Ръчна срещу автоматизирана проверка на документи: Каква е разликата?

Въведение

Автоматизираната проверка на документи вече е законово изискване в различни индустрии, особено в силно регулирани сектори като банковото дело, авиацията, хазарта и финтех. Традиционните методи за ръчна проверка, които зависят от човешки преглед и въвеждане на данни, обикновено са бавни и склонни към грешки, което оказва отрицателно въздействие върху ефективността и потребителския опит. Съвременните клиенти изискват бърз и безпроблемен достъп до услуги, което превръща автоматизацията в основен инструмент за повишаване на удовлетвореността на клиентите.

Чрез интегриране на автоматизацията в проверката на документи предприятията могат да рационализират дейността си, да осигурят съответствие с нормативните изисквания и да подобрят ефективността си.

В тази статия се разглеждат основите на проверката на документи, сравняват се ръчните и автоматизираните подходи и се изтъкват ползите от автоматизацията в различни отрасли.

Какво представлява проверката на документи?

Проверката на документи е процес на потвърждаване на автентичността и валидността на документи за самоличност, като паспорти, шофьорски книжки и национални лични карти. Този процес гарантира, че документът е истински, непроменен и валиден за използване.

Процесът на проверка обикновено включва три основни етапа:

• Основна проверка - проверка на видими данни, включително лични данни, идентификационни номера, дати на издаване и изтичане на срока на валидност, както и защитни елементи като холограми и MRZ кодове.
• Усъвършенствана проверка - откриване на промени чрез лексикален анализ или проверка на електронни компоненти, като RFID чипове.
• Криминалистична проверка - извършване на задълбочен анализ на елементите за сигурност, като водни знаци, лещовиден печат и вградени снимки, с помощта на специализиран хардуер и софтуер.

Къде се използва проверката на документи?

Проверката на документите играе ключова роля в множество индустрии и правителствени функции, включително:

• Държавни агенции - Граничен контрол, имиграция, социални услуги и управление на социални помощи.
• Регулирани индустрии (спазване на KYC) - банково дело, финтех, телекомуникации, пътуване, хотелиерство, хазарт, застраховане, споделяне на превозни средства и електронно обучение.
• Сектори с чувствителни данни - здравеопазване и други отрасли, които управляват лична информация (PII).

Ръчна срещу автоматизирана проверка на документи

Ръчна проверка на документи

Ръчната проверка на документи изисква служители да проверяват и потвърждават документи за самоличност. Този процес обикновено включва:

• Визуална проверка на защитните елементи и личните данни.
• Сравняване на данни в различни раздели на документа.
• при необходимост да се прави кръстосана справка с официални бази данни.

Предимства:

• Опростен и познат процес, особено за предприятия с малък обем на проверките.
• Позволява човешка преценка в двусмислени случаи.

Недостатъци:

• Отнема време и труд.
• По-висок риск от човешка грешка.
• Увеличени оперативни разходи поради разходи за труд.
• По-уязвими към сложни техники за измама.

Автоматизирана проверка на документи

Автоматизираната проверка използва софтуер с изкуствен интелект и специализиран хардуер, за да анализира документите за секунди. Процесът включва:

• Заснемане на документи - оценка на качеството на изображенията, за да се гарантира ясно извличане на данни.
• Оценка на документа - сравняване на документа с база данни с шаблони, за да се потвърди автентичността му.
• Извличане на данни - използване на OCR технология за разчитане и кръстосано валидиране на данни.
• Верификация - осигуряване на съгласуваност между елементите на документа и извършване на биометрични проверки, когато е необходимо.

Автоматизираната проверка на документите значително подобрява откриването на измами чрез анализ на множество елементи на сигурността, които могат да бъдат пропуснати при ръчни проверки. Чрез използване на решения, базирани на изкуствен интелект, предприятията могат да гарантират по-високо ниво на точност и да сведат до минимум риска от фалшифициране на документи.

Предимства:

• По-бърза и по-ефективна от ръчната проверка.
• Намаляване на човешките грешки.
• Справя се безпроблемно с големи обеми на проверка.
• Подобрява откриването на измами чрез анализ, базиран на изкуствен интелект.
• Осигурява безпроблемно потребителско изживяване с незабавен достъп до услуги.

Недостатъци:

• Първоначалните разходи за внедряване могат да бъдат по-високи от тези при ръчните методи.
• Изисква се интеграция със съществуващите системи.
• В някои случаи може да се наложи човешка намеса, ако проверката не успее.

Как работи автоматизираната проверка на документи

Инструментите за автоматизирана проверка следват структуриран работен процес:

1. Заснемане на документи - Получаване на висококачествени изображения за точна обработка.
2. Оценка на документа - валидиране на документа спрямо обширна база данни с шаблони.
3. Извличане на данни - Извличане и препращане на информация от различни части на документа.
4. Проверка - Извършване на проверки за съгласуваност, валидиране на функциите за сигурност и биометричен анализ, ако е приложимо.

Надеждна ли е автоматизираната проверка на документи?

Автоматизираната проверка на документи осигурява висока надеждност благодарение на няколко ключови фактора:

• Минимизиране на човешките грешки - проверката, управлявана от изкуствен интелект, елиминира несъответствията, открити при ръчните проверки.
• Стандартизирани процеси - проверката се извършва в съответствие с глобално признати стандарти за сигурност, като например ICAO Doc 9303 и BSI TR-03135.
• Изчерпателни бази данни с документи - усъвършенстваните решения поддържат обширни библиотеки с документи за самоличност, които позволяват проверка на документи от много държави.
• Надеждно откриване на измами - Автоматизираните системи анализират защитните елементи на документите по-обстойно от ръчната проверка, като идентифицират дори най-сложните опити за измама.

Заключение

Автоматизираната проверка на документи променя проверката на самоличността, като подобрява сигурността, точността и ефективността. Предприятията, които внедряват автоматизация, могат значително да намалят ръчното натоварване, да предотвратят измами и да осигурят съответствие с регулаторните изисквания.

Regula предлага усъвършенствани решения за автоматизирана проверка на документи, които помагат на предприятията да оптимизират процесите си и да укрепят сигурността си. Изпробвайте нашата безплатна пробна версия или поискайте демонстрация, за да изпитате ползите от първа ръка.