De 7 bedste SaaS Spend Management-platforme i 2023

Introduktion

Vidste du, at softwareudgifter er de tredjestørste udgifter i en organisation efter udgifter til medarbejdere og kontorleje?

Ja, SaaS-applikationer er, i modsætning til ældre apps, lettere at købe. Alle med adgang til et firmakreditkort kan købe en SaaS-applikation uden godkendelse fra IT- eller finansafdelingen.

Dette ukontrollerede forbrug, som teknisk set kaldes "skygge-IT", øger antallet af gratis og ikke-godkendte apps i din SaaS-portefølje. Disse apps, der er skjult for IT- og økonomiteams, kan føre til manglende fornyelser og i værste fald også databrud.

Det er her, SaaS-platforme til udgiftsstyring kommer ind i billedet. Dette blogindlæg vil udforske de syv bedste platforme, der er tilgængelige i dag, og diskutere fordelene ved at bruge sådan software.

Hvad er en SaaS-platform til udgiftsstyring?

En SaaS spend management-platform er en softwareløsning, der er designet til at optimere og strømline SaaS-apps' indkøbs-, udgifts- og omkostningsstyringsprocesser.

Det kan integreres med dine økonomi-, SSO- og HRIS-systemer for at give virksomheder omfattende indsigt i deres SaaS-udgifter, skygge-IT og hjælpe med at kontrollere omkostningerne effektivt.

IT- og HR-teams kan bruge den synlighed, som en SaaS spend management-platform giver, til at identificere skygge-IT og fjerne duplikerede apps. Disse værktøjer har også påmindelser og workflows i realtid for at forhindre automatiske fornyelser og hjælpe dit team med at forny SaaS-kontrakten til tiden.

Øgede SaaS-udgifter på grund af manglende fornyelser, skygge-IT osv. vil påvirke dine budgetteringsbeslutninger og indtægter, hvis de ikke kontrolleres. Så lad os se på de bedste SaaS spend management-værktøjer, der kan hjælpe med at optimere dit SaaS-forbrug.

De 7 bedste SaaS-platforme til udgiftsstyring

CloudEagle

CloudEagle tager føringen, da det er en af de mest omfattende spend management-platforme på denne liste. Dens omfattende app management, omkostningsoptimering, indkøb, leverandørstyringsfunktioner og brugervenlige interface har gjort den til en go-to platform for SMB'er og virksomheder.

CloudEagle kan integreres med dine interne SSO-, finans- og HRIS-systemer. Det giver dig 100 % synlighed i din SaaS-stack, indsigt i app-brug, identifikation af underudnyttede og duplikerede apps og kontrol med skygge-IT.

Platformen tilbyder også automatiserede workflows til at strømline din indkøbsproces og fornyelser, så dit team sparer værdifuld tid og kræfter. Med CloudEagle bliver det en leg at administrere kontrakter og fakturaer, da du kan gemme dem på ét sted og nemt spore dem.

CloudEagles SaaS-købseksperter vil hjælpe dig med at finde den rigtige software og forhandle på dine vegne for at købe den rigtige software til den rigtige pris. Desuden udmærker CloudEagle sig ved at overvåge fornyelser. Den sender påmindelser via Slack og e-mail 90 dage før fornyelsesfristen og eskalerer dem til forskellige interessenter, indtil kontrakten er fornyet.

Funktioner

• Applikationssynlighed og præcis indsigt i brugen
• Automatiseret brugertildeling og -afmelding
• Workflows til indkøb og fornyelser
• Slack-notifikationer til indkøb og fornyelser
• Tjenester til assisteret køb
• AI-drevet motor til anbefaling af leverandører
• Licens- og kontraktstyring
• Brugerdefinerede rapporter.

Prisfastsættelse

Startpakken koster 1000 dollars om måneden.

Finly

Finly er en avanceret cloud-baseret økonomistyringsløsning, der er bygget til at spore og styre de udgifter, som brugere og operationer i en organisation har. Det smarte ved Finly er, at det kan spore og behandle alle udgifter, uanset om de er på papirkvitteringer eller digitale optegnelser.

Finly er udstyret med OCR-teknologi (Optical Character Recognition), som gør, at værktøjet kan udtrække relevante oplysninger fra kvitteringer, herunder dato, leverandøroplysninger og beløb, der er brugt. Disse oplysninger behandles derefter for automatisk at generere omfattende udgiftsrapporter.

Disse rapporter sendes derefter til lederne til gennemgang og godkendelse. Når de er godkendt, går de videre til økonomiteamet til refusion, hvilket sikrer rettidig og præcis behandling af medarbejdernes udgifter.

Hvis din SaaS-stak har duplikerede applikationer på grund af skygge-IT, kan Finly hjælpe dig med at finde ud af, hvem der har købt applikationen ved at analysere kvitteringerne eller fakturaerne. Ved at bruge økonomistyringsværktøjer som Finly kan organisationer forbedre ansvarligheden for skyggekøb og implementere foranstaltninger for at forhindre, at de gentager sig.

Funktioner

• Automatiserede arbejdsgange
• Registrering af aktiviteter og udgifter
• Håndtering af refusioner
• Automatiser kontraktbetalinger
• Administrer betalinger af indkøbsordrer
• Budgetkontrolsystem
• Administration af virksomheders kreditkortbetalinger

Prisfastsættelse

Der er tre prisniveauer til rådighed: Små virksomheder, hurtig vækst og Enterprise. Hvilken type virksomhed er du i? Er du en hurtigvoksende startup? Du kan kontakte Finlys team for prisoplysninger.

Rampe

I modsætning til de andre platforme på denne liste tilbyder Ramp en unik løsning, der forhindrer medarbejdere i at købe SaaS-applikationer uden IT-godkendelse: Et Ramp firmakort.

Hvordan kan et firmakort forhindre medarbejdere i at foretage skyggekøb?

Disse kort kan konfigureres på forskellige måder. Du kan f.eks. tildele kortet et specifikt budget, der forhindrer holdene i at bruge for meget, og du kan også begrænse udgifterne på disse kort for at holde forbruget optimeret.

Med Ramp-visitkort bliver SaaS-budgettering ubesværet, da hver afdeling kan få tildelt et dedikeret firmakort med et foruddefineret budget, der er skræddersyet til deres behov. Denne tilgang øger ansvarligheden og forhindrer skyggekøb.

Ud over visitkort er Ramp også en robust platform til udgiftsstyring og leverandørstyring. Den forenkler betalingsprocesser ved præcist at indsamle og verificere kvitteringer, hvilket sikrer en problemfri oplevelse for brugerne.

Funktioner

• Leverandør- og udgiftsstyring
• Sæt forbrugsgrænser for visitkort
• Sortliste leverandører for at forhindre uønskede køb
• Forhindre leverandører i at opkræve mere ved automatiske fornyelser
• Kortlæg transaktioner til den rigtige leverandør
• Foruddefinerede godkendelsesworkflows til indkøb
• Centraliser alle medarbejder- og SaaS-udgifter for nem administration.

Prisfastsættelse

En gratis prøveperiode er tilgængelig. Du er nødt til at kontakte teamet for at få mere at vide om priserne.

Spendesk

Spendesk er en intuitiv spend management-løsning, der hjælper virksomheder med effektivt at administrere deres bruger- og applikationsudgifter. Den tilbyder forskellige dynamiske funktioner som udgiftsautomatisering, virtuelle kort, fakturamatch med OCR osv. for at strømline udgiftsstyringen.

Det gør det muligt for virksomheder at automatisere gentagne udgifter, reducere den manuelle indsats, spare tid og øge teamets produktivitet. Denne automatiseringsfunktion strømliner udgiftsstyringsprocessen og sikrer ensartethed.

OCR-softwaren (Optical Character Recognition) gør det muligt for Spendesk at matche fakturaer med udgiftsanmeldelser automatisk. Det hjælper med nøjagtigt at relatere udgifter til relevante fakturaer og forenkler afstemningsprocessen.

Ligesom Ramp tilbyder Spendesk også virtuelle engangskreditkort, som kan bruges til sikre onlinekøb i en organisation. Disse kort kan konfigureres med forbrugsgrænser og foruddefinerede budgetter for at forhindre brugerne i at bruge for mange penge på produkter og tjenester.

Funktioner

• Virtuelle kort og debitkort til kunder
• Budgetkontrol på kort
• Spor finans- og regnskabstransaktioner i realtid
• Opret foruddefinerede forbrugsregler
• Administrer nemt app-abonnementer
• Refusion af udgifter.

Prisfastsættelse

Du kan få et skræddersyet tilbud fra teamet baseret på dine krav.

Payhawk

Den næste på vores liste over den bedste SaaS-software til udgiftsstyring er Payhawk, som kombinerer firmakort, styring af flere enheder, udgiftsstyring og kreditorer i én platform.

Denne samlede løsning øger synligheden af cash flow, optimerer udgifterne og forenkler planlægningen i hele koncernen, så virksomhederne kan få en effektiv og strømlinet tilgang til styring af deres finansielle processer.

Firmakort har funktioner til forbrugsstyring som forbrugsgrænser, politikker og regler til at konfigurere budgetter og kontrollere individuelle og teambaserede udgifter. Du kan spore forbruget i realtid og fastfryse kortet og yderligere transaktioner, når brugere er involveret i skyggekøb.

Det bedste ved Payhawk-kort er, at du ikke behøver at administrere individuelle kort. Kontoautomatiseringsfunktionen giver dig mulighed for at spore og administrere kort i bulk. Du kan indstille budget- og udgiftsregler og anvende dem på hele afdelingen med et klik.

Funktioner

• Proaktiv budget- og udgiftskontrol
• Håndtering af massekort
• Opret kort med fælles, foruddefinerede budgetter
• Udgiftsstyring
• Godkendelsesworkflows er tilgængelige
• Payhawks mobilapp er tilgængelig

Prisfastsættelse

• Premium-kort - €199/md
• Alt-i-et forbrug - €299/md
• Enterprise - skræddersyet tilbud baseret på krav

Expensify

Expensify er et cloud-baseret udgiftsstyringssystem til virksomheder, der håndterer udgifter og transaktioner gennem databehandling i realtid.

Det tilbyder en række funktioner til at strømline udgiftssporing, analysere brugernes forbrugsmønstre, administrere leverandørforhold, skabe en robust budgetplan, administrere kvitteringer og styre refusionsprocesser.

Expensify tilbyder også firmakreditkort, der hjælper økonomiteams med at kontrollere og styre deres udgifter effektivt. Du kan indstille smarte grænser for hvert kort for at kontrollere forbruget. Når de når grænsen, vil kortet blive slukket, indtil det tidligere forbrug er blevet godkendt.

Du kan oprette smarte, omfattende udgiftsrapporter ved at samle individuelle og gruppeudgifter med tilpasselig formatering. Du kan dele disse rapporter med kolleger, ledere eller regnskabsafdelinger for at samarbejde og lette smarte beslutninger.

Funktioner

• System til detektering af uærlige agenter
• Udgifts- og fakturahåndtering
• Centraliserede rejsearrangementer og personlige betalinger
• Avancerede automatiserede workflows og integrationer
• Prioriteret support
• App til scanning af kvitteringer.

Prisfastsættelse

• En gratis version er tilgængelig med begrænsede funktioner
• Collect-planen koster $5/bruger/måned med Expensify-kortet
• Kontrolplanen koster 9 USD pr. bruger pr. måned med Expensify-kort.

Spendflo

Spendflo er en end-to-end SaaS management- og spend management-platform med mange funktioner til at styre hele din SaaS-livscyklus, fra app management til indkøb og spend management.

Fremskynd SaaS-købsprocessen ved at automatisere godkendelsesarbejdsgangene. Brug færre manuelle timer, og lad dit team fokusere på mere strategiske opgaver for at styre dit SaaS-forbrug.

Spendflo kan problemfrit integreres med dine interne SSO- og økonomisystemer for at spore forbrugsdata. Du kan få et 360-graders overblik over, hvor meget dit team bruger på hver applikation. Sammenlign det planlagte forbrug med det faktiske forbrug, og beregn, hvor du har brugt for lidt eller for meget. Det vil hjælpe dig med at planlægge dit budget effektivt.

Analyser brugsdataene for hver applikation, identificer underudnyttede licenser, og tilpas dem for at øge dine SaaS-besparelser, hvilket vil påvirke din bundlinje betydeligt.

Funktioner

• Administrer ansøgninger og kontrakter fra ét sted
• Udgiftsanalyse og nøjagtig sporing af brug
• Automatiserede godkendelsesworkflows og assisteret indkøb
• Risikovurdering af leverandører
• Gennemfør en stemningsundersøgelse
• Administrer portefølje, forbrug og sikkerhed fra én platform.

Prisfastsættelse

Startplanen koster 2.500 dollars om måneden (faktureres årligt), og prisen stiger baseret på dit årlige forbrug.

Fordele ved at bruge software til udgiftsstyring

Implementering af en SaaS spend management-platform kan give mange fordele for din virksomhed. Her er nogle af de vigtigste fordele:

Omkostningsoptimering

En spend management-platform hjælper dig med at få overblik over dine SaaS-udgifter gennem SSO og finansintegrationer, så du kan identificere unødvendige licenser og eliminere overflødige tjenester, hvilket resulterer i betydelige omkostningsbesparelser.

Synlighed og centraliseret sporing

Med en spend management-platform kan du få et overblik over hele din SaaS-stack og konsolidere alle dine SaaS-applikationer på ét sted, hvilket gør det nemt at spore, overvåge og administrere. Fuld synlighed forhindrer skygge-IT, dubletter og overflødige apps og sikrer overholdelse af virksomhedens politikker.

Strømlinede arbejdsgange

Spend management-software kan automatisere gentagne opgaver som fakturabehandling, udgiftssporing og godkendelsesworkflows, hvilket reducerer den manuelle indsats og øger produktiviteten.

Sporing af brug

Takket være integrationsmulighederne i spend management-software kan du spore brugen af applikationer i realtid. Identificer de ubrugte og underudnyttede apps, og foretag de nødvendige optimeringer for at kontrollere dine udgifter.

Kontrakt- og fornyelsesstyring

Disse platforme giver omfattende asset management-funktioner, så du kan spore kontraktvilkår, automatisere fornyelser og forhandle bedre aftaler med leverandører med hjælp fra assisterede indkøbere.

Konklusion

Værsgo, de syv bedste SaaS spend management-platforme, du skal kigge efter i 2023. Softwareudgifter er blevet en ukontrollerbar byrde for økonomiteams på grund af manglen på et sofistikeret system til at styre hele SaaS-porteføljen.

Du kan bruge platforme som CloudEagle og Spendflo til bedre SaaS-styring og spend management-processer. Få fuld synlighed over, hvad dine teams bruger, og hvor de bruger penge, og tag de nødvendige beslutninger om optimering for at øge SaaS-besparelserne.

Platforme som Ramp og Expensify tilbyder virtuelle firmakreditkort, som kan bruges til at kontrollere dit teams forbrugsmønstre og holde udgifterne inden for dit budget.

Så hvad er det bedste valg for dig?