Ochrana údajů zákazníků v marketingu v souladu s GDPR: Osvědčené postupy

Úvodní stránka

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) vstoupilo v platnost před několika lety, a jak tato doba ubíhala, vyvstala pro různá odvětví otázka: Jak GDPR ovlivnilo marketing? Odpověď zní, že GDPR skutečně výrazně ovlivnilo marketingové přístupy. Všechny organizace různých velikostí a téměř ve všech odvětvích, které spolupracují s EU a Velkou Británií, by měly toto nařízení dodržovat, aby se vyhnuly právním problémům. Nařízení GDPR je tedy ve své podstatě regionální, ale ve skutečnosti globální.

V tomto příspěvku vysvětlíme, co GDPR znamená pro marketéry, a uvedeme osvědčené postupy, které může organizace zavést v marketingu, aby účinněji chránila informace o zákaznících podle GDPR. Tyto postupy vám mohou pomoci snížit riziko právních problémů, zhoršení pověsti a vážných pokut.

Co je GDPR pro marketéry?

GDPR bylo zavedeno Evropskou komisí a vstoupilo v platnost v roce 2018 s cílem zlepšit ochranu osobních údajů obyvatel EU. V této oblasti GDPR definuje způsoby a prostředky ochrany údajů uživatelů před krádeží, zneužitím a prodejem příslušnými subjekty. GDPR definuje dva subjekty, jejichž povinnosti podle zákona se liší: správce údajů (subjekty, které citlivé údaje uchovávají a uchovávají) a zpracovatele údajů (subjekty, které s údaji pracují ve prospěch správců).

Klíčové zásady GDPR, které určují hlavní zaměření celého zákona, jsou:

• Zákonnost, transparentnost a spravedlnost
• Omezení účelu
• Minimalizace dat
• Přesnost
• Omezení ukládání
• Zabezpečení
• Odpovědnost

Pro obchodníky GDPR znamená nutnost vytvořit poctivý a transparentní přístup k údajům zákazníků. Přesněji řečeno, s citlivými údaji, které mohou být cenné nebo identifikovat osobu, by se mělo zacházet s respektem. Organizace může takové údaje shromažďovat pouze po získání jasného souhlasu od vlastníka údajů (zákazníka), pořizovat výhradně požadované záznamy a zajistit přesnost údajů. Samostatným zásadním detailem je povinnost organizace používat nezbytné prostředky ke spolehlivé ochraně údajů o zákaznících.

Osvědčené postupy pro zabezpečení zákaznických údajů v marketingu GDPR

Jak společnosti chrání informace o zákaznících podle GDPR? Konkrétně pro obchodníky existují osvědčená řešení a postupy, které pomáhají zajistit ochranu citlivých údajů spolu s dodržováním zákona o obecném nařízení o ochraně osobních údajů. Podívejte se na níže uvedená doporučení a použijte je, abyste zvýšili efektivitu ochrany dat ve své organizaci obecně a zejména abyste spolehlivěji chránili údaje o zákaznících.

Shromažďujte pouze požadované údaje a získejte souhlas klientů.

Snížení množství shromažďovaných dat patří mezi nejúčinnější způsoby, jak může organizace snížit riziko ztráty dat a narušení bezpečnosti. Hackeři se snaží zasáhnout databáze s co největším množstvím dat, protože větší počet a širší typ záznamů, ke kterým mají přístup, může přímo zvýšit jejich zisky. Pokud organizace neukládá velké objemy údajů o zákaznících, mohou se kyberzločinci rozhodnout na tyto databáze nezaměřovat.

Jako obchodník můžete a měli byste shromažďovat pouze údaje potřebné pro aktuální marketingové účely. Zkontrolujte své pracovní postupy a šablony pro shromažďování dat a analyzujte datové postupy, abyste ověřili, zda jsou shromažďované záznamy skutečně využívány. V případě, že se některé údaje nepoužívají nebo nemají významný dopad na zkušenosti vašich klientů, zvažte, zda odmítnout sběr tohoto typu údajů a odstranit záznamy, které již máte k dispozici.

Kromě toho musíte podle GDPR informovat své klienty o údajích, které shromažďujete, a získat jejich výslovný souhlas s tímto shromažďováním. Na druhou stranu by měla být poskytnuta možnost kdykoli se odhlásit. Podle nařízení GDPR může být shromažďování citlivých údajů bez souhlasu klienta důvodem k zákonným pokutám.

Audit poštovních seznamů

Opět platí, že čím větší množství dat je v úložišti vaší organizace, tím vyšší je riziko narušení dat. Pravidelné audity seznamů adresátů jsou tedy praxí e-mailového marketingu GDPR, kterou byste měli začlenit. Klienti, kteří se odhlásí z odběru vašich e-mailových promo akcí, newsletterů a dalších marketingových materiálů, by měli být z databáze odstraněni. Kromě toho může být nutné třídit adresy klientů podle kategorií jejich e-mailových odběrů, abyste se vyhnuli zasílání marketingových materiálů, které nechtějí dostávat.

Zvažte automatizaci procesu čištění e-mailových marketingových seznamů, abyste v marketingu vyhověli nařízení GDPR, ušetřili čas a zlepšili uživatelskou zkušenost díky personalizovanějším e-mailům.

Sestavení týmu pro správu dat

Moderní organizace, i ty menší, shromažďují, ukládají a zpracovávají terabajty dat pro marketingové a jiné účely. S týmem pro správu dat na palubě můžete mít záznamy roztříděné, prioritní pro použití a kontrolované podle zákonných požadavků na ochranu dat. Kvalifikovaní odborníci na správu dat vám pomohou zajistit vyšší úroveň zabezpečení dat zákazníků a také ušetřit náklady a čas na ukládání, vyhledávání a ochranu pracovních postupů.

Přezkoumejte způsob, jakým shromažďujete osobní údaje

To zahrnuje přinejmenším pracovní postup sběru dat a cestu, kterou data procházejí, než se zaznamenají do úložiště. Zvažte kontrolu formuláře vstupní stránky, který používáte k vyzvání klientů k poskytnutí požadovaných údajů. Nařízení GDPR také chce, aby organizace přidaly informační vyskakovací okna s upozorněním pro návštěvníky webových stránek na shromažďování údajů a opět aby získaly jejich výslovný souhlas, který vám umožní shromažďovat osobní údaje.

Dalším důležitým krokem je sledování dalších zdrojů citlivých údajů (pokud je vaše organizace má podle požadavků smlouvy jako sběrače nebo zpracovatele údajů). Nakonec je třeba pochopit, které třetí strany mohou k těmto údajům získat přístup po cestě. Nezapomeňte, že nařízení GDPR vyžaduje právní smlouvy uzavřené mezi různými subjekty pracujícími s citlivými údaji klientů, a zvažte vyloučení třetích stran bez smluvních povinností z vašich dodavatelských řetězců dat.

Omezení a řízení přístupu k datům

Stejně jako u dodavatelů třetích stran je ochrana dat zákazníků uvnitř organizace otázkou řízení přístupu. Analyzujte, která data a přístupy jsou pro jednotlivá oddělení a členy týmu nezbytné k plnění jejich povinností. Poté těmto oddělením a členům týmu poskytněte pouze takové úrovně přístupu k datům a oprávnění, které potřebují. Dodržujte princip nejmenších privilegií (PoLP) a integrujte řešení řízení přístupu na základě rolí (RBAC), abyste mohli efektivně a rychle spravovat přístupová oprávnění k datům pro týmy.

Vzdělávejte své zaměstnance

GDPR je opět komplexní zákon, který je povinný pro všechny organizace shromažďující osobní údaje obyvatel EU. Právní důsledky a pokuty podle tohoto zákona jsou přísné a i drobné pochybení zaměstnance může spustit právní proces. Zaměstnanci a manažeři by tedy měli znát požadavky a nuance zákona GDPR, aby snížili pravděpodobnost lidských chyb. Zvažte uspořádání školení o souladu s předpisy pro každého nově příchozího pracovníka a zaveďte například jednou ročně aktuální testy, abyste udrželi kvalifikaci GDPR zaměstnanců nejen ve vašem marketingovém týmu, ale i v ostatních odděleních.

Revize přístupů k datům a zabezpečení

Kybernetické bezpečnostní hrozby se neustále vyvíjejí, protože kyberzločinci vymýšlejí nové způsoby, jak proniknout do chráněných systémů a získat přístup k citlivým datům. Ať už jsou vaše bezpečnostní opatření jakákoli, jako obchodník byste měli vždy usilovat o zlepšení ochrany marketingových dat. Abyste toho mohli efektivně dosáhnout, musíte si nastavit pracovní postupy revizí zabezpečení IT, které vás udrží v obraze s nejnovějšími trendy kybernetické ochrany.

Zvažte zavedení pravidelných celoplošných penetračních testů s profesionálem v oblasti zabezpečení, který se snaží projít ochranou organizace. Můžete tak odhalit zranitelnosti ve vrstvách zabezpečení a následně zavést opravy dříve, než by je hackeři mohli využít ke skutečnému narušení. Složitost moderních infrastruktur spolu s vývojem nástrojů kybernetických útoků činí vytvoření nepřekonatelného ochranného perimetru téměř nemožným.

Kromě toho byste měli zkontrolovat data, která ukládáte. V případě, že existují údaje, které nepoužíváte pro marketingové účely (a které nebudete používat ani v budoucnu), zvažte jejich odstranění. Tím snížíte potenciální zranitelnost své organizace a také snížíte pravděpodobnost úniku citlivých údajů i po úspěšném narušení.

Pravidelné zálohování

Jaké je jedno z největších rizik organizace ukládající údaje o zákaznících? Obvykle by se řeklo, že je to krádež nebo únik dat. Nařízení GDPR však uvádí tresty za další častý důsledek narušení bezpečnosti: ztrátu dat. Kromě toho může ztráta citlivých údajů, jako je zákaznická základna například po úspěšném útoku ransomwaru, způsobit značné potíže pro činnost a ziskovost organizace v budoucnu.

Bez ohledu na bezpečnostní opatření použitá v infrastruktuře vaší organizace jsou útočníci vždy o krok napřed před jakoukoli obranou. To znamená, že vaše ochrana dříve či později selže a ohrozí vaše data.

Zálohování, což je samostatná obnovitelná kopie dat uložená v jiném úložišti, je jedinou možností, jak obnovit data.

spolehlivý způsob, jak udržet kontrolu nad požadovanými daty po velkých katastrofách způsobených ztrátou dat. Zvažte použití řešení NAKIVO Backup & Replication v případě, že k organizaci výměny a správy dat ve vaší organizaci používáte produkty společnosti Microsoft. Ať už je infrastruktura IT jakákoli, zaměřte se na automatizaci zálohování citlivých dat a zajištění rychlého obnovení, abyste mohli kdykoli vyhovět požadavkům na dodržování GDPR.

Závěr

Zákon o obecném nařízení o ochraně osobních údajů je povinný pro organizace, které shromažďují osobní údaje obyvatel EU. Abyste zajistili soulad s nařízením GDPR a zlepšili ochranu údajů zákazníků při marketingových aktivitách, měli byste:

• Minimalizujte shromažďování dat: shromažďujte a ukládejte jen to, co potřebujete;
• Pravidelně provádějte audity rozesílek;
• Sestavte tým pro správu dat, který bude optimalizovat shromažďování, používání a ochranu citlivých dat;
• Zjistěte, jak a odkud získáváte data;
• Omezte přístup k datům pomocí modelu RBAC a zachovejte princip nejmenších oprávnění;
• Zajistěte, aby zaměstnanci znali požadavky GDPR a dodržovali je;
• Pravidelně aktualizujte své přístupy k ochraně dat;
• Integrujte pracovní postupy zálohování do prostředí IT vaší organizace.