Защо данните от физическата инвентаризация се различават от данните в системата за управление на склада (WMS)

Въведение

В една идеална верига за доставки вашата система за управление на склада (WMS) действа като единствен източник на достоверна информация. Поглеждате таблото за управление, виждате точно колко бройки от конкретен артикул (SKU) има на стелажите и уверено обещавате изпълнение на поръчката на ценен клиент.

След това идва физическото преброяване. Изведнъж реалността влиза в противоречие със софтуера. Цифровият табло показва, че имате 500 единици; физическият палет обаче съдържа само 435. Тази разлика води до фантомни изчерпвания на запасите, забавени доставки, такси за експресна доставка и подкопаване на доверието на клиентите.

Ако вашите физически преброявания сякаш никога не съвпадат с данните от софтуера за управление на складове (WMS) на вашия 3PL доставчик, не сте единствени. Въпреки това, да обвинявате софтуера рядко е решението. Разминаването почти винаги се крие в разликата между човешкото изпълнение, оперативните работни процеси и синхронизацията на системата.

Ето по-подробен поглед върху причините за съществуването на тази разлика в запасите и начините, по които лидерите в логистиката могат да я преодолеят.

1. Човешкият фактор: грешки при приемането и складирането на входящите стоки

Основата на точността на WMS се полага на приемния док. Ако данните влязат в системата повредени или неточни, всяка следваща операция е компрометирана.

Капанът на сканирането „достатъчно близо“

По време на пиковите часове приемните рампи са хаотична среда. Когато пристигне пратка от 100 еднакво изглеждащи кутии, уморен складов работник може да сканира баркода на една кутия и ръчно да въведе „100“ в радиочестотния скенер, като приеме, че целият палет е еднороден. Ако производителят е доставил с пет единици по-малко, вашата WMS система вече регистрира пет броя „фантомни запаси“, които физически не съществуват.

Неправилно складиране

Дори ако преброяването на входящите стоки е безупречно, самият процес на физическо складиране може да наруши работата на системата. Ако WMS даде указание на оператора да постави палета в сектор А, ред 3, но това място е заето, операторът може да я постави в сектор А, ред 4, без да актуализира системата. Физически артикулът се намира в сградата. В цифров план обаче е невидим. Когато събирачът отиде да го потърси, системата го отчита като наличен, но физическото място е празно.

2. Закъснение при синхронизацията на данните

Живеем в ера на очаквания за работа в реално време, но реалността на складовите операции често включва закъснения в обработката.

Обработка на партиди срещу актуализации в реално време

Ако вашата система за управление на склада (WMS) разчита на пакетна обработка, при която данните от ръчните скенери актуализират централната база данни на определени интервали, а не незабавно, тогава постоянно ще преследвате подвижна цел. Ако физическото преброяване се извърши по време на период на закъснение, физическият инвентар ще отразява артикули, за които WMS все още смята, че чакат да бъдат събрани или опаковани.

Трудности при омниканалния електронен търговия

За фирми, които работят с омниканални операции, актуализациите на запасите трябва да се извършват едновременно на множество платформи (WMS, ERP и онлайн магазини). Закъснение дори от десет минути може да позволи на онлайн клиент да закупи артикул, който физическият събирач току-що е извадил от рафта за B2B поръчка, което създава незабавни несъответствия.

3. Лошо управлявани връщания (обратна логистика)

Обратната логистика е известна с това, че е трудна за проследяване, и това е основна причина за несъответствията в WMS.

Когато даден продукт бъде върнат, той не се връща веднага на рафта за продажби. Той трябва да бъде проверен, оценен и категоризиран (например: подходящ за препродажба, повреден, връщане към доставчика). Ако върнатият продукт бъде сканиран в склада, но статуса на разпореждането с него не бъде актуализиран в реално време, WMS може да го отчете като наличен запас. Когато събирачът отиде да го вземе, той открива повреден артикул, който не може да бъде изпратен, което води до незабавно несъответствие по време на следващата циклична инвентаризация.

4. Скритите загуби: повреди, кражби и загуби

Не всички несъответствия в запасите са от административен характер. Единици физически изчезват от складовото помещение чрез различни форми на загуби.

• Недокументирани повреди: Ако операторът на мотокар случайно пробие палет с течен продукт или изпусне чуплива кутия с електроника, той може да изхвърли повредения артикул в кошчето от страх да не бъде наказан. Тъй като в системата за управление на склада (WMS) не е обработен „регистър на повредите“, системата все още счита, че артикулът се намира напълно непокътнат на рафта.
• Вътрешни загуби: Скъпоструващите артикули с малки размери (като козметика, малки електронни устройства или дизайнерско облекло) са податливи на кражби. Ако протоколите за сигурност са нестриктни, артикулите напускат сградата физически, без да оставят никакъв цифров отпечатък.

5. Объркване с мерните единици (UOM)

Една от най-често срещаните грешки в конфигурацията на складовата логистика произтича от мерните единици.

Представете си продукт, който се закупува на палети, съхранява се в кашони и се продава на единични бройки. Ако един кашон съдържа 12 единици и събирачът случайно сканира баркода на кашона, но въведе, че е събрал една единица, системата за управление на склада (WMS) ще приспадне 1 единица вместо 12. Също така събирачът може да сбърка кутия с няколко опаковки за един артикул. Това объркване с мерните единици води до огромни експоненциални грешки във вашите данни, които физическите преброявания безмилостно разкриват.

Стратегически мерки за съгласуване на физическия и цифровия ви инвентар

Постигането на 100% точност на запасите е непрекъснат процес. За да елиминирате разминаването между физическите преброявания и данните в WMS, приложете следните най-добри практики в бранша:

Преминаване от годишни инвентаризации с изваждане на стоките от рафтовете към циклично преброяване

Ако преброявате запасите си само веднъж годишно по време на мащабна и прекъсваща работата физическа проверка, вие откривате грешките месеци след като са възникнали, което прави невъзможно проследяването на основната причина.

Въведете надеждна програма за циклично преброяване. Преброявайте всеки ден малка, целенасочена подгрупа от запасите, като давате приоритет на артикулите с висока оборотна скорост или висока стойност чрез ABC анализ. Така можете да откриете несъответствията в рамките на часове или дни след възникването на грешката.

Въведете строги правила „Без сканиране – без преместване“

Наложете културно правило в склада: ако даден артикул смени физическото си местоположение, баркодът му трябва да бъде сканиран. Без изключения. Операторите трябва да бъдат обучени да разберат, че спестяването на тридесет секунди чрез несканиране на преместена палета струва на компанията часове работа по съгласуване по-късно.

Оптимизирайте работния процес по обратната логистика

Отделете специална, изолирана зона в склада си, предназначена изключително за обработка на връщания. Артикулите в тази зона трябва да бъдат маркирани цифрово в системата за управление на склада (WMS) като „В проверка“, така че да не могат да бъдат разпределени към нови поръчки, докато не бъдат официално одобрени и преместени обратно на основните места за съхранение.

Заключение

Системата за управление на склада е толкова интелигентна, колкото са данните, които получава. Когато физическите преброявания не съвпадат с вашите цифрови записи, това е симптом за оперативни проблеми, непроследени движения или забавяне в обработката.

Като третират точността на запасите не като годишна счетоводна задача, а като ежедневна оперативна дисциплина, логистичните мениджъри могат да намалят значително общите разходи, да оптимизират складовото пространство и да осигурят безупречното обслужване, което съвременните клиенти очакват.