Как да защитите бизнеса си от измами и мошеници

Въведение

Измамите хващат собствениците неподготвени. Може да мислите, че вашите системи са надеждни, докато не се появи фалшива фактура или не бъде хакнат профилът на някой от вашите служители. Това се възприема като лично, защото вие работите усилено за всеки спечелен долар. Целта тук е да ви помогнем да изградите система, която да пази вашия бизнес, без да превръща деня ви в маратон от стрес.

Колкото по-добре разбирате как работи измамата, толкова по-лесно ще я спрете, преди да се разпространи.

Знайте как се проявяват измамите

Повечето случаи на измама следват ясни модели. Тактиките за измама се променят, но основните трикове остават същите. Повече от 57% от собствениците на малки предприятия казват, че са били жертва на измама.

Фалшиви плащания

Измамниците изпращат фактури, които изглеждат истински. Те копират стила, логото и тона на вашия доставчик и дори използват стари номера на фактури. Те разчитат на заети екипи, които кликват и плащат, без да проверяват. Много собственици забелязват за първи път, когато нещо им се струва „странно“ в сумата или когато доставчикът попита защо не са били платени.

Вътрешни измами

Това е особено неприятно, защото идва от хора, които сте наели. Когато един член на персонала контролира парите без надзор, могат да се промъкнат грешки или злоупотреби. Това могат да бъдат фалшиви възстановявания, променени записи или променени данни за плащане. Вътрешни измами се разрастват там, където ролите са смесени и никой не проверява работата.

Проникване в акаунти

Вашият имейл е основната цел. Ако измамниците проникнат, те четат вашите съобщения, копират вашия стил на говорене и подмамват вашия екип да изпрати пари. Те могат също да нулират паролите ви за банката, приложенията и облачните инструменти. Ето защо едно-единствено слабо парола може да компрометира цялата ви система.

Фишинг трикове

Тези съобщения изглеждат истински. Те използват фалшиви доставни бележки, фалшиви банкови известия, фалшиви данъчни съобщения или фалшиви нулирания на пароли. В момента, в който някой кликне, измамниците получават достъп или инсталират зловреден софтуер.

Тактиката е проста. Те искат да ви накарат да се притеснявате.

Разбирането на тези модели ви прави много по-трудно уязвими.

Изградете рутина за безопасност

Предотвратяването на измами не изисква сложни инструменти. По-скоро става въпрос за последователни навици, които третирате като миенето на зъбите.

Според проучването на AFP за измамите при плащания от 2024 г., 80% от организациите са съобщили за опит за измама при плащания или успешна измама през изминалата година.

Двуфакторно влизане

Това е най-силната мярка, която можете да предприемете. Кодът на телефона ви или влизането в приложението спира повечето пробиви. Дори ако някой открадне паролата ви, той няма да може да получи достъп.

Строги правила за достъп

Давайте достъп на хората според ролята им. Не всеки трябва да вижда банковите сметки или списъците с доставчици. Когато ограничите достъпа, грешките и рисковете намаляват бързо. Това също улеснява проследяването на кой какво е направил.

Седмични проверки, които спазвате

Изберете един ден в седмицата, в който да преглеждате банковите си извлечения, фактурите на платформата и последните дейности. Не е необходимо да проверявате всичко. Просто търсете неща, които не ви се струват логични. Малка странна такса често е първият признак за по-голям план.

Забавете големите плащания

Измамниците разчитат на спешността. Един бърз телефонен разговор разкрива повечето фалшиви имейли. Ако банковата информация на доставчик се промени изненадващо, винаги потвърждавайте с телефонно обаждане на номер, за който знаете, че е истински.

Обучете екипа си с реални примери

Не е необходимо да провеждате официално обучение. Просто съберете три фалшиви имейла, които сте видели, и ги покажете на персонала си. Те бързо усвояват моделите. Хората запомнят визуалните примери по-добре от дългите срещи.

С времето тези стъпки се превръщат в навици на автопилот, които защитават парите ви.

Внимавайте за социални трикове

Този тип измама е насочен към хора, а не към системи. Измамниците се преструват, че са приятелски настроени, стресирани или притеснени. Често въвеждат малки детайли, за да направят работата си да звучи реалистично.

Пример: Обаждащият се казва: „Актуализираме услугата ви и виждам, че вашият район е изключен. Имам нужда от вашите данни за вход, за да ви свържа отново.“

Тонът му е спокоен и услужлив. Служител, който иска да реши проблема, може да му предостави достъп.

• Научете персонала си на прости правила.
• Спрете, преди да споделите каквато и да е информация.
• Обадете се обратно, използвайки официалния номер на компанията.
• Кажете им, че трябва да потвърдят самоличността си.

Когато вашият екип знае, че може да каже: „Трябва да проверя това“, вие отнемате властта на измамника.

Определете ясни правила за доставчиците

Фалшивите доставчици са често срещани, защото много екипи бързат с процеса на регистрация. Прост списък за проверка спира повечето фалшиви фактури.

Ясната настройка на доставчиците може да включва:

• Пълното име на компанията
• Контактното лице, с което разговаряте
• Реален телефонен номер, който сте проверили
• Данъчни данни
• Банкова информация, която потвърждавате по време на разговора
• Опростено споразумение, съхранявано във вашите архиви

Хората се подвеждат от фалшиви доставчици, когато предполагат, че някой друг е проверил подробностите. Чеклистът премахва догадките.

Той помага и на новите служители да избягват грешки. Когато наемате нови работници, това правило им служи като ръководство.

Психично здраве и стрес

Измамите се промъкват, когато сте изтощени. Когато умът ви е натоварен, пропускате малки детайли, като променени банкови номера или подозрителни връзки.

Собствениците на малки фирми носят голяма тежест. Сметки, проблеми с персонала, закъснения в доставките, искания на клиенти, дълги нощи и ранни сутрини. Мозъкът ви работи на пълни обороти и когато това се случи, вниманието ви спада.

Някои хора проучват рутинни практики за благосъстояние, които да им помогнат да се отпуснат и да се отморят. В тези кръгове хората говорят за кратом и кава, когато искат да се отпуснат след дълги работни дни. Когато проучват тези растителни продукти, те обикновено избират продавачи с чист произход, за да избегнат варианти с лошо качество. Това е предпазна мярка, която хората предприемат, а не твърдение за ефектите.

Това е нещо, което често ще видите в дискусии за уелнес от хора, които се опитват да поддържат баланс под натиска на бизнеса.

Концентрация и ясно мислене по време на проверки за измами

Проверките за измами изискват фокус. Ако прегледате повърхностно, може да пропуснете малка улика. Собствениците често се занимават с толкова много неща, че до края на деня губят умствената си острота.

Някои хора, които четат форуми за концентрацията, обсъждат продуктите с 7-хидроксимитрагинин, когато търсят начини другите потребители да останат бдителни по време на дълги задачи. Всеки, който проявява интерес към това, обикновено търси продавачи с пълни лабораторни тестове, за да не попадне на рискови продукти.

Отново, това не е съвет. Това е само прозорец към това, което хората проучват, когато търсят начини да останат бдителни по време на дълги работни периоди.

Поправете скритите слепи точки

Всяка фирма има слаби места. Собствениците не ги виждат, докато нещо не се обърка.

Стари пароли

Ако паролата ви е базирана на рожден ден, домашен любимец, дете или стар модел, тя е лесна за отгатване. Повторното използване на пароли в различни приложения също отваря вратата.

Доверие без проверки

Можете да се доверявате на персонала и все пак да проверявате счетоводните книги. Надзорът не е недоверие. Той е част от управлението на безопасен бизнес.

Малки пропуски

Измамниците често ви тестват с малки суми. Ако пропуснете малките, те ескалират. Седмичните прегледи спират това.

Слаби правила за имейли

Ако нямате настроени филтри или предупреждения, няма да видите признаци за манипулации. Имейлът е сърцевината на вашия бизнес. Пазете го. Ранното откриване на слабо място ви спестява много неприятности по-късно.

Какво да направите, ако се случи измама

Измамите няма да изчезнат, но можете да направите бизнеса си труден за атака, като поддържате системите си прости, стабилни и ясни. Силни навици, седмични проверки, сигурни входове и екип, който разбира как работят измамите, осигуряват реална защита.

Когато запазвате спокойствие, поддържате балансирана работна натовареност и се концентрирате върху ключовите задачи, забелязвате проблемите рано и избягвате скъпи удари. Бизнесът, който обръща внимание на малките признаци, остава по-безопасен от този, който чака да възникне сериозен проблем. Ако продължавате да изграждате тези навици, вашата организация става по-силна с всяка изминала седмица.