Jak optimalizovat výdaje na SaaS v roce 2023

Úvodní stránka

Nedávná studie společnosti BetterCloud odhalila, že využívání aplikací SaaS vzrostlo o 18 %, přičemž v roce 2022 se používalo v průměru 130 aplikací oproti 110 aplikacím.

Výdaje na software se staly třetí nejvyšší položkou v organizaci, hned po výdajích na zaměstnance a pronájem kanceláří. To ukazuje, že společnosti přijímají aplikace SaaS kvůli snadnému používání a přizpůsobivosti.

Zpráva společnosti Flexera však uvádí, že přibližně 29 % výdajů na software SaaS je týmem nedostatečně využíváno, což vede k nízké návratnosti investic.

Vzhledem k hospodářskému poklesu v roce 2023 je nyní čas zaměřit se na optimalizaci výdajů na SaaS, než bude pozdě.

V tomto článku se budeme zabývat tím, jak organizace nadměrně utrácejí za SaaS a jak optimalizovat výdaje na software a zvýšit návratnost investic.

Co je optimalizace výdajů na SaaS?

Optimalizace výdajů na SaaS označuje společné kroky, které IT a finanční týmy organizace podniknou ke snížení nákladů na software SaaS. Jedná se o průběžný proces zaměřený na analýzu využití aplikací, využití licencí, stínové IT, sledování obnovení atd. s konečným cílem získat maximální hodnotu z každé aplikace.

Než však začnete diskutovat o způsobech, jak snížit výdaje za software, musíte zjistit, kde utrácíte příliš mnoho.

Pět způsobů, jak nadměrně utrácíte za SaaS

Stínové IT nebo nákupy

Jedná se o nákup aplikace SaaS zaměstnanci pomocí firemní kreditní karty bez souhlasu IT nebo finančního týmu. Studie společnosti Gartner uvádí, že 30 až 40 % výdajů na software v organizaci je důsledkem stínového IT kvůli zmeškaným obnovám a skrytým nákladům.

(Zdroj)

Nákup nad rámec potřeby

Všechny organizace mají tendenci předvídat svůj růst a nakupovat nadbytečné licence nad rámec svých požadavků. V konečném důsledku zůstane většina licencí nevyužita, což vede k nízké návratnosti investic a zbytečným výdajům.

Nedostatečný přehled o aplikacích a výdajích

Hlavním důvodem, proč společnosti nakonec utrácejí příliš mnoho za SaaS, je to, že nemají úplný přehled o používaných aplikacích a výdajích na jednotlivé aplikace. Píše se rok 2023 a některé týmy stále používají ke správě aplikací SaaS tabulky.

Zmeškaná obnovení

Nedostatečný přehled o výdajích a sledování na základě tabulek vede k tomu, že se nepodaří obnovit smlouvu, a dodavatelé SaaS toho využijí a naúčtují vám více peněz. Stínové IT aplikace často vedou k automatickému obnovování, což vede ke zvýšení výdajů.

Finanční tým nebude schopen identifikovat tyto zvýšené výdaje, protože nebude vědět, že aplikace existuje v jejich zásobníku SaaS.

Chybějící cenové srovnávání

Pokud nevíte, kolik za podobné aplikace platí vaši kolegové, můžete předplatné přeplatit. Pokud neznáte nejnovější cenová měřítka, dodavatelé SaaS toho využijí a budou vám za aplikace účtovat více, což povede k nadměrným výdajům.

Optimalizace výdajů na SaaS v roce 2023

Nyní víte, jak organizace nadměrně utrácejí za SaaS, ale věděli jste, že k optimalizaci výdajů na SaaS stačí jedno řešení?

Ano, ke snížení nákladů na aplikace SaaS a optimalizaci portfolia SaaS potřebujete pouze platformu pro správu výdajů SaaS.

Postup je následující:

Získejte úplný přehled o SaaS

Platformy SaaS pro správu výdajů mají rozsáhlou integrační knihovnu, která umožňuje propojení se systémy SSO, financí a HRIS organizace. Tyto integrace umožní platformě zajistit 100% přehled o aplikacích SaaS, dodavatelích a příslušných výdajích podle jednotlivých uživatelů, oddělení a nákladových středisek.

Jakmile týmy IT získají centralizovaný přehled o portfoliu SaaS, usnadní se správa aplikací a identifikace stínových a duplicitních aplikací IT. Neautorizované aplikace v zásobníku lze eliminovat, což vede ke zvýšení úspor.

Finanční týmy budou moci také zjistit, kolik jednotlivá oddělení vynakládají na aplikace SaaS. Mohou využít údaje o výdajích, porovnat je s údaji o využití a učinit správná rozhodnutí o optimalizaci nákladů.

Profesionální tip: Použijte platformu pro správu SaaS, která pokrývá celý životní cyklus SaaS, od nákupu a vyjednávání až po poskytování, správu a obnovení.

Analýza dat o používání aplikace

Platformy pro správu SaaS se mohou přímo integrovat s aplikacemi SaaS prostřednictvím rozhraní API a poskytnou přesné informace o používání. Finanční týmy mohou tyto údaje o využití analyzovat a identifikovat nedostatečně využívané aplikace a vypočítat návratnost investic na základě výdajů.

Přehled o používání ukáže požadavky týmu, způsob používání aplikace a počet využívaných licencí. Nevyužité licence můžete využít a přerozdělit je uživatelům, kteří je potřebují, nebo můžete během jednání o prodloužení správně nastavit počet licencí a optimalizovat výdaje na SaaS.

Analýza dat o používání a správné dimenzování licencí vám pomůže získat z aplikace maximální hodnotu a zvýšit návratnost investic.

Konsolidace aplikací nebo dodavatelů

Konsolidace aplikací nebo dodavatelů se stala taktikou finančních ředitelů a vedoucích oddělení veřejných zakázek v podnicích, jak snížit výdaje na SaaS. Konsolidace aplikací je proces, při kterém identifikujete nadbytečné nebo vysoce nákladné aplikace, které slouží k podobným účelům, a sloučíte je do jediného řešení.

Pro ilustraci uvažujme scénář, kdy váš obchodní tým používá Salesloft pro podporu prodeje, marketingový tým používá Mailchimp pro e-mailový marketing a zákaznický tým používá Hubspot pro účely CRM.

Konsolidace dodavatelů se týká sloučení funkcí Salesloftu a Mailchimpu do Hubspotu, který nabízí komplexní funkce pro podporu prodeje, e-mailový marketing a CRM.

(Zdroj)

Konsolidací těchto nástrojů může vaše organizace zefektivnit provoz, zjednodušit správu SaaS a zvýšit úspory SaaS.

Profesionální tip: Ujistěte se, že nekonsolidujete aplikace svých dlouhodobých a důvěryhodných dodavatelů.

Automatizace obnovování smluv

Zbavte se tabulek. Ty vám nebudou zasílat proaktivní upozornění na blížící se obnovení. Potřebujete automatizovaný systém pro správu obnovení, abyste měli před obnovením náskok. Naštěstí vám s automatizací obnovování smluv může pomoci platforma pro správu SaaS.

Automatické obnovení může být nepříjemné. Platforma pro správu obnovení vytvoří kalendář obnovení na základě data smlouvy a spustí pracovní postupy 90 dní před termínem, čímž vám pomůže zabránit automatickému obnovení.

Platformy pro správu SaaS, jako je CloudEagle, se mohou integrovat se Slackem a zasílat automatická upozornění na prodloužení 90 dní před datem prodloužení. To vám poskytne dostatek času na analýzu využívání aplikací a přípravu strategie vyjednávání, která umožní správně nastavit velikost licencí a optimalizovat výdaje.

Nezapomeňte, že jednání o prodloužení vám umožní vyjednávat s dodavatelem o odstranění nepoužívaných licencí, snížení cenových plánů na základě používání a konsolidaci dodavatelů, takže musíte být ve vyjednávání špičkoví.

Profesionální tip: Pokud máte v plánu smlouvu znovu projednat, začněte vyjednávat včas nebo dejte prodejcům vědět o své volbě ještě před uplynutím výpovědní lhůty.

Vylepšete svá jednání pomocí cenových referenčních hodnot

Jednání s dodavateli hrají významnou roli v úspěchu procesu optimalizace výdajů na SaaS. Šikovná jednání mohou vést k větším úsporám nákladů na SaaS, zatímco neadekvátní jednání mohou výdaje neúmyslně zvýšit.

Jednání o prodloužení vám umožní správně nastavit velikost licencí, odstranit nadbytečné aplikace podle rozsahu a znovu vyjednat s dodavatelem slevu nebo výhodné cenové podmínky.

Než však začnete vyjednávat s dodavateli SaaS, analyzujte srovnávací ceny a zjistěte, kolik za podobnou aplikaci platí vaši kolegové. Použijte srovnávací kritéria jako páku k vyjednání výhodných cen, slev nebo dalších funkcí.

V některých případech může být váš tým pro zadávání veřejných zakázek zavalen strategickými úkoly a nemá čas na vyjednávání s dodavateli. Nebojte se, vyjednávání můžete svěřit odborníkům na nákup SaaS .

Tito asistovaní nákupčí budou fungovat jako váš rozšířený nákupní tým. Budou analyzovat vaše požadavky a využití aplikací, provádět průzkum trhu, zjišťovat nejnovější cenová měřítka a vaším jménem vyjednávat s dodavateli, aby zajistili nejlepší cenové podmínky a slevy.

Profesionální rada: Prodejci SaaS jsou chytří; vyvarujte se toho, abyste do jednání vstupovali nepřipraveni, protože vás mohou snadno přimět k tomu, abyste zaplatili více, než je nutné. Připravte si jasnou strategii vyjednávání a pak teprve pokračujte.

Bonus

Rozpočtování SaaS

Probrali jsme pět způsobů optimalizace výdajů na SaaS. Za tyto taktiky se můžeme zaručit, protože je používají finanční ředitelé, vedoucí nákupu a provozní manažeři po celém světě.

Nejlepším postupem je však udržovat optimalizované výdaje a zásobník SaaS, a ne se na poslední chvíli snažit snížit výdaje poté, co nad nimi ztratíte kontrolu.

Profesionální tip: Zaměřte se spíše na provozní dokonalost než na neustálé zlepšování

Chcete-li dosáhnout provozní dokonalosti, musíte klást důraz na rozpočtování SaaS. Získejte úplný přehled, analyzujte využití, pochopte požadavky a podle toho přidělte rozpočet potřebným aplikacím a týmům.

• Stanovení rozpočtových limitů pro jednotlivá oddělení.
• Provádění pravidelných rozpočtových auditů
• Využívat a přerozdělovat rozpočty, kdykoli je to nutné.

Přesto budete potřebovat platformu pro správu SaaS, abyste mohli analyzovat využití, výdaje a přidělovat rozpočty, takže nepřehlédněte výběr správné platformy.

Profesionální tip: Před přidělením rozpočtu se sejděte se všemi zúčastněnými stranami, abyste porozuměli požadavkům, a předešli tak neefektivitě.

Závěr

Vzhledem k hospodářskému poklesu v roce 2023 je nejvyšší čas, aby se organizace zaměřily na optimalizaci svých výdajů na SaaS, a ne na nákup nadbytečných aplikací nebo licencí na základě předpovědi potenciálního růstu.

Pokud víte, kde utrácíte příliš mnoho, usnadníte si proces optimalizace nákladů na SaaS. V tomto článku jsme uvedli praktické tipy, které mohou finanční a IT týmy využít k získání úplné kontroly nad výdaji na SaaS.

Nezapomeňte, že optimalizace výdajů na SaaS nikdy nekončí, jedná se o cyklický proces a se správnou platformou pro správu SaaS, jako je CloudEagle, můžete dosáhnout provozní dokonalosti a zvýšit své hospodářské výsledky.