Как ефективно да рационализирате финансите на малкия бизнес

Въведение

Да притежаваш малък бизнес означава да жонглираш. Собствениците на бизнес стават главни маркетолози, търговци, представители на отдел "Обслужване на клиенти" и оперативни мениджъри - всичко това в едно. Сред всички тези отговорности управлението на финансите може да се окаже най-лесното за изпускане. Борбата с времето е съвсем реална, което оставя малко или никакво място за перфектно водене на счетоводството.

Изглаждането на финансите ви не е никак трудна работа. Софтуерът за проследяване на разходите, платформите за фактуриране и особено надеждното приложение за получаване на фактури значително облекчават административната тежест. Такива инструменти автоматизират въвеждането на данни вместо вас, категоризират разходите ви и предоставят информация в реално време за финансовите ви резултати, така че да можете да освободите това безценно време и да насочите енергията си към това, което правите най-добре за бизнеса.

Установяване на точна счетоводна отчетност

Всеки малък бизнес зависи от доброто счетоводство. Двойното счетоводство означава, че всяка операция се отразява в две отделни сметки с равностойно, но противоположно записване, което гарантира баланса на счетоводните книги. В допълнение към този основен факт трябва да се направи и важно разграничение между счетоводството на начислена и касова основа.

• При счетоводното отчитане на базата на принципа на начисляването приходите се признават при получаването им, а разходите - при възникването им. То дава широка представа за състоянието на дейността на предприятието.
• Счетоводното отчитане на база парични средства признава транзакциите само когато се получават или изплащат парични средства.

Въпреки че счетоводството на начислена основа дава по-вярна представа най-вече за потребителите, които продават на кредит или имат неизплатени разходи, касовата основа обикновено е по-проста за малките предприятия.

Проследяване на разходите като професионалист

Проследяването на разходите е нещо повече от рутинна, административна или счетоводна задача; това е ключова стратегия, която всеки малък бизнес трябва да следва, за да стане голям. Прецизното проследяване на разходите дава ценна представа за това къде точно отиват парите ви и помага да се определят областите, в които могат да се направят съкращения за значително намаляване на разходите.

Познаването на реалните ви навици на харчене ще даде възможност за вземане на стратегически решения за бюджетиране, ценообразуване и осигуряване на ресурси, за да се гарантира рентабилността. Това обаче не е всичко: текущото картографиране на разходите ще ви позволи да правите доста точни финансови прогнози, които ще добавят тежест към дългосрочното ви стратегическо планиране, тъй като планирате растеж или други сценарии, които могат да повлияят на дейността.

По-важното е да създадете система за текущо проследяване на разходите. Независимо дали става въпрос за ръчно въвеждане на данни, програми за електронни таблици или специални мобилни приложения за проследяване на разходите, важното е да си създадете навик и да се придържате към него постоянно.

Фактурирането захранва бизнеса ви

Ефективното фактуриране е задължително за всеки успешен бизнес, тъй като осигурява постоянен паричен поток и добри отношения с клиентите. Навременните и професионално представени фактури насърчават навременните плащания, което позволява на фирмите да изпълняват финансовите си задължения и да реинвестират в растежа си. Освен това добре представените фактури демонстрират професионализъм и изграждат доверие у клиентите.

Софтуерът за фактуриране може да улесни този процес, като създава автоматизирани фактури и в повечето случаи включва системи за онлайн плащане за много по-бързо плащане на фактурите и допълнително удобство за клиентите.

Повечето от тези платформи предоставят автоматични напомняния за плащане, изчерпателни отчети и др., което позволява на собствениците на фирми да останат проактивни по отношение на вземанията. Докато създавате фактурите си, направете ги кристално ясни, с най-прост език, професионално представяне и цялата необходима информация, разписана в детайли с таксите, както и с последователно приложена търговска марка. Винаги проверявайте два пъти за всякакъв вид грешки, преди да ги изпратите.

Следене на разходите

Приложенията за сканиране на разписки направиха революция в проследяването на разходите за малкия бизнес, предлагайки значително решение за спестяване на време на заетите предприемачи. Тези иновативни приложения дават възможност на потребителите без усилие да улавят и дигитализират разписки с една обикновена снимка. Това автоматизирано записване на разходите премахва необходимостта от ръчно въвеждане на данни, като значително намалява времето и усилията, необходими за проследяване на бизнес разходите.

Освен това много приложения за сканиране на касови бележки използват усъвършенствана технология за разпознаване на изображения, за да категоризират автоматично разходите въз основа на информация за търговеца, като например ресторант, пътуване или офис консумативи. Тази интелигентна категоризация рационализира процеса на проследяване на разходите и повишава точността на финансовите отчети.

Заключение

Тези стратегии и стъпки, описани в тази статия, могат да помогнат на всеки собственик на малък бизнес да започне да рационализира финансите си. Оптимизираните финанси ще дадат гръбнак на по-добрите решения, подобрените парични потоци и, най-важното, устойчивия растеж и дългосрочния успех. Ефективното управление на финансите премахва една от най-големите административни тежести от плещите на собствениците на бизнес и ги освобождава да правят това, което умеят най-добре - да развиват и разрастват бизнеса си.