5 pádných důvodů, proč byste měli sloučit soubory PDF

Úvodní stránka

Dnes i v budoucnu se podniky a vzdělávací instituce zaměřují spíše na úsporu místa a času při správě hromad dokumentů. To však nikdy nebylo jednodušší, než se objevilo PDF.

Používání souborů PDF také pomáhá mnoha organizacím usnadnit správu a sdílení dokumentů udržitelným způsobem. Sloučením souborů můžete spojit dva nebo více souborů do jednoho pro efektivní čtení a sdílení.

Stále nejste obeznámeni s tímto konceptem? Pokud ano, zde je 5 přesvědčivých důvodů, proč byste měli sloučit soubory PDF:

1. Sdílení s více účastníky

Pokud se podílíte na projektu, v rámci kterého je třeba sdílet informace a spolupracovat s týmem, může být pro vás obtížné udržet všechny na palubě.

Sdílet dokumenty a soubory jeden po druhém a přijímat zprávy může být pro vás jako profesionála časově náročné a hektické. Sloučením souborů PDF do jednoho souboru však můžete informace o projektu spojit do jednoho souboru, který bude snadno čitelný a sdílený prostřednictvím e-mailu, aniž byste museli čelit jakýmkoli omezením.

V případě, že neznáte nástroje pro slučování souborů PDF, nemusíte se obávat, protože můžete sloučit PDF pomocí inteligentního a bezplatného online nástroje, který vám ušetří čas při stahování do vašeho zařízení.

2. Archivované dokumenty

Existuje mnoho dokumentů, které obsahují informace, jež podnik nemusí pravidelně potřebovat. Přesto jsou tyto informace pro podnik důležité. Proto podniky investují čas a úsilí do jejich zabezpečení a chytrého ukládání.

Mnohé společnosti obvykle uchovávají tisíce dokumentů, ale když je potřeba soubor vyhledat, trvá hodiny, než se podaří najít přesný dokument.

Namísto ukládání informací do jednotlivých dokumentů můžete soubory sloučit do jednoho, aby byly snadno čitelné a přístupné odborníkům.

3. Podepisování právních dokumentů

Pokud pracujete v advokátní kanceláři nebo v oblasti nemovitostí, jistě víte, že dokumenty, které musíte sdílet, je třeba podepsat. To může být hektické, když musíte dokumenty vyřizovat jeden po druhém.

Někdy to může vést k menší organizovanosti dokumentů, což může přispět k jejich nejednoznačnosti. Sloučením souborů smluv, které potřebují podpisy jedné nebo více osob, však můžete do svého profesního života vnést usnadnění.

4. Úspora místa v zařízení

Jak již bylo zmíněno, ukládání jednotlivých souborů vyžaduje více místa v zařízení. Tím se zvětší plocha, která může zabírat více potřebného místa v zařízení. To může často vést podniky k nákupu většího prostoru pro ukládání dat.

Pomocí nástroje pro slučování souborů PDF je však můžete spojit do jednoho a ušetřit tak více cenného místa v zařízení.

5. Zlepšení bezpečnosti a soukromí

Formáty PDF jsou již proslulé lepším zabezpečením a ochranou osobních údajů.

Pokud však jde o sdílení informací a uchovávání většího množství dat v zařízení, je kombinování informací dohromady dalším chytrým způsobem, jak zvýšit zabezpečení a snížit riziko zapojení do úniku dat do zařízení malwarem.

Závěr:

Nyní, když jste pochopili všechny potřebné důvody pro sloučení souborů PDF a zvýšení celkové produktivity, doporučujeme použít cenné nástroje a usnadnit práci sobě i svému týmu. Díky tomu bude vaše práce efektivnější a snazší.