Jak vytvořit systém sledování, který skutečně funguje na LinkedIn

Úvod

• Neorganizovaná doručená pošta na LinkedIn vás stojí obchody, protože výzkumy ukazují, že první dodavatel, který odpoví, má o 50 % vyšší šanci na úspěch.
• Vytvořte spolehlivý systém pro sledování zpráv pomocí štítků, nastavení připomínek a zavedení pracovního postupu „Inbox Zero“, aby vám neunikla žádná konverzace.
• Nástroje jako Kondo tento proces zefektivňují přidáváním štítků, připomínek (odložení) a úryvků přímo do vaší schránky LinkedIn, což vám pomáhá získat více potenciálních zákazníků.

Právě jste poslali slibnou zprávu na LinkedIn potenciálnímu zákazníkovi, klientovi nebo uchazeči. A co teď? Pokud jste jako většina profesionálů, tato zpráva se pravděpodobně přidá k stovkám dalších a pomalu se propadne do propasti vaší přeplněné schránky, kde už ji nikdy nikdo neuvidí.

„Každý den dostávám spoustu cenných zpráv na LinkedIn a jejich správa je noční můra!“ Tento názor, který sdílí nespočet uživatelů LinkedIn, odráží všeobecný problém, který vás stojí příležitosti, čas a peníze.

Tvrdá pravda je, že nativní platforma pro zasílání zpráv LinkedIn nebyla vytvořena pro profesionály, kteří ji využívají jako důležitý obchodní nástroj. Byla navržena jako sociální rozhraní, nikoli jako nástroj pro zvýšení produktivity. Výsledek? Chaotická doručená pošta, kde se horké kontakty a důležité konverzace ztrácejí pod oznámeními o nových kontaktech a konverzacemi s nízkou prioritou.

Ale tady je to, co odlišuje špičkové pracovníky od všech ostatních: Potenciální zákazníci se sami nepřemění. Jak poznamenává odborník na prodej Luigi Prestinenzi: „Nejlepší týmy zacházejí s příchozími zprávami jako se zlatem, nejen tím, že na ně reagují, ale také tím, že reagují rychle a disciplinovaně.“

Řešením není vést více konverzací, ale vybudovat systém, který zajistí, že nikdy nezmeškáte důležité konverzace. Tato příručka vás provede vytvořením systému pro sledování, který promění vaši doručenou poštu na LinkedIn ze zdroje úzkosti na stroj na konverze.

Vysoké náklady neorganizované doručené pošty na LinkedIn

Než se pustíme do řešení, pojďme si ujasnit, s čím se potýkáme. Nativní schránka LinkedIn má několik zásadních omezení:

• Nepřehledné rozhraní a nedostatečné stanovení priorit: Neexistuje způsob, jak oddělit horké potenciální zákazníky od networkingu nebo propagačních zpráv.
• Žádné filtrování ani kategorizace: Nelze efektivně označovat, seskupovat ani filtrovat zprávy podle fáze, priority nebo typu konverzace.
• Omezené možnosti připomenutí: LinkedIn nenabízí žádný vestavěný způsob, jak naplánovat následné kroky nebo si připomenout, abyste se ozvali potenciálním zákazníkům.
• Problémy s UI/UX: Rozhraní působí neohrabaně a pomalu, uživatelé hlásí značnou ztrátu času pouhým procházením konverzací.

Nejde jen o nepříjemnosti – mají přímý dopad na vaše výsledky:

• Ušlý zisk: Zapomenutá následná komunikace se slibným potenciálním zákazníkem znamená přímou ztrátu potenciálního příjmu.
• Zpožděné obchody a nábory: Pomalé reakční časy znamenají, že konkurenti, kteří se zapojí jako první, často vyhrávají. Podle výzkumu má první dodavatel, který odpoví, o 50 % vyšší šanci na získání zakázky.
• Úzkost a vyhoření v doručené poště: Pocit, že neustále zaostáváte, vytváří stres, který snižuje celkovou produktivitu.

Jak jeden uživatel Redditu: „Zprávy na LinkedIn se příliš snadno hromadí a ztrácejí, zažil jsem to.“ Nejde jen o frustraci – jde o ušlou příležitost.

4 pilíře spolehlivého systému pro následné kroky

Než se pustíme do taktické implementace, stanovme si základní principy, na kterých musí být postaven každý efektivní systém následných kroků na LinkedIn:

Pilíř 1: Rychlost

Ten, kdo odpoví jako první, má obrovskou výhodu. Jak zdůrazňuje případová studie Luigiho Prestinenziho, když společnost Grant Thornton přešla na rychlejší reakční časy, zaznamenala významný nárůst konverzních poměrů. Váš systém musí upřednostňovat rychlou reakci na nové zprávy.

Pilíř 2: Disciplína

Vaše kadence následných kontaktů nemůže být založena na tom, „kdy si vzpomenete“ nebo „kdy se vám chce“. Musí být strukturovaná a konzistentní, aby se odstranily dohady a zajistilo se, že žádná konverzace nepropadne.

Pilíř 3: Organizace

Potřebujete metodu, jak třídit a kategorizovat každou konverzaci, abyste mohli soustředit svou energii na to, co je nejdůležitější. Bez této struktury budete ztrácet drahocenný čas procházením irelevantních zpráv, zatímco potenciální zákazníci s vysokým potenciálem vychladnou.

Pilíř 4: Žádná mentální zátěž

Váš systém by měl být umístěn tam, kde pracujete (ve vaší doručené poště), a měl by být snadno použitelný. Spoléhání se na externí tabulky, kalendáře nebo správce úkolů vede ke změnám kontextu, které zabíjejí dynamiku.

Nyní, když rozumíme principům, pojďme vybudovat váš systém od základů.

Podrobný průvodce vytvořením vysoce výkonného systému pro sledování

Krok 1: Třídění a zvládnutí pomocí štítků a rozdělených doručených zpráv

Problém: Všechny zprávy vypadají v doručené poště LinkedIn stejně, což vás nutí ztrácet čas opětovným čtením konverzací, abyste určili jejich důležitost.

Řešení: Zaveďte systém štítků, který okamžitě sděluje stav a prioritu každé konverzace.

Jak implementovat:

1. Definujte své základní kategorie na základě svého pracovního postupu. Příklady zahrnují:

   • Horký kontakt
   • Teplý kontakt
   • Klient
   • Kandidát – výběr
   • Následná kontrola Q3

2. Použijte tyto štítky na každou důležitou konverzaci, jakmile se do ní zapojíte.

3. Vytvořte samostatné zobrazení pro každou značku, abyste se mohli soustředit pouze na konverzace, které jsou právě teď důležité.

Ruční sledování těchto kategorií je zdlouhavé a náchylné k chybám. Právě v tomto případě mohou tento proces změnit speciálně vyvinuté nástroje, jako je Kondo. S Kondem můžete vytvářet vlastní štítky a aplikovat je pomocí jednoduché klávesové zkratky (L). Platforma také vytváří rozdělené doručené pošty, které vám umožňují zobrazit pouze zprávy označené konkrétními štítky, čímž efektivně vytváříte zaměřené seznamy úkolů, které eliminují všechny ostatní rušivé vlivy.

Krok 2: Už nikdy nezmeškejte následnou komunikaci díky připomenutím

Problém: „Získávání následných zpráv se ukazuje jako trochu problematické,“ sdílel jeden uživatel Redditu. Bez systematického systému připomínek se zapomíná na důležité následné kroky a potenciální obchody se rozplynou.

Řešení: Zaveďte systém připomínek, který dočasně archivuje konverzace a v pravý okamžik je vám znovu připomene.

Jak implementovat:

1. Pro každou konverzaci vyžadující budoucí akci nastavte konkrétní datum a čas připomenutí.
2. Konverzace by měla do tohoto data zmizet z vaší hlavní schránky, čímž se sníží nepořádek a psychická zátěž.
3. Když se připomenutí spustí, konverzace by se měla vrátit na začátek vaší doručené pošty a vyžadovat pozornost.

Místo toho, abyste dali dohromady připomenutí v kalendáři nebo aplikace pro správu úkolů, použijte funkci Snooze od Kondo. Snooze tento pracovní postup přímo do vaší doručené pošty na LinkedIn. Stiskněte **H a nastavte připomenutí na zítra, příští týden nebo vlastní datum. Zpráva zmizí z vaší doručené pošty a znovu se objeví nahoře, když nastane termín, takže se nic nezapomene. Pokud odpoví před termínem připomenutí, automaticky se zruší – už nemusíte sledovat lidi, kteří již odpověděli.

Krok 3: Dosáhněte „Inbox Zero“ pomocí nemilosrdného třídicího pracovního postupu

Problém: Většina profesionálů používá svou doručenou poštu LinkedIn jako trvalé úložiště, kde se zprávy hromadí po měsíce nebo roky a vytvářejí nepřehledný nepořádek.

Řešení: Proměňte svou doručenou poštu ze skladu starých zpráv na dynamický seznam úkolů, který každý den vyřídíte.

Pracovní postup: U každé nové zprávy vyberte jednu ze čtyř akcí:

1. Odpověď: Pokud to zabere méně než 2 minuty, odpovězte okamžitě.
2. Odložit (připomenout): Pokud vyžaduje následné kroky v pozdějším termínu, nastavte připomenutí a archivujte.
3. Označit a archivovat: Pokud je kontext důležitý, ale nevyžaduje další akci, označte jej odpovídajícím způsobem a odeberte z doručené pošty.
4. Archivovat: Pokud je konverzace ukončena, vymažte ji z hlavního zobrazení.

Tato filozofie Inbox Zero je základem produktivních systémů, jako je Kondo, kde klávesové zkratky pro archivaci (**E), odložení (H) a označení (L) vám umožňují zpracovat stovky zpráv během několika minut, nikoli hodin. Uživatelé uvádějí, že díky tomuto pracovním postupu ušetří alespoň 30 minut denně.

Krok 4: Ušetřete hodiny díky opakovaně použitelným úryvkům

Problém: Ztrácíte hodiny přepisováním různých variant stejných zpráv pro následné kroky, plánování a časté dotazy.

Řešení: Vytvořte knihovnu šablon pro často odesílané zprávy, které lze okamžitě vložit a přizpůsobit.

Jak implementovat:

1. Identifikujte zprávy, které posíláte opakovaně (např. odkazy na plánování, následné zprávy po nedostání odpovědi, informace o cenách).
2. Vytvořte šablony s personalizačními proměnnými, jako je **{firstName}, abyste zachovali osobní přístup.
3. Používejte systém, který vám umožní vkládat tyto šablony s minimálním počtem úhozů.

Funkce Snippets od Kondo vám umožňuje ukládat a okamžitě vkládat tyto šablony pomocí jednoduchého příkazu (;). Automaticky vyplňuje proměnné, jako je jméno příjemce, a kombinuje tak rychlost automatizace s nezbytnou personalizací.

Poslední krok: Synchronizace LinkedIn s vaším systémem záznamů

Pro týmy a profesionály, kteří spravují vztahy napříč několika platformami, existuje jedna poslední výzva: vaše konverzace na LinkedIn jsou pro zbytek vašeho týmu a váš CRM systém černou skříňkou. To vede k vytváření datových sil a neúplných profilů zákazníků.

Řešením je automatizované propojení mezi vaší schránkou LinkedIn a centrální databází (CRM, ATS atd.). Zde je návod, jak to implementovat:

1. Používejte nástroj, který může spustit akci ve vašem CRM, když se něco stane na LinkedIn.
2. Vytvořte pracovní postupy, jako například: Když k konverzaci přidáte štítek **Hot Lead, automaticky vytvořte obchod v HubSpot nebo přidejte poznámku ke kontaktu v Salesforce.
3. Zajistěte synchronizaci shrnutí konverzací a klíčových detailů, abyste zachovali jediný zdroj pravdivých informací.

Kondo's Business Tier řeší tento problém pomocí nativních integrací a webhooků. Můžete se připojit k nástrojům jako HubSpot, Notion, Google Sheets nebo jakémukoli systému přes Zapier/Make. Tím se automatizuje zdlouhavé zadávání dat z aktivit na LinkedIn, což poskytuje plnou viditelnost a ušetří vašemu týmu hodiny ruční práce.

Závěr: Od chaosu ke konverzi

Nenechte, aby váš úspěch diktovala chaotická výchozí doručená pošta LinkedIn. Disciplinovaný systém sledování založený na rychlosti, organizaci a nulové mentální zátěži není jen příjemným doplňkem – je nezbytný pro každého, kdo LinkedIn bere vážně jako obchodní nástroj.

Cesta vpřed je jasná:

1. Třídění pomocí štítků: Kategorizujte konverzace podle priority a typu
2. Nikdy nezapomeňte díky připomenutím: Nastavte systematické plány následných kroků
3. Dosáhněte přehlednosti s Inbox Zero: zpracovávejte zprávy denně a nenechávejte nic náhodě
4. Ušetřete čas pomocí úryvků: Automatizujte opakující se zprávy a zachovejte personalizaci
5. Udržujte jediný zdroj pravdivých informací: synchronizujte aktivitu na LinkedIn s vaším CRM nebo systémem záznamů

Můžete pokračovat ve skládání ručních hacků a externích nástrojů, nebo můžete přijmout platformu navrženou od základu pro provozování přesně tohoto systému. Pokud jste připraveni proměnit své LinkedIn DM v konverzní stroj a získat zpět hodiny každý týden, je čas vybudovat skutečný systém, který funguje.

Pamatujte si, co zdůraznil Luigi Prestinenzi: „Nejlepší týmy zacházejí s příchozími zprávami jako se zlatem, nejen tím, že na ně reagují, ale také tím, že reagují rychle a disciplinovaně.“ Se správným systémem už nikdy nenecháte uniknout další cenný kontakt.

Často kladené otázky

Proč je systém pro sledování na LinkedIn tak důležitý?

Systém pro sledování na LinkedIn je zásadní, protože zabraňuje ztrátě cenných potenciálních zákazníků, klientů a kandidátů v přeplněné doručené poště, což má přímý dopad na vaše příjmy a úspěch. Bez systému se důležité konverzace ztratí, což vede ke zmeškaným příležitostem. Jak článek zdůrazňuje, první dodavatel, který odpoví, má výrazně vyšší šanci na získání zakázky. Systém založený na rychlosti, organizaci a disciplíně zajišťuje, že budete rychle a důsledně komunikovat s kontakty, na kterých vám nejvíce záleží.

Jaký je nejlepší způsob organizace zpráv na LinkedIn?

Nejúčinnějším způsobem, jak organizovat zprávy na LinkedIn, je zavedení systému označování nebo tagování, který kategorizuje konverzace podle jejich stavu a priority. Můžete vytvořit štítky jako **Horký kontakt, Klient nebo Nutné sledování. To vám umožní třídit doručenou poštu a soustředit se pouze na relevantní konverzace. I když to můžete zkusit ručně, nástroje jako Kondo tento proces automatizují pomocí funkcí jako Rozdělit doručenou poštu, které vytvářejí zaměřené seznamy úkolů pro každou kategorii.

Mohu nastavit připomenutí pro následné kroky přímo na LinkedIn?

Ne, nativní platforma LinkedIn nenabízí vestavěnou funkci pro nastavení připomenutí pro sledování zpráv. Toto omezení je hlavním důvodem, proč se často zapomíná na důležité sledování. Chcete-li tento problém vyřešit, musíte se spolehnout na externí metody, jako jsou záznamy v kalendáři, nebo použít integrovaný nástroj, jako je Kondo, který vám umožní „odložit“ konverzaci a znovu ji zobrazit ve vaší doručené poště v konkrétní datum a čas.

Co je metoda „Inbox Zero“ pro LinkedIn a jak funguje?

Metoda Inbox Zero pro LinkedIn je denní pracovní postup, při kterém zpracujete každou novou zprávu výběrem jedné ze čtyř akcí: Odpovědět, Připomenout (Odložit), Označit a archivovat nebo Archivovat. Cílem je přeměnit vaši doručenou poštu z přeplněného úložného prostoru na přehledný seznam úkolů, které je třeba vyřídit. Denním vyčištěním doručené pošty snížíte mentální zátěž a zajistíte, že každá důležitá zpráva dostane pozornost, kterou si zaslouží, aniž by se ztratila.

Jak mohu zrychlit svou dobu odezvy na LinkedIn?

Doba odezvy můžete výrazně zrychlit pomocí předem připravených šablon nebo úryvků pro běžné dotazy a následné reakce. Mnoho konverzací zahrnuje opakující se otázky nebo žádosti o naplánování. Vytvořením knihovny opakovaně použitelných úryvků můžete na tyto zprávy odpovědět během několika sekund. Nástroje s funkcí úryvků vám umožňují vkládat personalizované šablony pomocí jednoduchého příkazu, čímž kombinují efektivitu automatizace s osobním přístupem potřebným pro budování vztahů.

Opravdu potřebuji nástroj třetí strany pro správu své schránky LinkedIn?

I když můžete zkusit spravovat svou doručenou poštu ručně pomocí tabulek nebo kalendářů, specializovaný nástroj třetí strany je pro profesionály, kteří se při podnikání spoléhají na LinkedIn, mnohem efektivnější a spolehlivější. Ruční systémy vytvářejí tření, vyžadují neustálé přepínání kontextu a jsou náchylné k lidským chybám. Nástroj, který se integruje přímo do vaší doručené pošty LinkedIn, jako je Kondo, automatizuje označování, připomínky a šablony, čímž vytváří bezproblémový systém, který šetří čas a zabraňuje promarnění příležitostí.