Co je metoda BLUF a proč je užitečná v komunikaci?

Úvodní stránka

Termín ¨BLUF¨ je zkratkou ¨Bottom Line Up Front¨. Tato fráze znamená, že to nejdůležitější na stránce nebo v textu webové stránky je na začátku. Tato struktura předpokládá umístění nejpodstatnějších informací na začátek textu, nikoliv na jeho konec. Díky tomu může čtenář číst rychle a jasně pochopit hlavní myšlenku sdělení.

Zajímavé je, že taková struktura vstupních informací se v USA běžně používá ve vojenské komunikaci. Jejím hlavním cílem je zpřesnit a zpřehlednit sdělení pro porozumění. Princip BLUF se liší od tradičnějšího stylu, který doporučení a závěry umisťuje až na konec za fakta a argumenty.

Vymodelujme situaci, kdy klient zadá projektantovi úkol. V příkladu vlevo se princip BLUF nepoužívá, zatímco v příkladu vpravo ano.

Bez principu BLUF	S principem BLUF
¨Za týden spustíme webové stránky a plánujeme akci pro klienty. Zatím jsme přemýšleli, kam umístit příslušné informace... (zde jsou vysvětlivky) Chceme, abyste pro webové stránky vytvořili banner s informacemi o akci během týdne.¨.	¨Chceme, abyste vytvořili banner pro webové stránky s informacemi o akcích během týdne. Za týden spouštíme webové stránky a plánujeme akci pro klienty. Zatím jsme přemýšleli, kam umístit příslušné informace... (zde jsou vysvětlivky).¨

Jedná se o poněkud hrubý, ale velmi názorný příklad. Cítíte ten rozdíl?

V prvním případě uvedeme úvodní informace na začátku. Poté hovoříme o úkolu. Ve druhém případě popisujeme úkol a poté se věnujeme podrobnostem. Zde představovaný projektant pochopí, co se od něj očekává, a lépe porozumí následujícím údajům. Proto je mu od začátku jasné, proč je vše řečeno právě tímto způsobem, protože zná svůj hlavní úkol. Je to logické, že?

Kde se používá metoda BLUF?

BLUF lze využít doslova ve všech oblastech, kde je důležité rychle a efektivně předat hlavní myšlenku publiku. Podívejte se na následující příklady:

V podnikání:

• v obchodních dopisech a prezentacích, abyste vzbudili zájem klienta nebo investora;
• ve zprávách a analytických materiálech, aby čtenáři získali hlavní představu o obsahu;
• v reklamních materiálech, aby přitáhly pozornost potenciálních zákazníků.

V oblasti vzdělávání:

• na přednáškách a seminářích, aby studentům pomohl lépe porozumět danému tématu;
• v knihách a příručkách, aby byl materiál lépe a srozumitelněji zpracován;
• v textech a zkouškách, aby se studenti mohli soustředit na důležitější otázky.

V žurnalistice:

• ve zpravodajských článcích, aby čtenáři získali jasnější představu o nejdůležitějších událostech;
• v analytických materiálech, které pomáhají najít východisko v obtížných situacích;
• v rozhovorech, abyste zdůraznili nejzajímavější výrazy.

Kromě toho se metoda BLUF používá v marketingu (včetně e-mailového marketingu), na sociálních sítích, v reklamách, prezentacích a dalších materiálech. Kromě toho lze metodu BLUF použít v běžné korespondenci, aby se nejdůležitější informace sdělily partnerovi rychleji a přesněji. Ušetříte tak spoustu času.

Jaké jsou hlavní výhody metody BLUF?

Pokud umístíte hlavní informaci na začátek textu, bude z ní těžit buď autor, nebo čtenář:

1. Výhody pro autora: Metoda BLUF pomáhá strukturovat myšlenky a soustředit se na to nejdůležitější. Díky ní se styl psaní stává stručnějším a působivějším, aby udržel pozornost čtenáře. Kromě toho můžete díky metodě BLUF vyjádřit svůj názor nebo doporučení hned na začátku. Nebude tak místo pro nedorozumění nebo pochybnosti.
2. Výhody pro čtenáře: Metoda BLUF usnadňuje proces porozumění a pochopení. Také nikdy nenutí čtenáře číst věci navíc nebo hledat odpovědi na konci textu. Kromě toho metoda BLUF umožňuje čtenáři, aby měl možnost se rozhodnout, zda se bude látku dále učit, či nikoli. Zohledňuje tedy čtenářovy cíle a zájmy.

Jak metoda BLUF funguje?

1. Určete cíl a publikum svého sdělení (co přesně a komu chcete sdělit).
2. Zformulujte hlavní myšlenku a závěr (co chcete, aby čtenář po přečtení vašeho sdělení věděl a udělal).
3. Tuto hlavní myšlenku a závěr umístěte na začátek textu. Ujistěte se, že není delší než 1 až 2 věty. Ke zvýraznění této části textu můžete použít označení BLUF.
4. Hlavní myšlenku a závěr podpořte fakty, argumenty a detaily, které by měly být seřazeny sestupně podle důležitosti. Vyvarujte se dodatečných informací nebo opakování.
5. Text zakončete výzvou k akci, případně životopisem, pokud je to nezbytné.

Shrneme-li to, metoda BLUF předpokládá umístění nejzásadnější myšlenky na začátek, zatímco další údaje musí být seřazeny sestupně podle důležitosti.

V jakých případech byste BLUF neměli používat?

Metoda BLUF není navzdory svým výhodám univerzální. Existuje několik případů, kdy může být spíše na škodu, např. když:

1. Podstatu sdělení musíte otevřít krok za krokem: V těchto případech se čtenář při použití metody BLUF nedostane k autorovým pokynům.
2. Je důležité čtenáře zaujmout. Ty sdělení nezaujme a stane se méně zajímavým, pokud je použita metoda BLUF.
3. Vaše zpráva je komplikovaná a vyžaduje vysvětlení. Pokud použijete metodu BLUF, čtenář nemusí získat všechny informace.

To jsou hlavní důvody, proč se metoda BLUF nepoužívá v beletrii, vědeckých článcích a právních dokumentech. Mohou však existovat výjimky. V těchto případech je vhodnější postupné zadávání informací a systematické vedení k zamyšlení.

Závěrečné myšlenky

BLUF je užitečný nástroj, který pomáhá zlepšit komunikaci a efektivněji předávat hlavní myšlenky a nápady. Díky němu jsou jakákoli sdělení jasnější, kratší a konzistentnější. Také respektuje a oceňuje čas čtenářů. Kromě toho se používá v různých oblastech komunikace, kde je důležitá srozumitelnost a rychlost přenosu informací.

Na závěr bychom vám rádi poskytli několik základních rad:

1. Metodu BLUF používejte pouze v případech, kdy je to nutné.
2. Hlavní myšlenku formulujte jasně a srozumitelně.
3. Nezapomeňte uvést další údaje, které jsou nezbytné pro pochopení zprávy.
4. Zkontrolujte, zda je metoda BLUF v rozporu s cílem zprávy, nebo ne.

Než se rozhodnete, zda metodu BLUF použít, nebo ne, je nutné vzít v úvahu kontext a cíl sdělení. S trochou praxe však snadno pochopíte, zda je to nutné.

Děkujeme vám za pozornost!