5 efektivních nástrojů pro interní komunikaci, které zlepší pracovní postupy ve vaší firmě

Úvodní stránka

Provozování startupu bez pevného systému komunikace mezi odděleními a členy týmu může být chaotické.

Je to jako orchestr bez dirigenta. Každý hraje na svůj nástroj, ale zvuk není harmonický.

Abyste mohli projekty dokončit včas, potřebujete komunikační systém, který udrží všechny v souladu. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je použít interní komunikační nástroj.

Většina interních komunikačních nástrojů zvládá úkoly, jako je zasílání textových zpráv, videokonference a plánování projektů.

Přesto může být obtížné vybrat si z různých možností na internetu.

Proto jsme se rozhodli shromáždit pět podle nás nejlepších nástrojů interní komunikace, které byste měli se členy svého týmu zvážit.

Aplikace pro zasílání okamžitých zpráv: Slack

Slack je aplikace pro zasílání zpráv pro firmy, která spojuje lidi s potřebnými informacemi.

Díky organizovanému prostoru nazvanému "Kanály" může váš tým získat přístup k jakýmkoli potřebným informacím bez ohledu na místo, časové pásmo a podle svého pohodlí.

Proto se můžete snadno rozhodovat správně, abyste upevnili probíhající projekt.

Její uživatelské rozhraní se snadno používá, což pomáhá začínajícím uživatelům rychle se seznámit s platformou.

Uživatelé služby Slack mohou sdílet soubory a vést hlasové a videohovory, což z ní činí skvělý nástroj pro interní komunikaci.

Umožňuje také integrovat software a vlastní aplikace přímo do služby Slack. Pomůže vám i vašemu týmu ušetřit čas a přecházet z jednoho úkolu na druhý.

Ceny:

Bezplatný plán s omezenými funkcemi

Plán Business Plus: 12,50 USD/měsíc

Enterprise Grid (kontaktní prodej)

Funkce podporující týmovou komunikaci

• Kanály: Slack vám pomůže vytvořit prostor, kde můžete komunikovat se členy svého týmu o jedné věci, aby byli všichni na stejné vlně.

Výhody: Můžete vytvářet kanály pro konkrétní témata, týmy nebo projekty, abyste měli konverzace uspořádané a snadno dostupné. Kanály mohou být veřejné nebo soukromé.

Nevýhody: Slack má mnoho způsobů, jak vás upozornit na novou zprávu (zprávy), čímž vytváří ten spouštěcí efekt, abyste viděli, co se děje.

• Přímé zasílání zpráv: Jedná se o menší konverzaci ve Slacku, která probíhá mimo kanály.

Klady: Některé rozhovory nemají být obecné. Můžete vklouznout přímo do jejich DM a posílat soukromé zprávy členům týmu pro diskuse mezi čtyřma očima.

Nevýhody: Historie vašich zpráv je pohřbena.

• Sdílení souborů: Můžete sdílet dokumenty, obrázky, videa a další soubory přímo v konverzacích na Slacku.

Klady: Umožňuje snadné sdílení a spolupráci v reálném čase. To je skvělé, když potřebujete okamžitě reagovat na termín.

Nevýhody: Úložiště pro soubory je minimální, protože dostanete jen tolik úložiště, kolik si jako firma zaplatíte. Slack časem pomalu maže soubory.

• Integrace: Slack umožnil pracovníkům efektivně pracovat s dalším softwarem.

Výhody: Slack lze propojit s dalšími aplikacemi nebo softwarem (např. Google Drive, Trello a GitHub) a centralizovat tak informace a automatizovat procesy.

Nevýhody: Díky velkému množství funkcí a integrací může být Slack pro nové uživatele nepřehledný. Může chvíli trvat, než si na všechny funkce zvyknete a naučíte se je efektivně používat.

• Videohovory a hlasové hovory: Pomocí služby Slack můžete v reálném čase konverzovat se členy svého týmu prostřednictvím videohovorů a hlasových hovorů, abyste mohli dokončit práci.

Klady: Snadné použití.

Nevýhody: Při videohovorech nebo hlasových hovorech ze služby Slack mohou uživatelé zaznamenat problémy s pomalou odezvou osoby na přijímající straně hovoru.

Intranetová platforma: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint představuje snadný způsob spolupráce a sdílení informací s týmem.

SharePoint, který používá více než 190 milionů lidí po celém světě, mění způsob, jakým se váš tým spojuje, komunikuje a spolupracuje.

Microsoft SharePoint je webová platforma pro spolupráci a správu dokumentů, která spolupracuje s různými aplikacemi a slouží k ukládání dokumentů a komunikaci informací v rámci organizace.

Díky své vysoké flexibilitě mohou organizace využívat SharePoint k vytvoření intranetu (neboli interního internetového systému), který funguje jako jakýkoli jiný web, pro každý projekt, tým, oddělení a divizi.

Podstránky lze vytvořit pro konkrétní oddělení nebo tým. Prostřednictvím těchto centralizovaných a zabezpečených prostorů mohou uživatelé přistupovat k dokumentům, sdílet je a upravovat.

Funkce podporující týmovou spolupráci a sdílení dokumentů

• Externí sdílení souborů a obsahu:

SharePoint umožňuje ukládat dokumenty a složky externím uživatelům a poskytovat jim řízený přístup.

Klady: SharePoint šetří čas. Můžete snadno přistupovat ke sdíleným souborům a dokumentům.

Nevýhody: Můžete se setkat s problémy se zabezpečením.

• Správa obsahu: SharePoint organizuje a spravuje obsah pomocí knihoven, seznamů, metadat, správy záznamů a zásad uchovávání.

Dokumenty také mohou procházet schvalovacím procesem, aby byla zachována kvalita a dodržování standardů.

Výhody: SharePoint umožňuje vašemu týmu ukládat a shromažďovat cenná organizační data a dokumenty.

Nevýhody: Rozhraní SharePoint se sice snadno používá, ale i tak může vyžadovat mnoho školení, abyste zajistili, že ho váš tým bude používat správně.

• **Týmové stránky: **SharePoint poskytuje skupinám uživatelů místo pro prohlížení a spolupráci na obsahu, datech a novinkách.

Klady:

• Váš tým může spolupracovat na obsahu a datech a zároveň pracovat na dokumentech.

Nevýhody:

• Nastavení a přizpůsobení může být pro netechnické uživatele obtížné.
• Komunikační stránky: Sdílejte a komunikujte zprávy napříč organizacemi pomocí přizpůsobitelných, dynamických dílčích stránek.

Klady:

• Efektivní pro vysílání zpráv a informací napříč organizacemi.
• Umožňuje dynamické a značkové podstránky.
• Integrace s dalšími aplikacemi Office 365 pro komplexní komunikaci.

Nevýhody:

• Vytváření a údržba různých dílčích webů může vyžadovat určité technické znalosti.
• Přístup k mobilním aplikacím pro zajištění spolupráce členů týmu odkudkoli.

Klady:

• Zajišťuje spolupráci na cestách pro členy týmu používající zařízení se systémy Android, iOS a Windows.
• Mobilní aplikace umožňují přístup k intranetu, týmovým stránkám a obsahu.

Nevýhody:

• Mobilní aplikace nemusí nabízet stejné funkce a vlastnosti jako verze pro stolní počítače.
• Automatizujte obchodní procesy vytvářením výstrah a pracovních postupů.

Klady:

• Zjednodušuje a automatizuje pracovní postupy a oznámení.
• Pomáhá zvyšovat produktivitu a konzistenci obchodních procesů.
• Integrace s Power Automate pro rozsáhlé možnosti automatizace.

Nevýhody:

• Nastavení složitých pracovních postupů může vyžadovat technické znalosti.
• Vyhledávací funkce, které pomáhají vyhledávat relevantní osoby a důležitý obsah.

Klady:

• Výkonné vyhledávací funkce pro vyhledávání relevantních osob a obsahu.
• Pomáhá rychle vyhledat důležité informace a zdroje.
• Personalizované výsledky vyhledávání pro uživatele.

Nevýhody:

• Relevance vyhledávání může být někdy náročná na vyladění pro konkrétní potřeby.

Software pro řízení projektů: ClickUp

ClickUp je komplexní nástroj pro správu projektů, který nabízí řešení pro týmy, jež zvládnou všechny typy práce, spolupracují na úkolech a zjednodušují své pracovní postupy.

Zajistit členům týmu příjemné prostředí pro efektivní práci a dobré výsledky.

Díky její flexibilní hierarchické infrastruktuře může váš tým organizovat projekty, spravovat úkoly a dílčí úkoly a sledovat cíle, a to vše podle svého pohodlí.

Díky integraci více než 1 000 pracovních nástrojů, jako jsou Slack, Google Drive, Figma a Loom, můžete urychlit proces řízení projektů a přiblížit svůj tým o krok blíže k cíli.

ClickUp pro vás připravil celou řadu cen, abyste si mohli užívat to nejlepší ze všeho a zvýšit produktivitu.

Stanovení cen

Free Forever Plan (nejlepší pro osobní použití)

Neomezený plán ( nejlepší pro malé týmy) -

7 USD/člen měsíčně.

Business Plan (nejvhodnější pro středně velké týmy) - 12 USD/člen měsíčně.

**Plán Enterprise **(nejlepší pro mnoho velkých týmů) - Kontaktujte prodejce

Integrace komunikace do pracovních postupů řízení projektů

• Uspořádejte své projekty v aplikaci ClickUp vytvořením Prostorů a Složek. To vám pomůže vytvořit prostředí pro vaši práci.

Klady:

• Definuje jasnou a organizovanou strukturu projektu.
• Práce mezi různými projekty a pracovními prostory.

Nevýhody:

• Pro začínající uživatele může být složitý kvůli velkému množství možností.
• Pro komunikaci používejte sekci komentářů, kde můžete diskutovat o podrobnostech, poskytovat aktualizace a klást otázky. Můžete také zmínit členy týmu, abyste upoutali jejich pozornost.

Klady:

• Podporuje cílené diskuse v rámci konkrétních úkolů.
• Pomáhá směrovat komunikaci ke správným lidem.
• Veškerá komunikace je kontextově propojena s prací.

Nevýhody:

• Pokud není dobře řízena, může se stát zahlcující, zejména u velkých projektů.
• Přizpůsobte si zobrazení úkolů v aplikaci ClickUp podle požadavků projektu a stylu komunikace. Vyberte si mezi seznamy, nástěnkami nebo kalendáři a najděte si zobrazení, které vám nejlépe vyhovuje.

Klady:

• Vyberte si zobrazení (seznamy, nástěnky, kalendáře), které vyhovuje vašim pracovním postupům.
• Vizualizujte si práci tak, aby pro váš tým dávala co největší smysl.
• Filtry a možnosti třídění pro jemné doladění zobrazení úloh.

Nevýhody:

• Křivka učení při nastavování a konfiguraci zobrazení, zejména pro nové uživatele.
• Pokud je pro váš projekt důležité sledování času, využijte funkci sledování času služby ClickUp. Ta vám umožní zaznamenávat pracovní hodiny a zachovat transparentnost, pokud jde o úsilí vynaložené na projekt.

Klady:

• Snadné sledování a vykazování pracovních hodin pro lepší řízení projektů.
• Integrace s aplikacemi pro sledování času nebo integrovaným časovačem ClickUp.
• Přehled o tom, jak je čas rozdělen mezi úkoly a projekty.

Nevýhody:

• Vyžaduje disciplínu při důsledném sledování času, což může být pro některé členy týmu obtížné.
• Pokročilé funkce sledování času mohou být omezené ve srovnání se specializovanými nástroji pro sledování času.

Nástroj pro videokonference: .

Zoom je jeden z nejoblíbenějších softwarových nástrojů pro videokonference na trhu, který spojuje lidi, podporuje spolupráci a usnadňuje produktivitu.

Zoom je cloudová videokonferenční platforma, která umožňuje virtuální setkávání se spolupracovníky buď pouze prostřednictvím videa, nebo zvuku, případně obojího, pokud osobní schůzky nejsou možné.

Je to základní nástroj pro malé, střední i velké týmy, které chtějí zůstat v kontaktu a pokračovat v každodenní práci s minimálním přerušením.

Díky snadno použitelným funkcím od schůzek jeden na jednoho, skupinových videokonferencí, sdílení obrazovky a nahrávání získáte vy a váš tým maximum z efektivního vytváření strategií a dospějete k žádoucímu závěru pro každý projekt onboardingu.

Stanovení cen

Základní plán - Bezplatný plán, který umožňuje skupinové schůzky se 100 účastníky po dobu 40 minut.

Plán Pro - 15,99 USD/ 11,99 GBP měsíčně, který vám umožní vytvořit osobní ID schůzky pro opakované schůzky Zoom a nahrávat schůzky po dobu 30 hodin s cloudovým úložištěm o velikosti 5 GB.

Business Plan - 19,99 dolarů/ 15,99 liber měsíčně. Své schůzky na Zoomu můžete označit pomocí vanity URL a firemních značek a schůzky na Zoomu se nahrávají. Má 30hodinový časový limit až pro 300 účastníků a 5 GB cloudového úložiště.

Business Plus - Cena 25,00 USD měsíčně při minimálním počtu 10 uživatelů. 30hodinové schůzky, 10 GB cloudového úložiště a až 300 účastníků.

_ Zdroj: Zoom_

Plán Enterprise - Tato úroveň je určena pro podniky s více než 1 000 zaměstnanci a pro stanovení ceny je třeba kontaktovat obchodní oddělení.

Osvědčené postupy pro vedení produktivních virtuálních schůzek

• Stanovte si agendu: Stanovte si předem jasný program, který bude obsahovat cíle schůzky a témata, o nichž se bude diskutovat. To pomůže účastníkům přijít připraveni.
• Moudře plánujte: Zvolte si časy schůzek, které vyhovují všem účastníkům, a udržujte je co nejkratší a zároveň zajistěte, aby byly probrány všechny klíčové body.
• Testovací technologie: Před schůzkou se ujistěte, že váš účet Zoom a zařízení fungují správně. Otestujte kameru, mikrofon a připojení k internetu.
• Zapojte účastníky: Podpořte aktivní účast kladením otázek, používáním anket nebo umožněním účastníkům sdílet obrazovku či v případě potřeby vypnout zvuk.
• Ztlumit, když nemluvíte: V době, kdy nemluvíte, mějte mikrofon ztlumený, abyste minimalizovali hluk v pozadí a rozptylování.
• Nahrávání: Nahrávejte schůzku pro ty, kteří se jí nemohou zúčastnit, a po jejím skončení ji sdílejte pro případnou potřebu.
• Souvislosti: Zvolte profesionální nebo neutrální pozadí, abyste zachovali uhlazený vzhled.

Sady pro spolupráci: Notion

Notion změnil způsob práce týmů díky svému všestrannému, uživatelsky přívětivému a přizpůsobivému balíčku pro spolupráci, který umožňuje týmům být produktivnější, organizovanější a kreativnější.

Je to víc než jen nástroj.

Notion je komplexní nástroj typu "vše v jednom", který lze použít k různým účelům: k psaní poznámek, správě úkolů, správě znalostí a správě databází. To je jedna z vlastností, kterou vyniká - všestrannost.

Díky rozhraní drag-and-drop nabízí Notion uživatelům šablony, které jim umožní přizpůsobit si pracovní prostor podle svých potřeb a rychle začít pracovat.

Jako jedna z nejvýkonnějších platforem pro spolupráci mohou uživatelé zadávat úkoly, nastavovat termíny, sledovat průběh probíhajících projektů nebo dokonce řídit celou společnost přesně podle svých představ.

Jeho výkonná funkce vyhledávání umožňuje uživatelům s velkým množstvím dat během několika sekund vyhledat konkrétní poznámku, úkol nebo záznam v databázi a najít jej.

Zde je 5 způsobů, jak můžete aplikaci Notion používat v práci:

• Sledování cílů
• Vytváření konstrukčních systémů
• Automatizace pomocí rozhraní API
• Sledování a správa obsahu
• Řízení složitých projektů

Stanovení cen

Bezplatný plán: Nejlepší pro jednotlivce, kteří chtějí organizovat každý kout svého života a práce.

Cena: zdarma

Plán Plus: Nejlepší pro malé skupiny, které chtějí nástroj pro plánování a organizaci.

Cena: 8 USD za uživatele měsíčně/účtuje se ročně (10 USD za uživatele/účtuje se měsíčně)

Podnikatelský plán: Nejlepší pro společnosti, které používají Notion k propojení několika týmů a nástrojů.

Cena: 15 dolarů za uživatele/měsíc účtovaný ročně ( 18 dolarů účtovaných měsíčně)

_ Zdroj: Notion_

**Podnik: **Pokročilé ovládání a podpora pro chod celé organizace.

**Cena: **Kontaktujte prodejní tým

**Funkce podporující týmovou spolupráci **

• Spolupráce v reálném čase: Na stejném dokumentu nebo stránce může pracovat více členů týmu současně, což usnadňuje spolupráci v reálném čase.

Klady:

• Na dokumentu může pracovat více uživatelů současně.
• Snadná komunikace v rámci dokumentů.
• Sledování změn a návrat k předchozím verzím.

Nevýhody:

• Vyžaduje připojení k internetu pro spolupráci v reálném čase.
• Omezeno na uživatele s účty Notion.
• Sdílený pracovní prostor: Notion umožňuje vytvořit sdílený pracovní prostor pro váš tým, vybrané lidi nebo celý web, což usnadňuje kolektivní organizaci a přístup k informacím na stránkách, na kterých se pracuje.

Klady:

• Můžete si vytvořit sdílené pracovní prostory přizpůsobené vašim potřebám.
• Všechny informace týkající se týmu jsou na jednom místě.
• Přiřazením oprávnění můžete řídit, kdo může zobrazovat a upravovat obsah.

Nevýhody:

• Obtíže při učení se nastavení a přizpůsobení.
• Omezení volného plánu na velikost pracovní plochy.
• Databáze a šablony: Můžete si vytvořit vlastní databázi a přizpůsobit pracovní prostor pomocí šablon, abyste mohli společně spravovat projekty, úkoly a další informace.

Klady:

• Snadné uspořádání a filtrování dat.
• Široká škála šablon pro různé případy použití.
• Vytvářejte šablony podle konkrétních potřeb.

Nevýhody:

• Počáteční nastavení databáze může být časově náročné.
• Šablony nemusí pokrývat velmi specifické požadavky.
• Správa úkolů: Funkce Notion pro správu úkolů a projektů umožňují týmům sledovat pokrok a přidělovat úkoly členům týmu.

Klady:

• Vizualizujte úkoly a projekty pomocí tabulí.
• Jednoduchá správa úkolů pomocí zaškrtávacích políček.
• Sledujte termíny.

Nevýhody:

• Někteří uživatelé dávají přednost specializovaným nástrojům pro správu úkolů s pokročilejšími funkcemi.
• Správa úkolů může být pro nováčky v aplikaci Notion méně intuitivní.
• Integrace s nástroji: Notion přidává širokou škálu aplikací a nástrojů, jako je Slack, Google Drive a další, které zefektivňují pracovní postupy.

Klady:

• Podporuje různé integrace prostřednictvím aplikací třetích stran a Zapier.
• Přístup k rozhraní API pro vlastní integrace.
• Rozšíření webového klipperu pro rychlé zachycení obsahu.

Nevýhody:

• Omezené integrace ve srovnání se specializovanými nástroji.
• Některé integrace mohou vyžadovat placený plán nebo služby třetích stran.

Faktory, které je třeba zvážit při výběru interního komunikačního nástroje

Nyní jste se s těmito nástroji seznámili a je velmi důležité rozhodnout se, který nástroj použít.

Výběr nejlepšího nástroje pro vaši firmu do značné míry závisí na vašich cílech a velikosti okruhu lidí, které chcete oslovit.

Proto s růstem týmu roste i potřeba najít kvalitní komunikační a dokumentační nástroje, které usnadní a zlepší týmovou interakci, což je klíčový faktor na trhu pro usnadnění probíhajících projektů.

Jak tedy vybrat ten správný nástroj pro vaši firmu?

Obchodní potřeby a cíle

Při výběru komunikačního nástroje jde především o řešení problému, ale u některých podniků to může být jinak.

Někteří mohou potřebovat nástroj primárně pro chat v reálném čase, aby usnadnili komunikaci, zatímco jiní mohou potřebovat pokročilé funkce, jako je správa projektů, sdílení dokumentů nebo videokonference.

Ať už je to cokoli, pochopení vašich obchodních potřeb je také v souladu s vaším cílem získat tyto nástroje, ať už pro zvýšení produktivity, usnadnění komunikace nebo zlepšení pracovních postupů.

Uživatelská přívětivost

Složité rozhraní bude bránit přijetí a zmaří myšlenku, že jde o řešení problémů.

Klíčovým faktorem při výběru komunikačního nástroje je uživatelsky přívětivé rozhraní, protože dobře navržené rozhraní snižuje nároky na učení vašeho týmu nebo zaměstnanců.

Nástroj, který se snadno používá, se pravděpodobně stane nedílnou součástí každodenní činnosti organizace.

Možnosti integrace

Váš komunikační nástroj by měl být schopen propojení s dalšími nástroji a systémy, které ve vaší organizaci používáte, jako je například správa projektů, CRM nebo e-mailové platformy.

Toto propojení vytváří bezproblémové pracovní postupy, snižuje potřebu ručního zadávání dat a zvyšuje celkovou efektivitu.

Výběr nástroje pro interní komunikaci navíc umožňuje vaší organizaci využít stávající investice do softwaru a vytvořit digitální prostředí, které podporuje vaše konkrétní obchodní potřeby a cíle.

Náklady

Vyvážení nákladů na nástroj a jeho schopnosti přispět k úspěchu vaší organizace z něj dělá nákladově efektivní volbu.

Ekonomicky efektivní volba komunikačního nástroje zajistí, že organizace bude moci rozumně rozdělit své zdroje a optimalizovat návratnost investic.

Kromě pořizovacích nákladů je při výběru nástroje pro interní komunikaci nutné zvážit také poplatky za předplatné, náklady na údržbu a přizpůsobení.

Tímto způsobem sladíte rozpočet organizace tak, aby nástroj nezatěžoval vaše finanční zdroje.

Závěr

Pokud jde o komunikaci v rámci vaší organizace, je stejně důležité, jakým způsobem sdělení předáváte, jako jaké sdělení vysíláte.

Použití nástrojů interní komunikace ve vaší firmě proto zajistí, že se váš tým aktivně zapojí do práce nebo projektu.

Pět diskutovaných nástrojů - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion a Zoom - má své funkce, které vyhovují potřebám vaší organizace.

Ať už jde o správu úkolů, spolupráci na projektech, sdílení dokumentů nebo chatové zprávy, pro každý firemní požadavek se najde vhodný nástroj.

Bezplatné zkušební verze a demoverze představují ideální způsob, jak zjistit, zda jsou tyto nástroje pro vás vhodné.

Při výběru nejlepšího nástroje pro vaši firmu je tedy třeba zohlednit vaše obchodní potřeby bez ohledu na to, jaké výhody, funkce nebo rozpočet máte.