11 tips til marketingteams, der arbejder på afstand

Introduktion

Synes du, det er svært at holde styr på dine marketingopgaver, når du arbejder hjemmefra? Overvej at bruge disse 11 superpraktiske tips til marketingteams, der arbejder på afstand.

Det kan være en hård kamp at lede et marketingteam, holde styr på kampagner og analysere målinger, især når man ikke befinder sig i det samme fysiske rum.

Men belønningen er anstrengelserne værd: 77 % af medarbejderne i et fjernmiljø rapporterer om større produktivitet, og 52 % er mindre tilbøjelige til at tage fri.

Så hvordan overvinder du udfordringerne ved at lede et marketingteam, samtidig med at du høster fordelene ved at arbejde hjemmefra?

Opstil klare forventninger, oprethold en organiseret struktur, kommunikér regelmæssigt, og brug de rette værktøjer. Når dette er opnået, er dit marketingteam klar til succes.

I denne artikel kan du læse om de mest effektive processer og tips til fjernstyring af marketing. Anvend dem i din virksomhed, og dit team vil blive mere overskueligt og succesfuldt.

1. Skab en fejlfri ansættelses- og onboardingproces på afstand

For at kunne lede et fjernteam med succes skal du ansætte og onboarde dine talenter effektivt.

Begynd med at bruge digitale platforme som Indeed eller LinkedIn til at promovere din nye stilling, og sørg for, at det er tydeligt, at stillingen kan varetages eksternt fra et hvilket som helst sted. Det vil gøre det lettere for potentielle kandidater at finde dit opslag og ansøge.

Når man evaluerer fjernkandidater, kan en virtuel ansættelsesproces være meget effektiv. Det kan omfatte videointerviews med ansættende ledere, virtuelle opgaver eller skriftlige tests for at vurdere en kandidats færdigheder.

Hvis du er åben over for at ansætte kandidater på forskellige steder og i forskellige tidszoner, så tag hensyn til dem under ansættelsesprocessen ved at planlægge interviews i deres arbejdstid.

Under interviewet skal du lægge alle fordomme om en kandidats placering til side og evaluere dem ud fra deres kvalifikationer og egnethed til rollen.

Hvis du ansætter til en stilling, der kan være fjernstyret eller på kontoret, skal du gennemføre alle interviews via videoopkald for at undgå skævheder i forhold til placering.

Når du har ansat dit nye teammedlem, skal du sørge for en gnidningsfri virtuel onboarding-proces, der introducerer dem til virksomheden og deres team.

Digitaliser din onboardingproces ved at levere vigtige dokumenter og ressourcer i PDF-, Google Doc- eller onlineformat. Overvej at oprette et internt træningswebsted eller en vidensbase, som nyansatte kan få adgang til.

Overvej at gennemføre virtuelle træningssessioner for mere komplekse processer for at lede nye medarbejdere gennem forskellige opgaver.

Regelmæssige check-ins, karrieresamtaler og løbende træning med deres supervisor er afgørende for at sikre, at fjernansatte føler sig støttet og udvikler sig i deres roller.

For at forbedre din virtuelle onboarding-proces kan du bede nye fjernmedarbejdere om feedback efter de første par måneder for at finde ud af, hvad der fungerer, og hvad der skal forbedres.

I sidste ende har onboarding af eksterne medarbejdere til formål at få dem til at føle sig informerede, støttede og trygge i deres nye rolle.

2. Sæt klare mål og forventninger

Gå ikke bare ud fra, at dit marketingteam allerede ved, hvilke mål du forventer, at de skal nå - giv dem mere vejledning, end du ville gøre, hvis I var på kontoret sammen.

Giv dit team selvstændighed til at nå disse mål. Det vil få dem til at føle sig mere målrettede i deres arbejde og give dem en følelse af ejerskab over deres projekter.

I marketing kan det være en udfordring at opstille KPI'er for medarbejdere i kreative roller, da der ikke altid er en direkte forbindelse til genererede leads som i andre roller.

For at overvinde det kan du opstille kampagnespecifikke mål, som teamet kan arbejde hen imod sammen - alle vil få en solid følelse af formål.

Skift dit teams tankegang til at se mål som noget, de kan arbejde hen imod for at forbedre den overordnede kommunikation og sammenholdet i teamet.

3. Lyt til alles ideer

Vi har alle haft en oplevelse eller to af at arbejde i et dårligt miljø på et eller andet tidspunkt i vores karriere. Det er oftest, fordi vi ikke har haft plads til at vokse eller føle os hørt.

Det gælder især for fjernmarketingteams, der er afhængige af kreativitet og kommunikation for at kunne udmærke sig i deres roller. Med videoopkaldsmøder er det nemt for nogle stemmer at gå uhørt hen.

Skab dedikerede rum eller workshops til innovation og forslag. Hvis videoopkald ikke fungerer for alle, kan du prøve at bruge et brainstorming-værktøj til teams som Miro.

Hvis du ikke bruger tid på innovation i øjeblikket, er det på tide at komme i gang. Overvej at afsætte en bestemt tid til, at dit team kan fokusere på det. Gentænk, hvordan du griber innovation an, og gør det til en prioritet.

Giv dit team plads til at innovere for at frigøre deres fulde potentiale og skabe et mere positivt arbejdsmiljø.

Husk, at et dårligt arbejdsmiljø kan være giftigt for dit teams moral og produktivitet. Skab et miljø, der opmuntrer til vækst og innovation for at skabe et mere engageret og motiveret team.

4. Udnyt den rigtige markedsføringssoftware

Sørg for, at dit team bruger værktøjer, der er nemme at administrere og effektive at bruge.

Marketingteams er ofte afhængige af forskellige softwareværktøjer, såsom e-mailmarketingplatforme, styringsværktøjer til sociale medier, designværktøjer, CRM'er og webpubliceringsværktøjer.

Selvom disse værktøjer kan gøre det lettere at administrere marketing, må du ikke overkomplicere tingene med for mange softwaremuligheder.

For at strømline din remote marketing management bør du overveje at bruge fuldt integrerede marketingløsninger. Dine eksterne teammedlemmer kan ikke bare smutte over til en kollegas skrivebord for at stille et hurtigt spørgsmål eller få en opdatering.

Når dine marketingværktøjer og apps arbejder sammen på en enkelt platform, er det lettere at styre dit arbejde på afstand.

Det reducerer behovet for teknisk support og sikrer, at hele dit team altid er på samme side.

Integrerede marketingløsninger sparer tid og gør det meget nemmere at køre kampagner, hvilket er afgørende, når man administrerer marketing på afstand.

5. Brug nem kommunikationssoftware

Hvis du arbejder med et fjernmarketingteam, bør en af dine topprioriteter være at etablere effektive kommunikationskanaler. Det er næsten umuligt at arbejde effektivt sammen, hvis man ikke har let ved at komme i kontakt med sit team.

E-mails kan være langsomme og usynkroniserede, så sørg for at have den rigtige platform til teambeskeder og videomøder på plads.

Kig efter hurtig og brugervenlig software, der gør det nemt at holde kontakten med dit team, samarbejde om projekter og få øjeblikkelige opdateringer, når det er nødvendigt.

Teams, der arbejder med eksternt indhold, er afhængige af forskellige tjenester til kommunikation, samarbejde og organisering. Nogle af de mest anvendte tjenester omfatter:

• Slack er et effektivt program til teamkommunikation, som giver teams mulighed for at chatte og sende private beskeder. Det hjælper med at lette samarbejdet mellem teammedlemmer.
• Confluence er ideel til at skabe sammenkædede dokumenter i fællesskab. Det hjælper med at dokumentere processer og skabe stilguider.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule og Google Calendar er fantastiske værktøjer til at skabe fælles redaktionelle kalendere. De gør det til en leg at styre publiceringen af indhold.
• Airtable, Basecamp og Asana er gode til at tildele og spore opgaver på tværs af fjernteams.
• Zoom er en robust videokonferenceplatform, der understøtter store og individuelle teammøder. Med dette værktøj kan fjernteams holde forbindelsen og arbejde effektivt.

6. Sov ikke på dit fjernteams onlinesikkerhed

En af risiciene ved at lede et fjernmarketingteam er den potentielle trussel mod informationssikkerheden.

For at mindske denne risiko kan du få dit fjernteam til at bruge en VPN med fjernadgang til at oprette en sikker forbindelse, når og hvor de bruger internettet.

Når du bruger en VPN på din iPhone eller en anden enhed, bliver dine browserdata krypteret, hvilket betyder, at de ikke kan opsnappes eller ses af nogen, der forsøger at få adgang til dem.

Det er især vigtigt, hvis du arbejder med fortrolige oplysninger eller har adgang til virksomhedens netværk og ressourcer hjemmefra.

Vær forsigtig med at dele adgangskoder på tværs af forskellige webbaserede tjenester, som dit team bruger. Brug pålidelige password management-tjenester som LastPass og 1Password til at gøre password management nemmere og mere sikkert.

Hvis dine freelancere bruger firmaets computere til deres arbejde, skal du udvise korrekt etikette for at holde enhederne sikre og beskytte følsomme data.

Her er nogle tips til medarbejdere, der bruger deres arbejdscomputer derhjemme:

• Gem ikke personlige dokumenter på din arbejdscomputer. En fejlbehæftet fil kan kompromittere sikkerheden, og alt indhold, der downloades på computeren, tilhører virksomheden, når freelanceren forlader den.
• Undgå at surfe på hjemmesider, som du ikke ønsker, at din chef skal se. Det gælder både på kontoret og i hjemmet, og mistænkelige hjemmesider kan indeholde virus eller malware, der kan skade enheden.
• Modstå fristelsen til at shoppe online, da cookies og pop-up-reklamer kan gøre arbejdsenheden langsommere eller kompromittere sikkerheden.
• Brug kun din arbejdsmail, da personlige mails potentielt kan bringe virus eller phishing-mails ind på arbejdsenheden.
• Oprethold sikre logins med multifaktor-autentificering, og følg reglerne for internetsikkerhed for at holde fjernarbejderen fokuseret og forhindre cyberangreb.

7. Regelmæssige check-ins: Hold dit team på sporet

Når man leder et fjernteam, kan det være en udfordring at opretholde en stærk forbindelse til hvert enkelt medlem. Du kan ikke rigtig have afslappede samtaler med dem eller stille dem spørgsmål ansigt til ansigt.

Så planlæg regelmæssige en-til-en-møder og uformelle virtuelle kaffesnakke for at opretholde en personlig forbindelse med hver enkelt medarbejder.

Diskuter deres arbejdsfremskridt under disse møder, tilbyd støtte og giv feedback.

Ved at planlægge regelmæssige karrieresamtaler med hver enkelt medarbejder kan du også vise dem, at du bekymrer dig om deres professionelle udvikling, og at der er muligheder for at avancere i virksomheden.

For at gøre dig selv mere tilgængelig for dit fjernteam skal du afsætte noget fleksibel tid i din kalender. Det giver dig mulighed for at hoppe på et opkald eller en videokonference, når en kollega har et spørgsmål eller en bekymring, der bedre kan løses personligt end via tekstbaserede beskeder.

Kommuniker din tilgængelighed via instant messaging-software, så dit team ved, hvornår de kan få fat i dig. Gør "air time" til en del af dit skema, så du kan tilbyde dine teammedlemmer hurtige check-ins for at følge op på deres arbejde og få dem til at føle sig støttet.

8. Vær opmærksom på tidszoner

Fjernarbejde giver mulighed for at ansætte talenter fra hele verden. Det øger mangfoldigheden i dit team og udvider dine perspektiver.

Men hvad er det værste? Du er nødt til at tilpasse dig forskellige tidszoner. Som leder af et fjernteam skal du finde måder at arbejde omkring dit teams varierende arbejdstider og opfordre alle til at tage hensyn til deres teamkollegers tidsplaner.

Når du onboarder nye medarbejdere eller opretter en teamkalender, så bed fjernarbejderne om at angive deres arbejds- og fritimer.

Tag en indledende snak med teamet om tidszoner og foretrukne arbejdstider for at sikre, at alle er klar over hinandens tilgængelighed.

Hvis en stor del af dit team befinder sig i en anden tidszone, kan du overveje at justere din tidsplan, så den passer til deres en dag om ugen.

En anden mulighed er at implementere et delt skift, hvor du arbejder i de mest aktive timer i hver tidszone. Denne tilgang kan hjælpe dig med at holde kontakten med dine globale teammedlemmer og holde dig opdateret om deres arbejdsfremskridt.

9. Skab stærke bånd mellem teammedlemmerne

At opbygge en stærk teamkultur kan være en udfordring i et fjernarbejdsmiljø, hvor kollegerne måske kun taler sammen under forretningsmøder og teamfester.

Overvej at organisere virtuelle aktiviteter som Pictionary eller karaoke for at skabe bedre teambinding. Disse aktiviteter har intet med arbejde at gøre, men kan give holdkammeraterne mulighed for at chatte, lære om hinanden og have det sjovt.

Identificer muligheder for personlig interaktion med individuelle teammedlemmer.

Planlæg kaffesamtaler på afstand eller andre uformelle samtaler, der udelukkende er dedikeret til at lære dine holdkammerater at kende på et mere personligt plan.

Lær dine teammedlemmer at kende, og forstå, hvordan I arbejder sammen, kommunikerer og interagerer.

Uanset om der er tale om virtuelle aktiviteter eller uformelle samtaler, opbygger samværet relationer og styrker teamkulturen på trods af den fysiske afstand.

10. Vær følelsesmæssigt intelligent

At lede et fjernteam kan medføre følelsesmæssige udfordringer, og følelsesmæssig intelligens (EQ) er afgørende for at kunne håndtere dem. EQ giver dig mulighed for at genkende dine følelser og reagere hensigtsmæssigt på forskellige situationer, selv når du arbejder på afstand.

For eksempel kan det være fristende at detailstyre fjernarbejdere, men en følelsesmæssigt intelligent leder vil planlægge check-ins for at sikre, at teamet er på rette spor.

Bevar selvstændighed og tillid for at få succes med teamledelse på afstand.

Lad os sige, at en medarbejder begår en fejl, mens du er offline. En følelsesmæssigt intelligent leder ville undgå at sende vrede e-mails og i stedet planlægge en chat for at diskutere konstruktiv feedback med medarbejderen.

Husk, at digital kommunikation skal være respektfuld og professionel.

Når der opstår uoverensstemmelser mellem teammedlemmer, skal du hurtigt tage fat på dem og signalere til teamet, at du er klar til at løse problemerne. Opmuntr dit team til at bruge EQ i deres arbejdsliv. Gør det klart, hvilken adfærd der er acceptabel.

Brug følelsesmæssig intelligens til at opbygge tillid og opmuntre dit team til at komme til dem med spørgsmål og bekymringer.

11. Hold dine læringsressourcer opdaterede

For at sikre, at et fjernmarketingteam altid lærer og forbedrer sig, skal du have en dedikeret kommunikationskanal til vidensdeling og træningssessioner. Hold regelmæssige teammøder, hvor medlemmerne kan dele deres erfaringer og tips.

Hold alle læringsressourcer opdaterede og let tilgængelige. Det kan omfatte et fælles sæt dokumenter med standardprocedurer (SOP'er), skabeloner og andre nyttige ressourcer.

Hav disse ressourcer let tilgængelige, så du hurtigt kan finde de korrekte oplysninger, når du har brug for dem. Det vil hjælpe med at strømline arbejdsgangen og forbedre effektiviteten.

Tilskynd teammedlemmer til at fortsætte med at lære selvstændigt gennem ressourcer som onlinekurser, webinarer og branchekonferencer.

Giv adgang til disse ressourcer, eller giv teammedlemmerne et budget til at deltage, så de kan holde sig opdateret om de nyeste marketingtrends og -strategier.

Afrunding

Hvis du aldrig har haft mulighed for at arbejde på afstand eller lede et team af fjernarbejdere, kan det føles overvældende at udvikle en effektiv strategi for ledelse af spredte teams.

Men lad ikke de første udfordringer tage modet fra dig. Med tid og kræfter kan du skabe en blomstrende fjernarbejdskultur, der gør det muligt for dit team at yde deres bedste.

Fokus på at skabe et arbejdsmiljø, der tilskynder til samarbejde, kreativitet og gensidig respekt blandt alle teammedlemmer, uanset hvor de befinder sig.

Invester i at opbygge en positiv virksomhedskultur for at hjælpe teammedlemmer med forskellige baggrunde til at føle sig bemyndigede til at dele deres unikke perspektiver, ideer og tilgange til arbejdet.