Stručný průvodce zaměstnavatele daněmi ze mzdy

Úvodní stránka

Přijímání prvních zaměstnanců přináší řadu problémů, od nástupu a dodržování předpisů až po správu mezd, což je obzvláště složitý úkol. Výpočet a vyplňování mzdových daní ve firmě může zmást i zkušené majitele firem. Přesná správa mzdových daní je klíčová, protože chyby mohou vést k závažným finančním postihům a dokonce i k trestněprávním důsledkům.

Na konci tohoto článku budete znát kroky potřebné k efektivní správě mzdových daní pro své zaměstnance a k zajištění jejich dodržování.

Co jsou daně ze mzdy zaměstnavatele?

Daně ze mzdy jsou odvody, které zaměstnavatelé srážejí z výplat zaměstnanců a odvádějí je přímo státu. Tyto daně pomáhají financovat různé programy sociálního pojištění, včetně sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění. Ačkoli na daně ze mzdy přispívají jak zaměstnanci, tak zaměstnavatelé, je povinností zaměstnavatele tyto daně srazit a předat vládě.

Typy daní ze mzdy zaměstnavatele

Ve Spojených státech jsou zaměstnavatelé zodpovědní za různé daně a srážky ze mzdy. Zde je přehled vysvětlených daní ze mzdy, které byste měli znát:

Federální daň z příjmu

Federální daň z příjmu je uvalena na mzdy a zisky a odvádí se vládě USA. Podle IRS se tato daň vztahuje jak na příjmy ze závislé činnosti (platy, mzdy, spropitné, provize), tak na příjmy ze závislé činnosti (úroky, dividendy). Může být vybírána jak od fyzických, tak od právnických osob.

Ve Spojených státech se uplatňuje progresivní systém federální daně z příjmu, což znamená, že s rostoucím příjmem roste i sazba daně. Například zaměstnanec, který vydělává méně než 44 725 USD ročně, platí 12% daňovou sazbu, zatímco ten, kdo vydělává více než 578 126 USD ročně, je zdaněn 37 %. Zaměstnanci, kteří vydělávají méně než 11 000 USD, neplatí žádnou federální daň z příjmu. Ačkoli se technicky nejedná o daň ze mzdy, je srážka federální daně z příjmu nezbytnou součástí zpracování mezd.

Daně ze sociálního a zdravotního pojištění (FICA)

Zaměstnavatelé musí za své zaměstnance odvádět daně ze sociálního a zdravotního pojištění, které se souhrnně označují jako daně FICA (Federal Insurance Contribution Act). Sazby daně FICA se pohybují v rozmezí 10-37 % a dělí se rovným dílem mezi zaměstnavatele a zaměstnance.

• Sociální zabezpečení: Z této daně se financuje Svěřenecký fond starobního a pozůstalostního pojištění (OASI) a Svěřenecký fond invalidního pojištění (DI), které poskytují dávky důchodcům, pozůstalým a zdravotně postiženým osobám.
• Lékařská péče: Příspěvky jdou do svěřeneckého fondu nemocničního pojištění a svěřeneckého fondu doplňkového zdravotního pojištění a pomáhají pokrýt léčebné výlohy.

Federální daň z nezaměstnanosti (FUTA)

Federální zákon o dani v nezaměstnanosti (Federal Unemployment Tax Act, FUTA) je daň placená zaměstnavatelem, z níž se financují náhrady pro nezaměstnané pracovníky. Na rozdíl od jiných daní se FUTA neodvádí z výplat zaměstnanců, ale platí ji přímo zaměstnavatelé.

Důchodové programy

Zaměstnavatelé mohou také nabízet penzijní programy, z nichž se zaměstnancům strhává část mzdy a vytvářejí se tak penzijní fondy, které jsou přístupné po odchodu do důchodu. Výše těchto srážek se u jednotlivých společností a jednotlivců liší.

Státní daň z příjmu

Státní předpisy o dani z příjmu, sazby a sazby se v jednotlivých státech značně liší. Některé státy mají jednotnou sazbu, zatímco jiné používají progresivní systém. Několik států, například Florida a Texas, státní daň z příjmu nezavádí. Zaměstnavatelé musí zaměstnancům z výplaty srazit příslušnou státní daň z příjmu a odvést ji státnímu daňovému úřadu.

Státní daň z nezaměstnanosti (SUTA)

Daň SUTA, známá také jako státní pojištění v nezaměstnanosti (SUI) nebo daň z opětovného zaměstnání, financuje dávky v nezaměstnanosti pro propuštěné pracovníky. Ve většině států přispívají na SUTA pouze zaměstnavatelé. Sazby a zdanitelné základy mezd se v jednotlivých státech liší. Například na Floridě se sazba vztahuje na prvních 7 000 USD roční mzdy každého zaměstnance.

Místní daně

Zaměstnavatelé by si také měli zkontrolovat místní daně ze mzdy vyžadované městy nebo obcemi. Zaměstnavatelé i zaměstnanci mohou přispívat na tyto daně, z nichž se financují místní služby a infrastruktura. Například Filadelfie uvaluje daň ze mzdy na rezidenty i nerezidenty pracující ve městě. Zaměstnavatelé musí tuto daň srážet ze mzdy a odvádět ji městu. Sazby a využití těchto daní se liší podle místa a často podporují městské služby, jako je veřejná bezpečnost a údržba parků.

Jaký je rozdíl mezi daní ze mzdy a daní z příjmu?

Ačkoli se daň ze mzdy i daň z příjmu zaměstnance vztahují k zaměstnání, mají odlišnou povahu.

• Daně ze mzdy: Tyto daně jsou společné pro zaměstnavatele i zaměstnance a vypočítávají se jako procento z platu zaměstnance, přičemž zaměstnavatel tuto částku dorovnává. Jedná se především o daně ze sociálního a zdravotního pojištění.
• Daň z příjmů zaměstnanců: Tato progresivní daň je výhradně povinností zaměstnance. Sazba daně se zvyšuje s rostoucím zdanitelným příjmem jednotlivce. Na základě formuláře W-4 zaměstnance sráží zaměstnavatel tuto daň z jeho výplaty a odvádí ji státu.

Jak vypočítat daně ze mzdy zaměstnavatele?

Výpočet mezd pro začátečníky zahrnuje součet všech jednotlivých daní, které tvoří daně. Postupujte podle následujících kroků:

1. Zjištění hrubého výdělku: Zjistěte celkový příjem zaměstnance před jakýmikoli srážkami, včetně běžné hodinové mzdy nebo platu, přesčasů, prémií, provizí a spropitného.

2. Výpočet daně ze sociálního pojištění: Hrubý výdělek vynásobte sazbou daně ze sociálního zabezpečení, kterou platí zaměstnavatel, a která činí 6,2 %.

3. Výpočet daně Medicare: Hrubá mzda zaměstnance se vynásobí částí daně Medicare, kterou platí zaměstnavatel, tj. 1,45 %.

4. Výpočet federální daně z nezaměstnanosti (FUTA): První roční mzdu každého zaměstnance ve výši 7 000 USD vynásobte sazbou daně FUTA ve výši 6 %. V některých případech můžete získat nárok na odpočet až do výše 5,4 %, což může snížit sazbu daně FUTA až na 0,6 %.

5. Výpočet státní daně z nezaměstnanosti (SUTA): Tento výpočet se liší podle státu. Obecně platí, že část mzdy zaměstnance vynásobíte sazbou daně SUTA ve vašem státě.

6. Celkové daně ze mzdy zaměstnavatele: Součtem všech vypočtených daní zjistíte celkovou výši daní ze mzdy zaměstnavatele.

Kdy se platí daně ze mzdy?

Zde jsou uvedeny termíny pro vyplnění různých průvodců daňovými formuláři pro mzdy:

1. Formulář 940: Tento formulář, který se používá k ročnímu hlášení o dani z nezaměstnanosti (Federal Unemployment Tax Act, FUTA), je třeba vyplnit do 31. ledna následujícího roku.
2. Formulář 941:Tento formulář slouží k vykázání daně z příjmu, daně ze sociálního zabezpečení a daně Medicare sražené z výplaty zaměstnance spolu s podílem zaměstnavatele na daních ze sociálního zabezpečení a Medicare. Termíny splatnosti jsou následující:

• 30. dubna za první čtvrtletí (od 1. ledna do 31. března)
• 31. července za druhé čtvrtletí (1. dubna až 30. června)
• 31. října za třetí čtvrtletí (od 1. července do 30. září)
• 31. ledna za čtvrté čtvrtletí (od 1. října do 31. prosince)

3. Formulář 944: Pro zaměstnavatele, kteří dluží na daních ze mzdy za daný rok 1 000 USD nebo méně, je tento formulář splatný 31. ledna následujícího roku.
4. Vyplňte formulář W-3: Tento formulář se zasílá Správě sociálního zabezpečení (SSA) spolu s kopií A všech formulářů W-2 vydaných za daný rok. Uvádí se v něm celkové příjmy, mzdy sociálního zabezpečení, mzdy zdravotního pojištění a srážky za všechny zaměstnance. Tento formulář je třeba vyplnit do 31. ledna následujícího roku.

Jaké jsou sankce za neodvedení daně ze mzdy?

Neplnění daňových povinností ze mzdy může mít za následek značné sankce uložené finančním úřadem:

• Neodvedení daně: Pokud nejsou daně ze mzdy odvedeny včas, sankce se pohybují od 2 % do 15 % nezaplacené daně v závislosti na počtu dní zpoždění.
• Nepodání žádosti: Sankce za pozdní podání daňového přiznání se obvykle pohybují od 5 % do 25 % z nezaplacené daně za každý měsíc nebo část měsíce, kdy bylo přiznání podáno opožděně.
• Sankce za vymáhání ze svěřenského fondu: Pokud zaměstnancům srazíte daň ze mzdy, ale neodvedete ji finančnímu úřadu, může vám být uloženo penále ve výši celé částky nezaplacené daně ze mzdy, čímž se závazek fakticky zdvojnásobí.
• Sankce za nesprávné zařazení zaměstnanců: Nesprávné zařazení zaměstnanců mezi nezávislé dodavatele může mít za následek sankce, včetně 1,5 % mzdy, 40 % daně FICA, která nebyla zaměstnanci sražena, a 100 % podílu zaměstnavatele na dani FICA, která měla být odvedena.

Jak mohu podat daňové přiznání elektronicky?

Daňový úřad nabízí dvě možnosti elektronického podání daňových formulářů:

1. Formuláře můžete odeslat sami: Formuláře můžete podat přímo prostřednictvím elektronického systému IRS.

2. Použijte autorizovaného poskytovatele elektronického podání IRS: Můžete vyhledat daňového odborníka prostřednictvím služby vyhledávání autorizovaných poskytovatelů elektronického podání IRS, který za vás podá formuláře pro daň ze mzdy.

Závěr

Porozumění mzdovým daním je velmi důležitou povinností, která vyžaduje pečlivou pozornost k detailům. Od výpočtu jednotlivých typů daní ze mzdy až po dodržení příslušných lhůt pro podání daňového přiznání se může zdát, že tento proces je náročný, zejména pro nové zaměstnavatele.

Nezapomeňte se informovat o federálních, státních a místních daňových zákonech a nikdy se neváhejte poradit s daňovými odborníky, abyste zajistili jejich dodržování a přesnost. Pochopením svých daňových povinností a dodržováním osvědčených postupů můžete zefektivnit zpracování mezd a snížit riziko nechtěných finančních důsledků.