Въведение

5-те фази на жизнения цикъл на управлението на проекти през 2023 г.

Ръководителите на проекти са истински многофункционални специалисти. Те координират екипи, управляват сложни срокове и изпълняват задачи почти перфектно - често едновременно.

Опитните ръководители на проекти обаче разбират, че за организирането на успешен проект е необходимо нещо повече от чертежи. То изисква задълбочено разбиране на жизнения цикъл на управлението на проекти.

В това ръководство ще разгледаме всяка фаза от жизнения цикъл на управлението на проекти - иницииране, планиране, изпълнение, мониторинг и приключване. Ще разгледаме и стъпките и инструментите, необходими за насочване на проектите ви към успех за всяка фаза.

Пет фази на жизнения цикъл на управлението на проекти

Жизненият цикъл на управлението на проекти обикновено се състои от 5 фази:

1. Фаза 1 - Иницииране
2. Етап 2 - Планиране
3. Етап 3 - Изпълнение
4. Етап 4 - Мониторинг и контрол
5. Етап 5 - Приключване

Какво представлява жизненият цикъл на проекта?

Мислете за жизнения цикъл на проекта като за рамка, която помага на ръководителите на проекти да планират, изпълняват и контролират проекта ефективно. Това е систематичен подход, който очертава етапите, през които преминава проектът - от стартирането до приключването му.

Нека се запознаем с подробните етапи от жизнения цикъл на проекта:

1. Иницииране: Фазата на иницииране поставя началото на проекта. Тя включва идентифициране и дефиниране на целта, задачите, обхвата и заинтересованите страни на проекта.

По време на този етап обикновено се назначава ръководител на проекта и може да се проведе проучване за осъществимост, за да се оцени жизнеспособността на проекта. Определят се първоначалните изисквания и ограничения на проекта и се разработва харта на проекта или бизнес обосновка.

2. Планиране: Във фазата на планиране ръководителите на проекти и техните екипи разработват цялостен план, който да ръководи изпълнението на проекта. Този етап включва:

• определяне на резултатите от проекта
• създаване на структура за разбивка на работата
• определяне на задачите и зависимостите на проекта.
• оценка на ресурсите и сроковете
• разпределяне на бюджети
• създаване на стратегии за анализ и управление на риска с цел намаляване на потенциалните рискове по проекта.

Имайте предвид, че планът на проекта служи като пътна карта за изпълнението и контрола на проекта.

3. Изпълнение: Фазата на изпълнение е тази, в която планът на проекта се привежда в действие. Задачите се възлагат и членовете на екипа започват да работят по съответните си дейности.

Ръководителите на проекти наблюдават изпълнението, като гарантират, че задачите са изпълнени навреме, ресурсите са ефективно използвани и комуникацията между членовете на екипа и заинтересованите страни протича гладко. Провеждат се редовни актуализации на състоянието и срещи, за да се следи напредъкът, да се решават проблеми и да се правят необходимите корекции, за да се запази проектът в срок.

4. Мониторинг и контрол: През целия жизнен цикъл на проекта мониторингът и контролът са от решаващо значение, за да се гарантира, че проектът се изпълнява по график, в рамките на бюджета и отговаря на определените стандарти за качество.

Ръководителите на проекти следят ключовите показатели за изпълнение, преглеждат показателите на проекта и сравняват действителния напредък с планираните цели. Този етап включва управление на промените, разрешаване на конфликти и справяне с възникнали рискове. Правят се и редовни отчети, за да се информират заинтересованите страни за състоянието на проекта и за необходимите корекции.

5. Приключване: Фазата на приключване означава края на проекта. Тя включва финализиране и предаване на резултатите от проекта, провеждане на преглед на проекта или преглед след внедряването и получаване на одобрения и подписи от заинтересованите страни. Научените от проекта уроци се документират с цел подобряване на бъдещи проекти. Приключват се договорите и се освобождават ресурсите.

Изготвя се официален доклад за приключване на проекта, в който се посочват постиженията, предизвикателствата и препоръките за бъдещи проекти. Празнуването на успеха на проекта и признаването на приноса на членовете на екипа също е съществена част от фазата на приключване.

Професионален съвет: Жизненият цикъл на проекта не е непременно линеен процес. По време на проекта могат да се появят итерации, адаптации и цикли на обратна връзка, което позволява гъвкавост и корекции при необходимост.

Четирите ограничения на жизнения цикъл на управлението на проекти

В рамките на жизнения цикъл на управлението на проекти има четири ограничения, които ръководителите на проекти трябва да управляват ефективно:

1. Време: Ограниченията във времето могат да бъдат повлияни от външни фактори, като например:

• Нереалистични крайни срокове: Мениджърите често се сблъскват с предизвикателства, когато заинтересованите страни или клиентите поставят прекалено агресивни или непрактични крайни срокове за завършване на проекта. Това може да създаде напрежение и да затрудни изпълнението на проекта в рамките на определеното време.
• Лоша оценка на времето: Точната оценка на времето, необходимо за всяка задача или етап, е от решаващо значение. Неадекватната оценка на времето може да доведе до закъснения и да възпрепятства напредъка на проекта.
• Зависимости и закъснения: Проектите често имат взаимозависимости между задачите или екипите. Забавянията в една област могат да предизвикат верижен ефект, който да се отрази на цялостния график на проекта.

2. Разходи: Общите ограничения на разходите включват следното:

• Недостатъчен бюджет: Ограничените финансови ресурси могат да представляват предизвикателство при закупуването на необходимите материали, наемането на квалифициран персонал или инвестирането в технологии, необходими за изпълнението на проекта.
• Превишаване на разходите: Неправилната оценка на разходите, неочакваните разходи или промените в обхвата на проекта могат да доведат до превишаване на бюджета, да натоварят ресурсите и да създадат финансови ограничения.
• Разпределение на ресурсите: Мениджърите често се борят с оптимизирането на разпределението на ресурсите, за да осигурят ефективност на разходите и същевременно да изпълнят изискванията на проекта.

3. Обхват: Ограничението на обхвата възниква, когато проектът се отклони и разшири извън първоначално предвидения обхват. Общите случаи на употреба включват:

• Разширяване на обхвата: Промените или допълненията в обхвата на проекта без подходяща оценка и одобрение могат да доведат до разширяване на обхвата. Това може да доведе до увеличаване на разходите, удължаване на сроковете и трудности при изпълнението на проекта, както е било първоначално планирано.
• Промени в обхвата: Промените в обхвата в средата на проекта могат да нарушат работния процес, да повлияят на разпределението на ресурсите и да внесат нови рискове и несигурност.
• Неясни изисквания: Недобре дефинираните или двусмислени изисквания към проекта могат да затруднят мениджърите при определянето на ясен обхват и ефективното предаване на очакванията на екипа.

4. Качество: Ограниченията, свързани с качеството, могат да се дължат на множество проблеми, като например:

• Липса на стандарти: Липсата на определени стандарти за качество или система за управление на качеството може да доведе до непоследователни или некачествени резултати.
• Недостатъчно тестване: Неадекватните процеси на тестване или осигуряване на качеството могат да доведат до неоткрити грешки или дефекти, което намалява цялостното качество на резултатите от проекта.
• Балансиране на компромисите: Мениджърите често се сблъскват с предизвикателството да балансират между желанието за постигане на висококачествени резултати и ограниченията във времето и разходите. Възможно е да са необходими компромиси, а намирането на правилния баланс може да бъде сложна задача.

Професионален съвет: Тези четири ограничения, известни като "железен триъгълник", са взаимосвързани и промените в едно от тях често се отразяват на останалите. Ръководителите на проекти трябва внимателно да балансират и да определят приоритетите на тези ограничения през целия жизнен цикъл на проекта, за да постигнат успешни резултати.

Разбиране на 5-те фази на жизнения цикъл на управлението на проекти

Фаза 1. Започване на проекта

Необходими стъпки:

1. Определете целите, задачите и резултатите на проекта.
2. Определяне на обхвата и границите на проекта.
3. Извършване на проучване за осъществимост, за да се оцени жизнеспособността на проекта.
4. Идентифицирайте заинтересованите страни и създайте канали за комуникация.
5. Създайте харта на проекта или документ за започване на проекта.

Използвани общи инструменти:

• Шаблон на хартата на проекта
• Инструменти за анализ на заинтересованите страни
• Шаблони за проучване на осъществимостта
• Шаблони на планове за управление на комуникациите

Фаза 2. Планиране на проекта

Необходими стъпки:

1. Определяне на задачите и дейностите по проекта.
2. Определяне на графика и основните етапи на проекта.
3. Разработване на структура за разпределение на работата (WBS) и разпределяне на ресурсите.
4. Идентифициране и анализиране на рисковете на проекта.
5. Разработване на бюджет и разпределяне на ресурсите.
6. Създайте подробен план на проекта.

Използвани общи инструменти:

• Софтуер за управление на проекти (напр. Microsoft Project, Asana, Trello)
• диаграми на Гант като показаната по-долу:

Източник на изображения

• Шаблони на WBS
• Инструменти за оценка на риска
• Софтуер за разпределение на ресурсите
• Инструменти за бюджетиране и финансов анализ

Фаза 3. Изпълнение

Необходими стъпки:

1. Изпълнение на задачите по проекта в съответствие с плана на проекта.

2. Координиране и управление на ресурсите:

Източник на изображения

3. Комуникирайте със заинтересованите страни и отговаряйте на техните опасения.

4. Наблюдавайте напредъка на проекта и проследявайте действителното изпълнение.

5. Прилагане на мерки за контрол на качеството.

6. Управлявайте всички промени или проблеми, които възникват по време на изпълнението.

Използвани общи инструменти:

• Инструменти за сътрудничество и комуникация (напр. Slack, Microsoft Teams)
• Софтуер за управление на задачи
• Софтуер за управление на проекти
• Инструменти за управление на качеството
• Инструменти за управление на промените

Фаза 4. Мониторинг и контрол

Необходими стъпки:

1. Наблюдавайте напредъка на проекта и го сравнявайте с планирания график и етапи.
2. Проследяване на разходите по проекта и сравняването им с бюджета.
3. Провеждане на редовни срещи за оценка на състоянието на проекта и решаване на проблеми.
4. Управление на рисковете по проекта и прилагане на стратегии за намаляване на риска.
5. Осигуряване на спазването на стандартите за качество.
6. Коригирайте плана на проекта, ако е необходимо.

Използвани общи инструменти:

• Софтуер за управление на проекти с функции за проследяване и отчитане
• Инструменти за анализ на спечелената стойност
• Софтуер за управление на риска
• Инструменти и техники за контрол на качеството
• Инструменти за управление на промените
• Информационни табла за изпълнението на проекта

Фаза 5. Затваряне

Необходими стъпки:

1. Оценяване на изпълнението на проекта спрямо целите и резултатите.

2. Получаване на одобрение от клиента или заинтересованите страни за завършване на проекта.

3. Проведете сесия за извличане на поуки, за да определите успехите и областите за подобрение:

Източник на изображения

4. Архивиране на документацията по проекта и приключване на договорите.

5. Празнувайте успеха на проекта и признайте приноса на членовете на екипа.

Използвани общи инструменти:

• Инструменти за оценка на проекта
• Шаблони за извлечени поуки
• Системи за управление на документи
• Шаблони за приключване на договори
• Контролен списък за приключване на проекта

Предавам на вас: Опростете процеса на управление на проекти с Nifty

Източник на изображения

Искате да направите процеса на управление на проектите си ефективен и опростен? Обмислете софтуера за управление на проекти на Nifty, който предлага удобен за потребителя интерфейс и множество основни функции, като например:

• Централизирано сътрудничество: Nifty служи като централизиран център за вашия екип, където можете лесно да общувате, да споделяте документи и да проследявате напредъка в рамките на платформата. Кажете сбогом на разпръснатите имейли, съобщения и файлове.
• Управление на задачите: Nifty ви дава възможност да създавате и възлагате задачи на членовете на екипа, да задавате дати за изпълнение и да наблюдавате напредъка. Останете организирани с интуитивни табла със задачи и опростени работни процеси, които повишават производителността:

Източник на изображения

• **Проследяване на времето: **Nifty предлага вградени функции за проследяване на времето, които ви позволяват да следите колко време се изразходва за всяка задача. Можете лесно да проследявате и анализирате работните часове, за да осигурите оптимално разпределение на ресурсите и ефективност на проекта.
• Управление на файлове: Системата за управление на файлове на Nifty ви позволява лесно да качвате, съхранявате и да получавате достъп до документи.
• Визуални пътни карти на проекта: Ръководителите на проекти могат да следят сроковете на проектите си с визуалните пътни карти на проектите на Nifty. Те могат лесно да планират, визуализират и проследяват основните етапи и крайните срокове на проекта.
• Мощни интеграции: Nifty се интегрира с популярни инструменти като Slack, Google Drive и GitHub, като подобрява възможностите за управление на проекти. Можете да свържете любимите си приложения и да оптимизирате работния си процес без никакви затруднения.

Успехът на вашия проект зависи от това доколко добре разбирате жизнения цикъл на управлението на проекти. Използвайте софтуер за управление на проекти и увеличете усилията си, за да реализирате проектите в рамките на бюджета, по график и извън очакванията на заинтересованите страни.