101 průvodců řízením projektů

Úvodní stránka

Co je to projektové řízení?

Řízení projektů, jak už název napovídá, je o řízení projektů. Jako projektový manažer jste vedoucím pracovníkem při realizaci iniciativy. Řízení projektů spočívá v zajištění toho, aby váš tým měl k dispozici nástroje, které potřebuje k tomu, aby se udržel na správné cestě a dokončil úspěšný projekt. Omezení v rámci řízení projektů spadají do oblasti rozsahu, času a rozpočtu a jako vedoucí projektu musíte vytvořit plán, který vašemu týmu pomůže uspět s ohledem na tato omezení.

Ať už pracujete v oblasti projektového řízení, nebo ne, většina profesí vyžaduje schopnosti projektového řízení, což z něj činí cennou dovednost v každém odvětví. Abychom vám pomohli nastoupit na cestu k úspěchu, přinášíme vám náš přehled pro vedení projektového řízení.

Tipy pro hvězdné řízení projektů

1. Definujte svůj projekt

Při sestavování plánu realizace projektu je třeba nejprve definovat, co je váš projekt. Určete účel a rozsah projektu tím, že určíte, čeho chce váš tým dosáhnout a čeho nikoli, abyste si stanovili omezení a hranice.

Pak zvažte své cíle a použijte metodiku SMART (specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově omezené). To vám pomůže blíže definovat cíle projektu a zajistí, že zůstanete realističtí a na správné cestě. V této fázi byste také měli určit klíčové zainteresované strany projektu, tj. skupiny nebo jednotlivce, kteří mají zájem na výsledku vašeho projektu. S dobře definovaným projektem můžete vytvořit projektovou chartu, oficiální dokument shrnující cíl, účel a předpokládané požadavky vašeho projektu.

2. Stanovení cílů

Při stanovování cílů projektu se ujistěte, že jsou v souladu s cíli vaší organizace a dalších oddělení, včetně marketingového, právního, správy značky, PR a dalších. Přehodnoťte motivy vaší společnosti, abyste zajistili, že váš projekt bude v souladu s potřebami vašeho podniku. Ve fázi stanovení cílů je také třeba definovat, jak plánujete vyhodnocovat úspěšnost projektu prostřednictvím klíčových ukazatelů. Ilustrujte kritéria úspěšnosti, která pomohou vašemu týmu vyhodnotit, zda projekt splňuje vaše cíle.

3. Vypracování plánu

Abyste mohli svůj projekt zahájit správně, musíte vypracovat důkladný provozní plán. Plán by měl obsahovat nejen rozsah projektu, časový plán, zdroje a rizika, ale také hierarchické členění jednotlivých úkolů. To pomůže, aby byl váš projekt zvládnutelný, a pomůže při přidělování odpovědností a odhadu potřebných zdrojů. Zdroje mohou zahrnovat lidské, finanční a materiální zdroje a jejich včasné určení vám pomůže vhodně rozdělit to, co budete potřebovat.

Dalším důležitým aspektem řízení projektu a tvorby plánu je komunikace. Vytvořte si jasné plány komunikace, které definují, jakým způsobem budete předávat informace členům týmu a zúčastněným stranám.

4. Vytvoření plánu

Spolu s plánem je třeba vytvořit harmonogram projektu. Odhadovaný harmonogram projektu pomůže vám a vašemu týmu zajistit, abyste dodržovali své úkoly a povinnosti, a také poslouží jako zdroj informací pro zúčastněné strany.

Časový plán můžete sestavit pomocí diagramů PERT nebo jiného nástroje pro plánování podle vlastního výběru. V této fázi definujte závislosti úkolů a kritické cesty pohybu. Poté tyto úkoly přidělte členům týmu a stanovte termíny pro každý jejich podíl odpovědnosti. I když věci nepůjdou vždy podle plánu, předpokládaný harmonogram nabízí plán, který můžete v průběhu projektu aktualizovat nebo měnit.

5. Proveďte svůj projekt

Po řádném naplánování můžete se svým týmem zahájit projekt. Jako projektový manažer si možná myslíte, že můžete sedět a odpočívat, ale není to pravda. Vaším úkolem v této fázi je realizovat plán a zajistit, aby váš tým plnil úkoly podle vámi stanovených standardů.

Sledujte pokrok každého člena týmu i celkový výkon projektu. Sledujte čas, náklady a kvalitu a ujistěte se, že identifikujete a zmírňujete problémy, jakmile se objeví. Naštěstí je na trhu spousta nástrojů pro řízení projektů, které vám pomohou udržet si přehled, od Wrike po Asanu a další.

6. Komunikujte a podávejte zprávy

Jak vy a váš tým postupujete v projektu, je také vaším úkolem jako projektového manažera informovat klíčové zúčastněné strany o stavu projektu, problémech a úspěších. Poskytněte přehledné zprávy o pokroku s využitím klíčových ukazatelů výkonnosti, které jste určili ve svém plánu. Kromě toho zajistěte, abyste udržovali otevřené komunikační linky jak uvnitř vašeho týmu, tak mezi externími zúčastněnými stranami.

7. Zmírnění rizik a změn projektu

I s dokonale vypracovaným plánem se objevují problémy a změny a je vaší odpovědností zajistit jejich zvládnutí v průběhu celého životního cyklu projektu. Jakmile se setkáte s problémy projektu, realizujte podle potřeby plány na zmírnění rizik a nepředvídané události. Dále dokumentujte a sledujte všechna zjištěná rizika, abyste o nich mohli informovat v aktualizacích projektu.

V případě potřeby změn byste také měli zavést proces řízení změn, který vám pomůže vyhodnotit a rozhodnout, zda jsou změny oprávněné. Stejně jako dokumentování výzev projektu zajistěte, abyste důkladně zaznamenávali všechny provedené změny, vyhodnotili jejich dopad a podle toho upravili svůj plán.

8. Poučte se ze svého projektu a oslavte své úspěchy.

Po dokončení projektu je důležité shromáždit zpětnou vazbu nejen od svého týmu, ale také od zúčastněných stran. Zdokumentujte zkušenosti, které jste si všichni během projektu odnesli, a zjistěte, co se vám osvědčilo a co jste mohli zlepšit, abyste tyto zkušenosti mohli uplatnit v budoucích projektech. Nakonec tyto informace archivujte pro budoucí použití.

Pak můžete slavit úspěch svého projektu. Nezapomeňte ocenit a odměnit tvrdou práci všech zúčastněných, abyste podpořili pozitivní kulturu ve svém týmu.

Úspěšné řízení projektů

Nezapomeňte, že řízení projektu je dynamický proces, který vyžaduje, abyste zůstali flexibilní a přizpůsobiví, což vám pomůže vypořádat se s neočekávanými problémy a změnami, které se mohou objevit v průběhu životního cyklu projektu. S důkladným plánem, správným týmem a přizpůsobivostí v průběhu projektu, stejně jako s trochou přemýšlení po jeho dokončení, budete mít k dispozici nástroje, které potřebujete k tomu, abyste mohli rozvíjet své dovednosti jako vedoucí projektu a pomoci nasměrovat svůj tým a společnost na cestu k úspěchu.