Daňový průvodce pro digitální freelancery

Úvodní stránka

Pokud jste na volné noze a pracujete v digitální oblasti, nepochybně strávíte 99 % svého pracovního dne úkoly souvisejícími s vaší prací. Vyplňování daňového přiznání nebo dokonce přemýšlení o správě daňových záležitostí není něco, co by většina profesionálů brala v úvahu na denní bázi. Přesto je placení daní zákonným požadavkem, což znamená, že každý by měl mít přehled o svých daňových povinnostech, i když to není něco, co by někoho zvlášť bavilo. Níže uvádíme několik užitečných rad, které vám pomohou snížit zátěž při správě daňových záležitostí.

Tipy pro vyplnění daní s minimem starostí

Vyplnění daňových přiznání nemusí být vždy bolestivý nebo časově náročný proces. Existují způsoby, jak si sledování všeho usnadnit.

Sledujte své příjmy a výdaje

Je důležité sledovat příjmy a výdaje z podnikání v průběhu celého roku, abyste při podání daňového přiznání měli přesné a aktuální údaje. Zaznamenávání příjmů a výdajů je nejlepší provádět pomocí účetního softwaru, protože všechna data jsou bezpečně uložena online. Přesto se může stát, že budete muset čas od času použít fyzické doklady mimo software. Pokud například rozšiřujete svou činnost na malou firmu, možná si budete chtít stáhnout šablonu výkazu zisku a ztráty, kterou lze upravovat a otevírat v aplikaci Excel, nikoliv uvnitř softwaru.

Odložení peněz na zaplacení daní

Založení samostatného účtu pro spoření na daňový účet vám usnadní vyhnout se utrácení peněz, které potřebujete ušetřit na daňové přiznání. Možná budete chtít pravidelně používat daňovou kalkulačku, abyste zjistili, jakou daň budete pravděpodobně platit ze svých příjmů po odečtení výdajů.

Abyste si tento úkol ještě více zjednodušili, můžete si nastavit automatické převody na spořicí účet, takže si na to nebudete muset pamatovat ručně. Pokud máte možnost, přidání malé částky navíc vám může pomoci pokrýt vyšší daň v měsících, kdy máte vyšší příjem. Práce na volné noze není přesná věda a žádné dva měsíce nejsou stejné. Proto je lepší ušetřit více, než potřebujete, než ušetřit méně a pak muset hledat další peníze na pokrytí daně.

Jaké položky si mohu odečíst jako podnikatelský výdaj?

Práce na volné noze nebo provozování malého podniku může být nákladné, ale naštěstí existuje mnoho věcí, které můžete přidat ke svým výdajům, abyste si (legálně) snížili daňový účet.

Vybavení a zásoby

Pro digitální pracovníky na volné noze mohou být počáteční výdaje na vybavení a spotřební materiál, které umožňují provozování podniku, velkým nákladem. Patří sem počítače, tiskárny, software a obchodní prostory, pokud si místo práce doma pronajímáte kancelářské prostory. Je to skvělý nápad, jak oddělit pracovní a domácí život, ale stále se jedná o výdaje. I malé položky se rychle sčítají, například kancelářské potřeby, vizitky a barva do tiskárny. Sledování všech těchto nákupů je zásadní, abyste je mohli zařadit mezi výdaje a snížit tak výši daně, kterou musíte zaplatit.

Vzdělávání

Některé vzdělávací kurzy, semináře a webové semináře mohou být rovněž uvedeny jako výdaje na podnikání. Hlavním požadavkem je, aby souvisely s vaší digitální prací na volné noze. Pokud například poskytujete služby v oblasti grafického designu, budete muset sledovat technologický pokrok, který vám pomůže zlepšit vaše dovednosti v oblasti grafického designu. Ty se často mění, takže se můžete účastnit spíše příležitostných webinářů a workshopů než celých kurzů. Ty jsou účelným nákladem. Další kurzy, které vám pomohou zlepšit vaše obchodní dovednosti, které jsou obecnějšího charakteru, například naučit se navazovat kontakty a zlepšit vaše marketingové dovednosti. Bez ohledu na to, jaké služby poskytujete, vám vzdělávání může pomoci získat a udržet si více zákazníků.

Služební cesty

Pokud musíte z jakéhokoli důvodu cestovat, což souvisí s vaším podnikáním, může to být také náklad. Zahrnuje dopravu, jako jsou lety, kilometry a pronájem automobilů, pokud je cesta nezbytná pro setkání s klienty, účast na konferencích souvisejících s vaším podnikáním nebo může vést k obchodním příležitostem atd.

Náklady na domácí kancelář

Ty mohou být podobné výdajům na vybavení a spotřební materiál. Někteří digitální freelanceři se rozhodnou pracovat výhradně z domova namísto pronájmu kancelářských prostor. Považují to za pohodlnější a jedním z velkých lákadel práce na volné noze je, že nemusí cestovat do kanceláře.

Pokud máte doma vyhrazený pracovní prostor, můžete jej kromě již zmíněných položek pro kancelář uvést jako výdaj v závislosti na velikosti pracovního prostoru a četnosti jeho využívání. Vyplatí se nechat si poradit, abyste měli jistotu, že do výdajů uvedete správnou částku. Orientačně můžete získat slevu na dani ve výši 5 USD za každý metr čtvereční vašeho domu používaného k podnikatelským účelům. Je však stanoveno maximum 300 stop, což je však pro digitálního pracovníka na volné noze přiměřené množství prostoru.

Výdaje na vozidla

Kromě cestování můžete získat slevu na dani také v případě, že máte vozidlo, které používáte k podnikání. Do nákladů, které uvedete, lze zahrnout náklady na benzín, olej, opravy, pojištění a odpisy. Aby bylo možné vozidlo uznat za výdaj na podnikání, musíte jej používat k jízdě na schůzky s klienty, k doručování zboží (pokud je to relevantní), k účasti na akcích souvisejících s podnikáním a k dalším pracovním úkolům.

Reklama a marketing

Jako digitální freelancer se můžete rozhodnout, zda si najmete externí marketingové služby, nebo to uděláte sami. V obou případech budou vznikat náklady, které se řadí mezi podnikatelské výdaje. Může se jednat o online nebo offline reklamu, tvorbu a údržbu webových stránek, brožury/letáky a placené kampaně v sociálních médiích.

Profesionální služby

I když jste jedinou osobou ve svém podnikání na volné noze, v určitém okamžiku budete muset využít externích služeb. Mohou to být právní poradci, účetní nebo finanční poradci. Každý z těchto odborníků může pomoci zajistit hladký průběh vašeho podnikání, takže všichni představují reálné výdaje, které mohou pomoci snížit výši daní, které musíte zaplatit.

Věci, které nemůžete uplatnit jako výdaje

Ne vše lze uplatnit jako oprávněný výdaj na podnikání. Někteří pracovníci na volné noze však mohou některé výdaje považovat za šedou zónu. Abychom si v tom udělali jasno, uvádíme příklady nákupů, které obvykle nejsou odečitatelné jako výdaje na podnikání.

Osobní cesty nebo stravování

Digitální práce na volné noze vám může poskytnout svobodu pracovat odkudkoli, ať už jde o část nebo celou práci. Někteří freelanceři si rádi vybírají pracovní dovolenou, kdy při práci tráví čas v zahraničí, ale místo nemá žádný význam pro jejich podnikatelské aktivity. Cesty z tohoto důvodu (a jídlo, které si během nich kupujete) nejsou podnikatelskými výdaji.

Předměty pro osobní použití

Položky, jako je notebook nebo telefon, mohou být výdajem pouze tehdy, pokud jsou používány pouze pro vaši práci na volné noze. Pokud si zakoupíte telefonní smlouvu, který se zřídka nebo nikdy nepoužívá pro obchodní hovory, jedná se o osobní použití. Pokud však tento telefon pravidelně používáte k práci, ale zároveň ho používáte i k osobním účelům, můžete si jeho část uplatnit jako výdaj.

Neobchodní předplatné

Přestože předplatné, jako jsou marketingové nástroje, antivirový software, programy, které vám pomohou s prací na volné noze, a účetní software, jsou přiměřené výdaje. Některá jiná předplatná však nikoliv. Například můžete při práci rádi poslouchat hudbu a mezi skladbami vás rozptylují reklamy. Proto si pořídíte placené předplatné, abyste reklamy odstranili. To se nepovažuje za výdaj, protože to nemá přímou a zřejmou souvislost s vaší prací a bylo by obtížné prokázat, že díky tomu jste produktivnější.

Oblečení

Oblečení se zřídkakdy považuje za náklad, pokud nemáte zvláštní uniformu nebo nemusíte nosit bezpečnostní oděv pro výkon své práce. Jelikož je nepravděpodobné, že by se to týkalo digitálních pracovníků na volné noze, nebudete je moci uvést. Oblečení, které si koupíte na setkání s klienty nebo na akce, můžete nosit i v osobním volnu.

Zábava

Pokud se setkáte s klientem nebo potenciálním klientem, můžete jako výdaj uvést stravu, ale zábava, jako je koncert nebo sportovní akce, nebude způsobilá. Ačkoli se může jednat o dobrý způsob, jak na klienta zapůsobit a prolomit ledy, nejsou tyto výdaje povoleny, protože není možné prokázat souvislost mezi výdaji na zábavu a tím, že vám přinesou více práce.

Politické příspěvky

Na rozdíl od charitativních darů nelze příspěvky na politickou činnost odečíst z daní. Nejsou nezbytné pro provozování vaší nezávislé firmy a jejich příjemci nejsou charitativní organizací. Pokud se tedy rozhodnete přispět na politickou věc, která je vám blízká, nesníží to výši vašich daní.

Pokud si uvědomíte, co je a co není podnikatelský výdaj, můžete si zajistit, že zaplatíte co nejnižší daň, aniž byste porušili nějaká pravidla. Pokud budete mít o všem přehled, budete připraveni a nenecháte placení daní na poslední chvíli, bude vše jednodušší.