Výhody timesheetu, které musí znát každý majitel firmy

Úvodní stránka

V moderním podnikatelském prostředí má sledování pracovní doby zaměstnanců obrovský význam. Poskytuje přehled o tom, jak jsou zdroje využívány a jak je jejich čas tráven v rámci různých projektů.

Podniky se tradičně spoléhaly na pracovní výkazy, které zaznamenávaly údaje o pracovní době v tabulkovém formátu a sloužily ke sledování pracovní doby. S nástupem technologií však mnoho digitálně vyspělých organizací přešlo na digitální timesheety díky jejich nepostradatelným funkcím a také zaznamenalo výrazné zlepšení svých hospodářských výsledků a dodávek projektů.

V tomto blogu se proto budeme zabývat hlavními výhodami využití timesheetů pro zaměstnance a tím, jak může pomoci zefektivnit zpracování mezd, zvýšit produktivitu týmu a podpořit pozitivní vztahy s klienty a týmy.

Co je to pracovní výkaz?

Pracovní výkaz je nástroj, který podniky používají ke sledování celkové pracovní doby zaměstnanců za určité období. Podniky mohou údaje o pracovní době zaměstnanců z timesheetu použít ke zpracování mezd, vyúčtování klientům, odhadu dodávek projektů a sledování vzorců absencí. Podniky s oblibou používají hlavně tři typy timesheetů:

V papírové podobě

K evidenci pracovní doby zaměstnanců se nejčastěji používají papírové pracovní výkazy, včetně tisknutelných časových karet, děrných štítků, registrů apod. Tyto archaické timesheety však vyžadovaly ruční zadávání času a byly náchylné k lidským chybám, zabezpečení dat a krádežím času.

Tabulky

Tabulkové kalkulátory reformovaly uspořádání časových výkazů, aby byl proces evidence času organizovanější, přehlednější a méně hektický. Tabulková povaha, jednoduchost a snadné použití činí z tabulkových procesorů, zejména ve formátu Excel, jedno z nejvyhledávanějších řešení časových výkazů pro firmy. Ve skutečnosti mohou podniky využívat i šablony časových výkazů Excel, které jsou k dispozici v různých formátech, ke sledování času zaměstnanců na denní/týdenní/měsíční bázi.

Digitální časové výkazy

Papírové systémy a tabulky měly několik omezení, pokud jde o funkčnost, a byly také náchylné ke krádežím času, zabezpečení dat a chybnému zadávání údajů, což ustoupilo digitálním časovým výkazům, jako je software pro sledování času, který nejen přesně zaznamenává časové údaje, ale také nabízí řadu funkcí, jako je podrobné hlášení, schvalovací cesty, validace a další.

Zdroj obrázku

Dále se budeme věnovat tomu, proč by podniky měly využívat software pro sledování pracovní doby, známý také jako online timesheety, a jak jim může pomoci zlepšit ziskovost a kompetence.

10 výhod timesheetu, které musí znát každý majitel firmy {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Přesné vyúčtování pro klienty

Ať už se jedná o účetnictví, práci na volné noze nebo jakoukoli jinou firmu, je pro výpočet faktur pro různé klienty zásadní sledovat hodiny odpracované na několika projektech.

U firem, které účtují klientům hodinovou sazbu, slouží timesheet jako záznam pro klienty a pomáhá vytvářet přesné faktury.

Digitální timesheet pomáhá firmám získat přehled o kontextuálních údajích o pracovní době strávené v různých projektech, což zajišťuje správné a včasné vyúčtování klientům. To pomáhá udržovat zdravé vztahy mezi klienty a majiteli firem.

Takový software pro sledování času je také vybaven konfigurovatelnými funkcemi výkaznictví, které odhalují podrobnosti o využití času a pomáhají klientům sledovat, kde jsou jejich peníze využívány a zda byly využity správně.

Podrobné přehledy umožňují klientům zjistit, kolik času věnovali pracovníci na dokončení různých částí projektu, a slouží tak jako důkaz výpočtu a správnosti vyúčtování.

* Zjednodušený výpočet mezd

Časové výkazy jsou výhodné pro organizace, které zaměstnávají pracovníky s hodinovou mzdou, protože jim pomáhají sledovat pracovní dobu zaměstnanců.

Software pro sledování pracovní doby sleduje celkový počet odpracovaných hodin a přesčasů, což pomáhá podnikům odměňovat zaměstnance spravedlivě a přesně na základě počtu odpracovaných hodin.

Tento software také eviduje pracovní dobu zaměstnanců, dovolené, příplatky, přesčasy, příplatky za dovolenou atd., čímž pomáhá firmám efektivně spravovat mzdy zaměstnanců spolu s příplatky a příplatky.

Díky časovým výkazům mohou zaměstnavatelé snadno splnit mzdové předpisy týkající se přesčasů, příplatků za směny atd., aby vyhověli závazným zákonům.

Navíc v případě jakýchkoli rozporů při zpracování mezd mohou zaměstnavatelé/vedoucí pracovníci vždy nahlédnout do údajů z výkazu práce a ověřit si pracovní dobu a celkový počet hodin věnovaných konkrétním projektům.

Digitální časové výkazy tak snižují čas a náklady vynaložené na administrativní úkony, čímž osvobozují zaměstnance od ručního zpracování časových údajů a ti se mohou věnovat produktivnější práci, která může organizaci přinést užitek.

* Zabraňuje mikromanagementu

Vedoucí týmů nebo nadřízení často mikromanagementem kontrolují činnost zaměstnanců a řídí, na čem zaměstnanci pracují a kolik času jim trvá splnění úkolu.

Zdroj obrázku

Pomocí timesheetů mohou manažeři eliminovat potřebu mikromanagementu zaměstnanců a snadno zjistit, na čem pracují, kolik času spotřebovali na splnění svých úkolů a jak jsou celkově využívány jejich zdroje.

Díky timesheetům tak manažeři nemusí dohlížet na své týmy a řídit je mikroúkoly, což snižuje pravděpodobnost konfliktů mezi manažery a členy týmu.

* Lepší předpovídání a odhadování

Jednou z hlavních výhod používání digitálních časových výkazů je, že jejich údaje lze použít k odhadu zdrojů, jako je čas, práce a náklady na budoucí projekty.

Než se tým pustí do nového projektu, musí například odhadnout jeho specifika, jako jsou časové plány, milníky a potřebné zdroje. V takovém případě může manažer využít údaje z timesheetů dříve zpracovaných projektů, kde je charakter úkolů podobný tomu, který se právě realizuje.

S pomocí historických dat o dříve realizovaných projektech tak mohou firmy zlepšit odhad práce, nákladů a časového harmonogramu pro nadcházející projekty, zabránit překročení nákladů a zajistit včasné dodání projektu.

* Správa úkolů a stanovení priorit

"Časové výkazy umožňují organizacím lépe řídit pracovní postupy, identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a strategicky rozdělovat zdroje, což přispěje k úspěšnému plnění projektů a pozitivně ovlivní hospodářský výsledek."

Časové výkazy jsou cenným nástrojem pro rozpoznání povahy úkolů a času, který obvykle vyžadují.

Manažeři mohou zkontrolovat údaje z timesheetů, aby zjistili, které projekty a úkoly zabírají více a které méně prostoru pro zaměstnance. S pomocí této analýzy mohou manažeři přijímat informovaná rozhodnutí týkající se stanovení priorit, přidělování a řízení úkolů.

Manažeři a zaměstnavatelé mohou například zrušit projekty, které nemají velkou hodnotu a spotřebovávají větší kapacitu zdrojů.

Manažeři také mohou pochopit, které úkoly zabírají hodně času a které méně. Tato analýza jim pomáhá zlepšit pracovní postupy stanovením priorit úkolů tak, aby se na naléhavých úkolech pracovalo nejdříve a na úkolech s pozdním termínem později. Například pokud obchodní tým pracuje na administrativních a kontaktních úkolech, které spotřebovávají velkou část jeho pásma, avšak pokud je po nich požadováno, aby pracovali na personalizovaných studených e-mailech pro klienty, které zaberou relativně méně času a mají vysokou prioritu, pak je lze požádat, aby pracovali nejprve na e-mailech.

Zdroj obrázku

* Pohled na trendy v produktivitě

Časové výkazy nejen sledují údaje o pracovní době zaměstnanců, ale také pomáhají manažerům zjistit trendy produktivity a identifikovat oblasti, ve kterých zaměstnanci zaostávají.

Manažeři mohou například nahlédnout do údajů z timesheetů zaměstnanců a zjistit, které úkoly spotřebovávají jejich maximální kapacitu a na kterých mohou pracovat relativně rychle.

Tato data pomáhají manažerům zjistit, v jakých oblastech zaměstnanci zaostávají a v jakých naopak vynikají. Podle času potřebného k provedení práce je mohou manažeři využít pro různé projekty se specifickými potřebami.

Manažeři mohou také identifikovat zdroje, které zabírají příliš mnoho času na obecné úkoly ve srovnání s ostatními zaměstnanci, a poskytnout jim nezbytné školení a vedení ke zlepšení jejich výkonu.

Díky softwaru pro sledování pracovní doby mohou manažeři vytvářet přehledy pro konkrétní oblasti, aby lépe vyhodnotili výkonnost zaměstnanců, trendy produktivity a úroveň pracovního zatížení. Tento podrobný přehled jim může pomoci lépe alokovat zdroje, efektivně rozdělovat úkoly a optimalizovat pracovní postupy s cílem zvýšit celkovou produktivitu a efektivitu.

* Optimální využití zdrojů

Jednou z největších starostí podniků je, zda jejich zaměstnanci stejně odvádějí svou práci a zda nepromarňují svůj čas nepracovními aktivitami.

V časovém výkazu je zaznamenáno, na čem zaměstnanci pracovali, jak dlouho a na jakých projektech. Tento jasný přehled o časových údajích zdrojů zajišťuje, že zdroje nejsou ani nedostatečně, ani nadměrně využívány, a v případě potřeby lze jejich úkoly delegovat, aby se předešlo vyhoření zaměstnanců.

Pokud navíc manažeři zjistí, že šířka pásma zdrojů byla plně využita a k rozdělení práce je zapotřebí více zdrojů, mohou upozornit na potřebu dočasného zaměstnání nebo najímání velkého počtu pracovníků a požádat vedení o odpovídající nábor dalších zdrojů.

* Informování klientů o průběhu projektu

U projektů zaměřených na klienty může timesheet dělat zázraky, protože umožňuje klientům vidět podrobný rozpis času stráveného na několika úkolech a odvodit si průběh projektu.

Tato analýza nejenže pomáhá klientům se složitými detaily projektu, ale také umožňuje týmu zapojit klienty do průběhu projektu a zajistit, aby jejich očekávání ohledně časového harmonogramu byla v souladu s týmem, a v případě potřeby provést úpravy.

* Lepší řízení projektů a včasné dodávky

Časový výkaz poskytuje ucelený přehled o čase stráveném na několika úkolech a zmírňuje rozšiřování rozsahu projektu.

Díky údajům z timesheetů tak mohou manažeři řešit úzká místa projektu, v případě potřeby zapojit více zdrojů, porovnat skutečné a reálné časové plány a přijímat informovaná rozhodnutí, aby projekt nevybočil ze své cesty.

Tento přehled o údajích z timesheetů v reálném čase pomáhá manažerům optimalizovat pracovní postupy a čas od času činit proaktivní rozhodnutí, aby projekt probíhal podle plánu a bylo zajištěno včasné dodání.

* Snížení počtu neplánovaných absencí

Pokud nemáte spolehlivou evidenci nepřítomnosti zaměstnanců nebo ji zaznamenáváte ručně, může se stát, že si vzorce absencí nevšimnete a zaměstnanci si nebudou jisti, co se od nich očekává.

Digitální timesheety sledují neplánované absence a označují, pokud se tyto absence staly trendem. Zjištěním vzorců absencí u některých zaměstnanců mohou manažeři přijmout proaktivní opatření k minimalizaci jejich výskytu, zvýšit angažovanost a pomoci zaměstnancům dodržovat nezbytná pravidla a předpisy organizace.

Spodní linie

V podnikatelském prostředí se počítá každý okamžik a timesheety umožňují firmám shromažďovat údaje o pracovní době zaměstnanců a analyzovat je za účelem přijímání informovaných rozhodnutí. Podniky mohou používat libovolné timesheety, ať už papírové, nebo tabulkové. Jejich náchylnost k chybám, krádežím času a ručnímu zpracování je však činí nekompetentními pro moderní využití a uvolňuje cestu softwaru pro sledování pracovní doby. Jak již bylo zmíněno, tyto moderní timesheety nejen zlepšují využití zdrojů podniků, ale také jim pomáhají získat přehled o klíčových podnikových ukazatelích v reálném čase pro lepší rozhodování.