Предимства на таймсхемата Всеки собственик на бизнес трябва да знае

Въведение

В съвременната бизнес среда проследяването на работното време на служителите има огромно значение. То дава представа за това как се използват ресурсите и как се изразходва времето им в различни проекти.

Традиционно фирмите разчитат в голяма степен на таблици за отчитане на работното време в табличен формат, за да проследяват работните часове. С навлизането на технологиите обаче много зрели в цифрово отношение организации се насочиха към цифрови табла за отчитане на работното време поради техните незаменими функционалности и също така станаха свидетели на значително подобрение на крайните резултати и изпълнението на проектите.

Затова в този блог ще обсъдим основните предимства на използването на хронограми за служителите и как това може да помогне за рационализиране на обработката на заплатите, подобряване на производителността на екипа и насърчаване на положителните взаимоотношения с клиентите и екипите.

Какво представлява таймсхетът?

Работното време е инструмент, който предприятията използват за проследяване на общото работно време на служителите през определен период. Предприятията могат да използват данните за работното време на служителите от таблицата за работното време, за да обработват заплатите, да издават фактури на клиенти, да оценяват доставките по проекти и да проследяват моделите на отсъствие от работа. Предприятията използват основно три вида работни листове:

На хартиен носител

Хартиените таблици за работното време, включително картите за работно време, перфокартите, регистрите и т.н., са най-традиционните, използвани за записване на работното време на служителите. Тези архаични ведомости за работно време обаче изискват ръчно вписване на времето и са склонни към човешки грешки, защита на данните и кражба на време.

Електронни таблици

Електронните таблици реформираха оформлението на работното време, за да направят процеса на отчитане на работното време по-организиран, рационализиран и по-малко забързан. Табличният характер, простотата и лекотата на използване правят електронните таблици, особено във форматите на Excel, едно от най-търсените решения за изготвяне на графици за работното време в предприятията. Всъщност фирмите могат дори да използват шаблони на таблици за работно време в Excel, налични в множество формати, за да проследяват времето на служителите на дневна/седмична/месечна база.

Цифрови таблици за работното време

Системите на хартиен носител и електронните таблици имаха редица ограничения по отношение на функционалността и бяха податливи на кражба на време, сигурност на данните и погрешно въвеждане на данни, което отстъпи място на цифровите таблици за работно време, като например софтуера за проследяване на работното време, който не само улавя с точност данните за работното време, но и предлага множество функционалности, като например подробни отчети, пътища за одобрение, валидиране и др.

Източник на изображения

По-нататък ще разгледаме по-задълбочено защо фирмите трябва да използват софтуер за проследяване на работното време, известен също като онлайн таблици за работното време, и как той може да им помогне да подобрят своята рентабилност и компетентност.

10 Timesheet Benefits Every Business Owner Must Know {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Точно фактуриране на клиентите

Независимо дали става въпрос за счетоводство, работа на свободна практика или друга фирма, проследяването на отработените часове по няколко проекта за изчисляване на фактури за различни клиенти е от решаващо значение.

За предприятия, които таксуват клиентите си на почасова база, графикът служи за запис на клиентите и помага за генерирането на точни фактури.

Цифровият работен график помага на предприятията да получат представа за данните за работното време, изразходвано в различни проекти, като гарантира, че клиентите се таксуват правилно и своевременно. Това помага за поддържане на здрави взаимоотношения между клиентите и собствениците на предприятия.

Такъв софтуер за проследяване на работното време се предлага и с конфигурируеми функции за отчитане, които разкриват подробности относно използването на времето и помагат на клиентите да бъдат в течение на това къде се използват парите им и дали са били използвани добре.

Подробните отчети позволяват на клиентите да видят колко време са отделили ресурсите за изпълнение на различните части на проекта, като по този начин служат като доказателство за изчисляване и точност на фактурите.

* Оптимизирано изчисляване на заплатите

Таймсхетите са полезни за организациите, които наемат почасови работници, тъй като те им помагат да следят работните часове на служителите.

Софтуерът за проследяване на работното време проследява общия брой работни и извънредни часове, което помага на фирмите да компенсират служителите справедливо и точно в зависимост от броя на отработените часове.

Този софтуер също така държи сметка за работното време на служителите, отпуските, начисленията, извънредния труд, надбавките за отпуск и т.н., като помага на фирмите да управляват ефективно заплатите на служителите, както и надбавките и допълнителните възнаграждения.

Освен това с помощта на хронограмите работодателите могат лесно да изпълняват свързаните със заплащането разпоредби относно извънредния труд, надбавките за смени и т.н., за да спазят задължителните закони.

Освен това в случай на конфликти при обработката на заплатите работодателите/ръководителите винаги могат да се позоват на данните от графика, за да проверят работните часове и общия брой часове, посветени на конкретни проекти.

По този начин цифровите таблици за работното време намаляват времето и разходите, изразходвани за административни задачи, като по този начин освобождават служителите от ръчната обработка на въведените данни за работното време, за да могат да се посветят на по-продуктивна работа, която може да донесе стойност на организацията.

* Предотвратява микроуправлението

Ръководителите на екипи или супервайзорите често контролират дейностите на служителите, за да следят какво работят и колко време им отнема изпълнението на дадена задача.

Източник на изображения

С помощта на таблиците за работното време мениджърите могат да премахнат необходимостта от микромениджмънт на служителите и лесно да разберат върху какво работят, колко време са изразходвали за изпълнение на задачите си и как се използват ресурсите им като цяло.

По този начин времевите таблици спестяват на мениджърите необходимостта да контролират и управляват своите екипи, което намалява вероятността от конфликти между мениджърите и членовете на екипа.

* По-добро прогнозиране и оценяване

Едно от основните предимства на използването на дигитални хронометри е, че данните от тях могат да се използват за оценка на ресурсите като време, труд и разходи за бъдещи проекти.

Например, преди екипът да започне нов проект, той трябва да оцени специфичните му характеристики, като например срокове, етапи и необходими ресурси. В този случай мениджърът може да използва данните от хронограмите на предишни проекти, в които естеството на задачите е подобно на това, което се предприема.

По този начин, с помощта на исторически данни за предишни проекти, фирмите могат да подобрят оценката на труда, разходите и сроковете за предстоящите проекти, да предотвратят превишаването на разходите и да гарантират навременното изпълнение на проекта.

* Управление на задачите и определяне на приоритетите

"Времевите таблици дават възможност на организациите да управляват по-добре работния процес, да идентифицират областите на подобрение и да разпределят стратегически ресурсите, което ще допринесе за успешното изпълнение на проектите и ще окаже положително въздействие върху крайните резултати."

Времевите таблици са ценен инструмент за определяне на естеството на задачите и времето, което обикновено е необходимо за тяхното изпълнение.

Мениджърите могат да проверяват данните от таблиците за работното време, за да разберат кои проекти и задачи отнемат повече време на служителите и кои по-малко. С помощта на този анализ мениджърите могат да вземат информирани решения за приоритизиране, разпределение и управление на задачите.

Например, мениджърите и работодателите могат да се откажат от проекти, които не носят голяма полза и изразходват повече ресурси.

Освен това мениджърите могат да разберат кои задачи отнемат много време и кои по-малко. Този анализ им помага да подобрят работния процес, като приоритизират задачите, така че първо да се работи по спешните задачи, а по задачите със закъснели срокове да се работи по-късно. Например, ако екипът по продажбите работи по задачи за администриране и достигане до клиенти, които отнемат голяма част от честотната им лента, ако обаче от тях се изисква да работят по персонализирани студени имейли за клиенти, които отнемат сравнително по-малко време и са с висок приоритет, тогава може да им се предложи да работят първо по имейлите.

Източник на изображения

* Прозрения за тенденциите в производителността

Времевите ведомости не само проследяват данните за работното време на служителите, но и помагат на мениджърите да установят тенденциите в производителността и да идентифицират областите, в които служителите изостават.

Например мениджърите могат да прегледат данните от времевите листове на служителите, за да установят кои задачи отнемат най-много от честотната им лента и по кои задачи могат да работят сравнително бързо.

Тези данни помагат на мениджърите да открият къде служителите изостават и в кои области са отличници. В зависимост от времето, необходимо за извършване на дадена работа, мениджърите могат да ги използват за различни проекти със специфични нужди.

Освен това мениджърите могат да идентифицират ресурсите, които отделят твърде много време за общи задачи в сравнение с други служители, и да им осигурят необходимото обучение и насоки, за да подобрят работата си.

Всъщност с помощта на софтуера за проследяване на работното време мениджърите могат да генерират отчети за конкретни области, за да оценят по-добре представянето на служителите, тенденциите в производителността и нивата на натоварване. Тази подробна информация може да им помогне да разпределят по-добре ресурсите си, да разпределят ефективно задачите и да оптимизират работния процес, за да подобрят цялостната производителност и ефективност.

* Оптимално използване на ресурсите

Едно от най-големите притеснения за предприятията е дали служителите им се справят еднакво добре с работата си и дали не пренебрегват времето си за неработни дейности.

Във времевия график се проследява какво са работили служителите, за каква продължителност и по кои проекти. Тази ясна видимост на данните за работното време на ресурсите гарантира, че те не са нито недостатъчно, нито прекомерно използвани, а при необходимост задачите им могат да бъдат делегирани, за да се предотврати прегарянето на служителите.

Освен това, ако мениджърите установят, че честотната лента на ресурсите е използвана в пълния си потенциал и са необходими повече ресурси за разпределяне на работата, те могат да сигнализират за нуждата от временен персонал или наемане на голям брой служители и да поискат от ръководството да наеме допълнителни ресурси по съответния начин.

* Поддържане на клиентите в течение на напредъка на проекта

При проекти, насочени към клиенти, времевият график може да свърши чудеса, тъй като позволява на клиентите да видят подробна разбивка на времето, прекарано в изпълнението на няколко задачи, и да направят извод за напредъка на проекта.

Този анализ не само помага на клиентите да се запознаят със сложните детайли на проекта, но също така позволява на екипа да включи клиентите в пътуването по проекта, като гарантира, че техните очаквания по отношение на сроковете са съгласувани с екипа и прави корекции, когато е необходимо.

* По-добро управление на проекти и навременна доставка

Времевият график дава цялостна представа за времето, прекарано в изпълнението на няколко задачи, и ограничава разширяването на обхвата на проекта.

По този начин, разполагайки с данните от графиците, мениджърите могат да се справят със затрудненията в проекта, да включат повече ресурси, ако е необходимо, да сравнят реалните с действителните срокове и да вземат информирани решения, за да гарантират, че проектът няма да се отклони от своя път.

Тази видимост в реално време на данните от ведомостите за работно време помага на мениджърите да оптимизират работния процес и да вземат проактивни решения от време на време, за да запазят проекта и да гарантират навременното му изпълнение.

* Намаляване на непланираните отсъствия

Когато не разполагате със солиден регистър на отсъствията на служителите или използвате ръчен процес за регистрирането им, моделът на отсъствие вероятно ще остане незабелязан, оставяйки служителите ви несигурни за това, което се очаква от тях.

Цифровите таблици за работното време следят непланираните отсъствия и сигнализират, ако тези отсъствия са се превърнали в тенденция. Откривайки моделите на отсъствия при някои служители, мениджърите могат да предприемат проактивни действия, за да сведат до минимум появата им, да подобрят ангажираността и да помогнат на служителите да спазват необходимите правила и разпоредби на организацията.

Долна линия

В бизнес средата всеки миг е от значение, а тахографските листове проправят пътя на фирмите да събират данни за работното време на служителите и да ги анализират, за да вземат информирани решения. Предприятията могат да използват всеки един от таймсхетите, независимо дали е на хартиен носител, или на базата на електронни таблици. Податливостта на грешки, кражба на време и ръчна обработка обаче ги прави некомпетентни за съвременна употреба и проправя пътя на софтуера за проследяване на работното време. Както бе споменато по-рано, тези модерни хронограми не само подобряват използването на ресурсите на предприятията, но и им помагат да получат представа в реално време за ключови бизнес показатели за по-добро вземане на решения.