Jak zlepšit doručitelnost e-mailů: Základní postupy pro úspěch

Úvodní stránka

Doručitelnost e-mailů je měřítkem toho, jak úspěšně se marketingové nebo transakční e-maily dostanou do schránek příjemců. Je to důležitý ukazatel, který je třeba sledovat, protože přímo ovlivňuje úspěšnost kampaní, a to jak z hlediska příjmů, tak návratnosti investic. Dobrou zprávou je, že existuje několik postupů, které lze zavést pro zlepšení doručitelnosti e-mailů.

V tomto blogu se budeme zabývat klíčovými postupy, nástroji a službami, které lze použít k zajištění toho, aby e-maily dorazily k zamýšleným příjemcům.

Co je doručitelnost e-mailů?

Doručitelnost e-mailů je měřítkem toho, jak úspěšně se marketingový nebo transakční e-mail dostane do schránky adresáta. Jedná se o procento odeslaných e-mailů, které projdou přes různé filtry, bloky a další překážky, které mohou bránit doručení e-mailu. Jinými slovy, je to míra, s jakou jsou e-maily doručeny do složky doručené pošty na rozdíl od složky nevyžádané pošty, nevyžádané pošty nebo jiných oblastí e-mailového systému.

Podstatou doručitelnosti e-mailů je zajistit, aby zpráva dorazila k určenému příjemci. Pokud je doručitelnost e-mailů vysoká, znamená to, že jsou schopny oslovit publikum efektivněji a účinněji, což může pomoci zlepšit zapojení, budovat důvěru a zvýšit příjmy.

Dosažení doručitelnosti e-mailů však může být náročné. Může ji ovlivnit mnoho faktorů, včetně obsahu e-mailu, reputace odesílatele, reputace IP adresy a e-mailového serveru příjemce.

Faktory ovlivňující doručitelnost e-mailů

Nízká doručitelnost e-mailů může být nákladná, což znamená, že se zprávy firmy nemusí dostat do schránek zákazníků a místo toho jsou přesměrovány do složky spamu nebo zcela zablokovány. Přesto je umístění e-mailů ve schránce určeno sedmi složkami, které může podnik přímo nebo nepřímo řídit. Každou z nich si postupně projdeme.

Pověst odesílatele

Poskytovatelé internetových služeb (ISP) přiřazují "skóre reputace" každé organizaci, která rozesílá e-maily. Jedná se o velmi důležitý prvek doručitelnosti e-mailů - čím vyšší je skóre, tím větší je pravděpodobnost, že odeslané e-maily budou namísto do složky spamu přesměrovány do schránky příjemce, nebo v některých případech rovnou odmítnuty.

Každý poskytovatel internetových služeb se rozhodne, které složky bude brát v úvahu při určování reputace odesílatele a jakou váhu budou mít tyto složky. Je také možné, že odesílatel bude mít u různých poskytovatelů internetu různé skóre. Stejně tak pokud má odesílatel více názvů domén a odesílá e-maily z různých IP adres, bude mít každý z nich své skóre reputace. \

Pověst IP

Když poskytovatelé internetových služeb (ISP) prozkoumají web a vyhodnotí hodnocení bezpečnosti dané IP adresy, rychle rozhodnou, zda se uživatelé z této adresy chovají v zájmu dobra nebo zla.

Spolehlivá IP adresa zajišťuje, že poskytovatel internetu rozpozná, že IP adresa je důvěryhodná, na rozdíl od adres robotů, podvodníků nebo kyberzločinců. Pokud aktivity vykazují neschválené chování při procházení, může být vaše IP adresa označena.

Jednoduše řečeno, pokud jste obchodník s e-maily, měli byste udělat vše pro to, aby vaše IP byla co nejdokonalejší (a samozřejmě se vyhnout jakémukoli jednání, které by mohlo být považováno za podezřelé a dostat vás na černou listinu).

Obsah

Možná vám to přijde zvláštní, ale kvalita obsahu e-mailu hraje roli v úspěšné doručitelnosti zpráv. Špatný obsah, nevhodný design a neodpovídající rozvržení newsletteru mohou negativně ovlivnit doručitelnost.

Při rozhodování o zabezpečení zprávy hledají poskytovatelé e-mailových služeb, poskytovatelé internetových služeb i filtry spamu stejné ukazatele.

Při tvorbě sdělení je důležité dbát na použitý jazyk. Slova, která by mohla být chápána jako negativní nebo připomínající spam, by mohla být škodlivá a způsobit přesměrování zprávy do složky nevyžádané pošty, proto doporučujeme opatrnost.

Při sestavování zprávy je důležité dbát na počet použitých odkazů. Pokud je odkazů použito příliš mnoho, mohou je spamové filtry, poskytovatelé internetových služeb a ESP rozpoznat jako potenciální hrozbu. Proto je nejlepší omezit počet odkazů na jeden.

Poskytovatelé internetových služeb, poskytovatelé e-mailových služeb a antispamové filtry berou v úvahu délku obsahu e-mailové zprávy. Optimální délka e-mailů byla stanovena na 500 znaků. Cokoli nad tuto hranici může systém považovat za podezřelé, zatímco příliš krátká zpráva může být přesměrována do složky spamu.

Klíčové postupy pro zlepšení doručitelnosti e-mailů

Přestože byly vyvinuty online zprávy a další formy digitální komunikace, e-mail zůstává nejoblíbenější formou korespondence pro obchodní jednání.

Podle posledních údajů se denně přenese neuvěřitelných 306,4 miliardy e-mailů. Proto je 81 % malých a středních podniků závislých na e-mailu jako na primárním způsobu komunikace se zákazníky.

Je však třeba vzít v úvahu otázku doručitelnosti e-mailů. Polovina z 306,4 miliardy odeslaných e-mailů skončí ve složkách spamu, což znamená, že 50 % odeslaných e-mailů se nikdy nedostane k zamýšleným příjemcům. To může mít nepříznivý vliv na obchodní a marketingové úsilí, což vede k poklesu produktivity a následně k poklesu příjmů.

Existuje několik klíčových postupů, které můžete zavést, abyste zlepšili doručitelnost e-mailů. Patří mezi ně:

Optimalizace obsahu e-mailu

Text e-mailu je nesmírně důležitý, pokud jde o doručení zprávy do schránky požadovaného příjemce, a proto je pro zajištění vynikající doručitelnosti e-mailu nezbytné dodržovat níže popsané osvědčené postupy.

Titulek

Příjemci uvidí předmět e-mailu ihned po jeho obdržení; v 69 % případů je e-mail označen jako spam jen na základě toho, co je v předmětu uvedeno.

Algoritmické filtry nebo příjemce mohou vést k tomu, že e-maily s nevyžádanými klíčovými slovy nebo irelevantními předměty budou odeslány do složky spamu. Proto spamové filtry efektivně plní stejnou funkci.

V konečném důsledku to ovlivní schopnost vašich e-mailů dosáhnout zamýšleného cíle.

Tip: Zvažte, jak může podpis e-mailu pomoci zlepšit doručitelnost e-mailů tím, že jim dodá další vrstvu autenticity. Kromě toho lze elektronický podpis využít také pro budování značky a marketingové účely.

Slova, která vyvolávají spamovou reakci

V předmětu i obsahu e-mailu je nutné omezit používání slov, která svědčí o spamu.

Algoritmy používané různými poskytovateli e-mailových služeb jsou neustále revidovány, aby zahrnovaly nejaktuálnější seznam potenciálně spamových klíčových slov. Pokud je v e-mailu použito byť jen jedno z těchto slov, může to výrazně snížit šanci na jeho doručení. Vyplatí se tedy přemýšlet o objevení slov a frází, které mohou pomoci optimalizovat doručitelnost e-mailů.

Text a kód HTML

Za předpokladu, že se snažíte dosáhnout co nejlepšího konverzního poměru, je využití vizuálního obsahu správnou cestou, i když by to mohlo negativně ovlivnit doručitelnost e-mailu.

Zachování poměru 60:40 mezi textem a HTML v e-mailech je nejlepším způsobem, jak zajistit, aby zpráva nepůsobila příliš spamově, a zároveň aby čtenáři poskytovala příjemný zážitek ze sledování.

Ověřování e-mailů

Ověření e-mailové adresy je jako řidičský průkaz, který jí umožňuje pokračovat v cestě k příjemci. Existují čtyři různé druhy ověření, které jsou nutné pro přenos hromadných e-mailů, aniž by bránily vašemu e-mailovému účtu a směřovaly přímo do schránky příjemce.

Funkce SPF (Sender Policy Framework ) vytváří v systému DNS (Domain Name System) položku, která obsahuje seznam serverů schválených k odesílání e-mailů jménem domény.

V záznamu je také uvedeno, jak mají příjemci nakládat s e-maily odeslanými z neautorizovaných serverů. Kdykoli odesílatel odešle e-mail z domény ověřené pomocí SPF, systém ESP příjemce zkontroluje ověření SPF a udělí doméně odesílatele povolení.

DKIM (Domain Keys Identified Mail) je metoda používaná k odhalování podvržených e-mailů, která spočívá v přidání identického digitálního podpisu do záznamů DNS (Domain Name System).

To pomáhá poskytovateli e-mailových služeb (ESP) odesílatele rozpoznat, zda byl e-mail odeslán ze schváleného zdroje. Implementace záznamů DKIM do systému DNS může snížit pravděpodobnost, že budete vystaveni e-mailovým podvodům, a také zvýšit produktivitu vašich e-mailů.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) je další proces ověřování, který však není povinný a je přínosný pro doručitelnost e-mailů. Používá záznamy SPF a DKIM, které prokazují poskytovateli ESP příjemce, že e-mail nesouvisí s žádnou podvodnou činností.

Pokud navíc poskytovatelé internetových služeb (ISP) blokují určité IP adresy nebo doménové servery, záznamy DMARC slouží jako zásah, který zajistí úspěšné odeslání e-mailu.

**TLS **je typ protokolu, který slouží k zabezpečení dat přenášených mezi dvěma subjekty.

Zabraňuje přístupu cizích osob a kybernetických zločinců k datům a zajišťuje, že informace zůstanou pouze u odesílatele a příjemce.

Použití vlastní domény je způsob, jak zvýšit doručitelnost e-mailů.

Sledovací odkazy v těle e-mailu mohou také způsobit, že vaše e-maily budou odeslány do složky nevyžádané pošty, protože poskytovatelé e-mailových služeb obvykle zařazují sledovací odkazy na černou listinu.

Použití vlastní domény nahradí původní sledovací doménu doménou na míru, která je bezpečná a není zakázána žádným poskytovatelem e-mailových služeb.

Sledování reputace e-mailu

Pověst odesílatele je hodnocení poskytovatele e-mailových služeb založené na hodnocení domény a IP adresy. Čím vyšší je skóre, tím vyšší je pravděpodobnost doručení e-mailů. Zde se zabýváme tím, jak posílit reputaci odesílatele.

Nový e-mailový účet by neměl být okamžitě používán k masivním e-mailovým kampaním.

Je lepší začít pomalu, nejprve posílat jednotlivé e-maily a vytvářet konverzace a pak postupně zvyšovat počet odeslaných e-mailů. Pokud se z nového účtu odešle hned mnoho e-mailů, poskytovatelé e-mailových služeb mohou účet dát pod dohled, což může negativně ovlivnit doručitelnost e-mailů, nebo dokonce účet trvale zablokovat.

Je důležité mít na paměti černé listiny e-mailů, což jsou databáze, které vyhodnocují, zda je zpráva platná, nebo jde o spam.

Obsahují souhrn IP adres a domén, o kterých se předpokládá, že rozesílají nevyžádané e-maily. Existují dva typy e-mailových černých listin, které je třeba znát: založené na doméně a na IP adrese.

V prvním případě se jedná o seznam domén, které jsou často využívány k rozesílání spamu nebo phishingu, zatímco ve druhém případě se jedná o seznam IP adres nebo sítí, které jsou často využívány k rozesílání nevyžádané pošty nebo urážlivého materiálu. Je důležité sledovat svou doménu a IP adresu, protože pokud se dostanou na černou listinu, musíte projít procesem zahřívání domény a začít znovu.

Další informace o nástrojích pro kontrolu e-mailových blacklistů naleznete v článku.

Mnozí poskytovatelé e-mailových služeb dávají těm, kteří se z odběru odhlašují, možnost poskytnout zpětnou vazbu formou průzkumů nebo jiných formulářů. Vzniká tak smyčka zpětné vazby, která odesílateli umožňuje zůstat v kontaktu s tím, co jeho uživatelé potřebují a po čem touží. Když se někdo rozhodne odhlásit, může odesílateli zanechat komentář, proč se tak stalo, a vytvořit tak smysluplný dialog.

Z dlouhodobého hlediska tato smyčka zpětné vazby pomůže odesílateli s doručitelností e-mailů a umožní mu udržovat seznam příjemců, který je organizovanější a hodnotnější.

Při rozesílání zpráv je nutné potvrdit seznam e-mailových adres.

Není vyloučeno, že získáte seznam kontaktů, avšak některé z jejich e-mailových adres mohou být neplatné nebo zastaralé. Proto se vždy doporučuje použít validační nástroj k ověření seznamu příjemců. Tím snížíte míru odmítnutí, zvýšíte doručitelnost e-mailů a zlepšíte reputační skóre odesílatele.

Chcete-li udržet svůj e-mailový seznam čistý, pravidelně kontrolujte zapojení a odstraňte všechny odběratele, kteří již nemají zájem, projděte svůj seznam validačním nástrojem a rozdělte svůj seznam na aktivní a neaktivní odběratele.

Ověřením seznamu kontaktů pomocí ověřovacího nástroje je obecně rozdělíte do tří kategorií: platné, rizikové a neplatné.

• Platné kontakty jsou ty, které jsou ověřené a lze je bezpečně odeslat.
• Rizikové kontakty jsou ty, které existují, ale není bezpečné je odesílat, protože nejsou aktivní.
• Neplatné kontakty jsou neexistující nebo s prošlou platností, proto se nedoporučuje posílat jim e-maily, protože se pravděpodobně vrátí.

Je nutné vyhnout se vracení e-mailů.

Nikdo není rád, když se mu vracejí e-maily, ale bohužel se to stále stává. Pokud se zpráva vrátí, může to znamenat promarněnou šanci navzdory veškeré vynaložené práci. Pokud má navíc odesílatel vysoký počet vrácených e-mailů, může být jeho doména zařazena na černou listinu a/nebo zablokována poskytovatelem e-mailových služeb.

Existují dva typy odrazů - tvrdý a měkký.

• Tvrdé odmítnutí je generováno v případě, že e-mailová adresa příjemce neexistuje, vypršela její platnost nebo je doména neplatná. Jedná se o trvalý bounce, což znamená, že dané adrese již nikdy nemůžete poslat e-mail a musíte ji odstranit ze seznamu příjemců.
• Měkké odmítnutí se objeví, když je schránka příjemce plná, velikost e-mailového souboru je příliš velká nebo se vyskytne jiný dočasný problém. Tyto odrazy jsou pouze dočasné, ale pokud se vám na tyto adresy nedaří doručit e-maily ani po několika pokusech, musíte je ze seznamu odstranit.

Jak sledovat a testovat doručitelnost e-mailů

Jakmile zavedete klíčové postupy pro zlepšení doručitelnosti e-mailů, je důležité ji sledovat a testovat. To lze provést pomocí mnoha nástrojů a služeb, například nástrojů pro monitorování doručitelnosti e-mailů a služeb pro testování doručitelnosti e-mailů.

Nástroje pro sledování doručitelnosti e-mailů slouží ke sledování doručitelnosti e-mailů a zajišťují její vysokou úroveň. Tyto nástroje poskytují přehled o doručitelnosti e-mailů v reálném čase, například o míře otevření, míře prokliků, míře odmítnutí a dalších ukazatelích.

Služby testování doručitelnosti e-mailů slouží k testování e-mailů před jejich odesláním. Tyto služby vám pomohou identifikovat případné problémy, které by mohly ovlivnit doručitelnost e-mailů, jako jsou nefunkční odkazy, chybějící obrázky nebo neplatné HTML.

V současné době existuje několik zdrojů, z nichž některé jsou zdarma, které vám umožní sestavit správné vyšetření doručitelnosti e-mailů, zkontrolovat různé aspekty doručitelnosti a vypočítat, jak vaše e-maily fungují:

• Mailtrap - využijte Email Sandbox pro vyhodnocení vašich e-mailových procesů v bezpečném prostředí. Zkontrolujte, jak e-maily vypadají pro různé zákazníky, analyzujte jejich hodnocení jako spamu a zkoumejte, zda jsou vhodně odesílány, aniž by hrozilo nebezpečí, že příjemci budou obtěžováni spamem.
• Skóre odesílatele - umožňuje vyhodnotit stav vaší domény a poskytuje její "skóre odesílatele" pro každou IP adresu, z níž jsou odesílány e-maily. Kromě toho ověřuje klíčová ověření a příslušné certifikace webových stránek.
• Mail-tester.com, Isnotspam.com a Spamcheck by Postmark jsou doplňkové nástroje, které uživatelům umožňují rychle vyhodnotit pověst e-mailové adresy. Po odeslání e-mailové adresy do těchto služeb se okamžitě vygeneruje komplexní zpráva s návrhy na její vylepšení.

Nástroje a služby pro zlepšení doručitelnosti e-mailů

Kromě sledování a testování doručitelnosti e-mailů vám ji může pomoci zlepšit mnoho nástrojů a služeb. Marketingové nástroje B2B mohou podnikům pomoci ušetřit čas a peníze díky automatizaci úkolů, jako jsou e-mailové kampaně a kampaně v sociálních médiích.

Patří mezi ně:

Nástroje pro doručování e-mailů: Tyto nástroje slouží k monitorování a sledování doručitelnosti e-mailů. Poskytují přehled o doručitelnosti e-mailů v reálném čase, například o míře otevření, míře prokliků, míře odmítnutí a dalších ukazatelích.

Služby doručování e-mailů: Služby doručování e-mailů slouží k zajištění doručení e-mailů do schránek. Tyto služby poskytují funkce, jako je filtrování spamu, správa odmítnutých zpráv a další.

Služby ověřování e-mailů: Služby ověřování e-mailů se používají ke kontrole platnosti e-mailové adresy před jejím odesláním. To může pomoci snížit míru odmítnutí a zlepšit doručitelnost e-mailů.

Platformy pro e-mailový marketing: Platformy pro e-mailový marketing poskytují výkonné nástroje, které pomáhají vytvářet, odesílat a monitorovat e-maily. Tyto platformy také poskytují funkce, které pomáhají optimalizovat doručitelnost e-mailů, například automatické A/B testování. Použijte také audit webových stránek, abyste zkontrolovali, zda doručitelnost e-mailů odpovídá požadavkům.

Je důležité vybrat si důvěryhodné nástroje, které mají prověřenou pověst pro IP adresy a funkce, které splňují obchodní požadavky.

Tyto platformy mají řadu specialistů na doručitelnost e-mailů a mohou pomoci s vylepšením kampaní.

• Mailtrap Email API dává vývojářům větší pravomoc nad doručitelností e-mailů a umožňuje jim okamžitě řešit existující problémy s odesíláním dříve, než nastanou. Email API se navíc může pochlubit propustností odesílání kolem 10 000 e-mailů za sekundu.
• SendGrid je jedním z hlavních hráčů na trhu, který se specializuje na transakční e-maily i marketingové kampaně. Můžete využít jejich silné rozhraní API a propojit jejich funkce s vaší platformou. SendGrid také poskytuje řadu nástrojů pro vytváření atraktivních a úspěšných e-mailů.
• Sendinblue poskytuje transakční i reklamní zprávy a má další funkce, jako jsou SMS a automatizace marketingu.
• Mailchimp je skvělou volbou pro vytváření propagačních aktivit a automatizaci díky svým šablonám, tvůrci e-mailů přetažením a analýze. Kromě toho vlastní Mandrill, oblíbený nástroj pro zasílání transakčních e-mailů.
• A konečně, Mailjet je rozumnou volbou pro rozesílání transakčních e-mailů a newsletterů a nabízí podobné funkce.

Závěr

Doručitelnost e-mailů je klíčovým faktorem úspěchu vašich kampaní. Dosažení vysoké doručitelnosti e-mailů vyžaduje pečlivé plánování a zavedení správných postupů a nástrojů. Dodržováním tipů uvedených v tomto blogu zajistíte, že e-maily dorazí k zamýšleným příjemcům, a zlepšíte doručitelnost e-mailů.

Pokud potřebujete pomoc se zlepšením doručitelnosti e-mailů, doporučujeme využít různé dostupné nástroje a služby. Od nástrojů pro sledování doručitelnosti e-mailů až po služby doručování e-mailů - tyto nástroje zajišťují, aby e-maily dorazily do schránky a maximalizovaly návratnost investic.

Zlepšování doručitelnosti e-mailů je nakonec trvalý proces. Sledujte doručitelnost e-mailů a podle potřeby provádějte úpravy, abyste zajistili, že e-maily dorazí k zamýšleným příjemcům.