Výběr správného softwaru pro správu zásob potravin a nápojů: Funkce, na kterých záleží

Úvodní stránka

Buďme upřímní. Provozování potravinářského podniku - ať už se jedná o restauraci, značku občerstvení nebo plnohodnotnou výrobní jednotku - může někdy připomínat žonglování jednou rukou a hašení požáru druhou.

A zásoby?

Tam často začíná požár.

Ať už se jedná o čerstvé produkty, které se zkazí dříve, než je stihnete prodat, nebo o dohledání zdroje chyby v balení, špatný systém zásob vás může stát víc než jen peníze. Zabírají čas, způsobují frustraci zaměstnanců a - což je nejhorší - mohou narušit důvěru vašich zákazníků.

Právě v tomto případě má správný software pro správu zásob potravin a nápojů velký význam.

Jak se ale v desítkách možností vyznat? Jak oddělit skutečně užitečné produkty od těch, které jsou jen efektním marketingem?

Pojďme to společně vyřešit - bez módních slov.

Proč je správné nastavení inventáře důležitější než kdy jindy

Zásoby nejsou jen "zásoby v regálech". Jsou to vaše ingredience, výrobní materiály, hotové výrobky. A to všechno se rychle pohybuje - přichází, spotřebovává, přebaluje, odesílá, vrací nebo vyřazuje.

Pokud se spoléháte na manuální metody nebo software, který byl vytvořen pro jiný druh podnikání, pravděpodobně se potýkáte s:

• Zkažení nebo plýtvání, kterému jste mohli zabránit.

• Došly ingredience v nejhorší možnou dobu

• Nadměrnému objednávání "na jistotu"

• Chyby, které se vám vrátí při kontrolách

Nikdo na to nemá čas.

Potřebujete systém, který vám zajistí přehlednost. Takový, díky němuž budete vědět, co kde je, jak dlouho to vydrží a co je třeba udělat - aniž by to bylo složitější.

Promluvme si o tom, na čem skutečně záleží

Zapomeňte na prodejní chmýří. Jedná se o funkce, které mají skutečný význam pro každodenní provoz.

1. Inventář, který se aktualizuje během práce

Představte si, že kontrolujete své zásoby a víte, že jsou 100% aktuální. Žádný hrubý odhad. Ne číslo ze včerejška. Ale přesně to, co se právě teď nachází ve vašich mrazácích, lednicích nebo suchých skladech.

Sledování zásob v reálném čase by mělo:

• Zobrazení živých počtů na více místech

• Okamžitě odrážejte spotřebu z prodeje nebo výroby

• Pomůže vám včas odhalit nesrovnalosti - dříve, než se začnou nabalovat jako sněhová koule

• Bezproblémová práce se skenováním čárových kódů nebo mobilními nástroji

Není to o dokonalosti. Jde o to mít systém, který vám řekne, co se děje, zatímco se to děje.

2. Sledování expirace, které nepropásne ani minutu

Podniky s potravinami a nápoji neskladují pouze zboží - skladují zboží, na kterém tikají hodiny.

Dobrý software vás udrží v předstihu před zkažením tím, že:

• Označování položek, kterým se blíží doba použitelnosti

• Navrhování, co použít nebo prodat jako první

• Pomáhají vašemu týmu správně obměňovat zásoby

• Zaznamenávání informací o expiraci od okamžiku, kdy je obdržíte

Už žádné nalepovací lístečky na obalech. Už žádné hádání, která paleta sýra půjde jako první.

3. Recepty, které se synchronizují se skladovými zásobami

Ať už vyrábíte omáčky na těstoviny, nápoje v lahvích nebo balené sendviče, váš inventární systém by měl rozumět tomu, co do vašich výrobků patří.

To znamená, že můžete:

• Propojení ingrediencí s jednotlivými položkami menu nebo produkty

• Snižování zásob surovin v průběhu výroby produktů

• Předpovídat, co budete potřebovat, na základě prodeje

• Automatická aktualizace nákladů při změně dodavatelských cen

Je to velká úspora času - a zvyšuje přesnost způsobem, jakým by to manuální sledování nikdy nedokázalo.

4. Mobilní přístup a podpora čárových kódů

Buďme realisté: tahat zaměstnance ke stolnímu počítači pokaždé, když potřebují zkontrolovat zásoby, je zabiják produktivity.

Mobilní nástroje a skenování čárových kódů vašemu týmu pomohou:

• Rychlejší počítání zásob

• Přijímejte dodávky s menším počtem chyb

• Zjistěte a opravte problémy na místě

• Zůstaňte na pracovišti, místo abyste se honili za papírováním

Chcete, aby se vaši zaměstnanci soustředili na jídlo, a ne na boj se systémem.

5. Chytré návrhy nákupů (protože máte dost starostí)

Když vám dojdou suroviny, všechno se pokazí. Objednáváte příliš velké množství? To jsou peníze vyhozené do kanálu.

Chytrý systém nečeká jen na vaši reakci. Vidí trendy a pomáhá vám plánovat.

Funkce, na které se zaměřte:

• Automatizované nákupní objednávky na základě bodů doobjednání

• Prognózování, které se přizpůsobuje sezónnosti nebo propagačním akcím

• Sledování výkonnosti dodavatelů

• Centrální místo pro správu objednávek, příjmu a vrácení zboží

Je to jako mít druhý pár očí při nákupu - bez platu.

6. Synchronizace s vašimi stávajícími nástroji

Zásoby nežijí v bublině. Je propojen s vaším prodejem, financemi a výkaznictvím.

Pokud s vámi váš software neumí komunikovat:

• Váš systém pro prodejní místa (POS)

• Vaše účetní platforma (například Xero, QuickBooks nebo MYOB)

• Vaše online objednávky nebo elektronický obchod

• Vaši dodavatelé nebo sklad

...budete muset provádět dvojí zadávání. A přiznejme si to - to už nikdo nepotřebuje.

Hledejte software, který se snadno integruje. Čím méně kliknutí, tím lépe.

7. Dodržování předpisů není bonus - je to nutnost

Tlak předpisů o bezpečnosti potravin už znáte. Váš software pro inventarizaci by vám měl pomáhat dodržovat předpisy - ne vás nechat tápat během stahování výrobků z trhu nebo inspekce.

Budete chtít funkce, jako jsou:

• Sledování šarží a šarží

• Vykazování připravené pro audit

• Dohledatelnost dodavatele

• Označení alergenů, dat výroby nebo certifikací

Za splnění norem bezpečnosti potravin nedostanete kredity navíc. Ale nedosáhnete na ně? To se rychle prodraží.

8. Dostatečně jednoduché, aby je zaměstnanci mohli skutečně používat

Toto je možná nejvíce přehlížená funkce ze všech.

Nástroj může mít všechny zvonky a píšťalky na světě, ale pokud ho vaši zaměstnanci nepoužívají, je to jen další předplatné, které vyčerpává váš rozpočet.

Hledejte software, který je:

• Přehledné a snadno ovladatelné

• Vytvořeno s ohledem na váš druh podnikání

• Podpořeno solidní zákaznickou podporou (live chat je výhra)

• Rychlé zaškolení nových zaměstnanců

Pamatujte: Nejde o to, jak "pokročilý" nástroj je. Jde o to, jak dobře zapadá do vašich skutečných pracovních postupů.

Otázka nákladů: Otázka: Přeplácíte, nebo podinvestováváte?

Tady je pravda: Některý software je předražený na to, co dělá. Jiné vypadají na první pohled levně, ale postrádají funkce, které budete během několika měsíců potřebovat.

Za co se vyplatí zaplatit?

• Úspora času každý týden

• Méně chyb při inventarizaci

• Snížení počtu zkažených nebo ztracených zásob

• Lepší marže díky přesnému nákupu

Nejde jen o cenu. Jde o to, co software vaší firmě skutečně přináší .

Závěrečné myšlenky: Vyberte si software, který funguje jako týmový kolega

Nepotřebujete zázračné řešení. Potřebujete něco spolehlivého. Něco, co pomáhá, ne překáží.

Výběr správného softwaru pro správu zásob potravin a nápojů není jen o funkcích na kontrolním seznamu. Jde o to, jak dobře zapadne do vašeho rytmu, jak rychle se s ním vaši zaměstnanci dokáží sžít a s jakou jistotou se můžete rozhodovat na základě toho, co vám ukazuje.

Neexistuje žádná dokonalá možnost. Ale existuje taková, která je pro vás ta pravá.

A jak ji najít? To stojí za námahu