5 effektive interne kommunikationsværktøjer til at forbedre din virksomheds arbejdsgang

Introduktion

At drive en startup uden et solidt kommunikationssystem mellem afdelinger og teammedlemmer kan være kaotisk.

Det er som et orkester uden en dirigent. Alle spiller på deres instrument, men lyden er ikke harmonisk.

For at afslutte projekter til tiden har du brug for et kommunikationssystem, der holder alle i sync. Den nemmeste måde at gøre det på er ved at bruge et internt kommunikationsværktøj.

De fleste interne kommunikationsværktøjer kan håndtere opgaver som tekstbeskeder, videokonferencer og projektplanlægning.

Alligevel kan det være svært at vælge mellem de forskellige muligheder på internettet.

Derfor har vi besluttet at samle de fem bedste interne kommunikationsværktøjer, som du og dine teammedlemmer bør overveje.

App til øjeblikkelige beskeder: Slack

Slack er en messaging-app til virksomheder, der forbinder folk med de oplysninger, de har brug for.

Med et organiseret rum kaldet "Channels" kan dit team få adgang til al den information, de har brug for, uanset placering, tidszone og når det passer dem.

Derfor er det nemt at træffe de rigtige beslutninger for at fastholde et igangværende projekt.

Brugergrænsefladen er nem at bruge og hjælper førstegangsbrugere med hurtigt at opleve platformen.

Slack-brugere kan dele filer og foretage tale- og videoopkald, hvilket gør det til et fantastisk internt kommunikationsværktøj.

Det giver dig også mulighed for at integrere software og brugerdefinerede apps direkte i Slack. Det hjælper dig og dit team med at spare tid og skifte fra en opgave til en anden.

Prisfastsættelse:

Gratis plan med begrænsede funktioner

Business Plus-plan: $12,50/måned

Enterprise Grid (kontakt salg)

Funktioner, der understøtter teamkommunikation

• Kanaler: Slack hjælper dig med at skabe et rum, hvor du kan kommunikere med dine teammedlemmer om én ting, bare for at få alle på samme side.

Fordele: Du kan oprette kanaler til specifikke emner, teams eller projekter for at holde samtaler organiseret og let tilgængelige. Kanalerne kan enten være offentlige eller private.

Ulemper: Slack har mange måder at give dig besked på, når du har en ny besked, hvilket skaber den udløsende effekt for at se, hvad der sker.

• Direkte beskeder: Dette er en mindre samtale i Slack, som foregår uden for kanalerne.

Fordele: Nogle samtaler er ikke beregnet til at være generelle. Du kan glide direkte ind i deres DM'er og sende private beskeder til teammedlemmer til en-til-en-diskussioner.

Ulemper: Din beskedhistorik bliver begravet.

• Deling af filer: Du kan dele dokumenter, billeder, videoer og andre filer direkte i Slack-samtaler.

Fordele: Det gør det nemt at dele og samarbejde med nogen i realtid. Det er godt, når du har brug for et øjeblikkeligt svar i forbindelse med en deadline.

Ulemper: Der er et minimum af lagerplads til filer, fordi man kun får så meget lagerplads, som man betaler for som virksomhed. Slack sletter langsomt filer over tid.

• Integrationer: Slack har gjort det muligt for medarbejdere at arbejde effektivt med anden software.

Fordele: Slack kan forbindes med andre apps eller software (f.eks. Google Drive, Trello og GitHub) for at centralisere information og automatisere processer.

Ulemper: Med så mange funktioner og integrationer kan Slack være overvældende for nye brugere. Det kan tage noget tid at vænne sig til alle funktionerne og lære, hvordan man bruger dem effektivt.

• Video- og taleopkald: Med Slack kan du føre realtidssamtaler med dine teammedlemmer via video- og taleopkald for at få arbejdet gjort.

Fordele: Nem at bruge.

Ulemper: Når man foretager video- eller taleopkald fra Slack, kan brugerne opleve problemer med langsomme svar fra personen i den modtagende ende af opkaldet.

Intranet-platform: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint afslører en nem måde at samarbejde på og dele information med dit team.

SharePoint bruges af over 190 millioner mennesker over hele verden og forvandler den måde, dit team forbinder, kommunikerer og samarbejder på.

Microsoft SharePoint er en webbaseret samarbejds- og dokumenthåndteringsplatform, der fungerer sammen med forskellige applikationer til at gemme dokumenter og kommunikere information på tværs af en organisation.

Med sin store fleksibilitet bruger organisationer SharePoint til at skabe et intranet (eller internt internetsystem), der fungerer som enhver anden hjemmeside, for hvert projekt, team, afdeling og division.

Undersider kan oprettes til en bestemt afdeling eller et team. Gennem disse centraliserede, sikre rum kan brugerne tilgå, dele og redigere dokumenter.

Funktioner, der understøtter teamsamarbejde og dokumentdeling

• Ekstern deling af filer og indhold:

SharePoint gør det muligt at gemme dokumenter og mapper hos eksterne brugere og give dem kontrolleret adgang.

Fordele: SharePoint er en tidsbesparelse. Du kan nemt få adgang til delte filer og dokumenter.

Ulemper: Du kan støde på sikkerhedsproblemer.

• Indholdsstyring: SharePoint organiserer og administrerer indhold ved hjælp af biblioteker, lister, metadata, records management og retention policies.

Dokumenter kan også gennemgå en godkendelsesproces for at opretholde kvalitets- og overholdelsesstandarder.

Fordele: SharePoint giver dit team mulighed for at gemme og indsamle værdifulde organisatoriske data og dokumenter.

Ulemper: Selvom SharePoint-grænsefladen er nem at bruge, kan det stadig kræve en masse træning at sikre, at dit team bruger den korrekt.

• **Team-sider: **SharePoint er et sted, hvor grupper af brugere kan se og samarbejde om indhold, data og nyheder.

Fordele:

• Dit team kan samarbejde om indhold og data og arbejde på dokumenter på samme tid.

Ulemper:

• Det kan være svært for ikke-tekniske brugere at konfigurere og tilpasse.
• Kommunikationssider: Del og kommuniker beskeder på tværs af organisationer med dynamiske undersider, der kan tilpasses.

Fordele:

• Effektiv til at sprede budskaber og information på tværs af organisationer.
• Giver mulighed for dynamiske og brandede undersider.
• Integration med andre Office 365-apps for omfattende kommunikation.

Ulemper:

• Det kan kræve en vis teknisk ekspertise at oprette og vedligeholde forskellige undersider.
• Tilgængelig på mobile apps for at sikre samarbejde fra teammedlemmer, hvor som helst.

Fordele:

• Sikrer samarbejde på farten for teammedlemmer, der bruger Android-, iOS- og Windows-enheder.
• Mobilapps giver adgang til intranet, teamsites og indhold.

Ulemper:

• Mobilapps tilbyder måske ikke de samme funktioner som desktopversionen.
• Automatiser forretningsprocesser ved at oprette alarmer og workflows.

Fordele:

• Strømliner og automatiserer arbejdsgange og notifikationer.
• Hjælper med at forbedre produktivitet og konsistens i forretningsprocesser.
• Integration med Power Automate for omfattende automatiseringsmuligheder.

Ulemper:

• Opsætning af komplekse workflows kan kræve teknisk ekspertise.
• Søgefunktioner, der hjælper med at finde relevante personer og vigtigt indhold.

Fordele:

• Kraftfulde søgefunktioner til at finde relevante personer og indhold.
• Hjælper med hurtigt at finde vigtige oplysninger og ressourcer.
• Personaliserede søgeresultater til brugerne.

Ulemper:

• Søgerelevans kan nogle gange være udfordrende at finjustere til specifikke behov.

Software til projektledelse: ClickUp

ClickUp er et alt-i-et projektstyringsværktøj, der tilbyder løsninger til teams, så de kan håndtere alle typer arbejde, samarbejde om opgaver og forenkle deres arbejdsgange.

At give dine teammedlemmer en fornøjelig oplevelse, så de kan arbejde effektivt og skabe gode resultater.

Med den fleksible hierarkiske infrastruktur kan dit team organisere projekter, styre opgaver og underopgaver og spore mål, når det passer dem.

Ved at integrere over 1.000+ arbejdsværktøjer som Slack, Google Drive, Figma og Loom kan du fremskynde din projektstyringsproces og bringe dit team et skridt tættere på deres mål.

ClickUp har dækket dig ind med en række priser, så du kan nyde det bedste af det hele og tage produktiviteten et nøk op.

Prisfastsættelse

Free Forever Plan (bedst til personlig brug)

Ubegrænset plan (bedst til små teams) -

$7/medlem pr. måned.

Forretningsplan (bedst til mellemstore teams) - $12/medlem pr. måned.

**Enterprise Plan **(Bedst til mange store teams) - Kontakt salgsafdelingen

Integrering af kommunikation i arbejdsgange for projektledelse

• Organiser dine projekter i ClickUp ved at oprette Spaces og Folders. Det vil hjælpe med at skabe et miljø for dit arbejde.

Fordele:

• Definerer en klar og organiseret projektstruktur.
• Arbejd mellem forskellige projekter og arbejdsområder.

Ulemper:

• Kan være kompleks for førstegangsbrugere på grund af de mange muligheder.
• Til kommunikation kan du bruge kommentarfeltet til at diskutere detaljer, give opdateringer og stille spørgsmål. Du kan også nævne teammedlemmer for at fange deres opmærksomhed.

Fordele:

• Tilskynder til fokuserede diskussioner inden for specifikke opgaver.
• Hjælper med at dirigere kommunikationen til de rigtige personer.
• Al kommunikation er kontekstuelt knyttet til arbejdet.

Ulemper:

• Kan blive overvældende, hvis det ikke styres godt, især i store projekter.
• Tilpas din opgavevisning i ClickUp, baseret på dine projektkrav og din kommunikationsstil. Vælg mellem lister, tavler eller kalendere for at finde den visning, der passer dig bedst.

Fordele:

• Vælg den visning (lister, tavler, kalendere), der passer til din arbejdsgang.
• Visualiser arbejdet på en måde, der giver mest mening for dit team.
• Filtre og sorteringsmuligheder til finjustering af opgavevisninger.

Ulemper:

• Indlæringskurven for opsætning og konfiguration af visninger, især for nye brugere.
• Hvis tidsregistrering er vigtig for dit projekt, kan du drage fordel af ClickUps tidsregistreringsfunktion. Det giver dig mulighed for at registrere arbejdstimer og bevare gennemsigtigheden omkring den indsats, der er lagt i projektet.

Fordele:

• Spor og rapporter nemt arbejdstimer for bedre projektstyring.
• Integration med tidsregistreringsapps eller ClickUps indbyggede timer.
• Indsigt i, hvordan tiden fordeles mellem opgaver og projekter.

Ulemper:

• Kræver disciplin til konsekvent at registrere tid, hvilket nogle teammedlemmer kan finde besværligt.
• Avancerede tidsregistreringsfunktioner kan være begrænsede sammenlignet med dedikerede tidsregistreringsværktøjer

Værktøj til videokonferencer: Zoom

Zoom er et af de mest populære softwareværktøjer til videokonferencer på markedet, som forbinder mennesker, fremmer samarbejde og letter produktiviteten.

Zoom er en cloud-baseret videokonferenceplatform, hvor man kan mødes virtuelt med kolleger, enten kun via video eller lyd, eller begge dele, når personlige møder ikke er mulige.

Det er et vigtigt værktøj for små, mellemstore og store teams, der ønsker at holde kontakten og fortsætte deres daglige arbejdsgange med minimale afbrydelser.

Med de brugervenlige funktioner, der spænder fra en-til-en-møder, gruppevideokonferencer, skærmdeling og optagelse, vil du og dit team få mest muligt ud af effektiv strategiudvikling og nå frem til en ønskværdig konklusion for hvert onboarding-projekt.

Prisfastsættelse

Basic Plan - Gratis plan, der holder gruppemøder med 100 deltagere af 40 minutters varighed.

Pro Plan - $15.99/£11.99 pr. måned, så du kan oprette et personligt møde-ID til gentagne Zoom-møder og optage møder i 30 timer, med 5 GB cloud-lagring.

Forretningsplan - $19.99/£15.99 pr. måned. Du kan brande dine Zoom-møder med vanity-URL'er og virksomhedsbrandings, og Zoom-møderne optages. Den har 30 timers tidsbegrænsning for op til 300 deltagere og 5 GB lagerplads i skyen.

Business Plus - koster $25.00 pr. måned med mindst 10 brugere. 30 timers møder, 10 GB lagerplads i skyen og op til 300 deltagere.

_ Kilde: Zoom_

Enterprise Plan - Dette niveau er beregnet til virksomheder med mere end 1.000 ansatte, og du skal kontakte salgsafdelingen for at finde ud af prisen.

Bedste praksis til at afholde produktive virtuelle møder

• Sæt en dagsorden: Del en klar dagsorden på forhånd, hvor du skitserer mødets mål og de emner, der skal diskuteres. Det hjælper deltagerne med at være forberedte.
• Planlæg med omtanke: Vælg mødetidspunkter, der fungerer for alle deltagere, og hold mødet så kort som muligt, mens du sikrer, at alle vigtige punkter bliver dækket.
• Test teknologien: Sørg for, at din Zoom-konto og dit udstyr fungerer korrekt før mødet. Test dit kamera, din mikrofon og din internetforbindelse.
• Engager deltagerne: Tilskynd til aktiv deltagelse ved at stille spørgsmål, bruge afstemninger eller give deltagerne mulighed for at dele deres skærme eller slå lyden fra, når det er nødvendigt.
• Slå lyden fra, når du ikke taler: Hold din mikrofon på lydløs, når du ikke taler, for at minimere baggrundsstøj og distraktioner.
• Optagelse: Optag mødet til dem, der ikke kan deltage, og del optagelsen bagefter til reference.
• Baggrund: Vælg en professionel eller neutral baggrund for at bevare et poleret udseende.

Suiter til samarbejde: Notion

Notion har ændret den måde, teams arbejder på, med sin alsidige, brugervenlige og tilpasningsdygtige samarbejdssuite, der giver teams mulighed for at være mere produktive, organiserede og kreative.

Det er mere end bare et værktøj.

Notion er et komplekst alt-i-et-værktøj, der kan bruges til forskellige formål: notetagning, opgavestyring, vidensstyring og databasestyring. Dette er en funktion, der får det til at skille sig ud - alsidighed.

Med sin drag-and-drop-brugerflade giver Notion brugerne skabeloner til at tilpasse deres arbejdsområde, så det passer til deres behov, og så de hurtigt kan komme i gang.

Som en af de mest kraftfulde samarbejdsplatforme kan brugerne tildele opgaver, sætte deadlines, følge udviklingen i igangværende projekter eller endda drive en hel virksomhed, præcis som de ønsker det.

Den kraftfulde søgefunktion gør det muligt for brugere med store mængder data at søge efter en specifik note, opgave eller databasepost og finde den på få sekunder.

Her er 5 måder, du kan bruge Notion til at arbejde på:

• Spor mål
• Skab designsystemer
• Automatisering ved hjælp af API
• Spor og administrer indhold
• Administrer komplekse projekter

Prisfastsættelse

Gratis plan: Bedst til en person, der ønsker at organisere hvert hjørne af deres liv og arbejde

Pris: Gratis

Plus Plan: Bedst til små grupper, der ønsker et værktøj til at planlægge og organisere.

Pris: $8 pr. bruger pr. måned/ faktureres årligt ($10 pr. bruger/ faktureres månedligt)

Forretningsplan: Bedst til virksomheder, der bruger Notion til at forbinde flere teams og værktøjer.

Pris: $15 pr. bruger/måned faktureres årligt ( $18 faktureres månedligt)

Kilde: Notion_

**Enterprise: **Avancerede kontroller og support til at drive hele din organisation.

**Pris: **Kontakt salgsteamet

**Funktioner, der understøtter teamsamarbejde **

• Samarbejde i realtid: Flere teammedlemmer kan arbejde på det samme dokument eller den samme side på samme tid, hvilket gør det nemt at samarbejde i realtid.

Fordele:

• Flere brugere kan arbejde på et dokument på samme tid.
• Nem kommunikation i dokumenter.
• Spor ændringer, og vend tilbage til tidligere versioner.

Ulemper:

• Kræver internetforbindelse til samarbejde i realtid.
• Begrænset til brugere med Notion-konti.
• Delt arbejdsområde: Notion giver dig mulighed for at oprette et delt arbejdsområde for dit team, udvalgte personer eller hele internettet, hvilket gør det nemt at organisere og få adgang til information kollektivt på sider, der arbejdes på.

Fordele:

• Du kan oprette delte arbejdsområder, der er skræddersyet til dine behov.
• Alle teamrelaterede oplysninger er samlet på ét sted.
• Tildel tilladelser for at kontrollere, hvem der kan se og redigere indhold.

Ulemper:

• Vanskeligheder med at lære opsætning og tilpasning.
• Gratis planbegrænsninger på arbejdsområdets størrelse.
• Database og skabeloner: Du kan oprette en brugerdefineret database og tilpasse dit arbejdsområde med skabeloner, så du kan administrere projekter, opgaver og andre oplysninger i fællesskab.

Fordele:

• Organiser og filtrer nemt data.
• En bred vifte af skabeloner til forskellige brugssituationer.
• Opret skabeloner, der passer til specifikke behov.

Ulemper:

• Indledende databaseopsætning kan være tidskrævende.
• Skabeloner dækker måske ikke meget nicheprægede behov
• Opgavestyring: Notions opgave- og projektstyringsfunktioner gør det muligt for teams at spore fremskridt og tildele opgaver til teammedlemmer.

Fordele:

• Visualiser opgaver og projekter med tavler.
• Enkel opgavestyring med afkrydsningsfelter.
• Hold styr på deadlines.

Ulemper:

• Nogle brugere foretrækker dedikerede værktøjer til opgavestyring med mere avancerede funktioner.
• Opgavestyring kan være mindre intuitiv for dem, der er nye i Notion.
• Integration med værktøjer: Notion tilføjer en bred vifte af apps og værktøjer, såsom Slack, Google Drive og meget mere, for at strømline arbejdsgange.

Fordele:

• Understøtter forskellige integrationer via tredjepartsapps og Zapier.
• API-adgang til brugerdefinerede integrationer.
• Udvidelse til webklipper til hurtig opsamling af indhold.

Ulemper:

• Begrænsede indbyggede integrationer sammenlignet med specialiserede værktøjer.
• Nogle integrationer kan kræve et betalt abonnement eller tredjepartstjenester.

Faktorer, du skal overveje, når du vælger et internt kommunikationsværktøj

Nu hvor du er bekendt med disse værktøjer, er det vigtigt at vælge, hvilket værktøj du vil bruge.

At vælge det bedste værktøj til din virksomhed afhænger i høj grad af dine mål og størrelsen af de mennesker, du ønsker at nå ud til.

Når dit team vokser, vokser også behovet for at finde kommunikations- og dokumentationsværktøjer af høj kvalitet, der kan lette og forbedre teamets interaktion, hvilket er en vigtig markedsdriver for at lette igangværende projekter.

Så hvordan vælger du det rigtige værktøj til din virksomhed?

Virksomhedens behov og mål

Når man vælger et kommunikationsværktøj, er det primært for at løse et problem, men for nogle virksomheder kan det variere.

Nogle har måske primært brug for et værktøj til chat i realtid for at lette kommunikationen, mens andre måske har brug for en avanceret funktion som projektstyring, dokumentdeling eller videokonferencer.

Uanset hvad det er, skal du forstå din virksomheds behov, så du kan nå dit mål med at få disse værktøjer, enten for at øge produktiviteten, lette kommunikationen eller forbedre arbejdsgangen.

Brugervenlighed

En kompliceret brugerflade vil forhindre adoption og ødelægge ideen om, at det er en problemløser.

En brugervenlig grænseflade er en nøglefaktor, når du vælger et kommunikationsværktøj, fordi en veldesignet grænseflade reducerer indlæringskurven for dit team eller dine medarbejdere.

Et værktøj, der er nemt at bruge, vil sandsynligvis blive en integreret del af organisationens daglige drift.

Integrationsmuligheder

Dit kommunikationsværktøj skal kunne forbindes med de andre værktøjer og systemer, du bruger i din organisation, f.eks. projektstyring, CRM eller e-mailplatforme.

Denne forbindelse skaber sømløse arbejdsgange, reducerer behovet for manuel dataindtastning og forbedrer den overordnede effektivitet.

Derudover giver valget af et internt kommunikationsværktøj din organisation mulighed for at udnytte eksisterende softwareinvesteringer og skabe et digitalt miljø, der understøtter dine specifikke forretningsbehov og mål.

Omkostninger

Balancen mellem værktøjets pris og dets evne til at bidrage til din organisations succes er det, der gør det til et omkostningseffektivt valg.

Et omkostningseffektivt valg af kommunikationsværktøj sikrer, at din organisation kan allokere sine ressourcer fornuftigt og optimere sit ROI.

Udover købsomkostninger er det også vigtigt at overveje abonnementsgebyrer, vedligeholdelsesomkostninger og tilpasningsudgifter, når man vælger et internt kommunikationsværktøj.

På den måde tilpasser du din organisations budget, så dit værktøj ikke belaster dine økonomiske ressourcer.

Konklusion

Når det handler om at kommunikere i din organisation, er det lige så vigtigt, hvordan du kommunikerer, som hvilket budskab du sender.

Derfor sikrer brugen af interne kommunikationsværktøjer i din virksomhed, at dit team er aktivt engageret i at få et job eller projekt udført.

De fem værktøjer, der diskuteres - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion og Zoom - har hver deres funktioner til at imødekomme dine organisatoriske behov.

Uanset om det drejer sig om opgavestyring, projektsamarbejde, dokumentdeling eller chatbeskeder, er der et værktøj til ethvert forretningsbehov.

Gratis prøveversioner og demoer er en perfekt måde at finde ud af, om disse værktøjer er de rigtige for dig.

Så uanset hvilke fordele, funktioner eller budgetter du har, når du skal vælge det bedste værktøj til din virksomhed, skal din virksomheds behov tages i betragtning.