5 typů objednávek, které byste měli znát v roce 2023

Úvodní stránka

Dobře strukturovaný proces zadávání zakázek je nezbytný pro nepřetržitý chod podniku. Dokumentace každého kroku nákupu zvyšuje přehlednost a je zásadní pro udržení rezerv a optimalizaci rozhodování.

V dnešním digitálním obchodním prostředí získaly nákupní objednávky novou úroveň důležitosti. Hrají klíčovou roli při kontrole nabídky a poptávky, sledování faktur a odsouhlasování všeho, čímž zajišťují hladký průběh.

Vzhledem k této situaci je důležité, aby byl proces objednávání co nejefektivnější. Nejenže se tím zlepší provozní efektivita a zkrátí doba zpracování, ale také se zvýší spokojenost zaměstnanců.

Tento blog byl vytvořen proto, aby vám přiblížil pět běžných typů objednávek. Ukážeme vám, jak může každý typ zajistit hladký a úspěšný proces zadávání zakázek.

Co je to nákupní objednávka?

Objednávka je právní dokument, který kupující vystavuje dodavateli za účelem nákupu. Podrobně popisuje celou transakci a obsahuje popisy položek, množství, ceny, platební podmínky, termíny dodání a další relevantní informace.

Jedná se o právně závaznou smlouvu, která zaznamenává dohodnuté podmínky a slouží oběma stranám jako referenční dokument v průběhu zadávacího řízení.

Pomáhá zajistit, abyste dostali správné produkty, a včasné dodání zjednodušuje nákup, čímž vnáší do vašich obchodních operací přehlednost a odpovědnost.

Zdroj:

Správa nákupních objednávek: Stručný přehled

Organizovaná správa procesu objednávek v podniku se nazývá řízení objednávek. Jedná se o soubor zavedených zásad a postupů, které zaručují dostupnost úplných a aktuálních informací o jedné nebo více nákupních objednávkách.

Zahrnuje vytváření, kontrolu, schvalování a sledování nákupních objednávek od začátku do konce.

Tento interní postup zadávání veřejných zakázek zaručuje řádný přehled a dokumentaci všech nákupů, což usnadňuje budoucí audity.

Správa nákupních objednávek slouží jako plán pro nákupní cestu. Poskytuje všechny důležité údaje o tom, co, kde a za kolik se má nakoupit. Tento proces napomáhá hladkému průběhu věcí a vede přesnou evidenci transakcí, která je neocenitelná pro přijímání informovaných rozhodnutí.

K čemu slouží objednávka?

Nebudeme vás zahlcovat informacemi. Nedílným účelem objednávky je sloužit jako formální dokument mezi kupujícím a prodávajícím. Jsou v ní uvedeny všechny důležité údaje o nákupu, což se hodí při budoucích kontrolách a evidenci.

Zpočátku není objednávka právně závazná. Jakmile však prodejce souhlasí s podmínkami, stává se právně závazným dokumentem pro kupujícího i prodejce.

Typy nákupních objednávek, které by měli kupující SaaS znát

Pokud jde o nákupní objednávky, neplatí, že jedna velikost je vhodná pro všechny. I když jste se možná domnívali, že všechny nákupní objednávky jsou stejné, není to pravda. Ve skutečnosti existuje pět typů nákupních objednávek, z nichž každá má jinou úroveň informací.

Pokud jste připraveni se o nich dozvědět, podívejme se na ně;

1. Standardní nákupní objednávka

Většina kupujících se nejvíce spoléhá na standardní objednávku. Vyjadřuje záměr uskutečnit jednu transakci se specifikovanými typy výrobků, kvalitou a množstvím. Nákupní objednávka obsahuje všechny informace potřebné k provedení transakce.

Příklad objednávky 1:

Zdroj:

Standardní objednávka je jednoduchým a běžným řešením pro jednorázové nákupy. Je vhodná v situacích, kdy kupující rozumí podrobnostem nákupu a dokáže identifikovat položku nebo službu, částku, harmonogram dodávek a platební podmínky.

Například společnost_ SaaS může potřebovat novou tiskárnu pro své pracoviště. Vytvoří standardní nákupní objednávku, která specifikuje množství a specifikace požadované tiskárny, stejně jako datum dodání a dohodnutou cenu.

Standardní objednávka musí obsahovat následující údaje:

• Informace o prodejci a popis položky
• Předpokládané datum a místo dodání
• Dohodnutá platba, datum splatnosti a sankce za pozdní platbu.
• Podrobnosti o cenách jednotlivých produktů.

2. Plánovaná objednávka

Plánovaná nákupní objednávka (PPO) umožňuje nákupčím plánovat budoucí požadavky tím, že předem předloží nákupní objednávku. Zatímco položka, cena a platební podmínky jsou známy, množství a termín dodání jsou založeny na informovaných odhadech. PPO jsou vhodné pro polopravidelné výdaje, jako jsou například kancelářské potřeby.

Příklad objednávky 2:

Zdroj:

Organizace například pravidelně objednává kancelářské potřeby, jako je papír do tiskárny a psací potřeby. Před vytvořením objednávky s předpokládaným množstvím a proměnlivým termínem dodání nákupní oddělení vyhodnotí předchozí vzorce spotřeby. Podle potřeby uvolňuje PPO dodavatelům, aby splnili požadavky.

Plánované nákupní objednávky obsahují rozsáhlejší informace než standardní objednávky, což vede k efektivnějšímu zadávání zakázek pro očekávané potřeby. Díky podrobnému přehledu očekávaných nákupů mohou společnosti optimalizovat řízení zásob a udržovat stálé dodávky nezbytného zboží.

Plánovaná objednávka musí obsahovat následující údaje;

• Jasné a konkrétní informace o zboží nebo službách
• Přepravní a daňové údaje
• Dodací pokyny a cenové podmínky
• Cena jednotlivých položek.

3. Blanketová objednávka

Souhrnná objednávka (Blanket Purchase Order - BPO) je situace, kdy kupující zadává více objednávek najednou, aby s dodavatelem vyjednal zvýhodněnou cenu. Zajímavým aspektem prodejců je, že jsou otevřenější nabídce slev za hromadné objednávky. Podniky mohou prostřednictvím BPO nakupovat produkty efektivněji, čímž se minimalizuje nadbytečnost a zefektivňuje se nákup.

Příklad objednávky 3:

Zdroj:

Podnik například potřebuje pravidelně nakupovat náplně do tiskáren a papír. Namísto jednotlivých objednávek se dohodne s jedním dodavatelem na hromadných nákupech v určitém období. BPO specifikuje množství, náklady a dohodnuté slevy pro každou položku, čímž zajistí, že nákup bude cenově dostupný.

Pokud jde o podnikové nákupní objednávky (BPO), jsou jako mimořádně přehledné okno do způsobu pohybu produktů a služeb. Pomáhají organizacím, aby nákup věcí byl efektivní a šetrný k peněžence.

Díky BPO si kupující mohou zajistit dostatečné zásoby a vyhnout se nepříjemným okamžikům, kdy zásoby dojdou. Stačí, když se zmíní, kolik zboží chtějí, a využijí slevy.

Blanketová objednávka musí obsahovat následující údaje:

• Zadejte množství produktů, které mají být dodány v průběhu času.
• Přehled vyjednaných jednotkových cen, případné další slevy nebo úpravy
• Zahrnout platební podmínky, standardy kvality, zásady vracení zboží nebo sankce.
• Potvrzené informace o cenách pro každou položku

4. Objednávka na zakázku

Smluvní objednávka (CPO) je oficiální a právně vymahatelná objednávka. Zahrnuje uzavření smlouvy mezi kupujícím a prodávajícím, která popisuje podmínky nákupu před vystavením nákupní objednávky. Tato smlouva právně chrání obě strany.

Příklad objednávky 4:

Zdroj:

Smluvní nákupní objednávka (CPO) nabízí větší flexibilitu a umožňuje podrobnější specifikace než standardní nákupní objednávka (SPO). Stanovuje pokyny pro vystavování nákupních objednávek dodavatelům, řízení dodatečných nákladů, řešení chyb a další důležité aspekty obchodního partnerství.

Smluvní nákupní objednávky představují bezpečný a efektivní rámec pro obchodní transakce, zejména při spolupráci s prodejci nebo při komplikovaném zadávání zakázek.

Objednávka musí obsahovat:

• Odkaz na dohodnutou smlouvu
• Rozsah smlouvy a změny
• Ukončovací a výstupní doložky

5. Digitální objednávka

Digitální nákupní objednávka je moderní a zjednodušená technika pro elektronickou správu nákupních objednávek, která zvyšuje produktivitu a týmovou práci v procesu zadávání zakázek. Podniky mohou digitalizací postupu zadávání nákupních objednávek ušetřit čas, minimalizovat papírování a zajistit přesnou evidenci.

Příklad objednávky 5:

Zdroj:

Jedním z jednoduchých způsobů, jak vytvořit a sdílet digitální objednávku, je použití aplikace Microsoft Excel nebo Open Office. Tyto systémy obsahují již existující šablony, které lze snadno upravit tak, aby obsahovaly konkrétní prvky potřebné pro každou nákupní objednávku.

Například firma, která nakupuje kancelářské potřeby, může použít digitální šablonu objednávky v aplikaci Excel, aby sdělila množství, popis položky a dohodnuté ceny.

Díky výměně digitální objednávky s dodavatelem mohou mít obě strany jasný přehled o informacích o nákupu, což vede k lepší komunikaci a rychlejšímu dodání.

Digitální nákupní objednávky také poskytují lepší možnosti sledování a vykazování, což firmám umožňuje lépe spravovat rozpočty a vyhodnocovat nákupní zvyklosti. Transparentnost je výhodná pro nákupčí i dodavatele, protože umožňuje oboustranně výhodný a efektivní nákupní proces.

Jak funguje nákupní objednávka?

Pochopení složitosti fungování nákupní objednávky je pro organizace, které chtějí optimalizovat své procesy, zásadní.

Pochopení potřeby produktů

Proces začíná, když kupující rozpozná potřebu určitého výrobku nebo služby, kterou může prodejce poskytnout. Kupující specifikuje položku, potřebné množství a požadované datum dodání.

Například výrobní podnik může během prázdnin potřebovat obrovské množství surovin, aby uspokojil zvýšenou poptávku po svých výrobcích. Odběratel musí přesně definovat druhy a množství požadovaných materiálů a dodací lhůty, aby si zajistil dostatek surovin pro dosažení svých výrobních cílů.

Kupující vytvoří objednávku

Na základě definovaných potřeb vytvoří kupující objednávku, která obsahuje všechny relevantní údaje, jako je popis výrobku, množství, cena, termín dodání a další podmínky. Nákupní objednávka je odeslána jako formální požadavek na dodavatele specifikovaných výrobků nebo služeb.

Aby se předešlo nesrovnalostem nebo zpožděním v procesu zadávání zakázek, musí kupující zajistit, aby údaje v objednávce byly pro dodavatele přesné a vyčerpávající.

Kupující může například specifikovat konkrétní druhy a množství potřebných surovin, dohodnuté jednotkové náklady a termín dodání.

Prodávající přezkoumá objednávku

Jakmile je objednávka odeslána prodejci, ten ji pečlivě prověří, aby se ujistil, že odpovídá jeho skladovým zásobám a schopnosti splnit požadavek kupujícího.

Prodejce musí například zajistit, aby měl požadované zboží na skladě a mohl je dodat do dohodnutého data. Přehlédnutí kontroly zásob povede k potížím s dodáním výrobku; jako kupující si musíte dostupnost výrobku předem ověřit.

Prodávající analyzuje objednávku a schvaluje ji.

Po přezkoumání prodávající schválí objednávku, pokud splňuje specifikace kupujícího. Schválení nákupní objednávky vyjadřuje příslib prodávajícího, že konkrétní výrobek uvedený v objednávce dodá bez prodlení.

Plnění nákupních objednávek

Na základě schválené objednávky prodávající dokončí objednávku tím, že zákazníkovi dodá určené výrobky nebo služby. Tato fáze zahrnuje dodání výrobků nebo poskytnutí dohodnutých služeb.

Faktura je uhrazena

V této poslední fázi je kupující povinen zaplatit fakturu podle platebních podmínek prodávajícího. Platba je schválena za přijaté výrobky nebo služby, jak je uvedeno na faktuře.

Kupující například zaplatí fakturu za dodané suroviny v dohodnutých platebních lhůtách.

Takto funguje typický proces objednávky. Začíná vytvořením objednávky a končí schválením faktury kupujícím a prodejcem.

Každá organizace má vlastní nastavení nákupních objednávek; některé zahrnují kontroly kvality před procesem fakturace, ale hlavní aspekt zůstává stejný.

Jak může platforma SaaS zefektivnit správu nákupních objednávek?

Pracovní postup zadávání zakázek

Vytváření objednávek můžete zjednodušit pomocí pracovních postupů pro zadávání zakázek z platforem pro správu SaaS, jako je CloudEagle. Pracovní postup se spustí, jakmile uživatel vznese požadavek na nákup, a příslušné zúčastněné strany budou upozorněny prostřednictvím e-mailu a služby Slack, aby se urychlil proces schvalování.

Po schválení požadavku na nákup můžete vytvořit objednávku a uvést cenové podmínky.

Asistovaný nákup

Vyjednání správných cenových podmínek s dodavateli může být zdrcující, pokud se do toho pustíte sami. V takovém případě můžete přenechat těžkou práci odborníkům na nákup SaaS. Ti za vás obratně zvládnou vyjednávání o cenových podmínkách, smlouvách SLA a dalších zásadních ustanoveních a zajistí, že získáte správné produkty za správnou cenu.

Řízení smluv

Po dodání produktu dokončete proces fakturace a použijte modul pro správu smluv platformy SaaS k uložení všech důležitých dokumentů na jednom místě. Až si tedy budete chtít příště zkontrolovat nákup nebo smlouvu, budete mít k příslušným dokumentům snadný přístup pomocí několika kliknutí.

Závěr

To jsou běžné typy nákupních objednávek, které kupující a prodejci používají k nákupu jakéhokoli typu výrobku nebo služby.

Každá objednávka slouží k určitému účelu a má své výhody a nevýhody. V konečném důsledku je na kupujícím SaaS, aby se rozhodl, jaký typ nákupní objednávky chce odeslat.

Před odesláním objednávek zapojte zainteresované strany z finančních a nákupních týmů, aby je zkontrolovaly a zajistily, že jsou všichni v souladu a že přijímáte informovaná rozhodnutí.

Inspirujte se příklady, které jsme přidali, použijte software SaaS pro zadávání zakázek a začněte vytvářet nákupní objednávky pro bezproblémové nákupní operace.

Hodně štěstí.

Nejčastější dotazy

1. Jaký je rozdíl mezi objednávkou a fakturou?

Nákupní objednávky vystavují kupující prodejcům, aby mohli sledovat a monitorovat nákupní proces, zatímco faktury vystavují prodejci zákazníkům po vyřízení objednávky.

2. Je objednávka považována za smlouvu?

V objednávce je uvedeno dodání, fakturace, konkrétní zakoupené produkty nebo služby, právní podmínky a platba. Jakmile je objednávka přijata prodejcem, stává se právně závaznou smlouvou mezi zákazníkem a dodavatelem.

3. Jaké jsou výhody nákupních objednávek?

Výhody používání nákupních objednávek

• Sledování příchozích objednávek.
• Vyhněte se duplicitě
• Minimalizujte chyby v objednávkách.
• Právní dokumenty
• Zvýšení efektivity
• Pomoc při škálování