Jak optimalizovat portfolio aplikací SaaS?

Úvodní stránka

Organizace se při zefektivňování provozu, zvyšování produktivity a zlepšování služeb zákazníkům na dnešním konkurenčním trhu ve velké míře spoléhají na aplikace SaaS. Správa těchto aplikací je však často opomíjena.

Rozšíření aplikací SaaS je ve firmách patrné již nyní. Podle studie společnosti Productiv se očekává, že v roce 2023 dosáhne průměrný počet aplikací SaaS používaných ve společnosti 371.

Zdroj:

Otázkou však je, jak dobře lze tyto aplikace spravovat.

Na počtu aplikací SaaS, které organizace používá, nezáleží; důležité je, jak tyto aplikace ovlivňují bezpečnost, příjmy a růst organizace, pokud nejsou správně spravovány.

Jak tedy efektivně spravovat a optimalizovat portfolio aplikací SaaS pro větší obchodní úspěch? Tento blog vás provede kroky k dosažení této optimalizace a začne nepříznivými dopady nespravovaných aplikací SaaS na vaše podnikání.

Nespravované aplikace SaaS: Co to udělá s vaší firmou?

Nespravované aplikace SaaS mohou způsobit bezpečnostní a finanční potíže a poškodit hospodářský výsledek a růst vaší firmy. Nespravované aplikace SaaS vznikají, když podniky nemají konzistentní přístup nebo platformu pro správu svých aplikací SaaS.

K tomu dochází, když jsou aplikace zakoupeny a používány interním týmem nebo jedním uživatelem bez dohledu IT nebo finančních týmů.

Tyto nespravované aplikace se často sledují pomocí tabulek náchylných k chybám. Tento manuální přístup ke správě SaaS není ani efektivní, ani produktivní. Vede ke komplikacím, jako jsou zvýšené výdaje, nedodržování předpisů a rozrůstání SaaS.

Ruční správa aplikací SaaS byla dostačující, když se jednalo o méně než 50 aplikací, ale pro organizace s více než 200 aplikacemi je nevhodná.

Při ruční správě přicházíte o:

• Komplexní pohled na celé portfolio SaaS
• Oznámení o neschválených nákupech aplikací
• Přehled výdajů na SaaS v jednotlivých odděleních
• Analýza vzorů použití
• Efektivní poskytování a rušení poskytování uživatelů

Pochopení rizik nespravovaných SaaS

1. Zvýšené výdaje kvůli stínovému IT

Neautorizované aplikace SaaS zakoupené pomocí firemních kreditních karet nelze účinně sledovat. To vede k nadměrným výdajům a nedostatečnému využívání licencí, což ovlivňuje hospodářský výsledek společnosti. \

2. Nárůst duplicitních a nedostatečně využívaných aplikací

Špatná správa SaaS a nedostatek centralizovaného přehledu zvyšují počet duplicitních, bezplatných a nadbytečných aplikací, což vede k nízké návratnosti investic a problémům se zabezpečením. \

3. Rizika související se zabezpečením dat a dodržováním předpisů

Nespravované aplikace vedou k narušení bezpečnosti a ztrátě citlivých informací. Pokud aplikace není v souladu s předpisy, bude to mít dopad i na provoz vaší firmy. \

4. Automatické obnovení

Protože nespravované SaaS nebudou sledovány finančními nebo IT týmy, může dojít k automatickému obnovování smluv, což povede k vyšším výdajům. \

5. Problémy s efektivitou a produktivitou

Nespravované aplikace vytvářejí komunikační sila, vedou ke špatné spolupráci a snižují produktivitu týmu, což v konečném důsledku ovlivňuje provoz podniku.

Nyní, když znáte důsledky a rizika nespravovaných SaaS, si povíme o jednoduchých způsobech, jak aplikace SaaS efektivně spravovat a využívat.

Zdroj:

5 způsobů optimalizace portfolia aplikací SaaS

Rychlé přijetí SaaS přineslo další potíže a omezení v oblasti řízení. Pro řešení těchto problémů uvádíme pět způsobů, které firmám pomohou optimalizovat jejich portfolia aplikací SaaS a vytěžit z aplikací SaaS maximum:

Získejte úplný přehled o aplikaci

"Studie MADX uvádí, že nedostatečný přehled o aplikacích v organizacích SaaS vede k nedostatečnému využívání nebo nevyužívání licencí aplikací SaaS. Téměř 1/3 SaaS může přijít nazmar; to může znamenat stovky, tisíce nebo dokonce miliony dolarů, podle velikosti vaší společnosti."

Organizace musí získat komplexní přehled o svém zásobníku aplikací, aby mohly efektivně spravovat aplikace SaaS. Tento přehled pomáhá IT a finančním týmům zjistit, které aplikace jsou používány, kdo je používá a k čemu jsou používány.

Podniky s takovým přehledem se mohou vyhnout negativním důsledkům redundance aplikací, neschváleného používání softwaru a špatného přidělování prostředků.

Osoby s rozhodovací pravomocí budou moci optimalizovat svůj zásobník aplikací a eliminovat nadbytečné aplikace prostřednictvím konsolidace a racionalizace aplikací. Výsledkem bude optimalizace zásobníku SaaS, což zvýší produktivitu a provozní efektivitu podniku.

Prevence stínového IT

Podle zprávy společnosti Gartner v roce 2022 41 % zaměstnanců získalo, upravilo nebo vytvořilo technologii mimo dohled IT oddělení a Gartner očekává, že do roku 2027 se toto číslo vyšplhá na 75 %.

Činnost nákupu a používání aplikací SaaS bez vědomí oddělení IT se nazývá stínové IT. Aplikace pořízené prostřednictvím stínového IT mohou ohrozit bezpečnost dat, bránit úsilí o dodržování předpisů a vést k roztříštěnosti pracovních postupů.

Získání 100% viditelnosti je nejjednodušším řešením boje proti stínovému IT. Podniky mohou zabránit vstupu neschválených nebo neschválených aplikací do svého portfolia SaaS jejich proaktivním monitorováním a centralizací procesu nákupu.

Nástroje, jako je CloudEagle, mohou odesílat okamžitá upozornění, když zjistí, že do systému vstoupily neautorizované aplikace, a nabízejí tak proaktivní přístup ke správě SaaS.

Analýza používání aplikací

Společnost Flexera uvedla, že přibližně 33 % výdajů na software SaaS je týmem nedostatečně využíváno, což vede k nízké návratnosti investic.

Analýza způsobu používání aplikací SaaS v rámci organizace poskytuje významné optimalizační poznatky. Měřením aktivity a zapojení uživatelů mohou odpovědní pracovníci určit, které aplikace přinášejí největší hodnotu a které jsou nedostatečně využívány.

Tato metoda založená na datech umožňuje týmům IT a financí přijímat informovaná rozhodnutí o přidělování licencí, což jim umožňuje efektivněji přerozdělovat zdroje.

Analýza používání aplikace vám pomůže zjistit, zda jim aplikace skutečně pomáhá splnit požadovaný úkol. Pokud ne, zbavte se jí a najděte novou aplikaci, která bude pro váš tým užitečná.

Kromě toho poskytuje příležitosti pro školení zaměstnanců nebo vylepšené procesy, aby se maximalizoval potenciál již existujících aplikací.

Odstranění nepoužívaných licencí nebo aplikací

Nedostatečné využívání licencí je pro firmy velkým problémem, který vede k zbytečným výdajům. Podniky mohou vyjednávat s dodavateli pomocí údajů o viditelnosti aplikací a průzkumu jejich využití.

Díky znalosti skutečných vzorců používání mohou podniky vyjednat licenční podmínky, které zajistí, že počet licencí bude odpovídat skutečné poptávce. Nakupujte licence pouze na základě poptávky; nadbytečné nákupy povedou ke zbytečným investicím a nízké návratnosti investic.

Dalším chytrým způsobem optimalizace zásobníku je sloučení dvou nebo více aplikací do jedné. Pokud například váš marketingový tým používá OptinMonster pro vyskakovací okna a obchodní tým se spoléhá na Mailchimp pro e-maily, můžete tyto funkce sloučit do HubSpotu, který zvládne obě úlohy.

Místo dvou různých aplikací pro různé případy použití můžete používat pouze jednu, což usnadňuje sledování a snižování výdajů na software.

Tento postup snižuje plýtvání a podporuje nákladově efektivnější a strategičtější přístup k nákupu softwaru.

Použití platformy pro správu SaaS

K provedení všech výše uvedených strategií budete potřebovat robustní software pro správu SaaS s příslušnými funkcemi. Tyto platformy poskytují 100% přehled a centralizovanou kontrolu nad správou aplikací a usnadňují procesy, jako je správa smluv, distribuce licencí a sledování jejich obnovení.

Platformy pro správu SaaS lze integrovat s interními systémy SSO, HRIS a financemi. Tyto integrace umožňují platformě vidět celý váš zásobník SaaS a uspořádat jej spolu s vašimi výdaji na jednom místě.

Proč se při sledování aplikací spoléhat na tabulky, když máte k dispozici pokročilé nástroje, které dokáží sledovat vývoj IT v jeho průběhu? Tyto nástroje mohou také pomoci při optimalizaci aplikací SaaS, aniž by vyžadovaly mnoho manuální práce.

Nejenže poskytne přehled, ale také možnosti optimalizace nákladů odhalením duplicitních a nadbytečných aplikací. Můžete analyzovat jejich využití, eliminovat je a optimalizovat své portfolio.

Závěr

Optimalizace portfolia aplikací SaaS je zásadní pro organizace, které používají širokou škálu aplikací SaaS, protože může prudce zvýšit výdaje na software.

Efektivníspráva portfolia aplikací SaaS má zásadní význam pro zvýšení růstu, snížení rizik a zajištění provozní dokonalosti. Zanedbání odpovídající správy může vést k plýtvání zdroji, problémům se zabezpečením, eskalaci výdajů a roztříštěným pracovním postupům.

V tomto článku bylo popsáno pět jednoduchých způsobů optimalizace portfolia aplikací: od přehledu o aplikacích přes prevenci stínového IT, monitorování spotřeby, optimalizaci licencování až po výběr platformy pro správu SaaS. Jedná se o osvědčené přístupy, které organizace používají k optimalizaci svého portfolia.

Dobře optimalizované portfolio aplikací SaaS slouží jako hnací síla firemního růstu, inovací a dlouhodobého úspěchu.