders servicekrav, især når du har et lille team.

Det er derfor, du har brug for kundeservicesoftware til at forbedre dit lille teams indsats for at forbedre kundeoplevelsen. Ved at investere i kundeserviceredskaber investerer du i din virksomheds langsigtede succes.