5 typer indkøbsordrer, du bør kende i 2023

Introduktion

En velstruktureret indkøbsproces er afgørende for en uafbrudt forretningsdrift. Dokumentation af hvert trin i dine indkøb øger synligheden og er afgørende for at opretholde buffere og optimere beslutningstagningen.

I nutidens digitale forretningslandskab har indkøbsordrer fået en helt ny betydning. De spiller en nøglerolle i at holde styr på udbud og efterspørgsel, spore fakturaer og afstemme alt, så alt kører på skinner.

I denne situation er det vigtigt at gøre indkøbsordreprocessen så effektiv som muligt. Det forbedrer ikke kun driftseffektiviteten og reducerer behandlingstiden, men det øger også medarbejdertilfredsheden.

Denne blog er lavet for at forklare fem almindelige indkøbsordretyper for dig. Vi viser dig, hvordan hver type kan gøre din indkøbsproces smidig og vellykket.

Hvad er en indkøbsordre?

En indkøbsordre er et juridisk dokument, som en køber udsteder til en leverandør i forbindelse med et køb. Den beskriver hele transaktionen i detaljer, herunder varebeskrivelser, mængder, priser, betalingsbetingelser, leveringsdatoer og andre relevante oplysninger.

Det er en juridisk bindende kontrakt, der registrerer de aftalte vilkår og fungerer som en reference for begge parter under indkøbsprocessen.

Det er med til at sikre, at du får de rigtige produkter, og rettidig levering forenkler indkøb og skaber klarhed og ansvarlighed i din virksomheds drift.

Kilde

Håndtering af indkøbsordrer: Et hurtigt overblik

Den organiserede administration af en virksomheds indkøbsordreproces er kendt som indkøbsordrestyring. Det er en samling af etablerede principper og procedurer, der garanterer tilgængeligheden af komplette, opdaterede oplysninger om en eller flere indkøbsordrer.

Det indebærer at oprette, gennemgå, godkende og spore indkøbsordrer fra start til slut.

Denne interne indkøbsprocedure sikrer ordentlig synlighed og dokumentation for alle indkøb, hvilket gør fremtidige revisioner lettere.

Indkøbsordrestyring fungerer som en køreplan for indkøbsrejsen. Den giver alle de vigtige detaljer om, hvad, hvor og hvor meget der skal købes. Denne proces hjælper med at få tingene til at køre gnidningsløst og holder en præcis oversigt over transaktioner, hvilket er uvurderligt, når man skal træffe informerede beslutninger.

Hvad er formålet med en indkøbsordre?

Lad os ikke overbelaste dig med information. Indkøbsordrens primære formål er at fungere som et formelt dokument mellem køber og sælger. Den beskriver alle de vigtige købsdetaljer, hvilket er praktisk i forbindelse med fremtidige revisioner og bogføring.

I første omgang er en indkøbsordre ikke juridisk bindende. Men når sælgeren accepterer vilkårene og betingelserne, bliver den et juridisk bindende dokument for både køber og sælger.

Typer af indkøbsordrer, som SaaS-indkøbere bør kende til

Når det gælder indkøbsordrer, er der ikke én størrelse, der passer til alle. Selvom du måske har antaget, at alle indkøbsordrer er identiske, er det ikke sandt. I virkeligheden findes der fem typer indkøbsordrer, som hver især indeholder forskellige informationer.

Så hvis du er klar til at vide mere om dem, så lad os tage et kig på dem;

1. Standard indkøbsordre

Standardindkøbsordren er den, de fleste indkøbere stoler mest på. Den viser intentionen om at gennemføre en enkelt transaktion med specificerede produkttyper, varekvalitet og mængde. Indkøbsordren indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre transaktionen.

Eksempel på indkøbsordre 1:

Kilde

En standardindkøbsordre er en enkel og almindelig løsning til engangskøb. Den er velegnet til situationer, hvor køberen forstår købsdetaljerne og kan identificere varen eller tjenesten, beløbet, leveringsplanen og betalingsbetingelserne.

For eksempel kan en_ SaaS-virksomhed have brug for en ny printer til sin arbejdsplads. De opretter en standardindkøbsordre, der specificerer mængden og specifikationerne for den ønskede printer, samt leveringsdatoen og den aftalte pris._

En standardindkøbsordre skal indeholde følgende:

• Leverandøroplysninger og varebeskrivelse
• Forventet leveringsdato og -sted
• Aftalt betaling, forfaldsdato og bøder for forsinket betaling.
• Prisoplysninger for hvert produkt.

2. Planlagt indkøbsordre

En planlagt indkøbsordre (PPO) gør det muligt for indkøbere at planlægge fremtidige behov ved at indsende en indkøbsordre på forhånd. Varen, prisen og betalingsbetingelserne er alle kendte, men mængden og leveringsdatoen er baseret på kvalificerede skøn. PPO'er er velegnede til semi-regelmæssige udgifter som f.eks. kontorartikler.

Eksempel på indkøbsordre 2:

Kilde

For eksempel bestiller en organisation regelmæssigt kontorartikler, såsom printerpapir og brevpapir. Indkøbsafdelingen evaluerer tidligere forbrugsmønstre, før de opretter en indkøbsordre med forventede mængder og variable leveringsdatoer. De frigiver PPO'er til leverandørerne efter behov for at opfylde kravene.

Planlagte indkøbsordrer indeholder mere omfattende information end standardordrer, hvilket resulterer i mere effektive indkøb til forventede behov. Virksomheder kan optimere lagerstyringen og opretholde en konstant forsyning af vigtige varer ved at tilbyde en detaljeret oversigt over forventede indkøb.

En planlagt indkøbsordre skal indeholde følgende;

• Klar og specifik information om varerne eller tjenesterne
• Detaljer om forsendelse og skat
• Leveringsinstruktioner og prisbetingelser
• Prisen på hver vare.

3. Blanket indkøbsordre

En Blanket Purchase Order (BPO) er en ordre, hvor køberen afgiver flere ordrer samtidig for at forhandle sig frem til rabatter med leverandøren. Det interessante aspekt ved leverandører er, at de er mere åbne over for at tilbyde rabatter på store ordrer. Virksomheder kan købe produkter mere effektivt gennem BPO, minimere redundans og strømline indkøb.

Eksempel på indkøbsordre 3:

Kilde

For eksempel har en virksomhed brug for at købe printerpatroner og papir regelmæssigt. I stedet for at afgive individuelle ordrer, indgår de en aftale med en enkelt leverandør om masseindkøb over en periode. BPO'en specificerer mængde, omkostninger og aftalte rabatter for hver vare og sikrer, at indkøbet er overkommeligt.

Når det gælder indkøbsordrer til virksomheder (BPO'er), er de som et superklart vindue til, hvordan produkter og tjenester bevæger sig. De hjælper organisationer med at gøre indkøb effektive og pengepungvenlige.

Med BPO'er kan indkøberne sikre, at de har nok forsyninger, og undgå de akavede øjeblikke, hvor lagrene løber tør. Det eneste, de skal gøre, er at nævne, hvor meget de vil have, og drage fordel af rabatterne.

Blanket Purchase Order skal indeholde følgende:

• Angiv mængden af produkter, der skal leveres over tid
• Skitsere forhandlede enhedspriser, eventuelle yderligere rabatter eller justeringer
• Inkluder betalingsbetingelser, kvalitetsstandarder, returpolitikker eller bøder.
• Bekræftede prisoplysninger for hver vare

4. Kontrakt indkøbsordre

En Contract Purchase Order (CPO) er den mest officielle og juridisk håndhævelige indkøbsordre. Det indebærer, at køber og sælger indgår en kontrakt, der beskriver købsbetingelserne, før der udstedes en indkøbsordre. Denne aftale beskytter begge parter juridisk.

Eksempel på indkøbsordre 4:

Kilde

En kontraktindkøbsordre (CPO) giver større fleksibilitet og rummer mere detaljerede specifikationer end en standardindkøbsordre (SPO). Den opstiller retningslinjer for udstedelse af indkøbsordrer til leverandører, håndtering af ekstraomkostninger, håndtering af fejl og andre vigtige aspekter af forretningspartnerskabet.

Kontraktindkøbsordrer giver en sikker og effektiv ramme for forretningstransaktioner, især når man arbejder med forhandlere eller i komplicerede indkøbsmiljøer.

Kontraktindkøbsordren skal indeholde følgende:

• Den aftalte kontrakts reference
• Kontraktens omfang og ændringer
• Opsigelses- og udtrædelsesklausuler

5. Digital indkøbsordre

En digital indkøbsordre er en moderne og strømlinet teknik til elektronisk håndtering af indkøbsordrer, der forbedrer produktiviteten og teamwork i indkøbsprocessen. Virksomheder kan spare tid, minimere papirarbejde og sikre nøjagtig registrering ved at digitalisere indkøbsordreproceduren.

Eksempel på indkøbsordre 5:

Kilde

En enkel måde at lave og dele en digital indkøbsordre på er ved at bruge Microsoft Excel eller Open Office. Disse systemer indeholder allerede eksisterende skabeloner, som nemt kan ændres til at indeholde specifikke elementer, der er nødvendige for hver indkøbsordre.

For eksempel kan en virksomhed, der køber kontorartikler, bruge en digital Excel-skabelon til indkøbsordrer til at formidle mængde, varebeskrivelse og aftalte priser.

Ved at udveksle den digitale indkøbsordre med leverandøren kan begge parter få et klart overblik over indkøbsoplysningerne, hvilket resulterer i bedre kommunikation og hurtigere levering.

Digitale indkøbsordrer giver også bedre mulighed for sporing og rapportering, så virksomheder bedre kan styre deres budgetter og evaluere indkøbsmønstre. Gennemsigtighed gavner både indkøbere og leverandører og muliggør en gensidig fordelagtig og effektiv indkøbsproces.

Hvordan fungerer en indkøbsordre?

At forstå kompleksiteten i, hvordan en indkøbsordre fungerer, er afgørende for organisationer, der ønsker at optimere deres processer.

Forståelse af behovet for produkter

Processen begynder, når køberen erkender et behov for et bestemt produkt eller en bestemt service, som sælgeren kan levere. Køberen specificerer varen, den nødvendige mængde og den ønskede leveringsdato.

For eksempel kan en produktionsvirksomhed have brug for en enorm mængde råmaterialer i ferien for at imødekomme den øgede efterspørgsel på deres produkter. Køberen skal definere de nøjagtige typer og mængder af materialer, der kræves, og tidsrammen for levering for at sikre, at de har tilstrækkelige råmaterialer til at nå deres produktionsmål.

Køber opretter en indkøbsordre

Baseret på de definerede behov opretter køberen en indkøbsordre, der indeholder alle relevante fakta, såsom produktbeskrivelse, mængde, pris, leveringsdato og yderligere vilkår og betingelser. Indkøbsordren sendes som en formel anmodning til sælgeren om de specificerede produkter eller tjenester.

For at undgå uregelmæssigheder eller forsinkelser i indkøbsprocessen skal køberen sikre, at indkøbsordrens detaljer er præcise og omfattende for sælgeren.

For eksempel kan køberen specificere de specifikke typer og mængder af råmaterialer, der er brug for, de aftalte enhedsomkostninger og leveringsdatoen.

En indkøbsordre gennemgås af sælgeren

Når indkøbsordren er sendt til leverandøren, undersøger de den omhyggeligt for at sikre, at den svarer til deres lagerbeholdning og evne til at opfylde køberens anmodning.

For eksempel skal sælgeren sikre, at de har de ønskede varer på lager og kan levere dem til den aftalte dato. Hvis man overser at tjekke lagerbeholdningen, kan det føre til problemer med leveringen af produktet; som køber skal du på forhånd kontrollere, om produktet er tilgængeligt.

Sælgeren analyserer indkøbsordren og godkender den.

Efter gennemgangen godkender sælgeren indkøbsordren, hvis den opfylder køberens specifikationer. Godkendelsen af indkøbsordren viser sælgerens løfte om at levere det specifikke produkt, der er nævnt i ordren, uden forsinkelser.

Udførelse af indkøbsordrer

Med den godkendte indkøbsordre færdiggør sælgeren ordren ved at levere de specificerede produkter eller tjenester til kunden. Denne fase indebærer levering af produkterne eller levering af de aftalte tjenester.

Fakturaen er betalt

I denne sidste fase er køberen ansvarlig for at betale fakturaen i henhold til sælgerens betalingsbetingelser. Betalingen godkendes for de modtagne produkter eller tjenester, som fakturaen angiver.

For eksempel betaler køberen fakturaen for de leverede råmaterialer inden for de aftalte betalingsbetingelser.

Sådan fungerer en typisk indkøbsordreproces. Den starter med oprettelse af ordren og slutter med godkendelse af fakturaen fra køberen og leverandøren.

Hver organisation har sin egen indstilling for indkøbsordrer; nogle inkluderer kvalitetskontrol før fakturaprocessen, men det overordnede aspekt forbliver det samme.

Hvordan kan SaaS-styringsplatform strømline indkøbsordrestyring?

Arbejdsgang for indkøb

Du kan forenkle oprettelsen af en indkøbsordre ved hjælp af indkøbsworkflows fra SaaS-styringsplatforme som CloudEagle. Workflowet udløses, når brugeren opretter købsanmodningen, og relevante interessenter advares via e-mail og Slack for at fremskynde godkendelsesprocessen.

Når indkøbsanmodningen er godkendt, kan du oprette indkøbsordren og inkludere prisbetingelserne.

Assisteret køb

At forhandle de rigtige prisvilkår med leverandørerne kan være overvældende, hvis du gør det alene. I så fald kan du overlade de tunge løft til SaaS-købseksperter. De håndterer dygtigt forhandlinger om prisvilkår, SLA'er og andre vigtige klausuler på dine vegne og sikrer, at du får de rigtige produkter til den rigtige pris.

Kontraktstyring

Når produktet er leveret, skal du afslutte fakturaprocessen og bruge en SaaS-styringsplatforms kontraktstyringsmodul til at gemme alle vigtige dokumenter på ét sted. Så næste gang du vil gennemgå købet eller kontrakten, kan du nemt få adgang til de relevante dokumenter med et par klik.

Konklusion

Det er de almindelige typer indkøbsordrer, der bruges mellem købere og leverandører til at købe enhver form for produkt eller service.

Hver indkøbsordre tjener et specifikt formål og har sine fordele og ulemper. I sidste ende er det SaaS-indkøberens ansvar at beslutte, hvilken type indkøbsordre de vil sende.

Inddrag interessenter fra økonomi- og indkøbsteams til at gennemgå indkøbsordrerne, før du sender dem ud, for at sikre, at alle er enige, og at du træffer en informeret beslutning.

Lad dig inspirere af de eksempler, vi har tilføjet, brug SaaS indkøbssoftware, og begynd at oprette dine indkøbsordrer til problemfri indkøbsoperationer.

Held og lykke.

Ofte stillede spørgsmål

1. Hvad er forskellen mellem en indkøbsordre og en faktura?

Indkøbsordrer udstedes af indkøbere til leverandører for at overvåge og spore indkøbsprocessen, mens fakturaer udstedes af leverandører til kunder, når ordren er blevet opfyldt.

2. Behandles en indkøbsordre som en kontrakt?

En indkøbsordre specificerer levering, fakturering, de specifikke produkter eller tjenester, der købes, juridiske vilkår og betaling. Når en indkøbsordre accepteres af sælgeren, bliver den en juridisk bindende kontrakt mellem kunden og leverandøren.

3. Hvad er fordelene ved indkøbsordrer?

Fordelene ved at bruge indkøbsordrer

• Hold styr på indkomne ordrer.
• Undgå overlapning
• Minimér bestillingsfejl.
• Juridisk papirarbejde
• Øge effektiviteten
• Hjælp til skalering